费用支出制度解析

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,费用支出制度解析,财务管理部,1,2024/9/12,内容简介,费用支出制度,费用支出流程,发票及单据规范性,软件中心,费用支出,制度解析,总则,参考制度,报销,借款,发票介绍,单据黏贴,课程回顾及问题解答,转账支付,单据填写,2024/9/12,2,2024/9/12,总则,优化费用资源配置、合理安排和控制各项费用支出，发挥费用投入对业务发展的保障、激励和引导作用，提高经营效益。,支持发展、讲求效益,依法合规、防范风险,流程科学、权责明确,预算约束、全程控制,必须依据现行法规要求和制度规定办理费用支出，确保证明文档的真实性、充足性和有效性。,强化费用预算管理，并从事前、事中、事后对费用支出实施控制。,根据提高效率和防范风险的需要，不断健全和完善费用管理流程，明确费用管理方面的权限与责任。,2024/9/12,3,参考制度,中国银行软件中心费用实施细则,下载地址：知识管理系统,财务管理,财务制度,中国银行股份有限公司总行,本级财务报销发票管理办法,4,费用支出流程,内容提纲,借款,转账支付,报销,2024/9/12,5,报销审批流程,职能部门,审核,部门经办,审批,报销单据,提交,财务管理部,审核,职能部门,审核,项目负责人,审批,报销单据,提交,财务初审,部门主管,审批,财务复审,财务主管、,总监审批,FMS,财务系统,审核及支付,达到特定审批金额,电子流程,纸质流程,2024/9/12,6,财务审批流程,FMS,系统审批,在,FMS,系统里将全部单据逐一重新录入,在,FMS,系统里完成单据的审核和复核,在,FMS,系统内完成支付,逐级后续审批,由总部财务负责人或分中心负责人审核批准的费用有：,1,）金额在,5000,元以上的差旅费和市内交通费；,2,）所有金额的其它业务费用；,3,）部门主管（含）职级以上人员提出的个人费用支出申报；,4,）单笔借款金额,5000,元（含）以上。,实际支付,根据不同类型的费用，按照网银、支票和现金的方式分别支付,知识管理系统审批,在知识管理系统里完成线上和线下单据审批,2024/9/12,2024/9/12,7,特别注意事项,发票报销时效原则上应为上月或当月。费用归口管理部门或考勤审批部门原则上应在,5,个工作日内审批完毕，注意保持电子单与纸质单的同步处理。员工及各审核节点要注意保持电子单和纸质单的一一对应，避免重复提交。,办理费用报销业务时，应取得正规票据，如发现提供虚假票据、不按照业务发生的真实情况进行申报，财务管理部有权拒绝受理此笔业务。,原始凭证如有遗失丢失，需取得原开出单位盖有效签章的证明，注明原凭证号码、金额、内容等，由财务管理部主管、总部财务负责人批准后，才能代作原始凭证。,2024/9/12,2024/9/12,8,特别注意事项,原始凭证一律不得涂改，原始凭证有,非日期、金额和付款人名称,上的错误，要由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位发票专用章。原始凭证有,日期、金额和付款人名称,错误的，必须重开，不得在原始凭证上更改。,对于已结项的项目，其各类开支应在项目管理部发出结项通知,5,个自然日内申报完毕，超过时限按费用报销重新申报。,每年,12,月的费用申报以财务管理部书面通知为准。,2024/9/12,9,差旅费报销介绍,交通费,住宿费,出差补助,其它合理性支出,订票费,5,元,/,张；,- 300,元,/,人天,- 80,元,/,人天,“差旅费可报销范围”,差旅费,-,城市间,交通费,机场大巴、机场快轨,2024/9/12,10,差旅费报销介绍,黑龙江、吉林、辽宁、内蒙、山西、河北、天津、山东、河南、湖北、安徽、浙江、江苏、上海,火车,前往其它省、市,飞机,硬卧或软席（包括返程）,交通工具（往返）,出差地,标准,北京总部员工（含高级经理及以下职级员工）,经济舱,2024/9/12,11,差旅费报销介绍,申请人,项目组,员工编码,申请交通工具, 火车软卧, 飞机,时间,目的地,航班,/,车次,身份证号：,情况说明,部门主管审批,办公室主任审批,备注,机票、火车软卧票申请表,2024/9/12,12,特别注意事项,差旅费报销分为异地差旅费、培训差旅费、研发差旅费和,外事出访费,。,去往机场的往返大巴票可报销,其他交通票据不在此内。,电子机票报销时应附登机牌。,费用报销单据的开票日期为员工出差期间日期。,中行内部收据和盖有财政章的专用收据可予以报销。,如果交通工具的选择超标，则需要填写,机票、火车软卧票申请表,，并由部门主管和办公室主任签字确认。,2024/9/12,2024/9/12,13,市内交通费报销介绍,加班,外出,周末及其它节假日,工作日,21:00,之后,因公外出，提交外出申请单,2024/9/12,14,市内交通费报销介绍,的士费报销附件,2024/9/12,2024/9/12,15,特别注意事项,因项目外出或加班的，要由项目经理签字。部门主管不需要在登记表上签字。（见附件）,请正常登记考勤记录（正常工作日为,21,：,00,之后，节假日需要有签到和签退记录），人力资源部依据考勤记录、加班申请给予核实确认。,超过,100,元的的士票需主管签字 。,出租车费报销登记单，空白处需用斜线划掉,2024/9/12,2024/9/12,16,特别注意事项,出租车费报销登记单,姓名,:,胡晓莹,项目编号：,序号,乘车日期,乘车起止时间,金额,上车地点,到达地点,乘车原因,项目负责人,1,2012-3-1,21:30-22:06,25,海鹰,五棵松,加班,2,2012-3-1,21:42-22:17,25,海鹰,五棵松,加班,3,2012-3-2,21:44-22:08,25,海鹰,五棵松,加班,4,2012-3-5,22:15-22:42,25,海鹰,五棵松,加班,5,2012-3-6,22:44-23:19,25,海鹰,五棵松,加班,6,7,8,9,10,合计报销金额,125,2024/9/12,17,费用支出流程,内容提纲,借款,报销,转账支付,2024/9/12,18,2024/9/12,转账支付审批流程,财务管理部审核,归口管理部门审核,授权人员签字,填写纸质支票领用审批单，同时提交电子转账支付申请单,费用产生,财务管理部根据单据支出费用并入账,/,不合规单据退回填报人,归口费用,非归口费用,2024/9/12,19,转账支付审批流程,归口管理部门：,是指按照职能分工，负责统筹经办或管理某类工作时，对相关费用支出进行控制的部门。,主要包括：人力资源部、办公室、资源管理部、总体部。,工会经费由软件中心工会单独负责。,2024/9/12,2024/9/12,20,转账支付审批流程,2024/9/12,部门,归口管理,人力资源部,工资及薪金、福利费、社会保险费、住房公积金、劳务用工费用、教育经费、分行借调人员津贴补贴及其他人事费用、诉讼费、律师费、劳务派遣公司代理费、劳务费、培训差旅费、外事出访费、宣教费、残疾人保障金。,办公室,办公楼维修费、交通工具维修费、器具设备维修费、邮递费、电话费、其他通信费、水费、电费、燃料费、取暖费、物业管理费、办公楼租赁费、交通工具租赁费、车船税、车用油料费、停车过路费、其他用车费、业务印刷费、其他公杂费、会议费、车辆保险费、办公用品、服务用品、绿化费、证照费、业务招待费、报刊书籍费。,资源管理部,计算机及外围设备维修费、电子设备耗材费、电子设备配件费、电子设备租赁费、网络专线费、系统及软件费、其它信息咨询费。,总体部,研发会议费、研发差旅费、其它研发费。,2024/9/12,21,转账支付,Vs.,费用报销,申请,支票领用审批单,时，费用并未实际支付，申领成功后公司会将款项直接汇入对方公司账户内，或开具支票。从支付手段上看属于“公对公”转款。,填写,费用报销单,时，费用已实际支付，即个人已垫付相应款项，单据审核无误后公司会将款项直接汇入员工账户内。从支付手段上看属于“公对私”报销。,相同点：均已获得发票,不同点：,2024/9/12,22,特别注意事项,凡是签订商务合同的费用支出，一律由资源管理部负责办理支付申请手续；不需要签订商务合同的费用支出，由费用经办部门申报，经预算监管部门同意后，办理费用支付申请手续。,特殊因公需支付款项再获得原始发票的支出，需先行办理借款申请，待完成付款的,5,个自然日内提交费用报销，办理还款手续。,需申领支票的，支票申领人应在出票,10,个自然日内（遇节假日顺延）办理支票支付业务。申领支票后未使用、超过支票办理期限造成的退票或由于其他原因造成的废票，应及时通知出纳人员,并交回原支票。如需重新申领支票，需向出纳人员说明原因。,2024/9/12,2024/9/12,23,费用支出流程,内容提纲,转账支付,报销,借款,2024/9/12,24,2024/9/12,Step 1,Step 2,Step 3,填写纸质一式三联借款单，并提交电子借款单,借款部门审批,财务管理部审批,借款审批流程,Step 4,总经理室成员审批,借款金额在,5000,元（含）以上,2024/9/12,25,特别注意事项,员工借款原则上一律采用网银支付方式，特殊情况（如新员工预支工资）需现金结算的，应提前告知财务管理部进行相应准备。,借款金额在人民币,5,000,元以下，由部门主管、财务管理部主管审批；人民币,5,000,元（含）以上的支票申领由部门主管、财务管理部主管、总部或分中心财务负责人审核批准。,2024/9/12,2024/9/12,26,发票及单据规范性,内容提纲,单据黏贴,单据填写,发票,2024/9/12,27,发票介绍,“发票基本要素”,发票名称、发票代码及号码、联次及用途、付款单位名称、收款单位名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、收款范围、开票日期、发票税务监制章以及收款单位（开票单位）加盖的发票专用章等。定额发票应在票面注明发票开具时间。,2024/9/12,28,特别注意事项,财务报销发票的付款单位栏应统一填写“,中国银行总行,”或“,中国银行股份有限公司总行,”,开具发票时必须加盖,发票专用章,，且印章必须按国务院主管部门规定式样（有开具单位名称、税务登记证号、发票专用章字样的印章，如右图）。原发票专用章（即无单位名称、无税号）可用至,2011,年,12,月,31,日，原发票使用的财务专用章不再有效；,2024/9/12,29,特别注意事项,财务开支经办人应在每张发票背面显著位置上用黑色钢笔签字（银行业监管费发票除外），确认开支行为。铅笔、红笔签名无效。,财务开支部门申请财务报销时，如单张物品及服务采购发票金额超过,5000,元（含），同时供应商（开票人）未经内部采购评审程序确认并提供支持性附件，开支部门应提供该张发票在,税务局网站查询截图,以确保真实性,若发票上标注“机打发票手写无效”者，任何信息均不能手写。若标注“除付款人名称外手写无效”，这种情况的,发票抬头,可以手写，并在手写处加盖发票专用章,2024/9/12,30,发票及单据规范性,内容提纲,单据黏贴,发票,单据填写,2024/9/12,31,2024/9/12,单据填写,纸质报销单模板,2024/9/12,32,单据填写,电子单据模板,2024/9/12,33,单据填写,2024/9/12,34,单据填写,2024/9/12,35,单据填写,2024/9/12,36,2024/9/12,单据填写,支票领用审批单模板,2024/9/12,37,单据填写,转账支付电子单,2024/9/12,38,单据填写,2024/9/12,39,2024/9/12,单据填写,借款单模板,2024/9/12,40,单据填写,2024/9/12,41,单据填写,2024/9/12,42,2024/9/12,特别注意事项,报销单据请用,钢笔或黑色签字笔,书写，不允许用圆珠笔、红色签字笔、铅笔等书写。,在填写项目时请注意不要超出方框范围。,小写金额的填写：数字前必须加人民币符号,“￥”,；若没有小数数位，需在整数后加,“,.00,”,；若小数数位不足两位者，需在末尾处加,“,0,”,。不允许用“,.,”或其他方式封尾。,大写金额的填写：在填写大写金额时，若该位数没有数据，需填写“零”。不允许用划掉或其他方式填写。,报销单据不能涂改,如有错处请用,“”,划掉，在上边填写正确的信息，并请经办、审批人员签字确认。,员工将报销单据粘贴好后提交给部门经办人，并同时提交电子审批单。,出租车费报销登记单，空白处需用斜线划掉,2024/9/12,43,发票及单据规范性,内容提纲,单据填写,发票,单据黏贴,2024/9/12,44,单据黏贴,视频播放,2024/9/12,45,单据黏贴,要 点,1,、按长短排序，短的放前面，注意不要前后上下颠倒。,2,、每张发票上都要均匀的涂抹上胶水，以防止发票丢失。票据粘贴要求平整、牢固，禁止使用订书钉装订票据。,3,、粘贴比较琐碎的单据时，先粘贴较小的单据，并粘在粘贴单的右部。,4,、最后将填写好的报销单粘贴在所有单据的左侧，注意不要遮挡住发票的有效信息，所有单据正面朝上。,5,、填写报销单时请使用黑色签字笔，不可以使用圆珠笔，报销单的金额不能涂改，如有修改需请项目经理和部门主管在修改过的金额旁签字确认。,46,单据黏贴,每张票据横向错开、正面向上，均匀粘贴在一张白纸上,47,单据黏贴,粘贴比较琐碎的单据时先粘贴较小的单据，并粘贴在粘贴单的右部,48,然后粘贴较大的单据,单据黏贴,49,单据黏贴,50,单据黏贴,最后将填写好的需要签批的,费用报销单,粘贴在所有发票单据的左边，所有单据正面朝上,51,单据黏贴,注意不要遮挡住发票的有效信息,52,统一粘贴，,勿装订,单据黏贴,53,单据黏贴,粘贴均匀，不宜过厚,2024/9/12,54,单据黏贴,统一粘贴在左端，正面朝上， 确保能自右向左打开翻阅,2024/9/12,55,单据黏贴,粘贴时尽量与报销单齐边，勿长于报销单,56,Q&A,2024/9/12,57,员工自查要点,检查纸质报销单、电子报销单、发票加总金额是否一致；,“电子报销单”和“纸质报销单”中项目编码（或部门编码）必须一致；,异地差旅费如计入项目成本，出差事由应为与项目开发直接相关的事项 ；,研发差旅费在纸质报销单封面,右上角,注明“,研发,”字样，且需总体部主管签字确认；,员工如有借款，报销时勿忘在电子单“是否借款”借款一栏选择“是”，并填写正确的借款金额,2024/9/12,58,员工自查要点,支持性附件完整性,1,、超标乘坐交通工具是否附有“飞机、软卧申请表”,2,、改变行程是否有“改变出差行程审批表”,3,、出差培训类报销必须附有纸质出差培训任务相关文件（通知）,4,、会议费相关报销必须附有纸质会议通知,5,、打印出来的发票验证截屏,办理涉及办公用品、服务用品、清洁用品等多项物品的采购并申请财务报销时，除提供发票及商品清单，还应提供实物管理,入库单,等支持性附件，并确保相关支持性文件真实、充分,2024/9/12,59,员工自查要点,部门工会经费发票背面需经办人和工会小组长双签，报销时需将“工会经费使用申请单”作为支持性文件附后,2024/9/12,60,部门审核要点,报销单据黏贴是否规范,“费用报销单封面”项目经理、部门主管是否签字,“出租车费报销登记单”中项目负责人是否签字,100,元以上“市内交通费”部门主管是否签字审批,纸质单和电子件是否同步提交,2024/9/12,61,部门审核要点,若超标乘坐交通工具是否附飞机火车软卧申请表,不同的差旅费在职能部室的审批人不同，在提交纸质单的时候应注意提给不同的审批人,对于由于漏签字等原因拿回的问题单，请尽快提交回财务管理部,2024/9/12,62,谢谢！,63,