时间管理与工作统筹技巧

,*,71,主讲：,郑健,教授,中山大学中外管理研究中心,时间管理与工作统筹技巧,时间管理与工作统筹技巧,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，,及时当勉励，岁月不待人。,陶渊明,凡是在事业上有所成就的人，无,一不是利用时间的能手。,华罗庚,放弃时间的人，时间也会放弃他。,莎士比亚,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。 ,富兰克林,时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。,彼得,杜拉克,名人名言,课程导入,生死线上一秒钟,从电影战俘列车讲起,现场回答：你的感想是什么？,目,录,一、时间管理的基本概念,二、时间管理的重要意义,三、员工的职业生涯规划,四、团队组织的时间管理,五、时间管理的基本策略,六、基础工作与有备无患,七、工作目标及其计划性,八、分清工作的轻重缓急,九、时间管理的统筹技巧,十、管理技巧的具体应用,小实验,道具：,铁桶一只，大石头一块，碎石若干，,细沙一堆，水一罐。,方法：,把以上物品装进铁桶。,提问：,如果请你做这个实验，你将会按怎,样的顺序把以上物品装进铁桶？,1、什么是时间,牛顿力学中的时间,是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，,通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质,运动变化本身的变化规律。,时间的目的,就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件,运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事,件进程描述的一个基本的物理量。,一、时间管理的基本概念,一、时间管理的基本概念,1、什么是时间,科学上的时间概念,1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日,12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地,球公转为基础的时间标准称为*历书秒。,1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部,辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。,按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能,级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个,周期的持续时间”。,2、时间是怎样产生的,日常的时间概念,年、月、日、时、分、秒,地球自转、公转与月球公转,一、时间管理的基本概念,太阳,地球,地球公转轨道,月球,3、时间的基本特性,一、时间管理的基本概念,时间,恒久性,时 间,特 性,客观,公正性,时间,的刚性,不可,逆转性,时间,一维性,5,4,3,2,1,4、什么是时间管理,概念,由于时间所具备的基本特性，所以时间管,理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而,进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减,少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,结论,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,1、效率竞争:深层次的内涵,企业竞争的三个层次,物质资源层,人力资源层,制度文化层,经营管理综合效率的系统集成,各个环节都体现出效率,各个层面都体现出效率,二、时间管理的重要意义,有形/静态,有形/动态,无形/动态,时间管理,2、个体生命的有限性,每一个生命只有一次机会,时间与生命年轮,成就大事业的黄金时代,童年、少年、,青年、中年、壮年,、老年,为什么许多人一生平淡，毫无见树,二、时间管理的重要意义,鲁迅先生说：,时间是组成生命的材料，,浪费别人的时间是无异于谋财害命的。,3、速度竞争:团队综合效率,快鱼吃慢鱼的时代,过去是大鱼吃小鱼,速度竞争成为主导,信息大爆炸,团队综合竞争力的集中体现,快速反应部队的战斗力,某公司参加招投标工程的案例,体现各职能部门的速度能力,二、时间管理的重要意义,4、个人和组织的机会成本,成本的类别,容易重视的有形成本,容易忽视的无形成本,无形成本中的时间成本,大小企业的区别,成本外延的扩大化,由时间特性而导致的机会成本,“过了这个村”与“机不可失”,二、时间管理的重要意义,1、员工职业生涯与时间管理,生命的有限性,人最宝贵和稀缺的是什么,生命的价值观,生命的价值和人生的意义,追求成功人生是每个人的梦想,成功的原动力来自心灵,实现理想取决于行动力,个人职业设计与操作中的时间管理,三、员工个人的职业生涯规划,2、人生的四个职业发展阶段,66岁以上，当退休临近的时候,下降,阶段,45岁-65岁,维持,阶段,30多岁和40多岁之间的,某个时段上,职业中期危机阶段,30-40岁之间,稳定子阶段,25-30岁之间,尝试子阶段,24-44岁,之 间,确立,阶段,15岁-24岁之间,探索,阶段,具体说明,不同,阶段,三、员工个人的职业生涯规划,3、人生定位与选择最佳职业,性格/爱好/能力/市场,准确定位提高人生价值是另一种时间节约,三、员工个人的职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,4、企业为员工设计发展规划,栽下梧桐树，引来金凤凰,提供了广阔的舞台,指明了发展方向,确立了奋斗的目标,提供了向上发展的空间,员工与企业的三个共同体,三、员工个人的职业生涯规划,共同体,利 益,事 业,情 感,企业为员工,4、企业为员工设计发展规划,寻求三方面的平衡,事业发展,社会交往,家庭生活,三、员工个人的职业生涯规划,1、我们企业的问题在哪里,透过现象看本质,部分老总们的三个字特征,人治特征下的权力情结,时间管理失序,做事缺乏计划性,做事分不清主次,不善于说“不”,无法恰当处理外部的打扰,四、团队组织的时间管理,“茫”,“忙”,“盲”,1、我们企业的问题在哪里,时间的浪费,电话干扰，陪同煲粥,会而不议，议而不决,不速之客，礼节陪聊,回复信件，斟字酌句,外部客观的低效率，如：,A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,B、餐饮服务 C、社会化程度,四、团队组织的时间管理,1、我们企业的问题在哪里,时间的浪费,某项调查数据结果,（天）,四、团队组织的时间管理,睡 眠 8.05小时,用 餐 1.31小时,琐 事 0.55小时,工 作 7.34小时,交 际 0.39小时,休 息 0.45小时,娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时,读书报杂志 0.42小时,处理家务事 0.26小时,兴趣的工作 0.37小时,音乐或电视 2.51小时,与朋友聊天 1.11小时,1、我们企业的问题在哪里,时间陷井,情不自禁,事必躬亲,过分客套,例行公事,犹豫不决,漫不经心,碌碌无为,四、团队组织的时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员,的,跟踪调查显示：,管理人员平均每8分钟被打扰一次；,业务系统的管理人员平均每周花在,会议上的时间不少于10小时；,行政管理人员每周会议20小时。,心理学家指出：,恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查,“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，,即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天,大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至,少需要3分钟，每天就是2.5小时。”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时,间的68.7%。,四、团队组织的时间管理,2、团队时间管理的原则,时间进度表制定原则,实际花费的时间总比预计的长,突发性事件应付原则,为突发事件预留处理时间,日常性事务维护原则,做好数据库清理与更新等基础工作,时间被占用说不原则,过度热心肠者的良药,四、团队组织的时间管理,3、走出观念上的误区,“缺我不可”的潜理念,事必躬亲的诸葛亮,导致操劳过度的高管人员,推迟决策会提高决策质量,借口“需要更多的事实”,只要授权就可节约时间,相关人员能力不足,无效授权或授权失控,四、团队组织的时间管理,3、走出观念上的误区,高效率就是高效益,快就一定好吗？,方向错误和方法不当,鉴别问题比进一步解决问题容易,想明白了再行动,找到管理捷径是节约时间的因素,管理上有捷径可走吗？,四、团队组织的时间管理,四、团队组织的时间管理,4、时间管理的八大法宝,树立时间价值观,理念变革,结构流程优化,组织前提,工作环境“”,准备工作,工作的计划性,目标管理,分清工作轻重缓急,优先级,并行串行的兼顾性,统筹学,工作任务转移,授权与借力,学会说“不”,拒绝的学问,案例,：华为的时间管理,SMART原则,让目标达到SMART标准,四象限原则,关注重要且紧迫的第二象限,韵律原则,保持自己的韵律并与他人协调,流程优化精简原则,分析流程，减少多余环节,四、团队组织的时间管理,案例,：华为的时间管理,韵律原则,“韵律原则”包括两个方面的内容：,一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；,二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,四、团队组织的时间管理,1、提高你的时间管理技能,做个时间管理的高手,学会从事务型工作中解脱出来,有效地计划与安排自己的时间,找到节约时间的措施,学会积零成整 实行交叉“轮作”,提高“复种”指数 整批使用时间,应付意外事件 分身有术,五、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,准备之一：长期准备（4）,购买工具书/增加知识储备/提高能力,训练你的快速阅读能力,把常用的文件/文具放好,养成存放思想档案和作记录的习惯,五、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2、应该记住的20条实用方法,准备之二：临时准备（5）,明天的工作前晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,五、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,要培养的好习惯（7）,利用各种装备如电话/信件等节省时间,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会,休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料,报刊放在晚上看,每晚沉思片刻/回顾与总结,五、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法,与外部产生联系时的应变能力（4）,站着接待一向健谈的来访者,从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者,管理电话：主动拨号/与被动接听,如遇琐事缠身能快速摆脱,3、经理人员的时间管理,抓大放小/充分授权,4、秘书人员的时间管理,认清自己的角色和职责,五、时间管理的基本策略,、,树立时间价值观, 首先解决思想认识问题,人的行动是受思想支配的,思想方法决定行为模式,牢固树立时间的价值观,时间就是效益,时间就是金钱,时间就是生命,六、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：,时间是组成生命,的材料，浪费别人的,时间，其实是无异于,谋财害命的。,、,组织结构流程优化,众多国企浪费时间的根源,为什么会有内耗（窝里斗）？,组织的体制障碍,组织设计的原则,精简、高效、弹性,管理幅度与跨度,部门岗位设置与职责明确化,价值链管理与流程优化,六、基础工作与有备无患,、,工作环境“”,不同层次员工的准备工作,金领高管的准备工作,、整体工作目标、阶段性工作规划,、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手,白领阶层的办公室“”,、工作计划表、常用文件及工具书,、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录,蓝领员工的作业现场管理,六、基础工作与有备无患,、,日常价值法控制时间,工作中的现象,我们每天都要面对各式各样的人和事，这些,人和事都需要你耗费时间来处理。,你将如何应对？,是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？,通常的表现,有明确标准的，快速决断,没明确标准的，依据直觉感受,六、基础工作与有备无患,、日常价值法控制时间,现象的实质分析,直觉体现为：“对劲”与“不对劲”,背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人,经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价,体系，我们称之为：,潜意识模型,通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识,模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准,确反应的能力，这便是控制时间的,日常价值法,六、基础工作与有备无患,、日常价值法控制时间,基本原理,人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行,动中自然而然地有了对错意识,人在预定价值体系下的主动行为是强有力的,原理分析,价值观取决于你所希望的体验和情绪,信条是你决定行为是否产生内在情绪的,规则或标准,六、基础工作与有备无患,、日常价值法控制时间,潜意识模型,六、基础工作与有备无患,对劲与不对劲,直接影响行为,间接影响时间,潜意识模型,价值评价尺度,直觉,内涵,快速反应与决断,、日常价值法控制时间,操作运用方法,脑力激荡：列出你的价值标准和信条,信条模型：,“当我的时候，我感觉”,例：,“当团队面对挑战，当我激发出每个队员的,最大能量的时候，我觉得热血沸腾。”,每天温席信条，使字面价值融入行为习惯,每月重新评估、修订信条（循环重复操作）,效果,提高你自发判断的准确度和速度,六、基础工作与有备无患,、浪费时间的大敌,工作目标不明确,你为什么工作,你要达到什么目的,工作没有计划性,工作千头万绪,眉毛胡子一把抓,被动工作和生活,跟着感觉走,七、工作目标及其计划性,2、时间管理第一法则,目标管理与工作的计划性,工作方法三段论,七、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3、明确工作目标,建立目标体系,组织,群体,个人,战略目标,工作规划,个人计划,按一定时,间范围把,目标分解,七、工作目标及其计划性,3、明确工作目标,怎样制定工作计划,年度计划,季度计划,月度计划,周计划,每天工作任务,工作计划表要素：,序号,任务内容,拟完成时间,相关责任人,检查监督人,备注,七、工作目标及其计划性,4、目标体系的SMART原则,S,-Specific,具体，不能笼统；,M,-Measurable,可度量，,A,-Attainable,可实现，指付出努力的情况下,可以实现，避免过高或过低的目标。,R,-Realistic,现实性，指目标是实实在在的。,T,-Time bound,时限，完成目标的期限。,七、工作目标及其计划性,1、,“80、20”法则,运用,先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：,做重要的少数事情,八、分清工作的轻重缓急,请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,个人模式：,自发回忆法,团队模式：,头脑风暴法,现场思考：,八、分清工作的轻重缓急,、工作任务重要程度分析,八、分清工作的轻重缓急,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：,重要度取决于任务本身对战略的影响力,、工作时间紧迫性分析,八、分清工作的轻重缓急,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注,：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,、工作优先级综合分析, 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,八、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,八、分清工作的轻重缓急,案例分析,一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。,假如你是李华，此时此刻你该怎么办？,案例分析,M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的,MBA,论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！”,假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？,1、并行工作模式,什么情况下能并行工作,举例,九、时间管理的统筹技巧,A,B,C,D,走访客户去甲城市,顺便采购某机器配件,把新聘两大学生带去办事处,和在该城市工作的同学聚餐,公私兼顾,一次搞掂,2、串行工作模式,什么情况下必须串行工作,举例,九、时间管理的统筹技巧,A,B,C,D,主要领导不到场会议不能开,要充分考虑工作的连续性,会议没结束形不成工作决议,决议没有下达工作无法开展,工作尚未结束无法进行考核,3、并行串行如何兼顾,学一点统筹学,九、时间管理的统筹技巧,A,B,C,D,走访客户去甲城市,顺便采购某机器配件,把新聘两大学生带去办事处,和在该城市工作的同学聚餐,公私兼顾,一次搞掂,请问,：A、B、C、D如何排列？,4、,工作任务转移,学会授权与借力,依据企业管理的组织原则,遵照公司岗位职责和权限,合理分权为授权的前提,非指挥权限关系的借力,依靠个人非职务影响力,注意事项,授权有度，控权有方,借力要适当，注重实效,九、时间管理的统筹技巧,陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：,A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；,B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；,C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；,D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；,E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；,F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。,主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：,陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？,请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。,案例分析,陈明宇应如何安排时间？,1、会议的时间管理,十、时间管理技巧的具体应用,明确开,会目的,作好会,前准备,准时出,席会议,严明会,场纪律,会后纪,要跟踪,会上有,议有决,会议时间管理,A,B,C,D,F,E,2、应酬的时间管理,十、时间管理技巧的具体应用,应酬你,的上级,应酬你,的同级,应酬你,的下级,应酬不,速之客,应酬亲,朋好友,出席商,务宴会,应酬时间管理,A,B,C,D,F,E,4、学会说“不”,拒绝的学问,灵活运用日常价值法,快速反应，马上决断,注意国人的“讲面子”,婉言谢绝，而非强力拒绝,动之以情，晓之以理,提供良好的建议,十、时间管理技巧的具体应用,5、,学会休息,睡眠的时间管理,睡眠的长度,睡眠的深度,午睡的问题,闲暇的时间安排,民间谚语中的学问,十、时间管理技巧的具体应用,案例：,周恩来总理如何休息,承诺今天,今天是我新生命的开始，,我呼吸着新鲜空气，,我沐浴着灿烂阳光，,我对今天充满信心，,我无法预料未来，,但我要牢牢把握今天!,十、时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间,根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，,相对节约时间和完成更多的任务,时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）,20条应该掌握的具体实用方法（四类）,时间管理方法的应用实践,（经理人员、秘书人员，会议、应酬）,简单实用方法和养成良好的习惯,（记住下页的顺口溜）,课程总结,时间管理顺口溜,凡事明确目标，提前做好准备；,制定工作计划，分清轻重缓急；,操作统筹兼顾，学会说不借力；,注意劳逸结合，一切注重效率！,课程总结,1、请按下表类型列出你日常的工作任务：,课后作业：,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,B（石块型的事务）,不,重,要,C（细沙型的事务）,D（水型的事务）,真诚是最佳的公关模式,用心是最好的工作方法,郑 健,谢 谢 大 家 ！,