台塑集团管理制度介绍信息管理--课件

,*,Click to edit Master title style(Arial 36),Text (Arial 28),2nd level text (Arial 24),3rd level text (Arial 20),4th level text (Arial 18),台塑集团管理制度介绍,-,信息管理,李明原,台塑集团总管理处信息部,1,1,AGENDA,信息化管理的范围和主要应用功能,如何将管理制度落实在信息系统,2,2,信息化管理的范围和主要应用功能,信息化管理的范围,管理制度主要机能,台塑集团,E,化版图,3,3,信息化管理,的范围,4,4,数据库系统,软硬件系统平台,网络,系统,系统监控维运,资安系统,客户端计算机,电子邮件系统,DCS,系統,办公室自动化系统,電子商務系統,POS,系統,廠門門禁系統,ERP,系统,5,5,营业,管理,财务管理,(,成本结算,),资材,管理,生产,管理,人事,管理,工 程,管 理,保养,管理,环安卫 管 理,OA,流程管理,DCS,WEB,自动仓库,材料供货商,DCS,DCS,生产机台,自动仓库,DCS,POS,自动仓库,门市人员,WEB,客 户,WEB,应征人员,DCS,门禁设备,WEB,图文管里,CAD,WEB,图面设计,工程包商,HIS,PDA,长庚医院,检测人员,WEB,工程包商,收入金额,产量,领料费用,薪资费,建造费,维修费,差旅费,污染防治费,订单,缴款,出货,销售,产量,缴库,收发料,报价,报价,请款,工料量,PDA,监工人员,进度,健检值,测量值,PDA,保养人员,图面,记录,报名,入厂,出厂,6,6,管理制度,主要机能,7,7,管理制度主要机能,(ERP),营业管理：,1.,营业目标管理,2.,授信管理,3.,受订管理,4.,成品仓储管理,5.,交运管理,6.,帐款管理,财务管理：,1.,帐务管理,2.,成本管理,3.,出纳管理,4.,股务管理,5.,资金调度,6.,经营计划,资材管理：,1.,存量管制,2.,采购管理,3.,材料仓储管理,生产管理：,1.,生产排程,2.,制程管理,3.,质量管理,4.,用料管理,5.,绩效管理,人事管理：,1.,人事管理,2.,考勤管理,3.,薪资管理,4.,文书管理,5.,总务管理,6.,警务管理,工程管理：,1.,进度管制,2.,工料分析,3.,用料管理,4.,发包管理,5.,付款管理,保养管理：,1.,预防保养,2.,定期保养,3.,故障修复,4.,设备改善,环安卫管理：,1.,工业安全,卫生管理,2.,环境保护管理,8,8,流程,控管,讯息讨论,与公布,知识,管理,个人,讯息管理,管理制度主要机能,(OA),OA,9,9,台塑集团,E,化版图,10,10,台湾,服务地区,彰化、云林、嘉义,鞍山、东营,台北、桃园、宜兰,越南,大陆,海外,宁波、昆山,广州、惠州,高雄,日本,美国,德国,菲律宾,服务公司家数,170,家,计算机作业套数,1030,套,维护程序,数量,ERP,188,000,支,OA,38,000,支,11,11,如何将管理制度落实在信息系统,建立合理化,管理制度,落实管理制度计算机化,12,12,建立合理化管理制度,专责制度规划部门,专责计算机信息规划部门,实际执行单位参与检讨,管理制度计算机化流程说明,管理制度规划原则,13,13,专责制度,规划部门,14,14,台塑集团组织表,.,南亚科技,台朔重工,台塑石化,台化公司,南亚公司,台塑公司,采购部及,发包中心,财务部,营建部,信息部,进出口事务组,法律事务室,海外事业管理部,创 办 人,行政中心 总,(,副,),裁,总管理处,总经理室,环安卫中心,15,15,总经理室各组主要机能,1.,2.,推动管理制度执行及业务稽核,3.,采购案、工程预算及发包、验收案之审核,4.,协助各经营事业单位经营管理之改善,5.,企业项目改善,6.,规划办理企业共通性教育训练,（派驻大陆公司人员）,（各机能组派员驻大陆）,人事管理组,产销管理一组,产销管理二组,保养管理组,资材管理组,工程管理组,工安检核组,财务管理组,资材审核组,工程营建审核组,工程机电审核组,幕僚组,公共关系组,土地组,经营项目一组,经营项目二组,驻大陆总经理室,特别助理,主,(,副,),任,专责制度规划部门,总管理处总经理室,产销管理三组,16,16,专责计算机信息规划部门,17,17,专责计算机信息规划部门,信息部应用处,管理组,管理组,管理组,台北计算机处,大陆计算机处,应用处,应用四组,信息部,经理室,应用二组,应用三组,系统组,网管组,海外专案组,运转一组,运转二组,运转三组,运转四组,华北运转组,华南运转组,应用一组,18,18,应用三组,应用四组,应用二组,应用一组,负责企业有关财务、资材及工程管理作业程序开发,与维护，其工作内容包括：,全企业财务帐务、成本会计、出纳及股务管理电,脑作业。,全企业资材存量管制、采购管理及仓储管理计算机,作业。,全企业工程进度管制、工料分析、用料管理、发,包管理及付款管理计算机作业。,南亚、南科、南电、台湾小松及台塑汽车等系列,公司生产及营业管理计算机软件开发设计与维护。,全企业缴款管理、应收帐款管理、授信管理、客,诉管理、外包承揽、托外加工及公用流体管理等,计算机作业程序软件开发与维护。,应 用 处,作 业 机 能,台化、台塑、塑化、台朔重工等系列公司生产及,营业管理及全企业佣金、营业目标、出口事务、,停车费管理计算机软件开发设计与维护。,全企业保养管理、工安环保管理计算机作业程序开,发与维护。,负责企业有关人事管理及,OA,作业程序开发与维护，,其工作内容包括：,全企业人事管理、考勤管理、薪资管理、总务管,理、警务管理及门禁管制等计算机作业。,长庚及明志等三院学务管理及教务管理计算机作业。,以,Lotus Notes,开发各机能,OA,应用作业。,办公室自动化新技术及设备之研究与应用推广。,规章制度推动执行与检核。,应用软件开发规范设、修订。,跨组工作协调。,统筹办理职务专业教育训练。,计算机付款安全性内部稽核。,临时及项目交办事项处理。,一般事务工作处理（文书收发、文件管理、总务）。,管 理 组,信息部应用处组织机能表,19,19,实际执行单位参与检讨,20,20,实际执行单位参与检讨,总经理室、事业部经理室,台塑石化公司组织图,国外处,公用事业部,油品事业部,烯烃事业部,炼油事业部,油气调查组,专案组,技术组,产销组,人事组,管理组,董事长,总经理,总经理室,经营分析组,保养中心,码槽处,环境安全卫生室,会计处,经理室,经理室,经理室,经理室,经理室,21,21,管理制度计算机化流程说明,22,22,需求確認及,合理性檢討,制度規劃,程式開發,上線推動,稽核,教育訓練,及試行,新制度设定,不断追求合理化追根究底、止于至善,推动单位 ：总管理处总经理室、信息部应用处协助推动单位,:,各公司总经理室、事业部经理室,制度修改,23,23,新制度设定流程,制度规划单位,总管理处总经理室,规章办法增设,项目检核报告,程序规划单位,信息部应用处,计算机化可行性研究,实际执行单位,各公司总经理室、经理室,提供实务运作情形,邀集共同检讨,制定新制度,24,24,制度修改流程,制度规划单位,总管理处总经理室,是否符合公司规章办法规定,程序规划单位,信息部应用处,计算机化可行性研究,实际执行单位,各公司总经理室、经理室,实际运作发生问题 或,需求变更,(,如,:,国家法令修改,),主动提出改善需求,邀集共同检讨,制度修改,25,25,管理制度,规划原则,26,26,各类管理制度全盘规划,使各项管理制度,环环相扣,所有数据尽可能就源输入,次输入多层次运用,管理制度规划原则,异常管理,：设定查核点,以异常管理报表提醒、纠正,自动稽核,：透过,OA,系统自动跟催异常处理情形,27,27,收料单发票,采购呈核表,订购单价,厂商编号,检验结果,收料数量到货日,发票金额,厂商编号,采购部门,会计部门,资材料库,检验部门,异常处理,汇入厂商,银行账户,出纳部门,计算机审核,正确,不正确,四支钥匙,互相勾稽、环环相扣,:,以采购付款为例,28,28,落实管理制度计算机化,管理制度程序开发质量控管,管理制度推动上线步骤,运用,OA,系统加强制度落实,29,29,管理制度程序,开发质量控管,30,30,制度规划单位,总管理处总经理室,程序规划单位,信息部应用处,实际执行单位,公司总经理室、经理室,接件立案,管理制度程序开发质量控管,OA,进度控管,程序派送,专业程序人员,规划设计,主管验收是否,与制度相符,是否符合,管理机能,?,验收,是否符合,需求,?,验收,销案,31,31,提案部门,管理制度程序开发质量控管事务流程,提案部门,机能组,信息部,管理制度改善,意见反应单,确认需求及,合理性检讨,签呈报告,部门内便签,会议记录,主管,交办,交办案件,立案输入,交办单,案件,展延,程序员修改,程序,程序派送,申请,主管测试,及复核,核准,程序派送,机能组,交办案件,销案输入,交办案件,展延输入,Email,展延通知,Email,展延通知,Email,立案通知,主管,核签,主管,核签,案件验收销案,Y,N,Y,N,符合,需求,Y,N,制度,增修订,验收确认单,提案人,验收确认,专人验收,确认,32,32,输入改善提案内容,总管理处总经理室应于此日前覆文,追踪依据,33,33,34,34,要求信息部应于此日前修改完成,35,35,意见单附件,:,制度说明,36,36,意见单附件,:,制度说明,(,续,),37,37,意见单附件,:,制度说明,(,续,),38,38,39,39,40,40,41,41,管理制度推动,上线步骤,42,42,管理制度推动上线步骤,颁布制度,发出公布函,?,制度纳入知识库管理,计算机作业操作讲解,到场说明、远距教学,总管理处总经理室,信息部应用处,各公司总经理室,订定办事细则,各公司实际执行人员,自主检查,总管理处总经理室,各公司总经理室,外部稽核,43,43,运用,OA,系统,加强制度落实,44,44,自主检查、外部稽核,落实管理制度之问题点,异常窗体未印,印出后未处理,未依制度规,定流程处理,处理时效逾期,外部稽核仅能抽查,无法达到全面性,由,ERP,自转,OA,系统直接,EMAIL,给相关人员,OA,系统依设定之核签流程与时效管制严密控管是否依规定办理，否则由系统自动催办、稽核,问题点,传统检核方式,控管,45,45,范例,:,受订差异反应单,46,46,v,经办查明原由并拟定因应对策,签名后呈核,主管批示结案,主管交办,47,47,人工核签作业说明,主管自行记录跟催,部门人员打印,异常反应单,主管批示结案,人工方式进行案件归档,经办查明原由并拟定因应对策,送交主管分析,主管交办,呈核,忘了印,经办不处理,主管忘了跟催,忘了送,交主管,寄送过程,文件遗失,归档后遗失,忘了交办,48,48,电子核签作业说明,E-mail,主管批示结案,主动提示追踪,ERP,系统产生之,异常反应单,自转,OA,系统邮寄给主管,归档计算机化,计算机自动提示主管逾期未完之案件进行追踪,主动跟催,计算机跟催经办人员逾期未完之案件尽速处理,主管交办,呈核,经办查明原由并拟定因应对策,无纸化,信息传递安全,、迅速、环保,计算机自动,管制进度,稽核跟催,49,49,受订差异反应单主管批示画面,50,50,受订差异反应单营业员提报后主管核签画面,51,51,范例,:,请假单,填单后即自动依制度规,定之核签流程处理,52,52,53,53,54,54,55,55,范例,:,出勤时间检查清单,填单后即自动依制度规,定之核签流程处理,56,56,57,57,58,58,总经理室,经理室,主管,经办,OA,ERP,连结,OA,系统自动稽核、催办流程,总管理处,总经理室,ERP,信息部,拟定处,理对策,撷取异常,案件资料,发送,Email,设定异常管制基准,人事,营业,生管,资材,财务,工程,保养,环安卫,协助追查原因,或修改管制,基准,计算机依制度规定之条件搜集异常案件,异常案,件资料,公司,核决,销案,协助,处理,上一阶主管,上二阶主管,自转交办单,逾期提示第三次起,逾期提示第三次,协助,处理,自转交办单,逾期提示第五次,协助,处理,自转交办单给,机能组组长,逾期提示第七次,59,59,案件时效管制,逾期类别,提示对象,提示频率,分文延迟,交办延迟,核签延迟,销案延迟,第三个工作日 提示,目前处理者,及,上一级主管,每二天,再提示一次,累计第三次 提示,上二级主管,收文日期,3/1,3/2,分文延迟,3/4,3/3,举例说明,:,假设每日都是工作日,3/5,再提示,3/6,3/7,再提示,3/8,上二级主管,上一级主管,目前处理者,上一级主管,目前处理者,上一级主管,目前处理者,上一级主管,目前处理者,3/9,再提示,3/10,. . .,上二级主管,每,逾期,一次,目前处理者,罚,扣,1,00,元台币,60,60,重大延迟催办,逾期提示,累计次数,提示对象,三次,转出,交办单,并提示,经理室,收发人员,五次,转出,交办单,并提示,公司总经理室,收发人员,七次,转出,交办单,并提示,总管理处总经理室,各机能组组长,案件时效管制,逾期累计第五次,目前处理者,加罚,500,元台币,61,61,收文日期,3/1,3/2,分文延迟,3/4,3/5,再提示,3/6,3/7,再提示,3/8,上一级主管,目前处理者,3/9,再提示,3/10,第一次提示,3/3,上一级主管,目前处理者,上二级主管,上一级主管,目前处理者,上二级主管,上一级主管,目前处理者,以分文延迟为例说明,:,假设每日都是工作日,第二次提示,第三次提示,第四次提示,3/11,再提示,3/12,上二级主管,上一级主管,目前处理者,第五次提示,3/13,再提示,3/14,上二级主管,上一级主管,目前处理者,第六次提示,3/15,再提示,3/16,上二级主管,上一级主管,目前处理者,第七次提示,转出交办单给经理室,转出交办单给公司总经理室,转出交办单给总管理处总经理室各机能组组长,罚扣,100,罚扣,100,罚扣,100,罚扣,100,罚扣,100+500,罚扣,100,罚扣,100,62,62,以上报告，谢谢,63,63,