时间管理(最终版)课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理,时间管理,1,为什么要进行时间管理？,如何进行时间管理？,七个赢得时间的锦囊妙计,课程提示,时间是如何被浪费掉的？,为什么要进行时间管理？如何进行时间管理？七个赢得时间的锦囊妙,2,为什么要进行时间管理？,时间管理测试,为什么要进行时间管理？时间管理测试,3,为什么要进行时间管理？,您还有多少工作时间？,帐面上工作时间：8小时254天/年=1932小时/年,实际工作时间：,5,小时,254天/年=1270小时/年,总工作年限：（35年1270小时/年）,8760小时/年=,5,年,为什么要进行时间管理？您还有多少工作时间？帐面上工作时间：8,4,为什么要进行时间管理？,时间管理的好处,花费较少的时间就可以把事情办好；,使自己的工作有条有理；,承受较少的身心压力；,获得更大的成就感；,获得完成更高级任务的资格；,为什么要进行时间管理？时间管理的好处花费较少的时间就可以把事,5,为什么要进行时间管理？,可以支配的,时间,就是财富本身,-马克思,世界上最珍贵的东西就是,时间,-爱迪生,为什么要进行时间管理？可以支配的时间就是财富本身,6,时间是如何被浪费掉的？,办事拖拉,会而不议,打扰,主管人员事必躬亲,不考虑轻重缓急,找东西,有求必应,同事间的闲谈,时间是如何被浪费掉的？ 办事拖拉,7,时间是如何被浪费掉的？,办事拖拉,不紧急的事情一拖延往往变成紧急的事情,1st,2nd,3rd,4th,重要的事,不重要的事,紧急的事,不紧急的事,时间是如何被浪费掉的？办事拖拉不紧急的事情一拖延往往变成紧急,8,时间是如何被浪费掉的？,会而不议,会议没有议程,跑题,偏离讨论主题,主持人不能拍板决定,没有设法先了解别人的观点而经常打断别人的谈话，强行表达自己的观点，造成争辩,会议期间有人接听电话，时常有人进进出出，影响会议进度,出席会议的人员没有充分准备,时间是如何被浪费掉的？会而不议会议没有议程,9,时间是如何被浪费掉的？,打扰,日本专业数据统计：,平均每8分钟被打扰一次，每天被打扰次数5060次,平均每次打扰时间5分钟，其中80%的打扰没有价值,被打扰后重拾思路需要3分钟,总计：平均每天受打扰损失的时间为,5.5,小时,时间是如何被浪费掉的？打扰日本专业数据统计：,10,时间是如何被浪费掉的？,主管人员事必躬亲,韩,非子,.,八经,下君,尽己,之能,中君,尽,人之力,上君,尽,人之智,为,何事必躬亲,?,因为怕部属取代,不放心部属,不信任部属,要求标准过高,时间是如何被浪费掉的？主管人员事必躬亲韩非子.八经,11,时间是如何被浪费掉的？,不考虑轻重缓急,曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明：,仅有1人认为有足够的时间；,10人认为需要10%的额外时间；,40人认为需要25%的额外时间；,其余的人认为需要多于50%的额外时间。,调查数据来源于马肯策调查报告,为什么大家都感觉时间不够用？,时间是如何被浪费掉的？不考虑轻重缓急 曾经有一家顾问公,12,时间是如何被浪费掉的？,找东西,上司,：,“喂，我要的报告哪去了”,下属,：,“明天给你，我要找找看”,领料员,：,“我们要的物料到底有没有”,仓管员,：,“肯定有，但还没找到，别着急”,主持人,：,“你怎么迟到了？”,与会者,：,“我在找昨天发的资料”,到底放哪里了？,时间是如何被浪费掉的？找东西上司：“喂，我要的报告哪去了”领,13,时间是如何被浪费掉的？,有求必应,不好意思拒绝请托的原因,接纳请托,比拒绝请托容易,担心触怒请托者,想要做广受爱戴的好人,不知如何拒绝他人之请托,双输,时间是如何被浪费掉的？有求必应不好意思拒绝请托的原因双输,14,时间是如何被浪费掉的？,同事间的闲聊,哪也没去,周末去哪里了,时间是如何被浪费掉的？同事间的闲聊哪也没去周末去哪里了,15,如何进行时间管理？,时间盘点,设定目标,时间规划,作出决定,实施和组织,检查,重视时间管理,如何进行时间管理？时间盘点设定目标时间规划作出决定实施和组织,16,如何进行时间管理？,重视时间管理,心理建设,欲望 决定 操练 决心,时间=金钱=生活,一天节省2小时，一周节省10小时，一年节省500小时，等于生产力提高25%,成就感,要成就一件事情，必须以目标为导向,如何进行时间管理？重视时间管理 心理建设,17,如何进行时间管理？,时间盘点,时间利用分析,活动和时间分析表,每日干扰情况记录表,如何进行时间管理？时间盘点时间利用分析活动和时间分析表,18,活动和时间分析表,如何进行时间管理？,时间盘点,时间分配项目,预测,实际,修正后,时间（分）,比例,时间（分）,比例,时间（分）,比例,1、制定工作计划,240,50%,144,30%,192,40%,2、质量控制,96,20%,48,10%,24,5%,3、工作会议,72,15%,100,21%,48,10%,4、电话,24,5%,72,15%,48,10%,5、检查下属工作,24,5%,48,10%,120,25%,6、处理员工纠纷,24,5%,68,14%,48,10%,7、,活动和时间分析表如何进行时间管理？时间盘点时间分配项目预测实,19,如何进行时间管理？,时间盘点,每日干扰情况记录表,计划时间,项目,地点,中断说明,8：30,1、制定工作计划,办公室,9：00,9：30,10：00,10：30,11：00,2、质量控制,车间,如何进行时间管理？时间盘点每日干扰情况记录表计划时间项目地点,20,如何进行时间管理？,时间盘点,设定目标方面的时间损失,制定计划方面的时间损失,作出决定方面的时间损失,工作组织方面的时间损失,工作开始时的时间损失,每日安排上的时间损失,信息和沟通方面的时间损失,时间损失分析,如何进行时间管理？时间盘点设定目标方面的时间损失时间损失分析,21,如何进行时间管理？,设定目标,公司目标，公司的KPI,譬如：销售计划完成率,部门的目标，部门的KPI,譬如：综合管理部 招聘计划完成率,个人的目标，职位的KPI,譬如：采购员 采购成本降低率,如何进行时间管理？设定目标公司目标，公司的KPI,22,如何进行时间管理？,时间规划, 达到目标所做的准备,阿尔卑斯山法,（ALPEN）,A：列出任务,L：估计工作所需的时间,P：预留机动时间给意外事情（60：40）,E：决定优先删减和委派,N：事后检查将未完成的任务转移,如何进行时间管理？时间规划 达到目标所做的准备阿尔卑斯山,23,如何进行时间管理？,作出决定, 确定优先完成的任务,一、帕雷托时间管理原则,（80：20原则）,在一堆任务中，20的任务起到80的作用。,80%,任务,20%,任务,20%,成效,80%,成效,如何进行时间管理？作出决定 确定优先完成的任务一、帕雷托,24,二、分析方法,（ABC法）,A类任务：,主要任务，占工作总量的15左右，但价值达65；,B类任务：,次要任务，占工作总量的20，价值为20；,C类任务：,辅助任务，占工作总量的65，但价值仅为15。,如何进行时间管理？,作出决定, 确定优先完成的任务,二、分析方法（ABC法）A类任务：主要任务，占工作总量的15,25,如何进行时间管理？,作出决定, 确定优先完成的任务,三、关注第二象限的四象限原则,重要的事,1st,2nd,3rd,4th,不重要的事,紧急的事,不紧急的事,危机,有期限压力的计划,改进产能,发掘新机会,不速之客,某些电话或信件,繁琐的事,浪费时间的事,如何进行时间管理？作出决定 确定优先完成的任务三、关注第,26,如何进行时间管理？,实施和组织, 掌控您的工作进程,效率曲线法,获取效率曲线图,按效率曲线图正向安排各类任务,生理节奏管理,获取生理节奏曲线图,按生理节奏曲线图安排各类任务,如何进行时间管理？实施和组织 掌控您的工作进程效率曲线法,27,如何进行时间管理？,检查, 确保达到预期目标,结果检查,中期检查,终点检查,如何进行时间管理？检查 确保达到预期目标结果检查中期检查,28,七个赢得时间的锦囊妙计,将大任务拆分成小部分进行,设立安静时间，有针对性地回避,在会议与个人约会中设立时间限制,尽早完成重点任务,同一类事情最好一次把它做完,拒绝之前要倾听对方，不要使用“挡箭牌”,保持整洁：投掷转交行动归档,七个赢得时间的锦囊妙计将大任务拆分成小部分进行,29,三、几个小技巧,1、如何打电话？,1）事先的约定与准备,2）保持简短而明确的开场白,3）控制通话时间、保持通话主题,4）过滤电话,三、几个小技巧1、如何打电话？1）事先的约定与准备,30,三、几个小技巧,2、如何应对打断？,1）来自上司的打断,一个实例,案例：,三、几个小技巧2、如何应对打断？1）来自上司的打断一个实例案,31,2）来自下属的打断,集中处理,例会制度,安排专门时间,便条/邮件,立即回应,3）来自同事的打扰,双方应事先达成共识,不要随意打扰对方,学会说“不”,三、几个小技巧,2）来自下属的打断集中处理3）来自同事的打扰双方应事先达成共,32,三、几个小技巧,3、如何“聪明”等候？,带本书,写点东西,修改报告,打电话,三、几个小技巧3、如何“聪明”等候？带本书,33,三、几个小技巧,4、逆市操作,远离高峰时刻、避免一窝蜂,5、双赢模式,合作帮你取得更大成就，等于节约时间,三、几个小技巧4、逆市操作远离高峰时刻、避免一窝蜂5、双赢模,34,重在行动、思考、总结！,让我们共勉、共成长！,重在行动、思考、总结！,35,