资源描述
单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,Office,使用技巧,*,单击此处编辑母版标题样式,TaoTao,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公软件小窍门,办公软件小窍门,常见的错误,5,字体、大小乱七八糟。,4,表格的标题、内容分成两页。,3,手动去做“目录”，烦的要死，且不美观。,2,用回车去换页，结果是“删一行而动全文”。,1,用,Space Bar,去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。,Office,使用技巧,常见的错误5字体、大小乱七八糟。4表格的标题、内容分成两页。,20:80,只有,20%,的功能,常用，效率很低,剩下的,80%,才通往高效,Office,使用技巧,20:80只有20%的功能剩下的80%Office使用技巧,先对,Word,作些调整,工具,自定义,选项,工具,选项,视图,格式标记,Office,使用技巧,先对Word作些调整工具自定义选项工具选项视,从最简单的开始,快捷键,最常用的：,Ctrl+C,，,Ctrl+V,，,Ctrl+X,，,Ctrl+Z,不常用的对齐：,Ctrl+L,，,Ctrl+E,，,Ctrl+R,，,Ctrl+J,非常有用：,Ctrl+D(,字体）、,Ctrl+(,字号,),上、下标：,Ctrl+Shift+=,，,Ctrl+=,（如,Ca,2,、,O,2,）,视图大小：,Ctrl+,滚轮（,Vista,和,Win7,桌面也可以）,以及：,Ctrl+Enter,（分页），,Shift+Enter,（分行）,Office,使用技巧,从最简单的开始快捷键最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，,分页符,大段文字空白，又必须换页。,想放在一页上的图、表和文字。,在打印时是不会出现这些符号的。,Office,使用技巧,分页符大段文字空白，又必须换页。在打印时是不会出现这些符号的,换行,换段,2,自动编号,一个“段”可以由几个“行”组成，我们经常会碰到的自动编号，是对“段”起作用的。,缩进不同,“,首行缩进”是对“段”的第一“行”起作用的，而全部“行”受“悬挂缩进”的影响。,Tips,：可以由,Tab,来产生首行缩进两个字符的效果。,1,Office,使用技巧,换行换段2自动编号缩进不同1Office使用技巧,复杂符号输入的难点,双行合一,合并文字,自动更正的妙用,大量的化学符,比如,CaSO,4,1,、操作比较烦琐,2,、有不足之处,上下标、分数,双行文字,公式编辑器,无框表格,不能输入,Office,使用技巧,复杂符号输入的难点双行合一自动更正的妙用大量的化学符,CaSO4,自动变成,CaSO,4,利用”自动更正“,在文档中输入,正确的“,CaSO,4,”,选中“,CaSO,4,”,之后,工具,自动更正选项,在前面那个“替换”,里输入你想输入的文字,Office,使用技巧,CaSO4自动变成CaSO4利用”自动更正“在文档中输入选中,自动更正的妙用,化学符,Ca,2+,、,Mg,2+,、,Na,+,、,Cl,-,等,一些常用的符号如,、,、,、,、,、,最有意思的是，连表格都能自动输入,无框表格,特殊作用,等下提到,Office,使用技巧,自动更正的妙用化学符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等无框,输入同时有上下标的符号,Office,使用技巧,输入同时有上下标的符号Office使用技巧,红头文件制作方法,双行合一法,表格法,无框表格的妙用,巧输公式,Office,使用技巧,红头文件制作方法双行合一法表格法无框表格的妙用 Office,让题注和图表不分离,第一步，加题注,第二步，选中后，段落里选中与下段同页,Office,使用技巧,让题注和图表不分离第一步，加题注 第二步，选中后，段落里选中,适用于图表的列对齐技巧,还是无框表格,Office,使用技巧,适用于图表的列对齐技巧还是无框表格Office使用技巧,适用于文字和公式列对齐技巧,制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置。,类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等 。,在排版时敲个“,TAB”,就对齐了,Office,使用技巧,适用于文字和公式列对齐技巧制表位：指水平标尺上的位置，它指定,制表位，更详细的设置,不用制表位的行,一定要“全部清除”,左对齐,中对齐,右对齐,前导符,Office,使用技巧,制表位，更详细的设置不用制表位的行左对齐中对齐右对齐前导符O,查找替换的技巧,转义字符，典型是回车：,p,非常多的,特殊字符,Office,使用技巧,查找替换的技巧转义字符，典型是回车：p非常多的 Offic,更多的例子，字体格式,Word,的“查找代换”是一个非常有意思的工具，,借助精心构造的表达式，,能完成一些看起来“不可能”的任务。,Office,使用技巧,更多的例子，字体格式Word的“查找代换”是一个非常有意思的,大纲级别和文档结构图,大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地位”，如一级标题、二级标题、三级标题、正文。,右键菜单,“大纲”选上,好处 指哪跳哪,Office,使用技巧,大纲级别和文档结构图大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地,样式和格式,每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等。,Office,使用技巧,样式和格式每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等。,三位一体的组合,在一段文字之中,利用好样式和格式,能快速设置文字格式,生成大纲和文档结构图,减少差错和提高编辑效率,Office,使用技巧,三位一体的组合在一段文字之中Office使用技巧,以毕业论文为例,Office,使用技巧,以毕业论文为例Office使用技巧,生成符合要求的样式,把文字格式设置好后，选中，点“新样式”。,Office,使用技巧,生成符合要求的样式把文字格式设置好后，选中，点“新样式”。O,磨刀不废砍柴工,准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。,Office,使用技巧,磨刀不废砍柴工准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。Off,生成目录,Office,使用技巧,生成目录Office使用技巧,手动和自动目录的对比,Office,使用技巧,手动和自动目录的对比Office使用技巧,开始分节,中文摘要,前页“分节”,Abstract,当页“分节”,封面和声明一个文档,目录、摘要、前言、正文一个文档,目录,页码：,I,、,II,、,III,其他,页码：,1,、,2,、,3,两个节,Office,使用技巧,开始分节中文摘要Abstract封面和声明一个文档 目录其他,开始制作页码,要把节和节之间的页码联系给,“打断”,在“摘要节” 的第一页和“正文节”第一页的页码上双击，取消“链接到前一个”。,这样产生的页码,是,1,、,2,、,3,、,4,连下去的,和要求不一样,每个节的页码或删除,或重新设置“数字格式”和“起始页码”。,Office,使用技巧,开始制作页码要把节和节之间的页码联系给“打断”在“摘要节”,更新页码,Office,使用技巧,更新页码Office使用技巧,这就是”三位一体”,在一段文字之中,利用好样式和格式,能快速设置文字格式,生成大纲和文档结构图,减少差错和提高写作效率,Office,使用技巧,这就是”三位一体”在一段文字之中Office使用技巧,“,自动编号”,参考文献的自动编号，用专门工具，如,EndNote,。,图、表的编号，用插入“题注”的方法。,复制到第二图,Office,使用技巧,“自动编号”参考文献的自动编号，用专门工具，如EndNote,又是“自动更正”，生成带标题的图,自动生成编号的好处,Office,使用技巧,又是“自动更正”，生成带标题的图自动生成编号的好处Offic,交叉引用,用交叉引用生成“见图,X”,，不会出错。,Office,使用技巧,交叉引用用交叉引用生成“见图X”，不会出错。Office使用,文字的“自动编号”,段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。,除了编号，其他和原来一样。,自动编号,有些时候,会有,Bug,见仁见智,自我权衡,Office,使用技巧,文字的“自动编号”段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好,Excel,技巧,锁定表头,这里提一下，对我来说,ExcelWord+PPT,。,但是,Excel,太专业，函数比较复杂。,挑一些常见的技巧。,Office,使用技巧,Excel技巧锁定表头这里提一下，对我来说ExcelWor,相对引用和绝对引用,相对引用：公式考过去后，,两个作比较的列相对位置不变。,注意蓝框和绿框。,Office,使用技巧,相对引用和绝对引用相对引用：公式考过去后，Office使用技,相对引用和绝对引用,绝对引用：公式考过去后，,固定和某个列作比较。,注意绿框里的“,$”,。,“$”,是锁定绝对引用的关键,Office,使用技巧,相对引用和绝对引用绝对引用：公式考过去后，“$”是锁定绝对引,“,条件格式”,Office,使用技巧,“条件格式”Office使用技巧,“,利用转置轻松排版”,Office,使用技巧,“利用转置轻松排版”Office使用技巧,“,利用转置轻松排版”,Office,使用技巧,“利用转置轻松排版”Office使用技巧,“,利用转置轻松排版”,Office,使用技巧,“利用转置轻松排版”Office使用技巧,小技巧,数字大写,输入大写数字时可以在智能,ABC,中先输字母“,i”,，然后输数字。如输入“,i2005”,就可以得到“二,五”；如果先输大写字母“,I”,，然后输数字则出现繁体大写数字，如输入“,I2005”,就可以得到“贰零零伍”。,搜狗拼音：先输字母“,v”,，然后输数字。,Office,使用技巧,小技巧数字大写 输入大写数字时可以在智能ABC中先输字,小技巧,分数显示,如果想输入的分数以实际分数形式显示，则输入,0,空格分数，如,0 1/2,。还可以在“单元格格式”的“数字”选项卡中选择“分数”格式。,Office,使用技巧,小技巧分数显示 如果想输入的分数以实际分数形式显示，,小技巧,纯数字单元格的上、下标,为纯数字单元格输入上、 下标有一定技巧，如需 输入,83,。,步骤如下：,1,、在单元格中输入,83,2,、选中单元格中的,3,，执行格式单元格 命令。,Office,使用技巧,小技巧纯数字单元格的上、下标 为纯数字单元格输入上,小技巧,自动求和、快速填充,1,、输入自动求和公式时，不用鼠标点按工具栏上的按钮，只需按“,Alt+=”,即可。,2.,填充条纹,如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“,*”,或“,”,等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，选择“格式”菜单,“,单元格”命令, “,单元格格式”, “,对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。,Office,使用技巧,小技巧自动求和、快速填充 1、输入自动求和公式时,小技巧,自动求和、快速填充,Office,使用技巧,小技巧自动求和、快速填充 Office使用技巧,小技巧,自动求和、快速填充,当需要改变某列宽度时，利用填充功能的条条纹可以自动调整长度。,Office,使用技巧,小技巧自动求和、快速填充 当需要改变某列宽度时，利用,3.,不连续单元格填充同一数据,选中一个单元格，按住,Ctrl,键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住,Ctrl,键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。,小技巧,自动求和、快速填充,Office,使用技巧,3.不连续单元格填充同一数据 小技巧自动求和、快速填充Of,小技巧,自动求和、快速填充,4.,整列填充公式,双击,Office,使用技巧,小技巧自动求和、快速填充 4.整列填充公式双击Off,小技巧,快速处理日期和时间,一、任意日期与时间的输入,通过或配合可快速输入日期，而数字键与：配合可输入时间。,二、当前日期与时间的快速输入,选择单元格，按,CTRL,键和分号键；后回车即可插入当前日期，同时按,CTRL,键、,SHIFT,键 与分号键后回车即可输入当前时间。,Office,使用技巧,小技巧快速处理日期和时间 一、任意日期与时间的输入Off,小技巧,利用视图管理器高效办公,利用视图管理器迅速找到自己想要的数据,方法：,a.,先将自己想要的视图界面设定好；,b.,选择“视图”菜单,“,视图管理器”命令, “,添加”,在添加视图中“名称”填写标记,案例演示,Office,使用技巧,小技巧利用视图管理器高效办公 利用视图管理器迅速找到自,小技巧,不复制隐藏内容,利用定位条件不复制隐藏内容,在复制时，如果选择的区域包括了隐藏单元格，隐藏单 元格同样会被复制，下面方法可以避免这些隐藏单元格的复制，实现“所见即所得”。,方法：,1,、选择需复制的区域，执行编辑定位菜单命令，出现定位对话框。,2,、单击定位条件按钮， 出现定位条件对话框。,Office,使用技巧,小技巧不复制隐藏内容 利用定位条件不复制隐藏内容方法：1,小技巧,不复制隐藏内容,3,、选择可见单元格单选按钮，单击确定返回 定位对话框，再单击 确定完成。,4,、此时按下,CTRL,C,键复制时发现，所选区域处于多重 选择状态，按,CTRL,V,粘贴后会发现，已按照“所见即所得”的要求进行了粘贴。,Office,使用技巧,小技巧不复制隐藏内容3、选择可见单元格单选按钮，单击,谢谢！,结束语,Office,使用技巧,谢谢！结束语Office使用技巧,
展开阅读全文