行政统筹管理培训教程课件

行政统筹管理行政统筹管理讲师：舒音讲师：舒音shuyin 行政管理时间安排：上午时间安排：上午 9 9：00-1200-12：0000 下午下午 1313：30-1730-17：0 00 0 会间休息：上午会间休息：上午 1010：30-1030-10：45 45 下午下午 1515：15-1515-15：3030午餐时间：中午午餐时间：中午 1212：00-1300-13：3 30 0 培训时间安排培训时间安排shuyin 行政管理几点要求几点要求注意手机是否在无声或震动状态注意手机是否在无声或震动状态准时准时积极参与讨论积极参与讨论认真听取他人发言认真听取他人发言shuyin 行政管理培训观念培训观念告诉我，我将会忘却；告诉我，我将会忘却；教我怎么做，我也许会记住；教我怎么做，我也许会记住；让我参与，我能够牢记并理解。让我参与，我能够牢记并理解。shuyin 行政管理假如您有一个苹果，我也有一个，彼此交换后，假如您有一个苹果，我也有一个，彼此交换后，各人仍是只有一个苹果；各人仍是只有一个苹果；假如您有一种思想，我也有一种，彼此交换后，假如您有一种思想，我也有一种，彼此交换后，我们每个人都有两种思想。甚至，思想经过碰撞我们每个人都有两种思想。甚至，思想经过碰撞后，还可以产生两种思想之外的东西。后，还可以产生两种思想之外的东西。shuyin 行政管理培训期待培训期待你对本次培训的期待是什么？你对本次培训的期待是什么？shuyin 行政管理第一章第一章行政管理在现代企业中的定位行政管理在现代企业中的定位第二章第二章行政部门的工作职责行政部门的工作职责与行政管理人员的职业化要求与行政管理人员的职业化要求第三章第三章行政管理人员的基本技能行政管理人员的基本技能第四章第四章行政管理人员的重要技能提升行政管理人员的重要技能提升第五章第五章行政部的内部管理行政部的内部管理行政统筹管理行政统筹管理shuyin 行政管理 *行政管理的定义行政管理的定义*现代职业行政管理现代职业行政管理*行政管理在企业中的定位行政管理在企业中的定位*不同类型的企业的行政管理工作的不同类型的企业的行政管理工作的特点和区别特点和区别第一章第一章 行政管理在现代企业中的定位行政管理在现代企业中的定位 shuyin 行政管理行政管理的定义行政管理的定义行政管理是国家行政机关依法对国家和社会公共行政管理是国家行政机关依法对国家和社会公共事务进行管理。按管理的性质和内容，这些行政事务进行管理。按管理的性质和内容，这些行政管理可分为职能行政管理、基础行政管理和事务管理可分为职能行政管理、基础行政管理和事务行政管理三项基本内容。行政管理三项基本内容。shuyin 行政管理企业行政管理企业行政管理企业行政管理的地位企业行政管理的地位 企业的企业的行政管理行政管理体系体系企业的企业的中枢神经系统中枢神经系统。是以总经理为最高领导、由。是以总经理为最高领导、由行政总监分工负责、由专门行政部门组织实施、操行政总监分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。方面面的一个完整的系统、网络。行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的政管理之外的工作，都是某个方面的 业务业务。行政。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。的协调。企业行政管理的定义企业行政管理的定义企业行政管理广义定义企业行政管理广义定义:shuyin 行政管理n企业行政管理狭义上定义企业行政管理狭义上定义:企业行政管理的定义企业行政管理的定义shuyin 行政管理所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。成公司目标发展任务。现代职业企业行政管理现代职业企业行政管理shuyin 行政管理行政管理在企业中的定位行政管理在企业中的定位保证企业日常运转的保证企业日常运转的“行行”和和“政政”*shuyin 行政管理*行政部门工作职责范围行政部门工作职责范围*行政管理人员的三把金钥匙行政管理人员的三把金钥匙*行政管理人员的职责行政管理人员的职责*行政管理人员的基本职业技能要求行政管理人员的基本职业技能要求*职业化行政管理人员的职业素质职业化行政管理人员的职业素质*职业化行政管理人员与非职业化行政管理人职业化行政管理人员与非职业化行政管理人员的特点比较员的特点比较*案例分析：小李做错了什么？案例分析：小李做错了什么？第二章第二章行政部门的工作职责与行政管理人员行政部门的工作职责与行政管理人员的职业化要求的职业化要求shuyin 行政管理行政部门工作职责范围行政部门工作职责范围部门协调部门协调:建章立制建章立制:资料管理资料管理:会议管理会议管理:印章及证照管理印章及证照管理档案管理档案管理:员工管理员工管理:福利管理和保健管理福利管理和保健管理:办公及劳保用品管理办公及劳保用品管理总务后勤管理总务后勤管理shuyin 行政管理shuyin 行政管理案例：行政部门的职责案例：行政部门的职责人员到职与离职的相关手续的办理人员到职与离职的相关手续的办理各类人事资料的汇总、建档及管理各类人事资料的汇总、建档及管理员工个人档案资料的管理员工个人档案资料的管理员工请假、调休、出勤情况等的稽查统计员工请假、调休、出勤情况等的稽查统计员工考勤统计、督导并执行加班单的汇总员工考勤统计、督导并执行加班单的汇总员工劳动合同的存档员工劳动合同的存档员工暂住证、就业证、工伤保险、医疗保险的办理员工暂住证、就业证、工伤保险、医疗保险的办理计划生育证的查验计划生育证的查验员工出国手续的办理及招调干、招调工手续办理员工出国手续的办理及招调干、招调工手续办理shuyin 行政管理行政部门的职责行政部门的职责负责人员薪资异动的人事基本资料的提供负责人员薪资异动的人事基本资料的提供福利措施的具体实施福利措施的具体实施办公设施、办公用品等的采购、发放与管理办公设施、办公用品等的采购、发放与管理员工体检的安排与实施员工体检的安排与实施总务后勤管理（食堂、宿舍、保安、保洁、车辆、绿化、总务后勤管理（食堂、宿舍、保安、保洁、车辆、绿化、维修、机电，消防维修、机电，消防)劳动争议与仲裁的相关事宜劳动争议与仲裁的相关事宜行政管理人员的职责行政管理人员的职责行政总监行政总监行政部经理行政部经理办公室主任办公室主任行政主管行政主管行政秘书行政秘书法务主管（专员）法务主管（专员）车辆主管车辆主管安全主管安全主管公共事务主管公共事务主管食堂、宿舍、司机管理人员食堂、宿舍、司机管理人员shuyin 行政管理案例：行政管理人员的职责案例：行政管理人员的职责办公设备的使用登记和管理办公设备的使用登记和管理办公用品的采购和成本控制办公用品的采购和成本控制办公用品的发放领用办公用品的发放领用企业固定资产的管理企业固定资产的管理(登记登记,保养保养,维修等维修等)来宾接待及安排来宾接待及安排车辆调度车辆调度保证公司良好的工作环境保证公司良好的工作环境(办公场所的环境卫生检查监督等办公场所的环境卫生检查监督等)shuyin 行政管理案例：办公室主任的工作职责案例：办公室主任的工作职责负责办公室的全面工作负责办公室的全面工作落实办公室的岗位责任和工作标准落实办公室的岗位责任和工作标准密切和各部门联系密切和各部门联系,做好衔接协调配合工作做好衔接协调配合工作汇总公司年度综合性资料汇总公司年度综合性资料保证公司综合性文稿的审核保证公司综合性文稿的审核,保证质量保证质量协助总经理和各部门间的协调协助总经理和各部门间的协调掌握公司主要活动情况掌握公司主要活动情况,为决策者提供意见和建议为决策者提供意见和建议公司年度大事公司年度大事shuyin 行政管理企业行政管理三大功能企业行政管理三大功能管理、协调、服务管理、协调、服务 企业行政管理的作用企业行政管理的作用 计划计划组织组织指挥指挥控制控制协调协调辅助辅助服务服务行政管理工作的主要特点行政管理工作的主要特点权威性权威性及时性及时性纵向性纵向性行政管理人员的三把金钥匙行政管理人员的三把金钥匙shuyin 行政管理了解企业的环境了解企业的环境 外部政策和法律环境外部政策和法律环境 外部经济环境外部经济环境 外部技术环境外部技术环境 外部社会环境外部社会环境shuyin 行政管理 我的企业我的企业 我的企业内部职能部门设置特点我的企业内部职能部门设置特点 各职能部门的职责和任务各职能部门的职责和任务 各职能部门的负责人及秘书各职能部门的负责人及秘书了解企业的目标及各部门需求了解企业的目标及各部门需求shuyin 行政管理我的企业我的企业shuyin 行政管理我的（或我们的）部门和上级我的（或我们的）部门和上级shuyin 行政管理职业化行政管理人员与职业化行政管理人员与非职业化行政管理人员的特点比较非职业化行政管理人员的特点比较shuyin 行政管理要点小结要点小结1.1.行政管理部门工作的职责范围行政管理部门工作的职责范围2.2.行政管理人员的职责行政管理人员的职责3.3.三把三把“金钥匙金钥匙”4.4.企业行政管理的功能，作用，特点企业行政管理的功能，作用，特点5.5.职业化与非职业化的特点比较职业化与非职业化的特点比较shuyin 行政管理第三章第三章行政管理人员的基本技能行政管理人员的基本技能企业的企业的“行行”日常行政管理日常行政管理 后勤服务管理后勤服务管理 员工管理员工管理shuyin 行政管理行政与后勤支持的行政与后勤支持的重要职责重要职责之一之一保证办公室日常运营正常保证办公室日常运营正常-办公环境办公环境-办公设备办公设备-办公文件办公文件-办公用品办公用品-日常办公所需的服务日常办公所需的服务shuyin 行政管理办公室5S管理整理整理 SEIRI整顿整顿 SEITON清扫清扫 SEISO清洁清洁 SEIKETSU修养修养 SEITSUKE办公室5S管理整理：整理：整顿：整顿：清扫：清扫：清洁：清洁：修养：修养：企业资产管理企业资产管理*固定资产管理固定资产管理 公司财产管理公司财产管理 设备维修管理设备维修管理 公司日常用品管理公司日常用品管理shuyin 行政管理办公设施与办公用品管理办公设施与办公用品管理shuyin 行政管理供应商管理供应商管理shuyin 行政管理总务后勤管理总务后勤管理基础建设管理基础建设管理基础建设管理基础建设管理房产管理房产管理房产管理房产管理绿化管理与卫生管理绿化管理与卫生管理绿化管理与卫生管理绿化管理与卫生管理交通车辆管理及安全管理交通车辆管理及安全管理交通车辆管理及安全管理交通车辆管理及安全管理消防管理消防管理消防管理消防管理,灾害处理灾害处理灾害处理灾害处理,配电管理配电管理配电管理配电管理抚恤福利管理抚恤福利管理抚恤福利管理抚恤福利管理工人协会管理工人协会管理工人协会管理工人协会管理宿舍、食堂等管理宿舍、食堂等管理宿舍、食堂等管理宿舍、食堂等管理shuyin 行政管理行政部门的员工管理行政部门的员工管理员工行为规范管理员工行为规范管理*编写员工须知编写员工须知*新员工入职引导新员工入职引导*员工着装管理员工着装管理*日常办公行为礼仪日常办公行为礼仪考勤管理考勤管理值班管理值班管理差旅管理差旅管理培训与绩效考核管理培训与绩效考核管理shuyin 行政管理沟通中的驾御能力沟通中的驾御能力与下属谈话的技巧与下属谈话的技巧1.1.先分析先分析 后谈话后谈话2.2.不调查研究不调查研究 就没发言权就没发言权3 3有效的谈话有效的谈话4 4谈话备忘录谈话备忘录5 5与下属谈话时应避免的错误与下属谈话时应避免的错误6 6您是怎样听取下属的意见？您是怎样听取下属的意见？shuyin 行政管理与下属谈话时应避免的错误与下属谈话时应避免的错误shuyin 行政管理您是怎样听取意见的？您是怎样听取意见的？避免六种不良倾向：避免六种不良倾向：1 1简单处理简单处理 “说来说去，都是老一套”2 2先知先觉先知先觉 “你不说，我也知道”3 3不许申述不许申述 “好啦，不要老是重复你的理由”4 4现身说服现身说服 “我记得，当年我，你怎么？”5 5转嫁目标转嫁目标 “那么，别人怎么会做”6 6取而代之取而代之 “好吧，既然这样，让我来”shuyin 行政管理员工管理员工管理*企业员工的管理企业员工的管理*派遣员工的管理派遣员工的管理*外包员工的管理外包员工的管理shuyin 行政管理行政管理人员的基本技能行政管理人员的基本技能企业的企业的“政政”*公文处理公文处理*企业的企业的“证件证件”管理管理*档案管理档案管理*案例分析：为什么辛小姐需常常加班，案例分析：为什么辛小姐需常常加班，同事和同事和经理经理 仍然不满意？仍然不满意？shuyin 行政管理案例讨论与练习：案例讨论与练习：总经理为什么解雇小戴？总经理为什么解雇小戴？小结小结1.行政管理的行政管理的“行行”：日常行政，：日常行政，后勤服务，员工管理后勤服务，员工管理*办公室办公室5S 管理要点；管理要点；2.行政管理的行政管理的“政政”：企业证、照、印章管理，建章立：企业证、照、印章管理，建章立制，公文管理制，公文管理shuyin 行政管理第四章第四章行政管理人员的重要技能提升行政管理人员的重要技能提升*演讲与表达能力演讲与表达能力*沟通与协调能力沟通与协调能力*高效的时间管理高效的时间管理*如何有效授权？如何有效授权？*有效计划有效计划-小型项目管理的能力小型项目管理的能力*分析问题与解决问题的方法分析问题与解决问题的方法*决策的方法决策的方法shuyin 行政管理了解自己的表达能力了解自己的表达能力shuyin 行政管理自我诊断自我诊断shuyin 行政管理自我诊断自我诊断哪些地方做得好？哪些地方做得好？哪些地方不够好？哪些地方不够好？怎样可以作得更好？怎样可以作得更好？shuyin 行政管理针对个人情况的建议针对个人情况的建议-形体语言形体语言身体身体面部表情面部表情手势手势shuyin 行政管理针对个人情况的建议针对个人情况的建议结构合理性结构合理性有激情，有激情，有说服效果有说服效果与听众的交流与听众的交流shuyin 行政管理在公众面前表达和演讲在公众面前表达和演讲shuyin 行政管理高效的时间管理能力高效的时间管理能力1.1.了解老板的时间管理的观念了解老板的时间管理的观念2.2.了解同队中的同事的时间管理的观念了解同队中的同事的时间管理的观念3.3.了解同队中的同事的时间管理的观念了解同队中的同事的时间管理的观念3.3.案例分析：他们自私吗？案例分析：他们自私吗？4.4.分析自我时间管理，找出问题分析自我时间管理，找出问题5.5.时间管理中常见问题和解决方法时间管理中常见问题和解决方法shuyin 行政管理练习：自我分析表练习：自我分析表shuyin 行政管理是谁是谁“偷走偷走”了我的时间？了我的时间？shuyin 行政管理省时技巧省时技巧v拟订日计划，排出优先次序拟订日计划，排出优先次序v2/82/8原则：原则：20%20%的时间，的时间，80%80%的成果的成果v确定时限，自我激励确定时限，自我激励v设定设定“请勿打扰请勿打扰”时段时段v要事不拖欠要事不拖欠v快速读文件快速读文件v集中复电集中复电v婉拒婉拒v善用零星时间善用零星时间shuyin 行政管理有效的时间管理工具有效的时间管理工具记事簿记事簿应办事宜备忘录应办事宜备忘录日办公事务夹日办公事务夹shuyin 行政管理时间管理中的常见问题和解决方法时间管理中的常见问题和解决方法时间管理中的常见问题和解决方法时间管理中的常见问题和解决方法 问题一：不会拒绝问题一：不会拒绝问题二：习惯拖延问题二：习惯拖延问题三：不速之客的干扰问题三：不速之客的干扰问题四：电话干扰问题四：电话干扰问题五：文件满桌问题五：文件满桌问题六：浪费下属的时间问题六：浪费下属的时间问题七：我太累了问题七：我太累了-事事亲历亲为事事亲历亲为问题八：临时突发事件的干扰问题八：临时突发事件的干扰问问 题题 一一 ：不会拒绝：不会拒绝问问问问 题题题题 二二二二 ：习：习：习：习 惯惯惯惯 拖拖拖拖 延延延延 问问问问 题题题题 三：不三：不三：不三：不 速速速速 之之之之 客客客客 的的的的 干干干干 扰扰扰扰 问问问问 题题题题 四四四四 ：电：电：电：电 话话话话 干干干干 扰扰扰扰 问问问问 题题题题 五：文五：文五：文五：文 件件件件 满满满满 桌桌桌桌 造造造造 成成成成 文文文文 件件件件 满满满满 桌桌桌桌 的的的的 原原原原 因因因因 问题六：浪费下属的时间问题六：浪费下属的时间问题六：浪费下属的时间问题六：浪费下属的时间 问题七：我太累了问题七：我太累了-事事亲历亲为事事亲历亲为问题八：临时突发事件的干扰问题八：临时突发事件的干扰什么是有效授 权 授予别人有限的权利 授权不是让别人成为你！为什么要授权？你不是万能的 你不可能什么都做 你的时间有限 你觉得太累，太累！SMARTSMART的要素的要素nS Specific pecific 明确具体的明确具体的nM Measurable easurable 可衡量评估的可衡量评估的nA Attainable ttainable 行动导向的行动导向的nR Realistic ealistic 合理可行的合理可行的nT Timed imed 有时间限制的有时间限制的 符合SMART原则吗？n明年要在质量上加大力度，管理过硬明年要在质量上加大力度，管理过硬n希望通过一段时间的学习，能真正掌握希望通过一段时间的学习，能真正掌握ISO9000ISO9000体系的操作要点体系的操作要点n大幅度提高员工满意度大幅度提高员工满意度n到年底产值增长到年底产值增长30%30%n8 8月底起前产品合格率提高到月底起前产品合格率提高到98%98%n每天坚持看书每天坚持看书2 2个小时个小时授权七大要素授权七大要素1.1.原因：为什么授权这项任务？给谁？原因：为什么授权这项任务？给谁？2.2.结果：您期望的结果是结果：您期望的结果是.3.3.相匹配的资源及方法相匹配的资源及方法4.4.时间与期限时间与期限5.5.沟通与反馈：被授权者谈谈对任务的理解沟通与反馈：被授权者谈谈对任务的理解6.6.控制：不是放任自由控制：不是放任自由7.7.支持：让每个员工明白被授权者的工作并支持他支持：让每个员工明白被授权者的工作并支持他有效计划有效计划管理管理“小型项目小型项目”能力能力n项目管理的四个步骤项目管理的四个步骤n项目计划的工具和方法项目计划的工具和方法n创建工作分解图创建工作分解图shuyin 行政管理项目的特点项目的特点目标和任务确定目标和任务确定确定的时间范围内完成确定的时间范围内完成 需要投入人员和各种不同的资源需要投入人员和各种不同的资源 每个项目都是不同的每个项目都是不同的 项目总与变革相关项目总与变革相关 项目一般都是无法实现演练和复盘的工作项目一般都是无法实现演练和复盘的工作 shuyin 行政管理管理项目的四个步骤管理项目的四个步骤 1:项目名称和目标确定项目2:项目阶段计划项目3:执行任务项目执行4:任务细分项目评估shuyin 行政管理四个步骤四个步骤项目确定项目确定项目评估项目评估项目执行项目执行项目计划项目计划shuyin 行政管理案例讨论案例讨论搬办公室搬办公室拆卸拆卸 流程安排流程安排 办公家具办公家具 公司资源整理归类(Source Companies)Book Vans预定卡车Book Crates安排搬运工人(Book Removal Men)打包预定(Order Packaging)shuyin 行政管理甘特图甘特图 Gantt Chart shuyin 行政管理分析问题解决问题的方法分析问题解决问题的方法-四步法四步法问题确定产生可选方案评估执行shuyin 行政管理决策方法决策方法 1.1.首先我们在写出所有的可选解决方案首先我们在写出所有的可选解决方案2.2.写出尽可能多的影响和自己想到的观点和想法，写出尽可能多的影响和自己想到的观点和想法，把这些想法都写在表格中。把这些想法都写在表格中。3.3.给每个因素打分，最高时给每个因素打分，最高时5 5分（分（5 5分代表最重要，分代表最重要，最关系，最关系，1 1分代表重要性最低）分代表重要性最低）4.4.当你给所有因素都打过分后，计算每一列的总当你给所有因素都打过分后，计算每一列的总和。和。5.5.如果你不表格中决策的结果，说明你还有一些如果你不表格中决策的结果，说明你还有一些因素没有列到表格中，特别是一些你特别关注因素没有列到表格中，特别是一些你特别关注的感情因素，回过头在思考一遍。的感情因素，回过头在思考一遍。shuyin 行政管理第五章第五章 行政部的内部管理行政部的内部管理 1.1.前台接待前台接待企业的形象代表企业的形象代表 2.2.部门秘书助理部门秘书助理团队和经理团队和经理/领导的得力助手领导的得力助手 3.3.司机、保安、清洁工等的管理司机、保安、清洁工等的管理企业的企业的“行行”的基本保证的基本保证 4 4行政工作内部管理行政工作内部管理 5 5强化行政工作执行力强化行政工作执行力 6.6.演练：在需要的时候，演练：在需要的时候，小刘在吗？小刘在吗？shuyin 行政管理前台接待的职责与职业技能要求前台接待的职责与职业技能要求接待来访者接待来访者接听和转接电话接听和转接电话其它相关职能其它相关职能职业技能与职业素质职业技能与职业素质shuyin 行政管理助理与助理与秘书秘书shuyin 行政管理秘书秘书/助理的作用助理的作用 信息中心信息中心 协调部协调部 行政助理行政助理 代表企业的形象代表企业的形象 经理的得力助手经理的得力助手shuyin 行政管理shuyin 行政管理案例与分组练习案例与分组练习在李先生（总经理）需要的时候，在李先生（总经理）需要的时候，小刘在吗？小刘在吗？司机司机,保安保安,清洁工的日常管理清洁工的日常管理讨论：讨论：司机司机,保安保安,清洁工等的工作性质和特点清洁工等的工作性质和特点司机司机,保安保安,清洁工等的工作性质和特在企业日常行政中清洁工等的工作性质和特在企业日常行政中的重要性的重要性司机司机,保安保安,清洁工等的管理要点清洁工等的管理要点例例:清洁工管理要点清洁工管理要点:分管场所明确分管场所明确,清洁卫生有可衡量标清洁卫生有可衡量标准准,要求和职责清晰易懂要求和职责清晰易懂shuyin 行政管理行政工作内部管理要点行政工作内部管理要点*行政办公管理行政办公管理-办公室布局 关键词：-办公物品(办公用具,办公设备,办公书籍,办公文具)关键词:*行政管理制度行政管理制度(规章制度,档案管理,印章管理,着装要求,报刊及邮发制度等)关键词：*行为规范管理行为规范管理shuyin 行政管理小结小结司机司机,保安保安,清洁工的日常管理清洁工的日常管理:有可衡量标准,要求和职责清晰易懂前台接待：前台接待：接待来访者，转接电话，其它附加工作要清晰明确秘书助理：4大角色行政工作内部管理要点行政工作内部管理要点办公室布局:企业风格,办公空间效能,部门特点,实用办公物品:采购,保管,发放行政管理制度:建章立制 shuyin 行政管理感谢大家的参与和分享课程结束是学习真正的开始！