管理信息系统的定义与特点课件

管理信息系统概述v管理信息系统为组织的管理层服务v目的是满足管理者的信息需求 v几乎只面向组织的内部事件v数据来源依赖于底层的事务处理系统v职能性的管理信息系统与企业的原有功能领域是一致的1管理信息系统的定义v主要目标是帮助管理者了解日常的业务以便进行既有效又高效的控制、组织、计划，最后达到组织的目标向管理者提供信息支持有效的决策和每日业务反馈支持了组织的增值过程v通过不同的汇总分析报表来完成工作23管理信息系统的运用v管理信息系统的运用涵盖公司管理的所有层面为整个公司上下的运作提供支持v以计算机为基础的管理信息系统可以使用户系统地、高效地利用信息，使组织内部的信息使用效率达到最高v给出公司中的过去、现在、将来v信息的输出可以是周期性的报告、专门报告、数学模型和其他形式的报表v管理层和非管理层都可以利用这些信息4管理信息系统的输入v输入数据源来自内外两方面（图8-1）v最主要的数据源是组织内的各种事务处理系统不断对组织的数据库进行更新 v外部数据源则包括客户、供应商、竞争对手、股东等事务处理系统尚未采集的数据v管理信息系统运用获取的数据，并按照预先设定的报表格式对它们加以处理，以便管理者使用5管理信息系统的输出（1）v对公司的基本运作进行总结和报告v基本事务数据被浓缩为报表的形式 v进度报表进度报表是周期地生成或按日程生成的报表另一种特殊类型的进度表称作关键指标报表v与公司关键的成功要素密切相关v需求报表需求报表的目的是按管理者的要求提供相应信息如：某产品的销售状况6管理信息系统的输出（2）v异常报表当出现异常情况，或需要管理者加以特别注意时，由系统自动生成的那些报表就是异常报表（如：库存异常报表）设定异常报表的参数或“触发点”应经过周密的考虑v常规报表就某一情况为管理者提供更为详尽的数据如：坏账异常分析7生成有效报表v报表可以帮助经理人员更好制定计划、做出决策并对公司运营加强管理v不同类型的报表可能出现彼此间的交叉重叠v对各类报表的设计与开发应遵照一定的准则8开发管理信息系统报表的准则准则说明按用户要求定制每份报表要求用户参与和输入时间与精力应只用于要使用的报表一旦建立，即使没人使用，许多报表仍会一直不断地生成注意报表的内容和格式突出显示最为重要的信息、勿填塞无用的信息数据。字词和术语力求清晰易懂。让管理者便捷地找到所需信息，他们的工作也就更为有效利用例外报告实施管理某些报告只应在出现亟待解决问题或需要采取某动作时生成审慎设定参数如参数过低则结果是报告过多，如参数过高则可能忽略有价值信息确保报告的时效过期的报告无价值或价值极小9管理信息系统的特点v管理信息系统通常为那些对每周、每月、每年的结果而不是每天的活动有兴趣的经理们服务v事先已知的结构化的问题v系统一般不灵活且几乎没有分析能力10管理信息系统的特点v为那些对每周、每月、每年的结果而不是每天的活动有兴趣的经理们服务v处理事先已知的结构化的问题v一般不灵活且几乎没有分析能力例如，按邮政编码提取每月的销售数字与外部数据进行相关性处理v更新型的管理信息系统是更灵活的借助于新型、灵活的工具软件11典型管理信息系统小结支持操作层和管理控制层的结构化和半结构化决策管理信息系统一般是面向报告和控制的管理信息系统依赖于公司现有的数据和数据流管理信息系统几乎没有分析能力管理信息系统一般用过去的和当前的数据辅助决策管理信息系统相对来说不灵活管理信息系统是针对内部的而不是外部的信息需求是已知和稳定的管理信息系统需要较长的分析和设计过程12管理信息系统的竞争优势v管理信息系统帮助管理者实现公司目标提供信息及其反馈，深入洞察公司的日常运转状况将现有结果与预定目标作比较，确定问题所在，寻求改善的途径和机会借助更为深入的了解与体会，使公司的管理、规划与决策更为科学有效 v优秀的管理信息系统带给公司的是竞争优势和长期战略领先地位。v提高管理信息系统的利用率才会帮助公司取得竞争优势13管理信息系统的功能v大多数公司的组织形式按功能链或功能区构建而成v每一部门内的职能也可划归于不同的管理层次(战略、战术、知识、操作)v不同职能部门需要不同信息为决策提供支持，但同时它们也有些相同的信息需求v各个管理信息系统必然是相连的v完成各类系统集成整合工作的方法之一是实现数据库共享14财务管理信息系统v为公司内外关心公司财务事务的人员和小组提供所有信息包括定期报表、特殊报表、数学仿真结果、电子信件和专家系统建议等形式v由输入和输出子系统组成类似的方法描述其他职能管理信息系统输出子系统包含各种类型将数据库内容转化为信息的软件15财务管理信息系统模型16输入子系统：事务处理系统v记录公司中有关资金重要性的所有方面v几乎所有重要的财务信息都是从每一事务处理系统中收集到的v所有职能管理信息系统都包含事务处理系统系统中的基础信息系统17输入子系统：内部审计子系统v公司依赖外部审计人员审计会计记录以证实其准确性 v大公司拥有自己的内部审计队伍 内部审计队伍具有更广的职责从财务角度独立地评估和影响公司的运作18组织内部审计的位置图8-319内部审计的特征v内部审计在组织中的高层地位证明内部审计是一种重要的活动v内部审计人员的惟一作用是提供公司状况的客观信息独立于公司的各个职能部门 只提供咨询服务向管理人员提出建议不对结果负责20审计活动类型（1）v财务审计财务审计核实公司记录的准确性v运营审计证实运营过程的有效性当内部审计人员进行运营审计时，他们寻找三个基本系统特征：v充分控制：系统是否能防止、检测和纠正错误?v效率：系统运行是否能达到可利用资源的最大效能?v与公司政策一致信息专家开发系统时，他们也应该寻找这几个特征21审计活动类型（2）v并发审计与运营审计相同，但不间断地进行v内部控制系统设计内部审计员应积极参与系统开发，施加影响v最小成本纠正系统缺陷v为系统的开发提供专家水平的意见，使系统的质量提高 22内部审计员作为信息系统小组成员v审计员应具备的知识和技能以各种背景从事审计工作经过若干年的培训在能力、教育和经验基础上对系统做出贡献 v最高管理层对审计的态度非事后诸葛亮积极参与者，可大有作为23输入子系统：财务情报子系统v力图找到最佳资金来源和盈余资金的最佳投资v收集信息:股东信息v股东关系部维护公司及其股东之间的沟通和联系v信息以报表向股东提供v利用股东大会等得到反馈政府的数据和信息金融界信息v信息容易得到v认识到经济环境对公司的影响v环境对资金流的环境影响施加间接和直接的影响（如：利率）24输出子系统：预测子系统v三个基本事实：所有预测都是过去的反映所有预测都是半结构结论没有哪种预测技术是完美的v短期和长期预测短期预测由职能部门进行长期预测通常由专门的部门进行25预测方法v非定量方法多年经验、对业务的深刻洞察、良好感觉专家小组一致技术v由一组专家在会议室环境中进行的面对面的对话。特尔斐方法v一组专家，但并不聚会优缺点？v定量方法数学模型、计算机分析软件26输出子系统：资金管理子系统v功能：确保组织有足够的现金过剩的资金加以利用提供货款能力以满足对现金的需要v与其他子系统结合，找出现金流量问题，以及帮助组织增加利润。v资金的使用：内部、外部27输出子系统：控制子系统（1）v控制：经营目标，对应的经营预算v预算过程自上而下方法v高层主管决定预算额度 自下而上方法v从基层开始并逐步向上扩展 综合方法v得到预算的人参与确定预算额度 v在这个过程中，中层经理扮演关键角色28输出子系统：控制子系统（2）v预算报表负有预算职责的经理会收到一份报表报表列出相对于预算的实际支出避免预算误差v性能比多个起度量作用的组织活动的指标之间的关系性能比代表公司所在行业或业务的标准高度精练的会计数据、了解经营状况的简便方式v流动比率流动资产/流动债务期望的比率大于等于1v库存周转比率 售出商品价值/平均库存价值库存周转率越高越好29经理使用财务信息的概况用 户子系统预测资金管理控制财务主管YYY其它高层领导YYY审计官YYY会计经理Y财务规划经理YY预算主管Y其它职能经理YYY30市场营销管理信息系统31制造业管理信息系统32人力资源管理信息系统33案例分析v案例1、2、3、434