展览活动规划课件

展覽活動規劃 1展覽活動規劃 1第一章展覽概要貿易性的展覽無論在東方或西方，均由市集演變而來。英國在1851年舉辦萬國博覽會，“水晶宮”展館是其代表。2第一章展覽概要2展覽的五大基本要素:1.展覽會的主體(參展廠商)2.展覽會的經營部門或機構(專業行業協會和 展覽公司)3.展覽會的展示場所(展覽館)4.展覽市場5.參觀展覽的觀眾3展覽的五大基本要素:3展覽的種類:依展出產品的專業性區分為專業展、綜合展及博覽會。依目標參觀對象，可區分為，國際外銷接單展覽與國內零售展覽。專業展:在展覽會中，只展出同一產業之上、中、下游產品，包括原料、半成品、零件、成品、機器設備、製造技術，其他產業之產品則不得產出之展覽。展覽又可分為國際展覽和國內展覽，依參展廠商及參觀觀眾參與程度而區分4展覽的種類:455綜合展:參展業者包含須多產業甚至不限產業。博覽會:分為世界、國家、地區和單獨展。國際展覽局(Bureau of International Exposition,BIE)對博覽會之主要目的界定為:教育群眾。其展覽內容可以是人類文明演進過程中所需之工具，以及人類努力成果之展示，或展現對未來的構想。2001年UFI通過國際展認證新標準:1.展覽會外商直接參展數達該展參展總數之10%以上(原規定為外商直接或間接參展數佔全體參展家數之 20%以上)2.國外參觀買主人數不得低於該展參觀總人數之5%(原為4%)，6綜合展:參展業者包含須多產業甚至不限產業。6展覽之組成要素:1.主辦單位2.參展廠商3.參觀者 4.周邊行業5.意見領袖7展覽之組成要素:7展覽之組成要素:1.主辦單位:展覽的發動者、執行者及幕後導演。a.展期:國際展要考慮到參觀買主的採購季節，展覽天數亦因不同的展覽而有不同的考量，一般展覽為四天四天。b.展地:(1)要考慮參展廠商及參觀買主的方便性。(瑞士瑞士巴賽爾珠寶鐘錶展巴賽爾珠寶鐘錶展為全球第一大珠寶鐘錶專業第一大珠寶鐘錶專業 展展/台北國際電腦展為全球第二大電腦專業展)(2)承租場地須注意周邊設施是否完善，如國際機場、旅館、餐飲及交通接駁等。c.展品:展出產品的劃分明確及專業性強是塑造展覽成 功形象的重要關鍵。8展覽之組成要素:82、參展廠商:a.專業賣方:參展廠商均來自同一行業者。b.綜合賣方:參展廠商來自許多不同行業者。92、參展廠商:93.參觀者:4.a.專業買方:5.買主均來自同一行業者。b.綜合買方:買主來自許多不同行業者。10參觀者:104.周邊行業:a.攤位裝潢業:主辦單位會與施工品質良好的裝潢 商簽約為正式合約商。進場前要完成所有的裝 潢作業，及注意施工之安全性。b.交通運輸業:捷運系統是方便大量運輸參與展覽 人士的重要交通工具。c.報關行:有經驗的報關行可協助安排運送及通關 事宜。d.旅行業e.其他:旅館、餐飲、電信、印刷、水電裝配工程 等。114.周邊行業:115.意見領袖:6.7.a.政治人物8.b.學者專家9.c.記者媒體10.d.團體領袖12意見領袖:12展覽之本質及功能:1.全面銷售產品全面銷售產品:讓公司行銷發揮最大效益。2.縮短銷售流程縮短銷售流程:展覽提供買賣雙方溝通平台，在展覽現場雙方可迅 速討論並下單。3.面對面接觸面對面接觸:眼見為憑。4.實際評鑑產品實際評鑑產品:強化買主的信心，消除因間接溝通所可能產生的認 知障礙與誤解。5.短時間可接觸到大量的供應商或客戶短時間可接觸到大量的供應商或客戶6.增進買賣雙方彼此的情誼增進買賣雙方彼此的情誼7.整合行銷整合行銷13展覽之本質及功能:13主辦單位需具備之條件:1.須具備廣泛的產業知識:a.產業是否朝成長方向邁進?b.該產業廠商家數是否足夠?c.政府對該產業之政策為何?2.與產業公會保持緊密聯繫3.持續與參展廠商及參觀者聯繫4.對國際相關展覽發展情形之掌握14主辦單位需具備之條件:14展覽館經營者需具備之條件:1.順暢的交通運送動線順暢的交通運送動線:發達之公共交通運輸系統及足夠的停車場。2.足夠寬敞的展示空間及完善的展覽設施足夠寬敞的展示空間及完善的展覽設施:a.a.足夠足夠高度的天花板高度的天花板:以八米以上的天花板八米以上的天花板較具寬敞感。b.b.基本參展攤位數基本參展攤位數:c.一般標準攤位為3333平方公尺平方公尺，基本展覽攤位數為300300個至個至500500 個攤位數。c.c.足夠的冷氣空調系統足夠的冷氣空調系統 d.d.d.d.順暢的貨車進出動線順暢的貨車進出動線 e.e.e.e.地板載重達標準地板載重達標準f.f.提供相關服務空間提供相關服務空間:如臨時辦公室、售票亭、餐飲服務、會議室等。15展覽館經營者需具備之條件:153.以服務為導向的工作人員:主動、積極、熱誠及親切的服務態度4.增加展覽館收入之措施5.節省成本並對客戶維持高品質的服務6.創造新的營運生意7.瞭解客戶及職員的需求與關切事項8.吸引高品質的活動及展覽9.控制預算163.以服務為導向的工作人員:16參展廠商須有之準備:1.參展時機2.清楚的參展目標3.獨特的攤位裝潢4.專業素養的職員5.足夠的參展預算17參展廠商須有之準備:17 參展廠商須有之準備:1.參展時機:a.好的市場誘因好的市場誘因b.b.尋找好的買主及降低營運風險c.瞭解產品瞭解產品/服務知識場反應服務知識場反應 d.改善與客戶關係 e.教育通路商教育通路商 f.f.確認市場之方向 g.g.發展銷售策略與技巧發展銷售策略與技巧 h.h.蒐集市場商情i.新產品發表新產品發表 ii.j.維持市場占有率k.改變相關認知改變相關認知 l.l.蒐集競爭對手概況m.答覆客戶的關切或抱怨事項答覆客戶的關切或抱怨事項18 參展廠商須有之準備:182.清楚的參展目標:a.開發新客戶b.特定期限內增加一定比例的銷售量c.測試新產品的市場接受度d.增加產品的知名度e.吸引媒體報導192.清楚的參展目標:193.獨特的攤位裝潢4.專業素養的職員5.足夠的參展預算203.獨特的攤位裝潢20 參觀者須有之準備:1.參觀者的參觀目的:2.3.a.取得迅速而詳盡的資訊b.搜尋新產品 c.尋求市場新趨勢d.確認現有選擇之適當性21 參觀者須有之準備:212.參觀者需有之準備:3.a.清楚的參觀目標b.以專業的態度及足夠的時間參觀展覽c.儘量多與參展廠商洽談22參觀者需有之準備:22第二章 展覽四部曲規劃新展覽:1.發展概念:提出理念、願景及任務的說明，可取得焦距以引導企劃決策。2.策略性規劃:決定企業的長期目標，並設計執行方案以達成該目標的過程。3.設立目標:a.目標設立標準:(1)特定的特定的(S Specific):必須精確的描繪出需要完成的事項 (2)可衡量的可衡量的(MMeasurable):變數及生產力均必須是可以衡量的 (3)可達成的可達成的(A Attainable):(4)實際可行的實際可行的(R Realistic)(5)有完成期限的有完成期限的(Time-limited)b.策略擬定 c.方案擬定SMARTSMART可幫助記憶目標設立的五大要素及原則4.組織架構5.目標市場6.規劃變數:規劃突發性的因應措施。23第二章展覽四部曲23促銷展覽:兩大主軸為展覽攤位的銷售及參觀者的推廣。1.瞭解買主參觀展覽動機:買主決策主要集中在二大主題:a.重新補貨現有的產品線b.採購新的產品線2.瞭解參展廠商參展動機:可製作一具有公信力的買主分析。24促銷展覽:24展覽運作:執行重點為展務及宣傳。1.展務工作重點:a.掌握各項工作進度b.與後勤合約商保持密切關係c.擬定合理的徵展辦法d.公平進行攤位分配e.做好參觀者登錄及相關服務f.維持現場秩序做好違規管理g.建立緊急應變機制h.做好展覽參與者問卷調查25展覽運作:執行重點為展務及宣傳。252.宣傳工作重點:a.確定宣傳主題 b.創造宣傳話題 c.擬定主要宣傳市場 d.選擇有效的宣傳方式 e.利用交換攤位提昇宣傳價值 f.邀請國外媒體記者前來採訪262.宣傳工作重點:26展後評估:展後分析的過程包含深入回顧所有 規劃及營運的各面向。接下來詢問主要的參展廠商、參觀 者、合約廠商(可設計問卷)。最後舉辦主辦單位內部檢討會議。27展後評估:27第三章 展覽企劃籌辦展覽可行性分析:1.選定產業2.設定目標參觀客戶區域範圍3.調查廠商數目4.4.市場產值5.確定展覽屬性6.擬定展品項目7.7.掌握相關展覽之競爭情形28第三章展覽企劃28 參展廠商分析:1.銷售目的:a.接單b.尋找新客戶c.維繫既有客戶d.d.測試新產品2.非銷售目的:a.維持知名度或建立公司形象b.蒐集商情c.c.培訓員工29 參展廠商分析:29參觀者分析:1.採購目的2.參觀新產品3.尋找新供應商4.蒐集商情5.5.其他30參觀者分析:30 展覽品牌:1.品牌的重要性:品牌可以讓一個產品產生與其他產品不同的定位。2.品牌效應:a.定位b.認知c.c.形象建立3.成功的品牌須具備之要素:a.獨特的展覽名稱獨特的展覽名稱:品牌最大的功效就是與眾不同。b.鮮明的國際識別:展覽名稱一般採用簡潔有力的縮寫。c.深刻的品牌印象深刻的品牌印象 d.多元的行銷手法 e.專業的領導地位專業的領導地位4.品牌註冊須知:針對目標市場儘早完成註冊登記。31 展覽品牌:31財務面分析:1.支出面:2.a.硬體:3.(1)展場租金4.(2)水、電空調費用5.(3)設備使用租金 (4)辦公室、倉儲、會議室使用費用 b.軟體:(1)展覽標誌及主視覺(Key Visual)之設計製作:展覽標誌為展覽經註冊且長期使用展覽標誌為展覽經註冊且長期使用的圖案的圖案、符號或字樣符號或字樣，是不輕易變動的是不輕易變動的。而主視覺一般每年都會重新設計主視覺一般每年都會重新設計。(2)宣傳費用 (3)人事費用 (4)開幕典禮、酒會、造勢活動 (5)印刷費用 (6)郵電費用 (7)交通接駁車費用 (8)清潔費用 c.裝潢費用 d.其他:差旅費/貨物運輸費用/禮品費/吸引目標客戶參與之專案費用32財務面分析:322.收入面:3.a.預估出租之攤位數及租金收入 b.參觀門票收入 c.廣告權利金，廠商贊助活動之收入 d.裝潢、水電及其他收入 e.政府補助款 f.參展廠商名錄或光碟片銷售之收入3.損益平衡情形:33收入面:33展覽定位:要定位清楚，展出成效才能使目標客戶滿意。亞洲最著名的綜合展為廣交會(中國出口商品交易會)，創辦於1957年春季。每年春秋兩季在廣州舉辦。34展覽定位:34合辦對象之選擇有幾種方向:1.政府單位:可增加展覽的公信力與形象，以取得目標客戶群之信任與參與。2.產業公協會:能凸顯展覽之專業性，但意見整合較不易。3.學術、研究單位:可增添一些教育性及創新知識的傳遞與交流。4.其他:公私營單位都是可能合作的對象。35合辦對象之選擇有幾種方向:35前期作業:1.擬定展覽名稱:可依下列要素考量:a.年份:一般較採用西元年份 b.舉辦城市名稱 c.是否為國際展 d.展覽全名:e.須涵蓋展覽主要重點與特色 f.簡稱 g.圖案36前期作業:362.確定檔期:3.a.考量買主採購季節與習性:4.國際展要考量買主的節慶產品或銷售旺5.季，其下單訂貨會有時間性。6.國內展應涵蓋六、日。b.避免目標客戶群眾重視之重要節日及放長假時段。c.留意同類型競爭者之展覽檔期:國內展應避免三個月內辦理同類型展覽。37確定檔期:373.選擇使用之展覽館4.洽邀合辦單位5.編列預算6.尋找並簽定各項服務合約商7.撰寫企劃書383.選擇使用之展覽館38 展覽企劃書撰寫:1.展覽會的目的展覽會的目的 2.展覽會展出項目(產品、服務)3.展覽會名稱 4.展覽會時間展覽會時間5.展覽會地點展覽會地點 6.辦理單位(合辦單位)7.徵展對項界定 8.參觀對象界定參觀對象界定9.執行徵展執行徵展:a.蒐集目標客戶資料 b.郵寄參展辦法 c.新聞發佈及文宣方式10.對參觀者的宣傳 11.展覽館展覽館(場場)之規劃之規劃12.展覽現場管理之規劃展覽現場管理之規劃 13.展覽配合活動之規劃14.預期達成之目標 15.排定完整之各項作業時間表排定完整之各項作業時間表16.預算編列預算編列39 展覽企劃書撰寫:39第四章展覽場地選擇國內展覽館分布情形:1.可容攤位數:2.一個展覽場地(Venues)的展廳(Halls)樓地板面積包括淨展覽面積(Net Exhibition Space)、走道及公共空間在內，稱為毛展覽面積(Gross Exhibition Space)。2.主要展場:我國大、小型展覽場地共有30個，可容攤位數總計9,268個，其中主要展場有7個。有4個位於北部。3.3.展覽場地之擴建:南港展覽中心/台中會展中心/小巨蛋40第四章展覽場地選擇40展館覽場地展覽面積(平方米)可容攤位數(個)台北世貿中心展覽大樓台北世貿中心三館 台北世貿中心二館 新北市五股工商展覽館 台中世貿中心高雄工商展覽中心29,7507,4815,5434,2357,71659,5841,6083653312383103,09241展館覽場地展覽面積可容攤位數台北世貿中心展覽大樓29,750展覽館選擇注意要點:1.地理位置2.人口結構變化3.未來需求分析4.4.競爭者分析5.交通及週邊配合42展覽館選擇注意要點:42基本設施需求:1.展覽館:a.總展示面積b.b.天花板高度c.c.地板載重情形d.障礙物:柱子或電力設備箱e.門f.f.載貨專區g.儲藏室h.空調系統i.電力照明系統43基本設施需求:43j.通訊k.可使用之展場服務l.l.進出口 m.m.展覽館規範2.公共服務區:a.洗手間 b.票亭銷售區域 c.周邊服務3.行政管理區:a.辦公室 b.貴賓室 c.記者室 d.商務中心44j.通訊44第五章展務規劃(一)擬定展覽主題:1.為展覽定位2.設定精神標語3.設計展覽標誌(LOGO):屬於智慧財產 權，要登錄保護4.設定主視覺(Key Visual)45第五章展務規劃(一)45 擬定宣傳方向:1.國內零售展:2.a.宣傳造勢b.宣傳方式:報紙廣告/新聞稿宣傳/電視廣告/電影廣告/收音機廣告/戶外建築物外牆廣告/公車車箱廣告/路邊旗幟廣告/DM宣傳/高空氣球廣告/網路廣告/手機簡訊廣告/展前記者會/媒體交換攤位廣告等46 擬定宣傳方向:462.國際外銷展:a.宣傳重點:(1)國外廠商徵展(2)國外買主邀請(3)國內專業人士邀請b.宣傳方式:國外網站廣告/新聞稿宣傳/展覽網站宣傳/國外展覽期間相關宣導管道運用/展出攤位交換國外廣告/國內外專業報紙雜誌廣告/展覽年鑑廣告/展前訊息寄送/電子郵件宣傳等472.國際外銷展:47展區及服務區之類別規劃:1.依產品類別區分2.依國家館區分3.設計師產品展示4.4.開幕式及活動表演舞台5.資訊詢問台6.資料提供區7.贈品兌換區8.參觀者登錄區9.型錄展示區10.商務服務區48展區及服務區之類別規劃:48單一展覽館與多數展覽館之展區規劃原則:1.單一展覽館:應將主力產品放在入口主走道明顯處較偏遠之展區則以贈品兌換，設計產品展示及活動表演舞台等造勢活動以吸引參觀者。2.多數展覽館:應將具吸引力的產品放在新展覽館以吸引人氣。49單一展覽館與多數展覽館之展區規劃原則:49注意展區規劃之連貫性:國家館應儘量聚集在一起。營造順暢的參觀動線:主走道一般為六米以上寬度(68米)，一般走道為三米寬。50注意展區規劃之連貫性:50攤位價格擬定:1.臨主走道攤位價格:定價最高2.中心攤位區域價格:價格也高3.一般攤位價格:要以公平原則分配攤位。4.外商區攤位定價:較國內廠商攤位價格高。5.基本裝潢攤位價格:可規劃數種規格供廠商選擇，所增加之裝潢價格應合理。6.特殊裝潢攤位定價:攤位費用相對較高。7.大面積攤位加成定價:攤位需求愈多之等級，價位亦較高。8.優惠攤位定價9.攤位內含柱之定價:依比例扣除攤位租金。51攤位價格擬定:51 擬定中英文徵展辦法內容要點:1.辦理單位2.展出日期及開放時間3.展出地點4.展出產品5.展出規劃 6.參展資格7.報名手續:報名方式/報名時間/錄取原則/報名應繳驗證件8.出(進)口實績證名及提報方式9.攤位分配 10.參展費用 11.參展及設施費用繳納方式12.說明會 13.退展規定 14.搭建兩層攤位須知15.參展一般規定:a.嚴禁仿冒品參展及消關爭議處理原則b.噪音標準及處罰規定c.安全及保險d.兒童及寵物是否可進場e.識別證進場規範16.編輯產品類別及代碼17.漏列事項規範18.承辦人聯絡方式52 擬定中英文徵展辦法內容要點:52 徵展及審核作業:1.徵展作業:a.刊登廣告 b.蒐集參展廠商名單c.寄送宣傳資料 d.結合產業公、協會e.至相同類型展覽進行宣傳f.至目標參展廠商親訪解說g.網站宣傳 h.可考慮政府單位列為指導單位2.審核作業:a.報名時間之確認 b.資料表格之審核c.參展產品是否符合規定 d.展覽營運系統建檔e.繳費通知 f.錄取及未錄取通知g.選擇攤位優先順序之擬定3.通知作業:a.錄取廠商 b.未錄取廠商53 徵展及審核作業:53第六章展務規劃(二)贊助規劃:1.贊助辦法之擬定2.贊助項目之規劃:a.攜帶及移動性廣告b.展覽館硬體周邊廣告c.戶外廣告d.其他3.申請方式:a.申請日期及申請方式b.主辦單位承辦人及聯絡方式54第六章展務規劃(二)54編撰參展手冊:申請方式應涵蓋下列項目:1.展覽基本資訊2.攤位裝潢設備3.相關設備及服務申請表格水電設施及相關申請/臨時電話申請/寬頻上網(Cable Modem)及有線電視申請/無線上網申請/贊助申請/會議室承租申請4.宣傳資料蒐集5.辦理宣傳造勢活動須知55編撰參展手冊:申請方式應涵蓋下列項目:556.進口展品相關申請辦法進口展品相關申請辦法:a.展品押稅進口申請書:參展廠商須檢附產品型錄、裝箱清單及發票影 本，向主辦單位申請參展證明函。b.保稅展品通關參展申請書:保稅產品展畢，須全數交由報關行辦理回儲展場 保稅倉庫後，方得辦理通關進口或復運出口手續。7.展覽相關業務承辦人聯絡方式展覽相關業務承辦人聯絡方式8.其他其他:餐飲服務/郵局、銀行、快遞服務/旅行服務/醫務室/商務中心566.進口展品相關申請辦法:56召開廠商說明會:1.展務報告2.2.宣傳報告3.攤位分配 a.擬定攤位分配原則 b.區分不同時段進行攤位分配4.宣傳資料發送1.5.參觀證發送6.參展手冊發送及說明57召開廠商說明會:57製作展會手冊及展覽導引:1.攤位分配圖2.參展廠商基本資料查詢:3.a.以不同的產品類別進行分類 b.以英文字母順序進行排列 c.以中文筆劃多寡進行排列3.廣告製作4.主辦單位和合辦單位5.展覽館一般服務資訊58製作展會手冊及展覽導引:58製作各式問卷調查展前參展廠商注意事項通知:1.進場佈置時間2.展出時間 3.裝卸貨時間及空間管理4.其他注意事項:展品由參展廠商自行保管。主辦單位派有清潔人員負責清運垃圾，攤位內之清潔由參展廠商自行負責5.退場日期及時間:a.展覽品退場:參展廠商須在三個小時三個小時內將展覽品清 理完畢。b.攤位裝潢拆除退場:一般為展覽結束後隔一天一般為展覽結束後隔一天6.配合單位或各項業務承辦人聯絡資訊59製作各式問卷調查59短期聘僱工作人員規畫:短期聘僱工作人員類別:a.服務台工作人員服務台工作人員:特別規範服務儀容、接待技巧及語 文能力b.違規巡查工作人員:以較資深者為宜c.現場導引工作人員現場導引工作人員:可分室內及戶外導引d.記者室工作人員e.資料裝袋工作人員資料裝袋工作人員f.商務中心工作人員g.交通秩序維持工作人員交通秩序維持工作人員h.問卷調查工作人員i.售票工作人員售票工作人員j.其他60短期聘僱工作人員規畫:60 短期工作人員展前訓練重點:1.展覽館概況展覽館周邊環境展區劃分方式展覽館主要設施及服務所在位置2.相關活動資訊及展覽資料3.工作重點4.接待技巧5.回報系統61 短期工作人員展前訓練重點:61 違規處理:1.違規事項類別:a.裝潢違規 b.裝潢遮住消防或配電箱設施 c.攤位招牌名稱與報名名稱不符2.展品未合乎展出主題展品未合乎展出主題 3.攤位轉售4.展出仿冒產品 5.國際外銷展逕行零售國際外銷展逕行零售6.內銷展未開立發票內銷展未開立發票 7.佔用走道擺設展架及展品8.佔用走道發送宣傳品9.非參展廠商於展場內進行宣導非參展廠商於展場內進行宣導10.參展廠商噪音違規:展場噪音以不超過8080分貝分貝為取締標準11.未經同意進行拍照或攝影未經同意進行拍照或攝影 12.違禁品攜入展場違禁品攜入展場13.參展廠商提前撤場 14.仿冒販售證件及票劵15.違反孩童及寵物入場規定違反孩童及寵物入場規定62 違規處理:62違規處理方式:1.造勢活動前繳納保證金，如有違規事項則沒收保證金。2.協調不同造勢時間3.嚴重違規者處以停止一至二次參展權益。4.仿冒糾紛處理:a.成立仿冒仲裁小組 b.勸導和解 c.報警處理5.成立糾察小組6.擬定處理程序:a.初次違規予以口頭警告改正b.第二次犯規開立告發單c.第三次犯規沒收保證金d.第四次犯規停止攤位電力等供應63違規處理方式:63第七章 展場規劃展區總覽:1.產品展示區2.形象展示區3.特別展示區4.造勢活動區:可規劃於較偏僻區域，以吸引人潮，藉以達到，平衡各展區人數的目標。5.參觀者休息區64第七章展場規劃64攤位種類:1.島形攤位(四面面臨走道攤位):租金 價格最貴。2.半島形攤位(三面面臨走道攤位):租金價格次之。3.兩面面臨走道攤位:或稱角落攤位，租金價格次於半島形攤位。4.一面面臨走道攤位65攤位種類:656666 攤位分配原則:1.力求產品類別展出區域及國家館完整性2.大攤位給予較佳之展出位置3.不同攤位分配方式4.臨柱攤位之安排:不可出現一個攤位內劃有整根柱子的情形。5.不同展區之連結動線6.走道規劃原則:主走道(約六米以上)，一般走道(約三米)。67 攤位分配原則:67參觀者登錄動線規劃:國內內銷零售展:a.容納足夠人潮之售票區b.b.足夠數量之售票亭c.控制過多之進場人數d.d.安排引導及秩序管制人員68參觀者登錄動線規劃:68公共設施規劃:1.精神堡壘2.資訊看板:a.展區總覽b.該展覽館參展廠商攤位號碼c.展覽活動訊息 d.重要服務所在位置 e.各展覽館之相對位置f.接駁車訊息 g.指標用途3.高空掛旗4.資訊提供區5.地毯6.引導指標7.站牌 8.地標 69公共設施規劃:69第八章參觀者服務規劃建立參觀者資料檔:1.歷屆參觀者登錄資料:盡量保留不使外流2.進口廠商及通路商資料3.參加同類型展覽蒐集資料4.蒐集同類型展覽之參展廠商及買主資料5.蒐集產業公會會員名單6.彙集詢問展覽相關問題之參觀者資料7.其他相關資料70第八章參觀者服務規劃70邀請參觀者宣傳方式:1.寄送宣傳摺頁:其優點為:a.可鎖定特定的市場與區域進行宣傳。b.屬於經濟的宣傳方式。c.可觸動買主立即的反應與行動。d.有報名簡表，可估算宣傳摺頁之成效。71邀請參觀者宣傳方式:712.製作貼紙、海報3.電子行銷:a.電子標題要明確 b.文字要精簡c.檔案要小 d.盡量採用TXT文字檔e.不寄圖檔及附件 f.採用 HYPER LINKg.注重禮節4.刊登國外專業媒體廣告5.網站宣傳6.寄送展前快訊(show preview)7.人員直接邀請8.參加同類型展覽進行宣傳9.報紙、電視及收音機宣傳10.運用造勢活動吸引買主722.製作貼紙、海報72 設計有效率的參觀者登錄表格:1.基本資料完整蒐集2.以選項勾選方式為主3.瞭解參觀者公司之營業屬性4.瞭解參觀者職位及工作部門5.瞭解參觀者參訪目的6.瞭解參觀者對何種產品有興趣73 設計有效率的參觀者登錄表格:73預先登錄及現場登錄作業規劃:1.預先登錄作業規劃:a.以上網登錄作業為主 b.善用贈品及取證便利性鼓勵預先登錄2.現場登錄作業規劃:a.登錄作業場地須寬敞 b.登錄動線應順暢 c.設計自行鍵入登錄區 d.登錄櫃檯數量應足夠並分類 e.相關發送資料預做準備 f.相關現場指引人員 g.導引至較冷門展區74預先登錄及現場登錄作業規劃:74參觀者展中服務規劃:1.參觀者休息區2.接駁車服務:a.各展覽館間接駁車服務 b.往返近展覽館之捷運站接駁車服務 c.送參觀者至主要旅館之巴士服務3.寄放衣物服務4.旅遊服務:a.文化之旅 b.旅行社服務5.酒、晚會辦理6.相關資訊及贈品提供:參觀指南/每日展訊/研討會主題、時間、地點/展會手冊展會手冊(Official Directory)(Official Directory)等7.醫護服務8.快遞服務9.網路服務75參觀者展中服務規劃:75 參觀者資料管理:1.參觀者資料登錄2.參觀者資料分類:a.來訪目的 b.洲別/國籍 c.公司/單位屬性 d.有興趣之產品項目 e.來訪次數3.資料更新與維護76 參觀者資料管理:76第九章開幕典禮規劃開幕典禮中，司儀扮演重要的角色。時間約3050分鐘。1.辦理地點:a.展覽館內 b.會議室內 c.展覽館戶外 d.其他2.造勢表演活動:a.舞台走秀 b.勁歌熱舞c.特技表演3.新產品展示:a.擺設簡易攤位b.藉舞台走秀展示新產品d.其他77第九章開幕典禮規劃77貴賓邀請:1.政府官員:2.a.元首級貴賓:總統、副總統(安全考量要注意)b.院長、部長級貴賓:(安全考量要注意)c.次長、局長及貴賓2.民間單位:相關公、協會理事長等。3.知名成功企業家撰寫重要貴賓致詞稿:須事先為貴賓撰擬演說初稿，再轉送該單位秘書，進行內容之修正。78貴賓邀請:78貴賓接待:貴賓抵達前準備重點:1.貴賓室茶水準備2.準備新聞資料提供貴賓參考3.安排參觀路線4.指定一專人與情治單位聯繫5.與相關情治單位開會討論安檢細節6.須先聯繫參觀路線定點廠商並請其安排解說代表7.製作 follow me 引導牌及展前實地勘查8.安排高層主管迎接貴賓79貴賓接待:貴賓抵達前準備重點:79開幕典禮儀式:1.表演節目2.主辦單位致詞3.貴賓致詞4.由司儀宣布剪綵儀式5.服務人員上台6.依司儀指示引導剪綵貴賓7.舞台兩側引導人員引導貴賓就位8.剪綵後請貴賓留步拍照9.請貴賓隨引導人員參觀展場80開幕典禮儀式:80第十章如何辦理研討會研討會主題擬定:以產品和市場為兩大主軸1.產品/服務:2.a.新產品發表3.b.關聯性產品運用4.c.產品發展趨勢2.市場:a.新市場開發 b.通路型態研究 c.目標市場消費行為分析 d.銷售技巧 e.宣傳策略81第十章如何辦理研討會81 自辦或委外辦理:1.自辦:要考慮是否有足夠人力2.委外辦理:牽涉籌辦品質及雙方之權利與義務，主辦單位須於事前妥為規劃與簽約，以免產生不同之認知與誤解。82 自辦或委外辦理:82研討會活動類型:1.演講會(Lecture)2.2.座談會(Panel Discussion)3.討論會(Seminar)4.4.論壇(Forum)5.專題研討會(Symposium)6.6.講習會(Workshop)83研討會活動類型:83 研討會活動作業要點:1.擬定主題 2.確定研討會辦理之型態3.參與者之設定4.確定辦理日期時間及洽訂場地5.聘請主講人及主持人 6.聘請貴賓致詞7.須聘用即時翻譯人員與否8.贊助者之申請作業 9.現場佈置裝潢活動名稱看板/海報/桌花及胸花/桌牌/簽到簿/講義/相關設備/茶水、點心10.現場接待與進行掌控:貴賓室進場憑證或開放入場主持人須掌控全場進度84 研討會活動作業要點:84 研討會活動宣傳:1.印製專冊發送2.製作研討會活動看板3.納入參觀指南資訊4.現場廣播5.籌辦單位之宣傳管道85 研討會活動宣傳:85第十一章 危機處理現場危機種類:1.健康安全相關事件:醫療急救/火災/勞工問題及糾紛/自然災害/犯罪活動/恐怖主義事件2.政策相關事件:政治或政府的干涉/參觀者或參展廠商要求賠償/合約糾紛/勞工問題或爭議/歧視糾紛86第十一章 危機處理86研擬危機處理步驟:1.預防2.2.控制3.3.察覺4.4.紀錄與回報87研擬危機處理步驟:87規劃即時有效的溝通管道是危機順利回報的基石。其他注意事項:1.瞭解自然災害的風險2.人為的災難及暴力行為:a.食物中毒:事件發生時，重要的工作是收集證 據並妥善保存，直至展開完整的調查為止。b.火災 c.暴力犯罪事件 d.示威抗議 e.正面衝突 f.恐怖主義88規劃即時有效的溝通管道是危機順利回報的基石。88 如何有效規劃執行:1.設立緊急應變小組:一位主管及23位助理2.排定各種危機狀況的處理程序及應變措施3.擬定內部溝通聯繫機制4.建立回報系統5.研判各種可能狀況6.加強訓練7.加強保險8.規劃所有可能結果89 如何有效規劃執行:89第十二章 規範條款訂定報名繳費規定:1.熱門展覽繳費規定:2.參展訂金一經繳交，概不退還。2.一般展覽繳費規定:分兩階段繳費。3.同意主辦單位參展條款90第十二章 規範條款訂定90與合約商合作條款:1.詳訂執行內容2.2.合約商須提供設備數量3.訂定施工標的的工程規格4.4.派遣工作人員數量5.施工期限及處理效率規定6.6.工程總款項7.付款方式8.訂定罰則:a.未依規定之材料施工 b.處理效率未達要求 c.天災事件9.繳納履約保證金10.特約條款91與合約商合作條款:91END92END92