第一章办公室实务讲解课件

第一章 办公室实务概述课程的概述，讲述的是基本的定义课程的概述，讲述的是基本的定义和原则，是后续内容的基础和原则，是后续内容的基础教学要求教学要求 通过本章教学，使学生对办公室的基本通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。公室及接待室。2办公室实务概述框架框架1.办公室的含义与职能办公室的含义与职能2.办公室实务的范围和内容办公室实务的范围和内容3.办公室环境的布置和管理办公室环境的布置和管理4.办公器械的使用办公器械的使用5.办公用品的准备办公用品的准备6.办公室和接待室的管理办公室和接待室的管理7.办公室零用现金管理办公室零用现金管理3办公室实务概述1.办公室的含义与职能办公室的含义与职能1.1 办公室的办公室的含义含义1.2 办公室的职能与特征办公室的职能与特征4办公室实务概述1.1 办公室的含义办公室的含义办公室是办公的场所。办公室是办公的场所。办公：管理人员和文职人员的日常工作，办公：管理人员和文职人员的日常工作，有办公室、桌、椅，有文件、文具、电有办公室、桌、椅，有文件、文具、电话等，主要是脑力劳动。话等，主要是脑力劳动。场所：室内，而不是露天操作。场所：室内，而不是露天操作。5办公室实务概述1.1 办公室的含义办公室的含义广义：泛指一切办公场所。区别于教室、车间等。广义：泛指一切办公场所。区别于教室、车间等。狭义：某一类职业人员或某一级职务人员的办公狭义：某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室等。公室等。特指的：特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构事机构。如：市长办公室，三星公司办公室等。如：市长办公室，三星公司办公室等。专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室等。院台湾事务办公室等。6办公室实务概述1.1 办公室的含义办公室的含义文书论及的是其第三种定义：即文书论及的是其第三种定义：即政府机政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、关、企事业单位内的文员、秘书人员、打字员、接待员等文职人员的办公场所打字员、接待员等文职人员的办公场所。7办公室实务概述问题：问题：明星助理属不属于办公室秘书？明星助理属不属于办公室秘书？你最熟悉的是哪一种？你最熟悉的是哪一种？干什么工作？在哪里办公？干什么工作？在哪里办公？8办公室实务概述1.2 办公室的职能和特征办公室的职能和特征两大职能两大职能：政务（或业务）服务和事务：政务（或业务）服务和事务管理管理事务管理是为政务（或业务）服务而开事务管理是为政务（或业务）服务而开展的辅助性工作展的辅助性工作，它是办公室工作体系，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务管理中不可缺少的重要组成部分。事务管理做得好，将会起到推动作用。做得好，将会起到推动作用。9办公室实务概述事务管理的特征事务管理的特征u服务性，本质特征服务性，本质特征u分散性，包括工作和人员分散性，包括工作和人员u专业性，面广以及相对独立性专业性，面广以及相对独立性u主动性，弹性和可塑性强主动性，弹性和可塑性强u繁杂性繁杂性，包含实务多，包含实务多10办公室实务概述2 办公室实务的范围和内容办公室实务的范围和内容办公室实务，包括办公室的工作事务和办公室实务，包括办公室的工作事务和操作实务。操作实务。办公室工作人员以文员和秘书为主，所办公室工作人员以文员和秘书为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作和以办公室实务通常又被称为文秘工作和秘书工作。秘书工作。11办公室实务概述我国外资企业、合资企业办公室我国外资企业、合资企业办公室实务可以概括为以下实务可以概括为以下10项：项：t办公室环境的布置和整理；办公室环境的布置和整理；t通讯事务、电话、信函和邮件处理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；t执行上司交办事项；执行上司交办事项；t照料上司身边的琐事；照料上司身边的琐事；t接待宾客和员工的来访；接待宾客和员工的来访；12办公室实务概述我国外资企业、合资企业办公室实我国外资企业、合资企业办公室实务可以概括为以下务可以概括为以下10项（接上）：项（接上）：t记录上司指令及会谈、会议内容；记录上司指令及会谈、会议内容；t打印文稿及表格；打印文稿及表格；t收集及整理各种信息；收集及整理各种信息；t保管办公室设备及用品；保管办公室设备及用品；t外出办事。外出办事。13办公室实务概述3 办公室环境的布置和管理办公室环境的布置和管理3.1 办公室环境布置的目的办公室环境布置的目的3.2 办公室环境布置的内容与要求办公室环境布置的内容与要求3.3 办公室的整理办公室的整理14办公室实务概述3.1 办公室环境布置的目的办公室环境布置的目的空间布置主要是上司及文秘人员的办公室、问空间布置主要是上司及文秘人员的办公室、问讯处、接待室或会议室等。布置和整理这些环讯处、接待室或会议室等。布置和整理这些环境的目的在于：境的目的在于：t为高效的工作服务；为高效的工作服务；t塑造组织形象；塑造组织形象；t避免不必要的干扰；避免不必要的干扰；t有利于保密工作。有利于保密工作。15办公室实务概述3.2 办公室环境布置的内容与要求办公室环境布置的内容与要求办公室的配置和布局需要满足以下原则办公室的配置和布局需要满足以下原则 营造舒适的工作环境；营造舒适的工作环境；节约空间；节约空间；协调，格调统一；协调，格调统一；满足领导偏好。满足领导偏好。16办公室实务概述布局内容包括布局内容包括房间布局房间布局照明照明家具家具装饰格调装饰格调通风等通风等17办公室实务概述3.3 办公室的整理办公室的整理（1）上司办公室和接待室的整理）上司办公室和接待室的整理（2）清理和清扫的办法）清理和清扫的办法（3）文员办公室的位置）文员办公室的位置18办公室实务概述（1）上司办公室和接待室的整理）上司办公室和接待室的整理文员应该注意以下几点文员应该注意以下几点桌子和办公器械桌子和办公器械钟表是否准钟表是否准盆景、挂画盆景、挂画报纸是否更新报纸是否更新书架摆正？书架摆正？沙发干净？沙发干净？窗帘窗帘废纸篓、垃圾袋废纸篓、垃圾袋办公用品办公用品印象体现于细节印象体现于细节19办公室实务概述（2）清理和清扫的方法）清理和清扫的方法办公桌椅：抹布擦拭办公桌椅：抹布擦拭办公用品：定期擦拭办公用品：定期擦拭书架：没有灰尘书架：没有灰尘地毯：吸尘器清洁地毯：吸尘器清洁沙发：刷、换桌布沙发：刷、换桌布抽烟工具：检查清楚抽烟工具：检查清楚挂画、摆设：用毛刷挂画、摆设：用毛刷拂尘拂尘废物筒：每天清倒，废物筒：每天清倒，且不可倒掉机密文件。且不可倒掉机密文件。20办公室实务概述（3）文员办公室的布置）文员办公室的布置原则：简单实用，注重效率，保持良好原则：简单实用，注重效率，保持良好的工作氛围的工作氛围体现体现“5S”原则原则21办公室实务概述注意以下事项：注意以下事项：桌椅摆设桌椅摆设电话、电脑摆设电话、电脑摆设随时准备文件夹和笔随时准备文件夹和笔基本办公用品随时备用基本办公用品随时备用抽屉、文件柜摆放整齐、方便查找抽屉、文件柜摆放整齐、方便查找下班前，物归原位下班前，物归原位22办公室实务概述4 办公器械的使用办公器械的使用基本办公器械：电话、电脑、照相机等基本办公器械：电话、电脑、照相机等传真机传真机复印机复印机录音机录音机投影机投影机23办公室实务概述5.办公用品的准备办公用品的准备5.1 办公用品种类办公用品种类5.2 订购和分配办公用品订购和分配办公用品24办公室实务概述5.1 办公用品的种类办公用品的种类桌子桌子椅子椅子其他：茶点、咖啡等饮料，吸尘器，碎其他：茶点、咖啡等饮料，吸尘器，碎纸机，书报架，衣帽架等纸机，书报架，衣帽架等25办公室实务概述办公易耗品办公易耗品信封、纸张信封、纸张软盘、光盘等（现在软盘、光盘等（现在是是U盘）盘）铅笔铅笔圆珠笔圆珠笔签字笔或钢笔签字笔或钢笔修正液修正液印盒印盒小型机器：订书机、小型机器：订书机、打孔机等打孔机等日历等日历等其他：标签纸、直尺其他：标签纸、直尺等等26办公室实务概述5.2 订购和储备办公用品订购和储备办公用品购买和分配办公用品：购买和分配办公用品：公司有专门的采购部门，向采购部门申请公司有专门的采购部门，向采购部门申请自己采购：比较价格、降低交易成本、提前订自己采购：比较价格、降低交易成本、提前订购购分发办公用品，应做好及时的记录，杜绝浪费分发办公用品，应做好及时的记录，杜绝浪费27办公室实务概述储备办公用品储备办公用品实时了解库存实时了解库存估计一个周期的需求量，预计短缺及时估计一个周期的需求量，预计短缺及时补充补充物品摆放整齐物品摆放整齐28办公室实务概述6.办公室和接待室的管理办公室和接待室的管理建立器具和备用品的台帐建立器具和备用品的台帐器具和用品坏了，应及时更换或修理，器具和用品坏了，应及时更换或修理，并做好记录并做好记录保持干净保持干净注意防火、防盗注意防火、防盗29办公室实务概述7.办公室零用现金管理办公室零用现金管理建立零星收支基金建立零星收支基金用零用现金付账用零用现金付账补充基金补充基金记录精确、细致入微记录精确、细致入微30办公室实务概述31办公室实务概述