移动公司OA公文处理规范培训课件

公文处理规范2015年6月2公文处理工作的制度依据公文处理工作的制度依据n中共中央办公厅、国务院办公厅印发的中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理党政机关公文处理工作条例工作条例n国家质检总局、国家标准委颁布的国家质检总局、国家标准委颁布的党政机关公文格式党政机关公文格式 （GB/T9704 2012GB/T9704 2012）n国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法n中国移动通信集团公司公文处理办法中国移动通信集团公司公文处理办法 n中国移动陕西公司公文处理办法中国移动陕西公司公文处理办法3令（命令）决定通知通报报告请示批复意见函纪要中国移动的公文种类中国移动的公文种类每个公文必每个公文必须且只能用一个文种且只能用一个文种4行文关格式关内容关文字关公文“四关”考虑发不发的问题。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。考虑发给谁的问题。遵守公文的规范性要求主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否准确、内容是否完整。准确、简明、朴实、规范p把好“四关”，即行文关、格式关、文字关和内容关公文处理的公文处理的“四关四关”5n行文关系行文关系根据隶属关系和职权范围确定，是组织工作关系根据隶属关系和职权范围确定，是组织工作关系的集中反映的集中反映v同一组织系统的上下级（领导与被领导）关系同一组织系统的上下级（领导与被领导）关系v同一专业系统的上下级（指导与被指导）关系同一专业系统的上下级（指导与被指导）关系v同一组织（专业）系统的同级（平行）关系同一组织（专业）系统的同级（平行）关系v非同一组织（专业）系统的不相隶属关系非同一组织（专业）系统的不相隶属关系n行文关系与文种行文关系与文种v上行文上行文报告、请示报告、请示v下行文下行文决定、通报、批复、通知决定、通报、批复、通知v平行文平行文函函v上、下、平行文上、下、平行文意见、纪要意见、纪要行文关：正确的行文关系行文关：正确的行文关系61 12 23 34 4附件名的规范格式示例1.XXXXXXXX2.XXXXXXXX格式关：发文稿纸格式关：发文稿纸7格式关：层数序号格式关：层数序号第一层第一层 一、一、第二层第二层 （一）（一）第三层第三层 1 1第四层第四层 （1 1）如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用可以按顺序跳用。例如：如果结构只有一个层次时，可在“一、”或“1.”中选用；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”表示。8数值范围不规范：数值范围不规范：“46%”46%”应改为应改为“4%6%”4%6%”，“30303535岁岁”应为应为“3030岁岁3535岁岁”数字使用形式不恰当：数字使用形式不恰当：“三、四天三、四天”应改为应改为“三四天三四天”10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述，如11、1/3；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可用汉字，但要注意同一文稿中上下文的统一格式关：数字使用格式关：数字使用9l出版物上数字用法的规定出版物上数字用法的规定中明确规定，在表述年代中明确规定，在表述年代时应当使用阿拉伯数字，如时应当使用阿拉伯数字，如“19981998年年”、“2020世纪世纪8080年年代代”。l年份不能简写，如年份不能简写，如“19851985年年”不能简写为不能简写为“8585年年”。l公文中的日期、时间，要表明完整的年、月、日，尽量公文中的日期、时间，要表明完整的年、月、日，尽量避免使用避免使用“上年上年”、“明天明天”、“本月本月”、“上月上月”、“上月以前上月以前”、“去年之后去年之后”等需借助其他时间概念才等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。能准确理解其含义的时间代词。格式关：日期时间的表述格式关：日期时间的表述10 一般情况下，一般情况下，一般情况下，一般情况下，“量词量词量词量词”必须写在必须写在必须写在必须写在“名词名词名词名词”之后。之后。之后。之后。格式关：量词格式关：量词例：例：不正确写法不正确写法5个基站个基站3台电脑台电脑正确写法正确写法基站基站5 5个个电脑电脑3 3台台11格式关：发文代字的位置格式关：发文代字的位置12格式关：括号的使用格式关：括号的使用正确格式正确格式13集团公司集团公司有限公司有限公司总部总部格式关：名称的前后统一格式关：名称的前后统一14格式关：空格格式关：空格15n公文标题是公文的眼睛。“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响公文的效力和阅读者的感受。n标题拟制应力争准确、简明、结构完整。完整而规范的标题可以让读者对文件的制发机关、文件内容、文件的性质与作用有一个概括的了解，使公文的办理有一个好的开端。n公文标题常见错误有八类文字关：公文标题写作要求文字关：公文标题写作要求16 “事由”是公文的主要内容，某些公告和通告正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但却不可不适当的省略。错误：错误：XXXX公司的决定公司的决定正确：正确：XXXX公司关于表彰公司关于表彰XXXXXX同志的决定同志的决定 行文行文单位位要素要素1事由事由要素要素2文种文种要数要数3公文标题常见错误之一：随意省略事由公文标题常见错误之一：随意省略事由17（）行文目的不同（）行文时间不同（）上级处理不同报告与请示的区别报告与请示的区别公文标题常见错误之二：乱用文种公文标题常见错误之二：乱用文种18请示请示报告报告内容内容一文一事一文一事一文一事或一文多事一文一事或一文多事侧重点侧重点请示性公文，提出问题和请求指请示性公文，提出问题和请求指示、批准示、批准 陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议见或者建议 目的目的请求上级机关批准某项工作或者请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题解决某个问题 让上级机关了解下情，掌握情况，便于让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导及时指导 时间时间必须事前行文必须事前行文可在事后或事中行文可在事后或事中行文 要求要求一般只写一个主送机关一般只写一个主送机关 可送一个或多个上级机关可送一个或多个上级机关 篇幅篇幅简短简短较长较长标题标题不写报告二字不写报告二字不写请示二字不写请示二字结束用语结束用语“妥否，请批示妥否，请批示”或或“特此请示，特此请示，请予批准请予批准”无结语或无结语或“专此报告专此报告”处理结果处理结果请示属于请示属于“办件办件”，指上级机关，指上级机关及时予以批复及时予以批复 报告属于报告属于“阅件阅件”，上级机关一般以批，上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。答复。报告与请示的区别报告与请示的区别19案例：请示与报告的混淆案例：请示与报告的混淆20案例：请示与报告的混淆案例：请示与报告的混淆21n对对关于西安分公司网络运维机构转型方案的报告关于西安分公司网络运维机构转型方案的报告的批复的批复n经省公司研究，现对经省公司研究，现对关于西安分公司网络运维机构转型方案的报告关于西安分公司网络运维机构转型方案的报告(西移西移20132013116116号号)批复如下：批复如下：对 比比案例：批复的标题案例：批复的标题22公文标题常见错误之三：生造文种公文标题常见错误之三：生造文种23公文标题常见错误之三：生造文种公文标题常见错误之三：生造文种24例如动词和文种重复，如如XXXX分公司关于申请办公分公司关于申请办公用品的请示用品的请示，这里的“申请申请”就和文种“请示请示”重复，必须删除或改为“解决解决”。关于基站空调的批复增加动词关于购买购买基站空调的批复 动词决定着事由的正确与否和质量高低，一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也是公文的点睛之笔。公文标题常见错误之四：缺少或滥用动词公文标题常见错误之四：缺少或滥用动词根据一文一事的原则，一份一份公文只能有一个事由，也就公文只能有一个事由，也就只能有一个动词。只能有一个动词。关于关于XXXXXX分公司分公司围墙加高围墙加高和和搭建车棚搭建车棚的批复的批复25公文标题常见错误之四：缺少或滥用动词公文标题常见错误之四：缺少或滥用动词26关于XXX分公司建设全球通俱乐部的批复正文是“因俱乐部场地租赁未明，暂缓建设”，故标题应在“建设建设”前加上限制动态的词语“暂缓暂缓”。公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。公文标题常见错误之五：题文不符公文标题常见错误之五：题文不符关于XXX分公司建设通信机房的批复正文是“暂缓建设”，故标题应在“建设建设”前加上限制动态的词语“暂缓暂缓”。27文种前面的“答复答复”、“重要”、“联合联合”、“书面书面”等均应删掉。公文标题常见错误之六：画蛇添足公文标题常见错误之六：画蛇添足28l关于转发国资委关于转发国资委关于转发财政部关于转发财政部关于做好关于做好20122012年年 工作有关问题的通知工作有关问题的通知 的通知的通知的通知的通知 拟制转发拟制转发式公文标题，关键是避免重复，办法是式公文标题，关键是避免重复，办法是“关于关于”只用一只用一次，次，“通知通知”只用一次。只用一次。公文标题常见错误之七：转发公文公文标题常见错误之七：转发公文29公文标题常见错误之八：滥用标点符号公文标题常见错误之八：滥用标点符号案例分析p关于印发xxx在XX会议上讲话的通知p转发“省政府关于加强安全生产工作指导意见”的通知p关于印发中层领导干部2015年度学习计划的通知公文公文标题中除法中除法规、规章名称加章名称加书名号外，一般不用名号外，一般不用标点符号点符号30n公文起草从选材立意、结构安排、语言表述到公文起草从选材立意、结构安排、语言表述到写作文风、行文格式以及时间和数字用法等都写作文风、行文格式以及时间和数字用法等都有其特殊要求，应遵循特定的规范。有其特殊要求，应遵循特定的规范。n本质要求，就是用本质要求，就是用最简洁的语言全面准确地表最简洁的语言全面准确地表达决策机关的意图达决策机关的意图。文字关文字关31 语体体口口头语体体 书面面语体体谈话语体体演演说语体体口口头语和和书面面语的的结合合文文艺语体体科技科技语体体议论语体体事事务语体体议论文文说明文明文记叙文叙文应用文（用文（公文公文）文字关：公文的语言规范文字关：公文的语言规范32公文语言的基本特性公文语言的基本特性规范性：“一字入公文，九牛拔不出”严格遵照其词典意义避免歧义模式性：在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和词语的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。沿用它们，方便、简洁、有效。如，“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简练明白。公文语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批复”，等。在公文中一些文言词语已经自然地与现代汉语融为一体。实用性：不允许出现华而不实的语言。33一、领叙词：一、领叙词：表示行文目的、原因、根据、时态、范围表示行文目的、原因、根据、时态、范围和背景，常用词语有：和背景，常用词语有：l为、为了、本着为、为了、本着l据、根据、依据、遵照、按照据、根据、依据、遵照、按照l关于关于l经查、据查经查、据查l欣悉、电悉欣悉、电悉l兹、兹定于兹、兹定于l鉴于、随着、由于鉴于、随着、由于公文的语言规范：领叙词公文的语言规范：领叙词34二、称谓词：二、称谓词：表示人称或对单位的称呼，常用词语有：表示人称或对单位的称呼，常用词语有：l第一人称：我、本，我们、我单位、本单位第一人称：我、本，我们、我单位、本单位l第二人称：你、贵，你单位、贵单位第二人称：你、贵，你单位、贵单位l第三人称：他、该，该单位、该同志、第三人称：他、该，该单位、该同志、同志同志公文的语言规范：称谓词公文的语言规范：称谓词35三、期请词：三、期请词：表示期望请求，常用词语有：表示期望请求，常用词语有：l请、请予请、请予l拟请、恳请、敬请、特请拟请、恳请、敬请、特请l报请、提请报请、提请l务请、即请务请、即请l希、望、希望希、望、希望l切盼、以切盼、以为盼为盼公文的语言规范：公文的语言规范：期请词期请词36四、询问词：四、询问词：表示征询对方意见和态度，常用词语有：表示征询对方意见和态度，常用词语有：l当否、妥否、可否当否、妥否、可否l是否得当、如无不妥、如无不当、有何意见是否得当、如无不妥、如无不当、有何意见公文的语言规范：询问词公文的语言规范：询问词37五、见解词：五、见解词：表示对事物的认识、态度和主张，常用词表示对事物的认识、态度和主张，常用词语有：语有：l应、理应、本应应、理应、本应l同意、可行、不可行同意、可行、不可行l应将、应予应将、应予l必须、须要、务须、均须、亦须必须、须要、务须、均须、亦须l准予、特予准予、特予l照此执行、参照执行照此执行、参照执行l原则同意、原则批准原则同意、原则批准l拟同意拟同意l缓议、宜缓议、宜酌情处理酌情处理l以以为要、以为要、以为宜为宜l供参考供参考公文的语言规范：见解词公文的语言规范：见解词38六、承转词：六、承转词：表示从对具体情况的叙述转为对作者主张表示从对具体情况的叙述转为对作者主张的概括和阐述，常用词语有：的概括和阐述，常用词语有：l为此、据此、对此、故此、因此、由此可见、鉴此为此、据此、对此、故此、因此、由此可见、鉴此l总之、综上所述总之、综上所述公文的语言规范：承转词公文的语言规范：承转词39七、祈使词：七、祈使词：表示命令语气，常用词语有：表示命令语气，常用词语有：l责令、责成、敦促、务须、切实、切勿责令、责成、敦促、务须、切实、切勿l不得、严禁、勿违、不得有误不得、严禁、勿违、不得有误公文的语言规范：祈使词公文的语言规范：祈使词40八、时态词：八、时态词：表示时间状态和时间要求，常用词语有：表示时间状态和时间要求，常用词语有：l兹、已、已经兹、已、已经l届时届时l拟于拟于l将要、即将、即行将要、即将、即行l暂时暂时l曾经曾经l正在正在l时常、一向、一直时常、一向、一直l按期、定期、如期、先期、逾期按期、定期、如期、先期、逾期l亟待亟待l报经、业经、并经报经、业经、并经公文的语言规范：时态词公文的语言规范：时态词41九、办理词：九、办理词：表示办理过程或办理要求，常用词语有：表示办理过程或办理要求，常用词语有：l报、呈、呈报、呈请、径报、申报、报请、提请报、呈、呈报、呈请、径报、申报、报请、提请l报送、径送、送达报送、径送、送达l查收、查对、查询、查复查收、查对、查询、查复l备查、备案备查、备案l草拟、签订、签注草拟、签订、签注l制定、制订制定、制订l核准、核定、核拨、核销核准、核定、核拨、核销l核发、审核、审议、审定、审发核发、审核、审议、审定、审发l颁布、颁发、公布、发布、印发颁布、颁发、公布、发布、印发l下达、批示、批复、批准、批转、转发下达、批示、批复、批准、批转、转发l自行、另行、酌情自行、另行、酌情公文的语言规范：办理词公文的语言规范：办理词42十、结尾词：十、结尾词：表示正文结束，表示正文结束，常用词语有：常用词语有：l上行：上行：妥否、当否，请批示，请指示，请予批复，请予妥否、当否，请批示，请指示，请予批复，请予审批，如无不妥，请批转审批，如无不妥，请批转执行执行l下行：下行：此复，请遵照执行，请参照办理此复，请遵照执行，请参照办理l平行：平行：特此函告，特此函达，特此函复，请予支持、请特此函告，特此函达，特此函复，请予支持、请协助办理，为盼、为荷协助办理，为盼、为荷公文的语言规范：结尾词公文的语言规范：结尾词43 用语名称用语名称 作用作用 常用特定用语常用特定用语 1开端用语开端用语 主主要要用用于于文文章章开开头头，表表示示发发语语、引引据据 为为、为为了了、为为着着、查查、接接、顷顷接接、根根据据、据据、遵遵照照、依依照照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语称谓用语 用用于于表表示示人人称称或或对对单单位位的称谓的称谓 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语递送用语 用用于于表表示示文文、物递送方向物递送方向 上行：报、呈。上行：报、呈。平行：送。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语引叙用语 用于复文引用于复文引据据 悉、接、顷接、据、收悉。悉、接、顷接、据、收悉。5拟办用语拟办用语 用于审批、用于审批、拟办拟办 拟办、责成、交办、试办、办理、执行。拟办、责成、交办、试办、办理、执行。6经办用语经办用语 用于表明进用于表明进程程 经、业经、已经、兹经。经、业经、已经、兹经。公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表1 144 用语名称用语名称作用作用 常用特定用语常用特定用语 7过渡用语过渡用语 用于承上启下用于承上启下 鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。8期请用语期请用语 用于表示期望请求用于表示期望请求 上行：请、恳请、拟请、特请、报请。上行：请、恳请、拟请、特请、报请。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。9结尾用语结尾用语 用于结尾表示收束用于结尾表示收束 上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。以上报告，请审核。平平行行：此此致致敬敬礼礼；为为盼盼；为为荷荷；特特此此函函达达；特特此此证证明明；尚望函复。尚望函复。下下行行：为为要要；为为宜宜；为为妥妥；希希遵遵照照执执行行；特特此此通通知知；此此复；为复；为而努力；而努力；现予公布。现予公布。10谦敬用语谦敬用语 用于表示谦敬用于表示谦敬 承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。11批转用语批转用语 用于上级对下级用于上级对下级 来文的批转处理来文的批转处理 批转、转发。批转、转发。12征询用语征询用语 用于征请、询问对有用于征请、询问对有关事项的意见、态度关事项的意见、态度 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。如无不妥、如果可行等。公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表2 245 不使用的词语不使用的词语“因此”、“所以所以”“但是但是”、“可是可是”、“不过不过”“因为因为”“然而然而”“如果如果”可使用的词语可使用的词语“为此”“惟”、“惟以”、“惟因”“因”、“由于”“然”“如”公文的语言规范：不使用的语言公文的语言规范：不使用的语言46例一：例一：n一般疑问写法：一般疑问写法：n 王市长决定王市长决定2727日来我公司作报告，起程了吗？日来我公司作报告，起程了吗？n公文写法：公文写法：n 王市长决定于王市长决定于1212月月2727日赴我公司作报告，未悉已否起程。日赴我公司作报告，未悉已否起程。公文的语言规范：疑问句公文的语言规范：疑问句例二：例二：一般疑问写法：一般疑问写法：你分公司派谁参加会议？请于本月十日把名单报省公司。公文写法：公文写法：你分公司参加某某会议人员确定后，希将名单报送省公司。47截至截至九月中旬，已完成全年施工计划的九月中旬，已完成全年施工计划的9090。“截止截止”是指到某时间停止，不再发展。强调停止。是指到某时间停止，不再发展。强调停止。“截至截至”是指截止到某时间、事件仍可能会发展。是指截止到某时间、事件仍可能会发展。截至截至=截止到截止到报名工作在昨天已经报名工作在昨天已经截止截止。公文的语言规范：近义词辨析公文的语言规范：近义词辨析48不犯低级错误不犯低级错误闹笑话了49谢谢！