管理与信息安全培训课件

文书档案管理文书档案管理四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院 何何 玲玲 档案与档案工作概述档案与档案工作概述 文书档案管理文书档案管理 电子文件管理电子文件管理 几种专门档案的管理几种专门档案的管理第一局部：档案与档案工作概述第一局部：档案与档案工作概述 档案概述档案概述 档案工作概述档案工作概述 从事档案工作应注意的几个问题从事档案工作应注意的几个问题 一、档案概述一、档案概述 1 1、档案的起源及演变、档案的起源及演变 1 1档案的起源档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是人类档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会开展到一定阶段的必然产物。社会开展到一定阶段的必然产物。2 2 2 2档案的演变档案的演变档案的演变档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。照片、磁带、磁盘、光盘等。照片、磁带、磁盘、光盘等。照片、磁带、磁盘、光盘等。3 3 3 3档案的名称档案的名称档案的名称档案的名称 商代：册商代：册商代：册商代：册 周代：中周代：中周代：中周代：中 秦汉：卷、案秦汉：卷、案秦汉：卷、案秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书 清代：杨宾清代：杨宾?柳边纪略柳边纪略?“边外文字，多书于木，往来传递者曰边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片假设牌故也；存贮年久牌子，以削木片假设牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁假设档故也，然今文字之书于纸者。挂壁假设档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。亦呼为牌子、档子矣。2 2 2 2、档案的定义及含义、档案的定义及含义、档案的定义及含义、档案的定义及含义 1 1 1 1定义定义定义定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。和载体的历史记录。和载体的历史记录。和载体的历史记录。2 2含义含义含义含义档案的来源档案的来源档案的来源档案的来源国家机构、社会组织和个人；社会活动。国家机构、社会组织和个人；社会活动。国家机构、社会组织和个人；社会活动。国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件档案的条件档案的条件档案的条件保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：办理完毕；办理完毕；办理完毕；办理完毕；有查考利用价值；有查考利用价值；有查考利用价值；有查考利用价值；按一定规律保存履行了归档手续。按一定规律保存履行了归档手续。按一定规律保存履行了归档手续。按一定规律保存履行了归档手续。档案的档案的档案的档案的记录记录方式和方式和方式和方式和载载体体体体多种多多种多多种多多种多样样。档案的性档案的性档案的性档案的性质质原始原始原始原始记录记录性。性。性。性。档案是国家机构、社会档案是国家机构、社会档案是国家机构、社会档案是国家机构、社会组织组织和个人在社会活和个人在社会活和个人在社会活和个人在社会活动动中中中中直接形成的直接形成的直接形成的直接形成的3 3 3 3、档案的根本价值、档案的根本价值、档案的根本价值、档案的根本价值1 1 1 1档案的凭证作用档案的凭证作用档案的凭证作用档案的凭证作用2 2 2 2档案的参考作用档案的参考作用档案的参考作用档案的参考作用二、档案工作概述二、档案工作概述二、档案工作概述二、档案工作概述1 1、档案工作的内容、档案工作的内容、档案工作的内容、档案工作的内容 八个业务环节：八个业务环节：八个业务环节：八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用统计、检索、编研、利用统计、检索、编研、利用统计、检索、编研、利用2 2、档案工作的性质、档案工作的性质、档案工作的性质、档案工作的性质 效劳性效劳性效劳性效劳性 科学管理性科学管理性科学管理性科学管理性 政治性政治性政治性政治性3 3、我国档案工作的根本原那么、我国档案工作的根本原那么、我国档案工作的根本原那么、我国档案工作的根本原那么(?(?中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法?1987?1987年年年年9 9月月月月5 5日第六届全国日第六届全国日第六届全国日第六届全国人民代表大会常务委员会第人民代表大会常务委员会第人民代表大会常务委员会第人民代表大会常务委员会第2222次会议通过，次会议通过，次会议通过，次会议通过，根据根据根据根据19961996年年年年7 7月月月月5 5日第八届全国人民代表大会常务委员日第八届全国人民代表大会常务委员日第八届全国人民代表大会常务委员日第八届全国人民代表大会常务委员会第会第会第会第2020次会议次会议次会议次会议?关于修改中华人民共和国档案法关于修改中华人民共和国档案法关于修改中华人民共和国档案法关于修改中华人民共和国档案法的决定的决定的决定的决定?修正修正修正修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与平安，便于社会各方面的利用。档案的完整与平安，便于社会各方面的利用。档案的完整与平安，便于社会各方面的利用。档案的完整与平安，便于社会各方面的利用。统统一一一一领导领导、分、分、分、分级级集中地管理国家全部档案集中地管理国家全部档案集中地管理国家全部档案集中地管理国家全部档案我国我国我国我国档案工作的档案工作的档案工作的档案工作的组织组织原那么和管理体制。原那么和管理体制。原那么和管理体制。原那么和管理体制。维护维护档案的完整与平安档案的完整与平安档案的完整与平安档案的完整与平安我国档案工作的根本要我国档案工作的根本要我国档案工作的根本要我国档案工作的根本要求。求。求。求。便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用我国档案工作的根本目我国档案工作的根本目我国档案工作的根本目我国档案工作的根本目的。的。的。的。4 4 4 4、档案工作机构、档案工作机构、档案工作机构、档案工作机构 各级各类档案室内部机构各级各类档案室内部机构各级各类档案室内部机构各级各类档案室内部机构 各级各类档案馆文化事业机构各级各类档案馆文化事业机构各级各类档案馆文化事业机构各级各类档案馆文化事业机构档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。职能机构。职能机构。职能机构。1954195419541954年经第一届全国人民代表大会常务委员会年经第一届全国人民代表大会常务委员会年经第一届全国人民代表大会常务委员会年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。第二次会议批准成立。第二次会议批准成立。第二次会议批准成立。文件中心介于文件中心介于文件中心介于文件中心介于单单位和档案位和档案位和档案位和档案馆馆之之之之间间的的的的过过渡性档案渡性档案渡性档案渡性档案管理机构管理机构管理机构管理机构档案存放中心由国家档案存放中心由国家档案存放中心由国家档案存放中心由国家综综合性档案合性档案合性档案合性档案馆设馆设立立立立档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案宣档案宣档案宣档案宣传传、出版机构、出版机构、出版机构、出版机构档案室档案室档案室档案室根底根底根底根底档案档案档案档案馆馆主体主体主体主体档案行政管理部档案行政管理部档案行政管理部档案行政管理部门门组织组织指指指指挥挥中心中心中心中心档案工作档案工作档案工作档案工作辅辅助机构助机构助机构助机构档案工作开展的条件档案工作开展的条件档案工作开展的条件档案工作开展的条件三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注意的几个问题1 1、档案与文件的关系问题文件是档案的前身，档、档案与文件的关系问题文件是档案的前身，档、档案与文件的关系问题文件是档案的前身，档、档案与文件的关系问题文件是档案的前身，档案是文件的归宿案是文件的归宿案是文件的归宿案是文件的归宿2 2、反映根本职能活动的档案与其它档案的关系突、反映根本职能活动的档案与其它档案的关系突、反映根本职能活动的档案与其它档案的关系突、反映根本职能活动的档案与其它档案的关系突出前者出前者出前者出前者3 3、档案的、档案的、档案的、档案的“动与动与动与动与“静的关系档案具有潜在价静的关系档案具有潜在价静的关系档案具有潜在价静的关系档案具有潜在价值值值值4 4 4 4、档案工作同、档案工作同、档案工作同、档案工作同资资料、情料、情料、情料、情报报、图书图书工作的关系一体工作的关系一体工作的关系一体工作的关系一体化化化化5 5 5 5、档案室与档案、档案室与档案、档案室与档案、档案室与档案馆馆的关系的关系的关系的关系积积累累累累输输送、无送、无送、无送、无偿进馆偿进馆6 6 6 6、传统传统管理与管理与管理与管理与现现代化管理的关系人代化管理的关系人代化管理的关系人代化管理的关系人员员素素素素质质、电电子子子子文件、双套制文件、双套制文件、双套制文件、双套制7 7 7 7、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系第二局部：文书档案管理第二局部：文书档案管理 档案的收集档案的收集 档案的整理档案的整理 档案的鉴定档案的鉴定 档案的编研与利用档案的编研与利用 档案的统计与保管档案的统计与保管第二局部：文书档案管理第二局部：文书档案管理一、档案的收集一、档案的收集一、档案的收集一、档案的收集1 1 1 1、机关内文件的归档、机关内文件的归档、机关内文件的归档、机关内文件的归档档案室收集工作的主要途档案室收集工作的主要途档案室收集工作的主要途档案室收集工作的主要途径。径。径。径。归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。1 1 1 1归档范围归档范围归档范围归档范围 国家档案局国家档案局?机关文件材料机关文件材料归档和不档和不归档的档的范范围?19871987已已废止止?归档文件整理档文件整理规那么那么?(DA/T222000)?(DA/T222000)国家档案局国家档案局?机关文件材料机关文件材料归档范档范围和文和文书档案保管期限档案保管期限规定定?四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行?归档文件整理档文件整理规那那么么?的几点意的几点意见川档川档发200120012424号号GB9705?GB9705?文文书档案案卷格式档案案卷格式?DB51/T171-93?DB51/T171-93?四川省文四川省文书立卷与案卷构成立卷与案卷构成的一般要求的一般要求?但凡反映本机关工作、生但凡反映本机关工作、生但凡反映本机关工作、生但凡反映本机关工作、生产产活活活活动动，有，有，有，有查查考利用考利用考利用考利用价价价价值值的文件材料，均属的文件材料，均属的文件材料，均属的文件材料，均属归归档范档范档范档范围围。本。本。本。本单单位文件是位文件是位文件是位文件是归归档的主体。档的主体。档的主体。档的主体。2 2 2 2归归档档档档时间时间：一般在次年上半年向档案部一般在次年上半年向档案部一般在次年上半年向档案部一般在次年上半年向档案部门门移交。移交。移交。移交。国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局?机关档案工作条例机关档案工作条例机关档案工作条例机关档案工作条例?19831983198319833 3 3 3归档案卷的质量要求归档案卷的质量要求归档案卷的质量要求归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。系，区分不同价值，便于保管和利用。系，区分不同价值，便于保管和利用。系，区分不同价值，便于保管和利用。4 4 4 4归档手续归档手续归档手续归档手续 案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签字。2 2 2 2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。归档工作。归档工作。归档工作。3 3 3 3、平时收集、平时收集、平时收集、平时收集二、档案的整理二、档案的整理二、档案的整理二、档案的整理1 1、整理工作的原那么：档案的整理应该充分利、整理工作的原那么：档案的整理应该充分利、整理工作的原那么：档案的整理应该充分利、整理工作的原那么：档案的整理应该充分利用原有的整理根底，保持文件之间的历史联用原有的整理根底，保持文件之间的历史联用原有的整理根底，保持文件之间的历史联用原有的整理根底，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。系，便于保管和利用。系，便于保管和利用。系，便于保管和利用。2 2、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。分类法、问题分类法。分类法、问题分类法。分类法、问题分类法。年度年度年度年度组织机构分类法现行机关；组织机构分类法现行机关；组织机构分类法现行机关；组织机构分类法现行机关；组织机构组织机构组织机构组织机构年度撤销机关和历史档案；年度撤销机关和历史档案；年度撤销机关和历史档案；年度撤销机关和历史档案；年度年度年度年度问题分类法现行机关问题分类法现行机关问题分类法现行机关问题分类法现行机关 问题问题问题问题年度分类法撤销机关和历史档案年度分类法撤销机关和历史档案年度分类法撤销机关和历史档案年度分类法撤销机关和历史档案3 3 3 3、立卷、立卷、立卷、立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。与案卷的装封。与案卷的装封。与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种名称、时间、地区、立卷六特征：问题、作者、文种名称、时间、地区、立卷六特征：问题、作者、文种名称、时间、地区、立卷六特征：问题、作者、文种名称、时间、地区、收发文机关收发文机关收发文机关收发文机关4 4 4 4、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制5 5 5 5、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。?归档文件整理规那么归档文件整理规那么?简介简介?归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么?档案行业标准档案行业标准档案行业标准档案行业标准 2000-12-062000-12-062000-12-062000-12-06批准批准批准批准 2001-01-012001-01-012001-01-012001-01-01实施实施实施实施DA/T22-2000DA/T22-2000DA/T22-2000DA/T22-20001 1 1 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2 2 2 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3 3 3 3、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册本为一件，来文与复文可为一件。本为一件，来文与复文可为一件。本为一件，来文与复文可为一件。本为一件，来文与复文可为一件。4 4 4 4、整理方法、整理方法、整理方法、整理方法装订：按件装订装订：按件装订装订：按件装订装订：按件装订分类：年度分类：年度分类：年度分类：年度-机构问题机构问题机构问题机构问题-保管期限保管期限保管期限保管期限编号：文件首页上端加盖归档章全宗号、年度、编号：文件首页上端加盖归档章全宗号、年度、编号：文件首页上端加盖归档章全宗号、年度、编号：文件首页上端加盖归档章全宗号、年度、保管期限、件号保管期限、件号保管期限、件号保管期限、件号)编目：逐件编目编目：逐件编目编目：逐件编目编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒(四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行?归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么?的几的几的几的几点意见点意见点意见点意见川档发川档发川档发川档发200120012001200124242424号号号号 2001.4.9)2001.4.9)2001.4.9)2001.4.9)三、档案的检索三、档案的检索三、档案的检索三、档案的检索1 1、档案检索的内容、档案检索的内容、档案检索的内容、档案检索的内容1 1存储：著录标引、组织检索工具。存储：著录标引、组织检索工具。存储：著录标引、组织检索工具。存储：著录标引、组织检索工具。2 2查找：确定查找内容、查找操作。查找：确定查找内容、查找操作。查找：确定查找内容、查找操作。查找：确定查找内容、查找操作。?中国档案分类法中国档案分类法中国档案分类法中国档案分类法?19961996?档案分类标引规那么档案分类标引规那么档案分类标引规那么档案分类标引规那么?(GB/T1541894)?(GB/T1541894)?中国档案主题词表中国档案主题词表中国档案主题词表中国档案主题词表?19951995?档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么?GBGB：19861986?档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么?DA/T181999DA/T1819992 2、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类1 1按体例分：目录、索引、指南。按体例分：目录、索引、指南。按体例分：目录、索引、指南。按体例分：目录、索引、指南。2 2按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。3 3按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。3 3、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。录、主题卡片、人名索引、文号目录等。录、主题卡片、人名索引、文号目录等。录、主题卡片、人名索引、文号目录等。四、档案的鉴定四、档案的鉴定四、档案的鉴定四、档案的鉴定1 1 1 1、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：2 2 2 2、档案保管期限表、档案保管期限表、档案保管期限表、档案保管期限表1 1 1 1定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。限的依据。限的依据。限的依据。2 2 2 2结构：顺序号、条款、保管期限永久、长期、结构：顺序号、条款、保管期限永久、长期、结构：顺序号、条款、保管期限永久、长期、结构：顺序号、条款、保管期限永久、长期、短期附注、说明短期附注、说明短期附注、说明短期附注、说明(3)(3)(3)(3)档案保管期限的划分档案保管期限的划分档案保管期限的划分档案保管期限的划分 国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局?文书档案保管期限表文书档案保管期限表文书档案保管期限表文书档案保管期限表?1987198719871987 保管期限永久、长期、短期已被以下文件取代：保管期限永久、长期、短期已被以下文件取代：保管期限永久、长期、短期已被以下文件取代：保管期限永久、长期、短期已被以下文件取代：?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?2006?2006?2006?2006年年年年9 9 9 9月月月月19191919日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为分为分为分为30303030年、年、年、年、10101010年。年。年。年。3 3、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序1 1制度：制度：制度：制度：制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：“三结合三结合三结合三结合鉴定小组鉴定小组鉴定小组鉴定小组=有关领导有关领导有关领导有关领导+业务人员业务人员业务人员业务人员+档案人员；档案人员；档案人员；档案人员；销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度2 2鉴定方法：直接鉴定法鉴定方法：直接鉴定法鉴定方法：直接鉴定法鉴定方法：直接鉴定法3 3销毁清册销毁清册销毁清册销毁清册五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用 1 1、档案的编研、档案的编研、档案的编研、档案的编研1 1内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。2 2现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类：种类：种类：种类：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等3 3档案参考资料的主要种类：档案参考资料的主要种类：档案参考资料的主要种类：档案参考资料的主要种类：大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字聚集。数字聚集。数字聚集。数字聚集。l l2 2、档案的利用、档案的利用、档案的利用、档案的利用l l1 1档案利用效劳工作的含义：通过一定的方式方法，档案利用效劳工作的含义：通过一定的方式方法，档案利用效劳工作的含义：通过一定的方式方法，档案利用效劳工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务活动。活动。活动。活动。l l“档案利用档案利用档案利用档案利用档案部门档案部门档案部门档案部门l l“利用档案利用档案利用档案利用档案利用者利用者利用者利用者l l(2)(2)档案提供利用的根本途径和方式档案提供利用的根本途径和方式档案提供利用的根本途径和方式档案提供利用的根本途径和方式l l档案提供利用的途径档案提供利用的途径档案提供利用的途径档案提供利用的途径:提供档案原件提供档案原件提供档案原件提供档案原件;提供档案副本或提供档案副本或提供档案副本或提供档案副本或复制品复制品复制品复制品;提供档案信息加工品提供档案信息加工品提供档案信息加工品提供档案信息加工品.档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式:阅览效劳；阅览效劳；阅览效劳；阅览效劳；外借效劳；外借效劳；外借效劳；外借效劳；展览与陈列效劳；展览与陈列效劳；展览与陈列效劳；展览与陈列效劳；制发档案复本效劳；制发档案复本效劳；制发档案复本效劳；制发档案复本效劳；制发档案证明效劳；制发档案证明效劳；制发档案证明效劳；制发档案证明效劳；档案目录信息效劳；档案目录信息效劳；档案目录信息效劳；档案目录信息效劳；档案咨询效劳。档案咨询效劳。档案咨询效劳。档案咨询效劳。六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管1 1 1 1、档案的统计：、档案的统计：、档案的统计：、档案的统计：1 1 1 1定义：以表册、数字的形式，揭示档案和定义：以表册、数字的形式，揭示档案和定义：以表册、数字的形式，揭示档案和定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。档案工作的有关情况。档案工作的有关情况。档案工作的有关情况。2 2 2 2步骤：统计调查、统计整理、统计分析。步骤：统计调查、统计整理、统计分析。步骤：统计调查、统计整理、统计分析。步骤：统计调查、统计整理、统计分析。3 3 3 3内容：档案数量和状况的统计；档案利用内容：档案数量和状况的统计；档案利用内容：档案数量和状况的统计；档案利用内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等的统计等的统计等的统计等2 2 2 2、档案的保管略、档案的保管略、档案的保管略、档案的保管略第三局部：电子文件管理第三局部：电子文件管理 电子文件概述电子文件概述 电子文件管理电子文件管理 电子文件的鉴定与归档电子文件的鉴定与归档 电子文件保管与利用电子文件保管与利用第三局部：电子文件管理第三局部：电子文件管理一、电子文件概述一、电子文件概述一、电子文件概述一、电子文件概述1 1 1 1、电子文件的概念、电子文件的概念、电子文件的概念、电子文件的概念 电电子文件是在数字子文件是在数字子文件是在数字子文件是在数字设备设备及及及及环环境中生成，以数境中生成，以数境中生成，以数境中生成，以数码码形式存形式存形式存形式存储储于磁于磁于磁于磁带带、磁、磁、磁、磁盘盘、光、光、光、光盘盘等等等等载载体，依体，依体，依体，依赖赖计计算机等数字算机等数字算机等数字算机等数字设备阅读设备阅读、处处理，并可在通信网理，并可在通信网理，并可在通信网理，并可在通信网络络上上上上传传送的文件。送的文件。送的文件。送的文件。具具具具备备文件构成三要素：内容、背景、文件构成三要素：内容、背景、文件构成三要素：内容、背景、文件构成三要素：内容、背景、结结构。构。构。构。2 2 2 2、电子文件的种类、电子文件的种类、电子文件的种类、电子文件的种类1 1 1 1文本文件文本文件文本文件文本文件 6 6 6 6声音文件声音文件声音文件声音文件2 2 2 2数据文件数据文件数据文件数据文件 7 7 7 7程序文件程序文件程序文件程序文件3 3 3 3图形文件图形文件图形文件图形文件 8 8 8 8“多媒体文件多媒体文件多媒体文件多媒体文件4 4 4 4图像文件图像文件图像文件图像文件 9 9 9 9“超文本文件超文本文件超文本文件超文本文件5 5 5 5影像文件影像文件影像文件影像文件3 3 3 3、电子文件的特点、电子文件的特点、电子文件的特点、电子文件的特点1 1 1 1信息的非人工识读性信息的非人工识读性信息的非人工识读性信息的非人工识读性(2)(2)(2)(2)系统依赖性系统依赖性系统依赖性系统依赖性(3)(3)(3)(3)信息与特定载体之间的可别离性信息与特定载体之间的可别离性信息与特定载体之间的可别离性信息与特定载体之间的可别离性(4)(4)(4)(4)信息的易变性信息的易变性信息的易变性信息的易变性(5)(5)(5)(5)信息存储的高密度性信息存储的高密度性信息存储的高密度性信息存储的高密度性(6)(6)(6)(6)多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性(7)(7)(7)(7)信息的可操作性信息的可操作性信息的可操作性信息的可操作性二、电子文件管理二、电子文件管理二、电子文件管理二、电子文件管理1 1 1 1、电子文件管理原那么、电子文件管理原那么、电子文件管理原那么、电子文件管理原那么1 1 1 1全程管理原那么全程管理原那么全程管理原那么全程管理原那么2 2 2 2前端控制原那么前端控制原那么前端控制原那么前端控制原那么3 3 3 3集成管理原那么集成管理原那么集成管理原那么集成管理原那么4 4 4 4动态管理原那么动态管理原那么动态管理原那么动态管理原那么5 5 5 5注重效益原那么注重效益原那么注重效益原那么注重效益原那么2 2 2 2、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式1 1 1 1机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。2 2 2 2档案馆管理模式：分布式；集中式。档案馆管理模式：分布式；集中式。档案馆管理模式：分布式；集中式。档案馆管理模式：分布式；集中式。3 3 3 3数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。放的环境。放的环境。放的环境。3 3 3 3、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与标准1 1 1 1目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准?档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么档案著录规那么?DA/T181999DA/T181999DA/T181999DA/T181999?档案分类标引规那档案分类标引规那档案分类标引规那档案分类标引规那么么么么?(GB/T1541894)?(GB/T1541894)?(GB/T1541894)?(GB/T1541894)?归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么归档文件整理规那么?(DA/T22?(DA/T22?(DA/T22?(DA/T222000)2000)2000)2000)2 2 2 2电电子文件管理特有的子文件管理特有的子文件管理特有的子文件管理特有的标标准准准准?磁性磁性磁性磁性载载体档案管理与保体档案管理与保体档案管理与保体档案管理与保护标护标准准准准?DA/T151995)DA/T151995)DA/T151995)DA/T151995)?电电子文件子文件子文件子文件归归档与管理档与管理档与管理档与管理标标准准准准?(GB/T188942002(GB/T188942002(GB/T188942002(GB/T188942002，2002/12/042002/12/042002/12/042002/12/04，2003/05/01)2003/05/01)2003/05/01)2003/05/01)?CAD?CAD?CAD?CAD电电子文件光子文件光子文件光子文件光盘盘存存存存储储、归归档与档案管理要求档与档案管理要求档与档案管理要求档与档案管理要求.第一第一第一第一局部：局部：局部：局部：电电子文件子文件子文件子文件归归档与档案管理档与档案管理档与档案管理档与档案管理?GB/T17678.11999GB/T17678.11999GB/T17678.11999GB/T17678.11999?CAD?CAD?CAD?CAD电电子文件光子文件光子文件光子文件光盘盘存存存存储储、归归档与档案管理要求档与档案管理要求档与档案管理要求档与档案管理要求.第二第二第二第二局部：光局部：光局部：光局部：光盘盘信息信息信息信息组织结组织结构构构构?GB/T17678.21999GB/T17678.21999GB/T17678.21999GB/T17678.21999?CAD?CAD?CAD?CAD电电子文件光子文件光子文件光子文件光盘盘存存存存储储系系系系统统一致性一致性一致性一致性测试测试?GB/T176791999GB/T176791999GB/T176791999GB/T176791999?CAD?CAD?CAD?CAD电电子文件管理子文件管理子文件管理子文件管理?GB/T17825.1101999GB/T17825.1101999GB/T17825.1101999GB/T17825.11019991999/02/261999/02/261999/02/261999/02/26，1999/10/011999/10/011999/10/011999/10/01三、电子文件的鉴定与归档三、电子文件的鉴定与归档三、电子文件的鉴定与归档三、电子文件的鉴定与归档1 1 1 1、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技术鉴定、处置、鉴定过程的记录。术鉴定、处置、鉴定过程的记录。术鉴定、处置、鉴定过程的记录。术鉴定、处置、鉴定过程的记录。2 2 2 2、电子文件内容鉴定的步骤、电子文件内容鉴定的步骤、电子文件内容鉴定的步骤、电子文件内容鉴定的步骤1 1 1 1制定电子文件保管期限表制定电子文件保管期限表制定电子文件保管期限表制定电子文件保管期限表2 2 2 2将电子文件保管期限表纳入管理系统并加将电子文件保管期限表纳入管理系统并加将电子文件保管期限表纳入管理系统并加将电子文件保管期限表纳入管理系统并加以维护以维护以维护以维护3 3 3 3鉴定归档前文件鉴定归档前文件鉴定归档前文件鉴定归档前文件4 4 4 4鉴定期满文件鉴定期满文件鉴定期满文件鉴定期满文件3 3 3 3、电子文件技术鉴定与处置、电子文件技术鉴定与处置、电子文件技术鉴定与处置、电子文件技术鉴定与处置(1)(1)(1)(1)分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施2 2 2 2检查保障措施的实施结果检查保障措施的实施结果检查保障措施的实施结果检查保障措施的实施结果3 3 3 3判断文件的技术状况判断文件的技术状况判断文件的技术状况判断文件的技术状况4 4 4 4处置：销毁、留存、移交处置：销毁、留存、移交处置：销毁、留存、移交处置：销毁、留存、移交5 5 5 5监控监控监控监控4 4 4 4、电子文件的归档、电子文件的归档、电子文件的归档、电子文件的归档1 1 1 1归档范围：归档范围：归档范围：归档范围：依据：依据：依据：依据：?电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准?(GB/T18894_2002)?(GB/T18894_2002)?(GB/T18894_2002)?(GB/T18894_2002)?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?已经已经已经已经2006200620062006年年年年9 9 9 9月月月月19191919日国家档案局局务会议审议通过，现予公日国家档案局局务会议审议通过，现予公日国家档案局局务会议审议通过，现予公日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。布，自公布之日起施行。布，自公布之日起施行。布，自公布之日起施行。2 2 2 2归档方式：逻辑归档，物理归档。归档方式：逻辑归档，物理归档。归档方式：逻辑归档，物理归档。归档方式：逻辑归档，物理归档。3 3 3 3归档时间：实时归档，定期归档。归档时间：实时归档，定期归档。归档时间：实时归档，定期归档。归档时间：实时归档，定期归档。4 4 4 4归档要求：归档工作要求，质量要求。归档要求：归档工作要求，质量要求。归档要求：归档工作要求，质量要求。归档要求：归档工作要求，质量要求。5 5 5 5归档手续：归档手续：归档手续：归档手续：?归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表?归档电子文件归档电子文件归档电子文件归档电子文件移交检验表移交检验表移交检验表移交检验表?四、电子文件保管与利用四、电子文件保管与利用四、电子文件保管与利用四、电子文件保管与利用1 1 1 1、电子文件保管、电子文件保管、电子文件保管、电子文件保管1 1 1 1载体保管：载体保管：载体保管：载体保管：?磁性载体档案管理与保护标准磁性载体档案管理与保护标准磁性载体档案管理与保护标准磁性载体档案管理与保护标准DA/T15_1995)?DA/T15_1995)?DA/T15_1995)?DA/T15_1995)?电电电电子文件归档与管理标准子文件归档与管理标准子文件归档与管理标准子文件归档与管理标准(GB/T18894_2002)(GB/T18894_2002)(GB/T18894_2002)(GB/T18894_2002)?CAD?CAD?CAD?CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一第一第一第一局部：电子文件归档与档案管理局部：电子文件归档与档案管理局部：电子文件归档与档案管理局部：电子文件归档与档案管理?GB/T17678.1_1999GB/T17678.1_1999GB/T17678.1_1999GB/T17678.1_1999?电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准?GB/T188942002GB/T188942002GB/T188942002GB/T1889420022 2 2 2电子文件信息保护电子文件信息保护电子文件信息保护电子文件信息保护?中华人民共和国计算机信息系统平安保护条例中华人民共和国计算机信息系统平安保护条例中华人民共和国计算机信息系统平安保护条例中华人民共和国计算机信息系统平安保护条例?1994199419941994信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒，信息备份，信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒，信息备份，信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒，信息备份，信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒，信息备份，网络平安、电子文件长期可存取技术。网络平安、电子文件长期可存取技术。网络平安、电子文件长期可存取技术。网络平安、电子文件长期可存取技术。2 2 2 2、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域网与、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域网与、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域网与、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域网与网站效劳。网站效劳。网站效劳。网站效劳。第四局部：几种专门档案的管理第四局部：几种专门档案的管理 人事档案管理人事档案管理 会计档案管理会计档案管理 教学档案管理教学档案管理第四局部：几种专门档案的管理第四局部：几种专门档案的管理一、人事档案管理一、人事档案管理一、人事档案管理一、人事档案管理1 1、人事档案和人事档案工作、人事档案和人事档案工作、人事档案和人事档案工作、人事档案和人事档案工作 1 1人事档案人事档案人事档案人事档案 是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。格及其他各种形式的历史记录。格及其他各种形式的历史记录。格及其他各种形式的历史记录。由干部公务员、职员、工人、学生、军人档案由干部公务员、职员、工人、学生、军人档案由干部公务员、职员、工人、学生、军人档案由干部公务员、职员、工人、学生、军人档案构成。构成。构成。构成。2 2 2 2人事档案工作人事档案工作人事档案工作人事档案工作 是用科学的原那么和方法管理人事档案，提供档案信息是用科学的原那么和方法管理人事档案，提供档案信息是用科学的原那么和方法管理人事档案，提供档案信息是用科学的原那么和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作效劳的一项工作。为组织、人事工作效劳的一项工作。为组织、人事工作效劳的一项工作。为组织、人事工作效劳的一项工作。管理体制管理体制管理体制管理体制集中统一、分级负责。集中统一、分级负责。集中统一、分级负责。集中统一、分级负责。2 2 2 2、人事档案的收集与鉴别、人事档案的收集与鉴别、人事档案的收集与鉴别、人事档案的收集与鉴别1 1 1 1人事档案的收集人事档案的收集人事档案的收集人事档案的收集 完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。2 2 2 2人事档案的鉴别人事档案的鉴别人事档案的鉴别人事档案的鉴别 判断是否属于人事档案；判断是否属于人事档案；判断是否属于人事档案；判断是否属于人事档案；判断是否属于本人的档案材料；判断是否属于本人的档案材料；判断是否属于本人的档案材料；判断是否属于本人的档案材料；判断材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否真实、准确、完整。判断材料是否真实、准确、完整。判断材料是否真实、准确、完整。判断材料是否真实、准确、完整。剔除材料的处理剔除材料的处理剔除材料的处理剔除材料的处理转出、退回、留存、销毁。转出、退回、留存、销毁。转出、退回、留存、销毁。转出、退回、留存、销毁。3 3 3 3、人事档案的整理、人事档案的整理、人事档案的整理、人事档案的整理 人事档案的分人事档案的分人事档案的分人事档案的分类类：履历类；履历类；履历类；履历类；自传类；自传类；自传类；自传类；鉴定、考核、考察类；鉴定、考核、考察类；鉴定、考核、考察类；鉴定、考核、考察类；学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类；学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类；学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类；学历、评