电子表格软件Excel使用教程课件

第4章电子表格软件Excel20034.1Excel2003概述4.2Excel2003基本操作4.3公式和函数4.4数据处理和图表化4.5页面设置和打印教学目标熟知Excel2003软件的三要素（工作簿、工作表和单元格）熟练掌握Excel2003软件的基本操作熟练使用公式和函数进行计算(基本的)会使用Excel进行排序、筛选、数据分类汇总和数据图表化。了解Excel2003的单变量求解及模拟运算功能4.1Excel2003概述4.1.1Excel2003的主要功能4.1.2Excel2003的启动和退出4.1.3Excel2003的窗口组成4.1.4Excel2003的工作簿、工作表和单元格4.1.1Excel2003的主要功能1、方便、强大的表格制作功能2、强大的计算功能3、丰富的图表功能4、数据管理功能5、信息获取和交流6、其他功能4.1.2Excel2003的启动和退出略4.1.3Excel2003的窗口组成名称框列行号编辑栏活动单元格工作表标签4.1.4Excel2003的工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格是工作簿、工作表和单元格是ExcelExcel的三要素的三要素1 1、工作簿、工作簿是是ExcelExcel存储文件的最小独立单位。存储文件的最小独立单位。一张工作簿中最多可以有一张工作簿中最多可以有255255张工作表。张工作表。2 2、工作表、工作表是工作簿的重要组成部分，是单元格的集合。是工作簿的重要组成部分，是单元格的集合。数据的输入、编辑、设置等操作都是在工作表中完成的。数据的输入、编辑、设置等操作都是在工作表中完成的。每个工作表有每个工作表有256256列和列和6553665536行。行。3 3、单元格、单元格是工作表的基本元素，是最小的独立操作单位。是工作表的基本元素，是最小的独立操作单位。4.2基本操作4.2.1数据录入4.2.2数据编辑4.2.3数据格式化4.2.4管理工作表4.2.1数据录入1、选定单元格1）选定单个单元格鼠标或方向键2）选定多个连续单元格鼠标拖动或选中第一个单元格按SHIFT键最后一个单元格3）选定多个不连续单元格按CTRL键2、数据输入2）自动填充A、初始值为纯文本或数值，填充相当于复制B、初始值为文本和数字的混合，填充时初始值为文本和数字的混合，填充时文本不变，数值递增。文本不变，数值递增。CC、初始值为预设的填充序列，按预设的填充初始值为预设的填充序列，按预设的填充序列填充序列填充D D、等差等比数列的填充、等差等比数列的填充输入前两个值，拖动填充柄输入前两个值，拖动填充柄输入一个值，选中要填充的所有单元格输入一个值，选中要填充的所有单元格编辑编辑填充填充E E、特殊填充、特殊填充右键右键3）输入有效数据数据菜单有效性设置允许下拉列表框工具公式审核显示公式审核工具栏圏释无效数据4 4）在单元格中插入批注）在单元格中插入批注插入插入批注批注4.2.24.2.2数据编辑数据编辑1 1、数据修改、数据修改AA在编辑栏中修改在编辑栏中修改BB在单元格中修改在单元格中修改2 2、数据的删除、数据的删除1 1）数据清除）数据清除编辑菜单编辑菜单清除清除 右键右键清除内容清除内容2 2）数据删除）数据删除编辑编辑 删除删除右键右键 删除删除 3 3、数据复制和移动、数据复制和移动1 1）一般复制和粘贴）一般复制和粘贴方法方法 一：编辑菜单一：编辑菜单方法二：右键方法二：右键方法三：快捷键方法三：快捷键方法四：常用工具栏方法四：常用工具栏2 2）选择性粘贴）选择性粘贴方法一：编辑菜单方法一：编辑菜单方法二：右键方法二：右键4、单元格、行、列的的插入和删除1）插入单元格行列插入菜单单元格行列右键插入2）删除单元格、行、列编辑菜单删除右键删除5、数据的查找和替换与word相同6、定位数据编辑菜单定位CTRL+G4.2.3数据格式化对数据进行格式化行宽和列高双击列或行格式行高自动格式化格式菜单自动套用格式条件格式例：学生成绩单4、格式的复制和删除复制编辑选择性粘贴选格式格式刷删除编辑菜单清除格式4.2.4管理工作表1、工作表的插入、删除和重命名选取工作表选一个：单击工作表选多个连续：单击第一个工作表，按SHIFT键单击最后一个选多个不连续：单击第一个工作表，按CTRL键单击其它插入工作表插入工作表插入菜单插入菜单工作表工作表 或右键或右键删除工作表删除工作表右键右键或编辑菜单或编辑菜单删除工作表删除工作表重命名工作表重命名工作表双击工作表双击工作表 或编辑菜单或编辑菜单 重命名工作表重命名工作表2 2、工作表的移动和复制、工作表的移动和复制同一工作簿同一工作簿右键右键 或编辑菜单或编辑菜单移动或复制工作表移动或复制工作表建立副本前打钩建立副本前打钩 复制复制否则否则 移动移动不同工作簿不同工作簿打开所有用到的工作簿打开所有用到的工作簿在对话框中选择工作簿在对话框中选择工作簿3 3、工作表的拆分和冻结、工作表的拆分和冻结拆分拆分水平拆分：把光标放到第一列的任意位置水平拆分：把光标放到第一列的任意位置窗口窗口拆分拆分垂直拆分：把光标放到第一行的任意位置垂直拆分：把光标放到第一行的任意位置窗口窗口拆分拆分水平垂直拆分：水平垂直拆分：把光标放到非第一列第一行的任意位置把光标放到非第一列第一行的任意位置窗口窗口拆分拆分冻结工作表冻结工作表当一个工作表中数据较多时，窗口中只能显示一部当一个工作表中数据较多时，窗口中只能显示一部分数据，要查看其它内容，必须滚动窗口内容。分数据，要查看其它内容，必须滚动窗口内容。需要将数据标题固定在窗口中。利用冻结功能。需要将数据标题固定在窗口中。利用冻结功能。冻结和拆分的区别：冻结和拆分的区别：冻结一定是有标题行的工作表，标题行不可动，而冻结一定是有标题行的工作表，标题行不可动，而数据可以滚动。拆分的工作表每个窗口的内容都数据可以滚动。拆分的工作表每个窗口的内容都是全的。是全的。水平冻结水平冻结把光标放到第一列的标题行下方位置把光标放到第一列的标题行下方位置窗口窗口冻结冻结窗口窗口垂直冻结垂直冻结把光标放到紧邻第一列的右边位置把光标放到紧邻第一列的右边位置 水平垂直冻结水平垂直冻结把光标放到紧邻非第一列第一行的位置把光标放到紧邻非第一列第一行的位置窗口窗口冻结冻结4 4、显示或隐藏工作表、显示或隐藏工作表格式格式 工作表工作表隐藏隐藏（取消隐藏）（取消隐藏）案例五案例五 制作学生成绩表制作学生成绩表 4.3公式和函数4.3.1单元格的引用4.3.2公式的使用4.3.3函数的使用在Excel中，对数据进行分析计算，离不开公式和函数。4.3.1单元格的引用单元格所对应的列表号与行标号的组合称为该单元格的地址，单元格的引用是指单元格的地址。对单元格的引用分为三种即：相对引用、绝对引用和混合引用。1、相对引用指公式中引用的单元格随着公式在工作表中的位置变化而变化，是Excel默认的格式。例：单元格地址引用2 2、绝对引用、绝对引用指公式引用的单元格不随公式在工作表中的位置变指公式引用的单元格不随公式在工作表中的位置变化而变化。在行号和列号前加化而变化。在行号和列号前加$符号符号例：单元格地址引用例：单元格地址引用3 3、混合引用、混合引用指指 在单元格行号在单元格行号或或列号前加列号前加$符号。符号。例：单元格地址引用例：单元格地址引用三种引用在输入时可以相互转换三种引用在输入时可以相互转换选中引用的单元格部分，不断地按选中引用的单元格部分，不断地按F4F4键。键。A1$A$1A1$A$1A$1$A1A1A$1$A1A14 4、非当前工作表中的单元格引用、非当前工作表中的单元格引用例：单元格地址引用例：单元格地址引用4.3.2公式的使用1 1、公式的定义、公式的定义公式由运算符和参与运算的操作数组成。公式由运算符和参与运算的操作数组成。操作数可以是常量、变量、单元格引用、函数。公式必须以操作数可以是常量、变量、单元格引用、函数。公式必须以“=”=”开头。开头。2 2、公式的运算符、公式的运算符算数运算符算数运算符书书 158158页表页表17.117.1文本运算符文本运算符&比较运算符比较运算符书书158158页页 表表17.117.1引用运算符引用运算符书书158158页页 表表17.117.13、公式的输入选定单元格输入=例：单元格地址引用中不同工作表中单元格的引用。4.3.3函数的使用函数是为方便用户对数据进行运算而定义好的公式。函数是为方便用户对数据进行运算而定义好的公式。例求平均函数例求平均函数插入插入函数函数1 1、函数的语法、函数的语法函数名（参数函数名（参数1 1，参数，参数2 2，参数，参数33）参数可以是常量，单元格引用、区域、区域名、公参数可以是常量，单元格引用、区域、区域名、公式或其他函数。式或其他函数。例：单元格地址引用例：单元格地址引用函数函数函数比较工作簿函数比较工作簿单变量求解：工具菜单单变量求解例：Excel应用工作簿中的单变量求解模拟运算：Excel应用工作簿中的模拟运算数据菜单模拟运算表2、函数的输入直接输入选定单元格=输入函数插入fx函数选择所需的函数常用工具栏或按钮数组公式的使用数组公式的使用数组公式可以进行多个计算，并返回一种或多种结果。数组公式可以进行多个计算，并返回一种或多种结果。例：数组（品种合计）例：数组（品种合计）按按CTRL+SHIFT+ENTRERCTRL+SHIFT+ENTRER键结束键结束例：书例：书159159页页统计函数统计函数统计函数统计函数 FREQUENCYFREQUENCY以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。语法：语法：语法：语法：FREQUENCYFREQUENCY(data_arraydata_array,bins_arraybins_array)Data_arrayData_array为一数组或对一组数值的引用，用来计为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果算频率。如果 data_arraydata_array 中不包含任何数值，函数中不包含任何数值，函数 FREQUENCYFREQUENCY返回零数组。返回零数组。Bins_arrayBins_array为间隔的数组或对间隔的引用，该间为间隔的数组或对间隔的引用，该间隔用于对隔用于对 data_arraydata_array 中的数值进行分组。如果中的数值进行分组。如果 bins_arraybins_array 中不包含任何数值，函数中不包含任何数值，函数 FREQUENCYFREQUENCY返回返回 data_arraydata_array 中元素的个数。中元素的个数。l l在选定相邻单元格区域（该区域用于显示返回的在选定相邻单元格区域（该区域用于显示返回的分布结果）后，函数分布结果）后，函数 FREQUENCYFREQUENCY应以数组公式应以数组公式的形式输入。的形式输入。l l返回的数组中的元素个数比返回的数组中的元素个数比 bins_arraybins_array（数组）（数组）中的元素个数多中的元素个数多 1 1。返回的数组中所多出来的元素。返回的数组中所多出来的元素表示超出最高间隔的数值个数。例如，如果要计表示超出最高间隔的数值个数。例如，如果要计算输入到三个单元格中的三个数值区间（间隔），算输入到三个单元格中的三个数值区间（间隔），请一定在四个单元格中输入请一定在四个单元格中输入 FREQUENCYFREQUENCY函数计函数计算的结果。多出来的单元格将返回算的结果。多出来的单元格将返回 data_arraydata_array 中中大于第三个间隔值的数值个数。大于第三个间隔值的数值个数。l l函数函数 FREQUENCYFREQUENCY将忽略空白单元格和文本。将忽略空白单元格和文本。l l对于返回结果为数组的公式，必须以数组公式的对于返回结果为数组的公式，必须以数组公式的形式输入。形式输入。例：打开打印学生成绩表工作簿插入新的工作表将姓名和英语成绩粘贴到新工作表中在C2C6单元格输入成绩段60分以上到90分以上在D2-D5单元格输入59697989选中E2-E6单元格插入菜单函数FREQUENCY按图示输入完成按CTRL+SHIFT+ENTRER键结束名称的应用例：数组合计3 3、自动求和、自动求和例：打印学生成绩表工作簿例：打印学生成绩表工作簿总分总分 自动求和自动求和常用工具栏中的常用工具栏中的4 4、自动计算、自动计算不想把计算结果保留，只想看一看，就可以利用自不想把计算结果保留，只想看一看，就可以利用自动计算功能。动计算功能。例：学生成绩表例：学生成绩表选中需要计算的区域选中需要计算的区域鼠标放在状态栏的任意位置鼠标放在状态栏的任意位置 右键右键右图右图 结果显示在状态栏中结果显示在状态栏中4.4数据处理的图表化Excel为用户提供了强大的排序、筛选、分类汇总等功能，利用这些功能可以方便的从数据清单中取得有用的数据。同时，Excel可以把数据转化为图表，使之更直观生动。4.4数据处理的图表化4.4.1数据清单4.4.2数据排序4.4.3数据筛选4.4.4数据分类汇总4.4.5数据透视表4.4.6数据图表化4.4.1数据清单姓名姓名性别性别语语文文数学数学英语英语化学化学总分总分平均分平均分a女女 787876764545757527427468.568.5b男男868689897676868633733784.2584.25c男男959576768989757533533583.7583.75d女女 757556569090909031131177.7577.75e男男797997978282717132932982.2582.25输入数据清单时需要注意的事项输入数据清单时需要注意的事项书书178178页页4.4.2数据排序按一定顺序对数据进行的整理、排列，就是排序。1、简单排序常用工具栏中的按钮2、复杂排序例：Excel应用工作簿中的排序4.4.3数据筛选1 1、自动筛选、自动筛选1 1）、简单自动筛选）、简单自动筛选学生成绩单学生成绩单全部女生的记录全部女生的记录光标放在数据清单中任意单元格光标放在数据清单中任意单元格数据数据 筛选筛选 自动筛选自动筛选性别性别女女2 2）自定义自动筛选）自定义自动筛选显示总分在显示总分在350-370350-370之间的学生记录之间的学生记录光标放在数据清单中任意单元格光标放在数据清单中任意单元格数据数据 筛选筛选 自动筛选自动筛选总分总分自定义自定义显示总分在显示总分在350350高等数学在高等数学在9090分以上分以上女学生的记录女学生的记录光标放在数据清单中任意单元格光标放在数据清单中任意单元格数据数据 筛选筛选 自动筛选自动筛选总分总分自定义自定义大于大于350350高等数学高等数学自定义自定义大于大于9090性别性别自定义自定义女女2 2、高级筛选、高级筛选如果数据清单中字段比较多，数据也比较多，可以如果数据清单中字段比较多，数据也比较多，可以使用高级筛选。使用高级筛选。高级筛选必须先建立一个筛选区域，将筛选条件写高级筛选必须先建立一个筛选区域，将筛选条件写在区域中。叫条件区域。在区域中。叫条件区域。数据清单和条件区域之间必须不少于一个空行。数据清单和条件区域之间必须不少于一个空行。例：学生成绩单例：学生成绩单筛选高等数学大于等于筛选高等数学大于等于9090分以上的女同学且计算机分以上的女同学且计算机系的。系的。注意：在低版本中，输入的各种符号必须是英文状注意：在低版本中，输入的各种符号必须是英文状态下的。态下的。4.4.4数据分类汇总1、简单汇总例：学生成绩表显示各系学生高等数学的平均成绩数据排序数据分类汇总注意：分类汇总的前提是排序2、嵌套汇总例：学生成绩表求各系高等数学的平均分并统计各系的人数在对高等数学的平均分分类汇总的清单中，数据菜单分类汇总分级显示分级显示左上角的左上角的123123单击单击11显示总平均值显示总平均值和总计数值和总计数值单击单击22显示各系的显示各系的平均值和计数值平均值和计数值以及总平均值以及总平均值和总计数值和总计数值单击单击33全部显示全部显示取消分级显示取消分级显示数据数据 组及分级显示组及分级显示清除分级显示清除分级显示4.4.5数据透视表分类汇总只适合对一个字段进行分类，而要对多个分类汇总只适合对一个字段进行分类，而要对多个字段进行分类需要用到数据透视表字段进行分类需要用到数据透视表1 1、建立数据透视表、建立数据透视表例：学生成绩表例：学生成绩表统计各系男女生人数统计各系男女生人数需要按系和性别两个字段分类需要按系和性别两个字段分类用分类汇总无法做，不知应对那个字段排序。用分类汇总无法做，不知应对那个字段排序。数据透视表很容易解决这个问题。数据透视表很容易解决这个问题。数据数据数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图在步骤2中，可以选用数据源。在步骤3中，可以选择新建或原有工作表选择布局系别拖入到行性别拖入到列性别拖入到数据得到2、修改数据透视表用户可以根据需要对数据透视表进行修改。数据透视表工具栏1）更改数据透视表的布局计算男女生高等数学总分2）改变汇总方式光标放在数据透视表的任意位置右键字段设置3）数据透视表的删除光标放在数据透视表的任意位置右键选定整张表格右键删除4.4.6数据图表化1、创建图表例：学生成绩表用簇状柱形图显示每个同学高等数学、英语、计算机三门课的成绩方法一：插入图表方法二：常用工具栏中的按钮快速建立图表快速建立图表视图视图 工具栏工具栏图表图表2 2、编辑图表、编辑图表1 1）选定图表）选定图表嵌入式嵌入式单击图表单击图表图表工作表图表工作表 切换到图表工作表切换到图表工作表2 2）调整图表）调整图表调整位置调整位置鼠标变为鼠标变为拖动即可。拖动即可。调整大小调整大小拖动拖动3 3）图表类型的改变）图表类型的改变图表图表图表类型图表类型4 4）图表数据的编辑）图表数据的编辑AA删除数据系列删除数据系列删除图表中的数据删除图表中的数据选中选中右键右键 清除清除不影响工作表中的数据不影响工作表中的数据反之反之 清除工作表中的数据清除工作表中的数据，图表中的数据，图表中的数据 也被清除。也被清除。BB添加数据系列添加数据系列选定图表选定图表右键右键源数据源数据或图表菜单或图表菜单添加数据添加数据添加添加名称名称值值CC图表系列次序的调整图表系列次序的调整为了对数据进行对比分析，可以对图表中的数据为了对数据进行对比分析，可以对图表中的数据进行重新排序。进行重新排序。例：学生成绩表例：学生成绩表选中数据列选中数据列 右键右键 数据列格式数据列格式上移或下移上移或下移5）图表中文字的编辑选中图表右键图表选项6）显示效果的设置A图列右键图表选项B网格线右键图表选项C三维格式图表菜单设置三维格式或选中图表右键设置三维格式3、图表格式化右键案例6综合学生管理成绩4.5页面设置和打印4.5.1页面设置4.5.2打印区域设置和分页4.5.3打印预览和打印打印表头的使用文件页面设置工作表标签打印标题