档案收集整理基本方法(开发区)课件

Simple,PowerfulandFreeWe want广州开发区城市建设及房地产档案馆业务指导部2013.7.23绿色建筑让生活更美好温馨提示1、工程档案的整理，请依据建设工程档案编制规范、广州市城建档案馆编写的各专业工程档案编制指南进行。、本PPT所示，为地方性整理要求的补充说明。目录一、建设工程名称的确定二、案卷的组卷方法三、案卷的排列方法四、共用文件的收集整理方法五、施工技术用表的填写六、法规性文件的收集整理七、开发区工程档案整理要求八、常见问题及特殊情况处理九、业务交流问答第一节建设工程名称的确定建设工程名称的确定建筑工程的工程名称 工业建筑 建设单位名称+规划许可证建设内容+工程如：味可美（广州）食品有限公司新建主厂房、新建门卫室工程 海因特生物技术有限公司科学城项目（车间A区、车间B区、车间C区、设备塔楼、中试楼、门卫、围墙)工程 建设工程名称的确定建筑工程的工程名称 民用建筑（房地产项目）小区名称(楼盘名）+规划许可证建设内容+工程 如：广州科学会餐饮楼、餐饮商业写字楼、公寓楼工程 万科城花园H-2组团（自编号H35-H43，H50，F1-F11，F15-F21，F26-F33）住宅楼工程 中海誉东花园（广州开发区SDK-D-2地块住宅）自编号A22-A31栋 建设工程名称的确定市政基础设施工程的工程名称 规划许可证建设内容+工程如：广州科学城中兴路道路、排水、供水工程 永和春分路（0+575.432-1+346.953）道路市政工程 建设工程名称的确定管线工程的工程名称 规划许可证建设内容+工程如：永和大道（0+880-4+500）人行道及电缆沟工程 第二节案卷的组卷方法建筑工程案卷的组卷方法1、组卷原则：应遵循工程文件的自然形成规律；一个项目由多个单位（单项）工程组成时，应按单位（单项）工程组卷。建筑工程案卷的组卷方法2、组卷方法：准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件，可按项目组卷。施工文件、竣工图，应按单位（单项）工程组卷。建筑工程案卷的组卷方法3、单位工程的确定：定义：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。（DBJ 440100/T 153-2012)如：生产厂房、仓库、住宅楼等 建筑工程案卷的组卷方法4、可合并为一个单位工程的建筑：门卫室及围墙等附属建筑 小区道路及绿化 建筑工程案卷的组卷方法5、案卷的厚度：工业建筑：文字材料以1.5为宜，最多不超过2 图纸不超过3。民用建筑：文字材料、图纸均不超过3。（适用于市政基础设施、管线工程）建筑工程案卷的组卷方法6、以下材料应单独组卷：工程地质勘察报告 水文地质勘察报告 产品质量证明文件（商品混凝土）产品质量证明文件（钢结构构件加工）自动喷水灭火系统工程施工及验收记录 气体灭火系统工程施工及验收记录 泡沫灭火系统工程施工及验收记录 火灾自动报警系统工程施工及验收记录建筑工程案卷的组卷方法7、以下材料较多时，可以单独组卷：环境影响报告书 招、投标合同文件 监理规划、细则、月报、会议纪要 产品质量证明文件 检验报告 施工记录 检测报告附件建筑工程案卷的组卷方法8、产品质量证明文件可组成多卷时，组卷方法：按产品的类别组卷，如：产品质量证明文件（钢材、钢管、螺栓）产品质量证明文件（焊条、焊剂、焊药）按产品进场时间组卷，如：产品质量证明文件（商品砼2012.11-2012.12）附件建筑工程案卷的组卷方法9、施工记录可组成多卷时，组卷方法：按施工工艺的类别组卷，如：施工记录（钻（冲）孔桩隐蔽验收记录）施工记录（钻（冲）孔桩成孔施工记录）按施工时间组卷，如：施工记录（静压桩施工记录2012.11-2012.12）附件第三节案卷的排列方法建筑工程案卷的排列方法1、按规范P13-14表A.1要求进行排列：准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 建筑工程案卷的排列方法2、有多个单位工程的案卷排列：准备阶段文件 监理文件 施工文件（A)竣工图(A)施工文件(B)竣工图(B)(以此类推）竣工验收文件 建筑工程案卷的排列方法3、某个分部资料较多需要组成多卷时的排列：分部工程施工及验收记录 产品质量证明文件（水泥、钢筋等）产品质量证明文件（砌体、预拌砂浆等）产品质量证明文件（砼）施工记录（隐蔽记录2012.10-11）施工记录（隐蔽记录2012.11-12）第四节共用文件的收集整理方法共用文件的收集整理方法1、分期建设项目的共用文件收集：分期建设项目的共用文件，主要存在于准备阶段文件中。一般情况下，共用文件主要有：立项文件（发改部门批准文件）环境影响报告书 地勘报告 行政部门的审查文件，如规划设计条件、人防、环评批复等 勘察设计合同、监理合同 施工图审查意见及合格书 共用文件的收集整理方法2、分期建设项目的共用文件整理：分期建设项目的共用文件，原件应存于第一次移交送审的项目工程档案中。移交送审时，填写原件确认单，由移交单位、接收单位共同签名、盖章确认。续建项目移交资料时，只需提交原件确认单，无需再提交共用文件的复印件。原件确认单存于“准备阶段文件”，并排在所有文件之前，文件序号应为“001”。共用文件的收集整理方法3、同期建设项目的共用文件收集：一般情况下，存在于施工文件中。其共用文件仅限于：检验报告、检测报告。其他施工文件，应按单位工程（单项工程）进行收集 共用文件的收集整理方法4、同期建设项目的共用文件整理：共用的施工文件，存于第一个单位工程中，并在卷内目录的备注栏，注明于哪些单位工程共用。无需复印共用的施工文件存于其他单位工程中，只需在移交说明中，说明共用文件的收集及整理情况，建设单位盖章认可。第五节施工技术用表的填写施工技术用表的填写1、城建档案管理机构对施工技术用表的审查：档案机构不对施工技术用表的填写规范作严格审查，也不对施工技术用表的填写规范作指导。档案机构仅对施工技术用表的用章、签名、表格内容填写是否完整作形式上的检查，以确保进馆的施工文件具有保存价值，符合档案收录范围。施工技术用表的填写2、施工技术用表的时间填写：一般情况下，施工技术用表的时间填写，应与工程实际建设情况一致。温馨提示：温馨提示：温馨提示：温馨提示：为保证工程备案的顺利进行，下述文件可按以下方法掌握：竣工验收文件中的核查记录功能抽查观感检查，日期应在质量评估报告之前。如无法保证填写正确，移交档案馆时，可以不填写。竣工验收报告的日期，移交档案馆时，可以不填写。第六节法规性文件的收集整理方法法规性文件的收集整理方法1、法规性文件的收集原则：法规性文件主要存于建设单位的立卷的“准备阶段文件”“竣工验收文件”中。法规性文件，除用于办理房地产权证需用的“四证一书”外，均应提交原件存档。法规性文件的收集整理方法2、开发区建设工程法规性文件的收集范围：除规范P17“勘察、测绘、设计文件”中所列文件外，还需补充提交以下行政部门批准性文件：市政公用处方案设计专业审查意见表 路口开设、排水排污核准书 户内工程设计审核批复表（供水管理中心出具）供用电方案协议 建设项目设计卫生审查意见 安全生产初步设计审查意见 法规性文件的收集整理方法3、法规性文件的整理方法：法规性文件如为复印件，应按以下要求进行整理：在复印件左下方注明原件存何处作何用，如“原件存我公司档案室为办房产权证用”。建设单位经办人员签名、写日期，并加盖建设单位公章。在卷内目录的备注栏注明“复印件”字样。复印件应保持材料的原貌，不得放大或缩小复印。法规性文件如为原件，则不需要在卷内目录的备注栏注明“原件”。第七节开发区工程档案的整理要求开发区工程档案的整理要求1、档案装具：统一使用“3”厚档案盒。档案盒封面无须填写任何内容。档案盒脊背需填写。可手填、可盖章。“档号”填写盒内案卷的卷号；“案卷题名”填写工程名称（全称或合理简称）。开发区工程档案的整理要求2、移交目录：应提交一式三册。一册退建设单位，两册档案馆留存。刻录移交目录电子文件（符合MDB格式）光盘（只读格式）一张。开发区工程档案的整理要求3、委托书：领取档案合格证、移交目录经办人应与概况表中的移交人一致。如领取文书经办人与移交人不一致，应由建设单位出具委托书，明确责任。开发区工程档案的整理要求4、案卷目录：保管期限可填写“永久”。密级可填写“内部”。第八节常见问题及特殊问题处理办法档案整理的常见问题1、档案审查时，常见问题出现概率：档案整理的常见问题2、我馆对档案存在问题的处理方式 对出现上述常见问题两个以上的，出具审查意见。一般情况下，会详细列出各卷出现的问题。经办人在领取到审查意见时，应逐一对照整改，最好换人复查，以免漏项，导致二次整改。特殊情况，如共性问题太多，无法一一体现时，需要经办人认真自查、整改。特殊问题的处理办法3、特殊事项较为重大的，应按如下方法处理：建设单位写专题说明文件，说明事由，并承诺相关责任由建设单位承担。专题说明一式三份，存于移交目录扉页。特殊问题的处理办法4、其他特殊事项，可按如下方法处理：填写移交书的“移交说明”，说明事由，并承诺相关责任由建设单位承担。“移交说明”栏需建设单位加盖公章确认责任。撰写工程档案专业验收报告，说明“工程档案存在问题及解决措施”。第九节业务交流问答业务交流问答、工程为原址部分重建，部分扩建，相关用地文件均无留底，如何处理？相关用地文件可以在区城建档案馆报建组复印，并用于建设完毕后，办理产权用。将从区城建档案馆中复印出来的文件，再次复印后，存于工程竣工档案中，不需要特别说明。用地文件，在工程档案的收集要求中，就是收录复印件。业务交流问答2、工程未经主管部门工程招投标信息网进行招标公告，只有建设单位进行内部招标时发给区建设局的一份函，此文是否需要归档，是否可以作为“中标通知书”组卷？工程招投标信息网的招投标项目有规定范围。非规定范围内的建设项目，不需要挂网招标。此文非“中标通知书”，可以不用收录。业务交流问答3地形图号在哪里可以查到？地形图号在开发区规划局可以查到开发区、萝岗区档案用表中，暂不填写地形图号。业务交流问答4、智能工程包含自动报警系统，通风与空调包含防排烟系统，同为消防文件单项组卷，在排放顺序上如何明确？智能工程（火灾自动报警系统工程）与通风与空调工程（防排烟系统工程）应分别单独组卷。“智能工程（火灾自动报警系统工程）排在“通风与空调工程（防排烟系统工程）”之前业务交流问答5、排污核准证原件已用于办理排水许可证，如何提交？如原件已用于办理其他手续，可提交复印件，并按复印件要求进行整理。如建设过程未产生本文，可以不用提交，文件标题不用体现在卷内目录上。业务交流问答6、园建竣工资料，档案馆提交内容中未做要求？园建及小区道路、绿化等建设内容，属居住小区的配套的室外工程，相关资料应与同期建设完成的其他主要建筑资料一起归档。园建及小区道路、绿化等工程的档案整理方法，可参见“园林绿化”“市政基础设施”工程的编制指南。业务交流问答7、装饰装修分部、通风与空调分部等资料中的检测报告，包括了节能类检测报告（如玻璃、铝窗等），节能分部组卷时，是否不用放相关检测报告，仅备注标明即可？可以按共用文件整理方式处理。在工程档案专业验收报告的第2点“工程档案形成、积累、整理、归档情况”中，加以说明。业务交流问答、建设工程档案编制规范5.2.7，施工图改竣工图，以变更图章标明修改依据，图纸是否需要修改？是否仅盖章标明即可？施工图改竣工图，除加盖变更图章外，还应在原图上作改绘。改绘方法一般有“杠改法”“叉改法”“圈改法”。业务交流问答9、主厂房及附属建筑物可组在一起吗？（因为试验资料是一直出的）施工资料应按单位（单项）工程组卷。生产性建筑（如厂房、车间、仓库等）与辅助性建筑（门卫室、消防泵房、围墙等）应分开组卷。辅助性建筑如果资料较少，可以不用按分部组卷。可以按文字一卷、图纸一卷的方法整理。业务交流问答10、消防资料是否需要单独组卷？根据建设工程档案编制规范要求，自动喷水灭火、气体灭火、泡沫灭火、火灾自动报警系统工程均应单独组卷。自动喷水灭火、气体灭火、泡沫灭火系统工程资料，应排在给排水分部工程之后。火灾自动报警系统工程资料应排在智能分部工程之后。业务交流问答10、消防资料验收合格证原件是否要提交原件？（消防局只出一份）消防验收合格证（原件）应提交城建档案馆保存。城建档案馆在收到消防验收合格证（原件）后，立即出具两份复印件交移交单位留存。城建档案馆出具的复印件，已加盖城建档案查询专用章，可视同文件原件使用。p经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量pStudyConstantly,AndYouWillKnowEverything.TheMoreYouKnow,TheMorePowerfulYouWillBe写在最后谢谢你的到来学习并没有结束，希望大家继续努力Learning Is Not Over.I Hope You Will Continue To Work Hard演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日