文书档案整理教材(-)课件

文书档案整理文书档案整理（一）新保管期限的执行时间及编目方（一）新保管期限的执行时间及编目方式式各级机关各级机关2007年及以后形成的文书档案保年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和管期限划分为永久和30年、年、10年分别进年分别进行排列和编目。从行排列和编目。从“001、002、003”开始用流水号新编盒号。开始用流水号新编盒号。6/25/20241（二）归档文件整理规则（二）归档文件整理规则1.确定文件整理单位：每份文件为一确定文件整理单位：每份文件为一件，或与一个事由紧密联系的相关件，或与一个事由紧密联系的相关文件为一件，正本与定稿为一件，文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。下列一件，来文与复文可为一件。下列文件或文本在实体装订时，可为一文件或文本在实体装订时，可为一件：件：6/25/20242（1）正本与定稿为一件；）正本与定稿为一件；（2）正文与附件原则上为一件（如）正文与附件原则上为一件（如果附件内容比正文重要且件数较多，则果附件内容比正文重要且件数较多，则各为一件）；各为一件）；（3）转发文与被转发文为一件；）转发文与被转发文为一件；（4）处理单与文件为一件；）处理单与文件为一件；（5）来文与复文为一件（也可各为）来文与复文为一件（也可各为一件）；一件）；（6）会议记录一次为一件（如果几）会议记录一次为一件（如果几次会议研究同一问题则为一件）；次会议研究同一问题则为一件）；（7）报表、名册、图表等应按其原）报表、名册、图表等应按其原装订方式，一册（本）为一件。装订方式，一册（本）为一件。6/25/202432.划分保管期限：按划分保管期限：按档案保管期限表档案保管期限表的规定，确定每份文件的保管期限。的规定，确定每份文件的保管期限。基本分类方法：基本分类方法：（1）保管期限）保管期限年度分类法，其年度分类法，其分类方案为；分类方案为；永久：永久：2007年、年、2008年、年、2009年年30年：年：2007年、年、2008年、年、2009年年10年：年：2007年、年、2008年、年、2009年年l本方案是两级分类法，适用于机构人员较本方案是两级分类法，适用于机构人员较少、业务量小、发文较少的单位。少、业务量小、发文较少的单位。6/25/20244（2）保管期限保管期限-年度年度问题分类法问题分类法永久：永久：2007年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2008年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2009年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类30年：年：2007年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2008年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2009年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类10年：年：2007年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2008年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类2009年年党群类党群类业务类业务类行政类行政类本方案是三级分类法，适用于机构人员多、下设本方案是三级分类法，适用于机构人员多、下设机构较多、业务量大、发文多的单位。机构较多、业务量大、发文多的单位。6/25/20245（三）归（三）归档文件整理方法档文件整理方法 装 订分 类排 列编 号装 盒编 目6/25/20246（三）归档文件整理方法（三）归档文件整理方法.确定分类方法，制定分类方案确定分类方法，制定分类方案每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳定。具体方法如下：定。具体方法如下：第一步：按保管期限分类，根据归档文件内容第一步：按保管期限分类，根据归档文件内容划定的不同保管期限进行分类。划定的不同保管期限进行分类。第二步：按年度分类，同一保管期限的文件第二步：按年度分类，同一保管期限的文件根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。其中，日期（即落款日期）为文件所属年度。其中，跨年度形成的文件分类，应视不同情况作不同跨年度形成的文件分类，应视不同情况作不同处理。处理。跨年度的会议形成的文件放在会议闭幕年；跨年度的会议形成的文件放在会议闭幕年；跨年度的请示与批复放在批复年；跨年度处理跨年度的请示与批复放在批复年；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。6/25/20247l第三步：第三步：按机构分类，是指根据单位内按机构分类，是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法，原则上一个机构设置一个机构分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类类，机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。其中，由法不能同时采用问题分类法。其中，由业务部门起草，以机关或办公室名义发业务部门起草，以机关或办公室名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；由围，则应归入负责起草文件的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。主办机构。l一般按照一般按照“年度年度机构（问题）机构（问题）保管保管期限期限”来分来分6/25/20248、确、确定保定保管期限管期限永久、定期 定期有30年和10年6/25/20249、归档文件的排列、归档文件的排列 l归归档档文文件件应应按按“件件”为为单单位位排排列列装装订订。同同一一文文件件的的不不同同稿稿本本，正正本本在在前前，定定稿稿在在后后；正正文文在在前前，附附件件在在后后；原原件件在在前前，复复印印件件在在后后；转转发发文文在在前前，被被转转发发文文在在后后；批批复复在在前前，请请示示在在后后；结结论论性性材材料料在在前前，依依据据性性材材料料在在后后；不不同同文文字字的的文文本本，中中文文本本、汉汉文文本本在在前，外文本、少数民族文字文本在后。前，外文本、少数民族文字文本在后。l（主要的在前，次要的在后）（主要的在前，次要的在后）6/25/202410l归档文件的排列，按照事由结合时间、重要程归档文件的排列，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。刊物等成套性文件可集中排列。同一事由的归档文件排列，可按文件形同一事由的归档文件排列，可按文件形成成时间的先后顺序时间的先后顺序或按文件的或按文件的重要程度重要程度排列。排列。具有保存价值，但未及时归档的文件，具有保存价值，但未及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录备注中注明备注中注明“此件与此件与X件为同一事由件为同一事由”。6/25/202411l.装订文件的基本要求：将原来装订文件的基本要求：将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉文件上带有的会生锈的金属物去掉(短期的可不用去钉短期的可不用去钉)，并用细线或，并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。文件缝（粘）合。l（1 1）页数较少的文件用胶水粘贴文件）页数较少的文件用胶水粘贴文件的的左上角左上角；l（2 2）页数较多的文件用不锈钢夹，在）页数较多的文件用不锈钢夹，在文件文件左上侧左上侧5 5左右左右处交错处交错装订每一份装订每一份文件；文件；l（3 3）较厚的文件用）较厚的文件用三孔一线三孔一线的方法用的方法用绵线装订；绵线装订；l（4 4）保管期限为）保管期限为短期短期的文件可的文件可不拆不拆原原有的有的金属金属装订装订物物。6/25/202412l大于大于A4纸型规格的报表、图样等文字材纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，料，应根据实际情况，按照按照A4纸纸型的尺型的尺寸加以寸加以折叠折叠，尽量减少折叠层次，折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损，应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损，便于阅读。便于阅读。l小于小于1616开纸规格的文件，要开纸规格的文件，要按按A4A4（或（或1616开）规格进行开）规格进行托裱托裱。装订要采用对档案文件无损的材料和方装订要采用对档案文件无损的材料和方法，装订要牢固，做到文件法，装订要牢固，做到文件不损页不损页；不不倒页倒页，不压字。装订前应将，不压字。装订前应将“件件”内的内的各页按一定方式对齐。采用左侧装订的，各页按一定方式对齐。采用左侧装订的，要将左、下侧对齐；采用上侧装订的，要将左、下侧对齐；采用上侧装订的，要将左、上侧对齐。要将左、上侧对齐。6/25/2024135、文件的编页、文件的编页l文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字编写页号，凡有正式文字的页面，无论编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。正面背面都要编号。l文件中有图文的页面为一页。每件归档文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件以文件以原有页码为序；无页码的文件以件为单位，从件为单位，从“1”开始编制流水页码。开始编制流水页码。l一份归档文件编一个流水号，一份归档文件编一个流水号，每份文件每份文件都要从都要从“1”开始开始编写页码。编写页码。6/25/202414 注意注意：（1）凡是文件中）凡是文件中有效文字的页面都要编有效文字的页面都要编页码页码，正面的编在右上角空白处，反面的写，正面的编在右上角空白处，反面的写在左上角空白处；在左上角空白处；（2）原文件编有）原文件编有流水页码流水页码，并与实际内，并与实际内容相对应的可不再重新编写页码；容相对应的可不再重新编写页码；（3）原文件编制的页码不连续的，需）原文件编制的页码不连续的，需编编写连续页码写连续页码；（4）随文件一起归档的文件处理单（呈）随文件一起归档的文件处理单（呈批表）一般放在文件末页，并一起编写页码；批表）一般放在文件末页，并一起编写页码；（5）页码一般用号码机或）页码一般用号码机或2铅笔编写。铅笔编写。6/25/2024156、盖归档章、盖归档章归归档文件应按分类、排列的次序逐档文件应按分类、排列的次序逐件编号，并在文件首件编号，并在文件首页右上角空白处加页右上角空白处加盖归档章，填写归档章项目时字迹材料盖归档章，填写归档章项目时字迹材料应符合存档应符合存档要求。要求。6/25/202416编号编号由档案室将归档章的各个项目依次填写；由档案室将归档章的各个项目依次填写；全宗号全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。：是指档案馆给立档单位编制的代号。年度年度：是指文件形成年度，以：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注公元纪年，如标注公元纪年，如“2000”。保管期限保管期限：是指文件在归档时划定的保管期限，：是指文件在归档时划定的保管期限，直接标注直接标注“永久永久”、“30年年”、“10年年”。机构机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题）的（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题）的立档单位此项可不填。立档单位此项可不填。件号件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。：件号又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。页数页数：是指每一件归档文件的有效页数。：是指每一件归档文件的有效页数。填写归档章内项目时，填写归档章内项目时，应使用碳素墨水等符应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。6/25/202417全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构机构/问题问题保管期限保管期限馆编件号馆编件号归归档档章章样样式式全宗号全宗号041年度年度2007室编件号室编件号021机构机构/问题问题人事类人事类保管期限保管期限永久永久馆编件号馆编件号6/25/202418以机构分以机构分04104120112011015015办公室办公室30306/25/202419以问题分以问题分04104120112011010010人事类永久永久6/25/2024207、归档文件目录及封面、归档文件目录及封面 归归档文件目录及封面统档文件目录及封面统一一为为国际标准国际标准A4纸大小，目录用纸大小，目录用纸应选择质地牢靠、耐磨损的纸应选择质地牢靠、耐磨损的纸张，以保证其使用寿命。纸张，以保证其使用寿命。6/25/202421l从以下几方面从以下几方面编制归档文件目录编制归档文件目录件号：用件号：用三位数三位数数字填写室编件号。数字填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文件的发文机关文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用简称，不能使用“本局本局”、“本部本部”等简称；联合发等简称；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。文号：文件制发机关的文号：文件制发机关的发文字号发文字号。l题名：题名：文件标题文件标题。文件没有题名或题名不规范，。文件没有题名或题名不规范，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“”号。号。l日期：日期：文件的形成时间文件的形成时间。具体填写日期要用。具体填写日期要用8位位阿拉伯数字标注年月日，如：阿拉伯数字标注年月日，如：20030416。l 页数：填写每件归档文件的页数：填写每件归档文件的实际页数实际页数。指每一。指每一件归档文件的有效页数。件归档文件的有效页数。l备注：填写归档文件需备注：填写归档文件需补充和说明的情况补充和说明的情况，如，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。6/25/202422 填写归档文件目录应注意：填写归档文件目录应注意：（1）使用档案管理软件时要准确填）使用档案管理软件时要准确填写应著录的项目，做到写应著录的项目，做到不漏填不漏填，并要求，并要求规范统一；规范统一；（2）填写责任者时要求）填写责任者时要求规范统一规范统一，填写文件形成单位的全称或规范简称，填写文件形成单位的全称或规范简称，并要求用词统一；并要求用词统一；（3）填写文号时要将文件的）填写文号时要将文件的字字、年年度度及及号数号数填写齐全；填写齐全；6/25/202423 （4）填写题名：）填写题名：A：要求照实抄录，不得随便改动。：要求照实抄录，不得随便改动。如文件没有题名或虽有题名但无实质内如文件没有题名或虽有题名但无实质内容，无法揭示出文件的实际内容或成份容，无法揭示出文件的实际内容或成份的应重新撰写。将重写的题名附于原题的应重新撰写。将重写的题名附于原题名后外加名后外加“”。：“任免通知任免通知”等公文的标题通等公文的标题通常只注一个或部分人名，著录时则需要常只注一个或部分人名，著录时则需要在题名之后加上该文任免的涉及本单位在题名之后加上该文任免的涉及本单位其他有关人员的名字并外加其他有关人员的名字并外加“”；6/25/202424 （5）填写日期时，一般填写其形成）填写日期时，一般填写其形成日期，在日期，在日日无法考证时填写到年无法考证时填写到年月月，在，在月份无法考证时，填写到月份无法考证时，填写到年年；（6）填写页数时，填该文件的）填写页数时，填该文件的总页总页数数，有效文字的页面都要统计在内；，有效文字的页面都要统计在内；（7）备注栏的填写用以注明归档）备注栏的填写用以注明归档文文件的变化情况及盒号件的变化情况及盒号等等；6/25/202425归归 档档 文文 件件 目目 录录件件号号责责任任者者文号文号题名题名日期日期页页数数备备注注20102010年度年度080080省档省档案局案局甘档甘档发发2012010 0 1818号号关于关于印发印发甘肃省行政村档案管甘肃省行政村档案管理办法理办法的通知的通知2012010 00 03023021010007081081XXXXXXXXXX局二局二O O一二年一二年工工作计划作计划20102010041604165 56/25/202426l 归档文件目录封面格式归档文件目录封面格式l 归档文件目录封面设置全宗名称、归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）年度、保管期限、机构（问题）。其。其中全宗名称即立档单位的名称，保管期中全宗名称即立档单位的名称，保管期限按永久、限按永久、3030年、年、1010年分类填写，综合年分类填写，综合性较强的目录性较强的目录机构（问题）一般不填机构（问题）一般不填，全宗名称应使用规范化全称。全宗名称应使用规范化全称。6/25/202427目录封面目录封面归归档文件目录档文件目录全全宗名称宗名称：会宁县档案局会宁县档案局年年度度：2007-保管期限：保管期限：永久永久机构（问题）：机构（问题）：6/25/202428l 8.备考表备考表l备考表是机关档案部门对归档文件备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施，用以对进行动态管理的有效措施，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。盒内归档文件进行必要的注释说明。l备考表的编制备考表的编制l备考表备考表盒内文件情况说明：整理人：盒内文件情况说明：整理人：检查人：年检查人：年月月日日6/25/202429备考表的编制 备考表备考表盒内文件情况盒内文件情况说明：说明：整整理人：理人：检查人：检查人：年年月月日日6/25/2024309、装盒、装盒l按照件号顺序（按照件号顺序（小号在上，大号在下小号在上，大号在下）将文件依次装入档案盒中，盒满另装；将文件依次装入档案盒中，盒满另装；l对不同年度、不同期限的文件不能装入对不同年度、不同期限的文件不能装入同一盒内。同一盒内。l根据盒内文件的多少选择合适的档案盒。根据盒内文件的多少选择合适的档案盒。l档案盒由本辖区内档案局统一监制。档案盒由本辖区内档案局统一监制。l在盒内文件之后装入填好的在盒内文件之后装入填好的备考表备考表。6/25/202431档案盒正面 会宁县档案局会宁县档案局6/25/202432盒脊填写盒脊填写盒脊填写盒脊填写(两级分类两级分类两级分类两级分类)全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室051051058058馆盒号盒号003全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室059059馆盒号盒号004全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室001001021021馆盒号盒号001全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室022022050050馆盒号盒号002全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室060060078078馆盒号盒号0056/25/202433盒脊填写盒脊填写盒脊填写盒脊填写(两级分类两级分类两级分类两级分类)全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限3030机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室056056068068馆盒号盒号003全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限3030机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室069069080080馆盒号盒号004全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限3030机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室001001022022馆盒号盒号001全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限3030机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室023023055055馆盒号盒号002全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限3030机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室08081 108088 8馆盒号盒号0056/25/202434盒脊填写盒脊填写盒脊填写盒脊填写(两级分类两级分类两级分类两级分类)全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限1010机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室051051058058馆盒号盒号003全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限1010机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室059059060060馆盒号盒号004全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限1010机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室001001021021馆盒号盒号001全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限1010机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室022022050050馆盒号盒号002全宗号全宗号041041年度年度20200707保管期限保管期限1010机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室06061 1098098馆盒号盒号0056/25/202435盒脊填写盒脊填写盒脊填写盒脊填写(三级分类三级分类三级分类三级分类)全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）经济工作经济工作起起止止件件号号室室141141150150馆盒号盒号024全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）社会事业社会事业起起止止件件号号室室151151160160馆盒号盒号025全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）党群工作党群工作起起止止件件号号室室110110128128馆盒号盒号022全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）人大工作人大工作起起止止件件号号室室129129140140馆盒号盒号023全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）机关内务机关内务起起止止件件号号室室176176188188馆盒号盒号027全宗号全宗号1 13232年度年度20112011保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）行政综合行政综合起起止止件件号号室室161161175175馆盒号盒号0266/25/202436l档案盒脊格式档案盒脊格式全宗号全宗号056年度年度2008保管期限保管期限永久永久机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室001026馆馆盒号盒号0286/25/202437填写档案盒封面、盒脊填写档案盒封面、盒脊l档案盒封面应标明全宗名称档案盒封面应标明全宗名称l在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号和机构起止件号、盒号和机构l起止件号填写盒内第一件文件和最后一起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件在上，止件在下件文件的件号，起件在上，止件在下l盒号即档案盒的排列顺序号，同一保管盒号即档案盒的排列顺序号，同一保管期限的档案盒排一个流水号，绝对禁止期限的档案盒排一个流水号，绝对禁止交错排列盒号交错排列盒号l注意：注意：全宗号、起止件号、盒号都用三全宗号、起止件号、盒号都用三位数字位数字表示表示6/25/202438九九、拟拟写写档档案案盒盒封封面面 会宁县档案局0412007永久0010280016/25/202439 排列上架排列上架 文书档案文书档案 （永久）（永久）文书档案文书档案 （3030年）年）文书档案文书档案 （1010年）年）6/25/202440