OHSMS管理体系文件编写课件

领导和同志领导和同志们们 好！好！GB/T28001-2001管理体系培训管理体系培训 领导和同志们GB/T28001-2001管理体系培训1 GB/T28001-2001 GB/T28001-2001管理体系培训管理体系培训 管理体系文件编写管理体系文件编写主讲主讲:国家注册高级咨询师国家注册高级咨询师 肖礼先肖礼先 GB/T28001-2001管理体系培训 管理体系文2第一节第一节 概述概述 文件包括信息及其承载媒体。管理体文件包括信息及其承载媒体。管理体系文件是组织的管理体系的载体，是组织系文件是组织的管理体系的载体，是组织沟通意图、统一行动的工具。编写文件是沟通意图、统一行动的工具。编写文件是一个组织贯彻、实施管理体系标准，建立一个组织贯彻、实施管理体系标准，建立管理体系的重要基础工作，是一项增值的管理体系的重要基础工作，是一项增值的活动。管理体系文件的编制是组织建立管活动。管理体系文件的编制是组织建立管理体系的重要过程之一。理体系的重要过程之一。第一节 概述 文件包括信息及其承载媒体。管理体3一一.与文件有关的术语和定义与文件有关的术语和定义 1.1.文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体。文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体。2.2.管理手册：规定组织管理体系的文件。管理手册：规定组织管理体系的文件。3.3.程序文件：含有程序程序文件：含有程序(为进行某项活动或过程所为进行某项活动或过程所 规定的途径规定的途径)的文件。的文件。4.4.规范：阐明要求的文件。规范：阐明要求的文件。5.5.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动(已已 从事的活动从事的活动)的证据的文件。的证据的文件。6.6.管理计划：对特定的项目、产品、过程或合同，管理计划：对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文 件。件。一.与文件有关的术语和定义 1.文件：信息（有意义4二二.管理体系文件的作用管理体系文件的作用 1.1.详尽描述管理体系要求；详尽描述管理体系要求；2.2.确保过程的重复性和一致性；确保过程的重复性和一致性；3.3.确定组织的管理方针、管理目标；确定组织的管理方针、管理目标；4.4.规定组织各职能各层次的职责与权限；规定组织各职能各层次的职责与权限；5.5.使管理者和员工达成共识；使管理者和员工达成共识；6.6.向相关方证实组织的能力；向相关方证实组织的能力；7.7.提供符合性的客观证据；提供符合性的客观证据；8.8.为管理体系审核提供依据和客观证据；为管理体系审核提供依据和客观证据；9.9.保证管理体系的完整性、连续性和持续改进。保证管理体系的完整性、连续性和持续改进。二.管理体系文件的作用 1.详尽描述管理体系要求；5四四.管理体系文件的范围管理体系文件的范围 1.1.管理方针和管理目标；管理方针和管理目标；2.2.管理手册；管理手册；3.3.程序文件；程序文件；4.4.作业指导书；作业指导书；5.5.规范；规范；6.6.记录记录(表格表格)；7.7.外来文件；外来文件；8.8.其他文件：如管理其他文件：如管理计划、生产工作计划、计划、生产工作计划、应急预案、内部沟通文件等。应急预案、内部沟通文件等。四.管理体系文件的范围 1.管理方针和管理目标；6五五.管理体系文件编写的基本要求管理体系文件编写的基本要求 1.1.法规性法规性 符合管理体系标准的要求；符合管理体系标准的要求；符合适用法律法规和其他要求；符合适用法律法规和其他要求；符合组织活动、产品或服务的特点和符合组织活动、产品或服务的特点和 运营实际；运营实际；符合一体化管理的要求；符合一体化管理的要求；2.2.层次性和规范性；层次性和规范性；3.3.实用性、有效性和充分性；实用性、有效性和充分性；4.4.动态性。动态性。五.管理体系文件编写的基本要求 1.法规性7六六.编写依据编写依据 1.1.管理体系标准；管理体系标准；2.2.相关法律、法规和其他要求；相关法律、法规和其他要求；3.3.组织现行操作惯例、规章、制度，组织现行操作惯例、规章、制度，如规范和作业指导；如规范和作业指导；4.4.现有其它相关管理体系文件现有其它相关管理体系文件(手册、手册、程序文件、作业文件程序文件、作业文件)。六.编写依据 1.管理体系标准；8七七.文件编写基本原则文件编写基本原则1.1.写组织写组织应应做的做的组织组织应该做的应该做的要写到要写到 文件必须符合文件必须符合GB/T28001-2001GB/T28001-2001的要求、适用的法规和其他要求。的要求、适用的法规和其他要求。2.2.做文件做文件所所写的写的文件写的要做到文件写的要做到 （做不到的要知道）（做不到的要知道）文件必须具有可操作性，与组织的活动、产品或服务特点相结合。文件必须具有可操作性，与组织的活动、产品或服务特点相结合。3.3.记组织记组织所所做的做的做过的要作好记录做过的要作好记录 文件必须具有条理性，做什么、记什么描述清楚。文件必须具有条理性，做什么、记什么描述清楚。4.4.文件应具有系统性、逻辑性和规范化文件应具有系统性、逻辑性和规范化5.5.与其他相关的管理体系文件相协调与其他相关的管理体系文件相协调七.文件编写基本原则1.写组织应做的组织应该做的要写9八八.编写体系文件的基本活动编写体系文件的基本活动（示例）（示例）：a)a)进行适用的管理体系标准以及文件编制培训；进行适用的管理体系标准以及文件编制培训；b)b)对危险源及风险进行识别、评价及控制策划；对危险源及风险进行识别、评价及控制策划；c)c)收集确认适用的法律法规及其它要求；收集确认适用的法律法规及其它要求；d)d)收集现有管理体系和过程的数据；收集现有管理体系和过程的数据；e)e)列出现有适用的管理体系文件，确定其可用性；列出现有适用的管理体系文件，确定其可用性；f)f)从运作部门寻求并获得其他源文件或引用文件；从运作部门寻求并获得其他源文件或引用文件；g)g)对管理体系文件进行策划对管理体系文件进行策划，确定文件要求；，确定文件要求；h)h)编制覆盖管理体系范围所有过程的流程图；编制覆盖管理体系范围所有过程的流程图；i)i)分析流程图识别可能的改进并实施；分析流程图识别可能的改进并实施；j)j)使用其他适宜的方法完成管理体系文件；使用其他适宜的方法完成管理体系文件；k)k)确认、评审和批准这些文件。确认、评审和批准这些文件。八.编写体系文件的基本活动（示例）：a)进行适用的管理10九九.编写步骤编写步骤1.1.策划策划 调查分析管理现状，收集相关文件调查分析管理现状，收集相关文件 确定文件结构和清单确定文件结构和清单 确定体系结构图、职能分配表确定体系结构图、职能分配表 确定文件格式确定文件格式2.2.起草文件起草文件3.3.评审、修改、定稿。评审、修改、定稿。4.4.报批。报批。九.编写步骤1.策划11第二节第二节 管理体系文件的策划管理体系文件的策划 管理体系文件的策划，是文管理体系文件的策划，是文 件编写的基础：件编写的基础：一一.确定体系文件结构和层次确定体系文件结构和层次 二初始评审二初始评审 三三.确定组织结构和职能分配确定组织结构和职能分配第二节 管理体系文件的策划 管理体系文件的策划12一一.确定体系文件结构和层次确定体系文件结构和层次 根据根据ISO 10013 ISO 10013 质量手册质量手册编制指编制指 南中的建议南中的建议一.确定体系文件结构和层次 13二初始评审二初始评审 初始评审是组织建立管理体系的基础。目的是：初始评审是组织建立管理体系的基础。目的是：1.1.明确适用于组织的法律、法规及其他要求、以往的明确适用于组织的法律、法规及其他要求、以往的 符合性；符合性；2.2.识别组织的产品、活动或服务过程及其中的危险源，识别组织的产品、活动或服务过程及其中的危险源，并进行风险评价和风险控制策划；并进行风险评价和风险控制策划；3.3.评审现有的组织机构、职责划分以及现有职业健康安评审现有的组织机构、职责划分以及现有职业健康安 全管理制度、惯例和程序的适用程度和有效性；全管理制度、惯例和程序的适用程度和有效性；4.4.明确相关方的观点和要求；明确相关方的观点和要求；5.5.为文件的编写提供依据为文件的编写提供依据二初始评审 初始评审是组织建立管理体系的基础。目的是：14三三.确定组织结构和职能分配确定组织结构和职能分配1.1.管理体系的建立、保持，职业健康安全管理体系的建立、保持，职业健康安全行为的规范管理，通过职能部门去实施行为的规范管理，通过职能部门去实施2.2.合理分配各合理分配各职能部能部门的的职能能和权限是体和权限是体系实施有效性的基础系实施有效性的基础3.3.确定管理体系确定管理体系结构和构和职能分配能分配的文件形的文件形式、沟通形式。式、沟通形式。三.确定组织结构和职能分配1.管理体系的建立、保持，职业健15第三节第三节 文件编写的实施文件编写的实施 一一.管理方针、目标的制定管理方针、目标的制定 二二.管理手册的编写管理手册的编写 三三.程序文件的编写程序文件的编写 四四.作业文件的编写作业文件的编写第三节 文件编写的实施 一.管理方针、目标的制定16一一.管理方针、目标的制定管理方针、目标的制定 管理体系管理体系管理方针规定了组织在职业健康安管理方针规定了组织在职业健康安全方面的总的宗旨和方向，目标明确了在职业健全方面的总的宗旨和方向，目标明确了在职业健康安全方面所追求的目的，是康安全方面所追求的目的，是建立、实施和改进建立、实施和改进管理体系的主要依据管理体系的主要依据。因此，编制管理体系文件。因此，编制管理体系文件时必须制定方针和目标。时必须制定方针和目标。管理方针、目标可以单独形成文件，也可以管理方针、目标可以单独形成文件，也可以作作为管理手册为管理手册的一部分。的一部分。一.管理方针、目标的制定 管理体系管理方针规171.1.管理方针目标的制定依据管理方针目标的制定依据 a)a)管理体系标准对方针、目标的要求；管理体系标准对方针、目标的要求；b)b)相关的法律法规与其他要求；相关的法律法规与其他要求；c)c)初始职业健康安全评审的结果（不可初始职业健康安全评审的结果（不可 承受风险）；承受风险）；d)d)组织的技术、财务、运行和经营状况组织的技术、财务、运行和经营状况 和要求；和要求；e)e)相关方的观点和要求。相关方的观点和要求。1.管理方针目标的制定依据 a)管理体系标准对方针、目标182.2.制定步骤和应注意的问题制定步骤和应注意的问题(1)(1)制定步骤制定步骤 a)a)情况调查情况调查 b)b)调查结果析研究调查结果析研究 c)c)提出管理方针（员工参与）、目标草案，提出管理方针（员工参与）、目标草案，报最高管理者批准。报最高管理者批准。d)d)在相关职能和层次上建立目标在相关职能和层次上建立目标(2)(2)应注意的问题应注意的问题 a)a)口号式方针口号式方针 b)b)广告式方针广告式方针 c)c)照抄其他组织的方针照抄其他组织的方针2.制定步骤和应注意的问题(1)制定步骤19对管理方针的几点说明对管理方针的几点说明1)1)方针内容必须满足标准的要求：方针内容必须满足标准的要求：a)a)一个符合（组织的性质、特点、规模）；一个符合（组织的性质、特点、规模）；b)b)两个承诺（遵守法律、持续改进）。两个承诺（遵守法律、持续改进）。2)2)方针管理要求：方针管理要求：a)a)员工参与制定与评审；员工参与制定与评审；b)b)形成文件并实施；形成文件并实施；c)c)定期评审适宜性；定期评审适宜性；d)d)传达到全体员工，明确其义务和责任；传达到全体员工，明确其义务和责任；e)e)相关方可获取。相关方可获取。对管理方针的几点说明1)方针内容必须满足标准的要求：20对管理目标的几点说明对管理目标的几点说明目标的制定：目标的制定：(1)(1)根据方针提出的框架、企业重大风险的根据方针提出的框架、企业重大风险的 性质和特点性质和特点(总体目标总体目标)；(2)(2)根据不可接受风险根据不可接受风险(具体目标：具体目标：SMRAT)SMRAT)；S S 具体；具体；M M 可测量；可测量；R R 可实现；可实现；A A 定位定位(职能和层次职能和层次)；T T 有时限。有时限。目标的实现：目标的实现：(1)(1)有些目标可通过程序文件、规章制度、有些目标可通过程序文件、规章制度、安全操作规范等日常运行控制的风险管安全操作规范等日常运行控制的风险管 理来实现；理来实现；(2)(2)有些目标需要制定并实施管理方案，消有些目标需要制定并实施管理方案，消 除或降低风险来实现。除或降低风险来实现。对管理目标的几点说明目标的制定：213.3.管理方针示例（管理方针示例（）员工是公司最宝贵的资源，健康与安全，既是公员工是公司最宝贵的资源，健康与安全，既是公司的规定，更是企业的文化。在安全司的规定，更是企业的文化。在安全生产的前提下生产的前提下，为顾客提供世界级高质量产品和服务，我公司将通过为顾客提供世界级高质量产品和服务，我公司将通过不懈努力和持续改进实现如下承诺：不懈努力和持续改进实现如下承诺：1)1)贯彻贯彻“健康与安全第一健康与安全第一”的原则，遵守适用的的原则，遵守适用的 法律法规及其他要求；法律法规及其他要求；2)2)强化设施设备及化学品的管理，不断降低风险强化设施设备及化学品的管理，不断降低风险，杜绝重大以上责任事故的发生杜绝重大以上责任事故的发生；3)3)实施标准化管理，制定有效的工作程序和标准，实施标准化管理，制定有效的工作程序和标准，通过过程控制通过过程控制和管理方案的实施和管理方案的实施来完成预定的来完成预定的 目标；目标；4)4)为员工和外来人员提供安全培训和指导；为员工和外来人员提供安全培训和指导；5)5)创造安全的工作环境，不断提高职业健康安全创造安全的工作环境，不断提高职业健康安全 绩效。绩效。3.管理方针示例（）员工是公司最宝贵的资源，健康与223.3.管理方针示例（管理方针示例（-XX-XX烟草专卖烟草专卖）遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为；遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为；突出健康安全意识，坚持人企和谐为本；突出健康安全意识，坚持人企和谐为本；注重科学发展理念，追求上善若水目标。注重科学发展理念，追求上善若水目标。3.管理方针示例（-XX烟草专卖）遵守相关法律法规，规范23方针内涵方针内涵（-续续）遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为 以法律法规为准绳，开展各项经营管理活动，将法律法规的具体要求渗以法律法规为准绳，开展各项经营管理活动，将法律法规的具体要求渗透到企业的各项管理中，加强专卖管理执法，规范烟草市场秩序，确保行政透到企业的各项管理中，加强专卖管理执法，规范烟草市场秩序，确保行政执法公平、公正、公开，规范企业管理，强化企业内部监管，满足市场需执法公平、公正、公开，规范企业管理，强化企业内部监管，满足市场需求，控制经营活动，确保各项经营管理活动有序、有理、有效、有利开展。求，控制经营活动，确保各项经营管理活动有序、有理、有效、有利开展。突出健康安全意识，坚持人企和谐为本突出健康安全意识，坚持人企和谐为本 坚持以人为本思想，树立安全、健康意识，关注对员工身体负面影响或坚持以人为本思想，树立安全、健康意识，关注对员工身体负面影响或伤害因素。提供适宜的劳动条件和劳动保护，保证员工及相关方人员的安全伤害因素。提供适宜的劳动条件和劳动保护，保证员工及相关方人员的安全和健康，追求企业经营效益与员工人身尊严的和谐统一，树立良好的社会形和健康，追求企业经营效益与员工人身尊严的和谐统一，树立良好的社会形象。象。注重科学发展理念，追求注重科学发展理念，追求上善若水上善若水目标目标 企业管理科学化，内部运行规范化，重视细节管理，坚持科学发展观，企业管理科学化，内部运行规范化，重视细节管理，坚持科学发展观，敬业务实，不断解放思想、更新理念，确保企业持续、稳定、健康发展。企敬业务实，不断解放思想、更新理念，确保企业持续、稳定、健康发展。企业追求业追求以不争之德，容人长短，以通变之能，迂回前行，以处下之姿，谦逊以不争之德，容人长短，以通变之能，迂回前行，以处下之姿，谦逊而实际的最佳德行；而实际的最佳德行；员工实现员工实现睿智睿智、宁静、执著、变通、务实、宁静、执著、变通、务实、儒雅儒雅，与人，与人为善的个性品质。为善的个性品质。方针内涵（-续）遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为243.3.管理方针示例（管理方针示例（-XX-XX烟草专卖烟草专卖）遵守法规，造就令行禁止团队；遵守法规，造就令行禁止团队；预防为主，落实安全健康责任；预防为主，落实安全健康责任；严格控制，降低安全健康风险；严格控制，降低安全健康风险；加强培训，提高全员风险意识；加强培训，提高全员风险意识；以人为本，形成关爱生命共识；以人为本，形成关爱生命共识；全员参与，持续改进体系业绩。全员参与，持续改进体系业绩。3.管理方针示例（-XX烟草专卖）遵守法规，造就令行禁止团254.4.管理目标示例管理目标示例(1)(1)XXXX专卖局职业健康安全管理目标：专卖局职业健康安全管理目标：(1)(1)每年一般事故每年一般事故 1 1，杜绝重、特大安全责，杜绝重、特大安全责 任事故。任事故。(2)(2)年工伤事故控制率低于年工伤事故控制率低于 22，杜绝重伤和，杜绝重伤和 死亡事故发生。死亡事故发生。(3)(3)杜绝火灾、道路交通责任事故的发生，严杜绝火灾、道路交通责任事故的发生，严 防被盗抢案件发生。防被盗抢案件发生。(4)(4)不发生群体职业中毒事件。不发生群体职业中毒事件。4.管理目标示例(1)XX专卖局职业健康安全管理目标：264.4.管理目标示例管理目标示例(2)(2)1 1、职业健康安全总体目标：、职业健康安全总体目标：力争实现：零事故、零伤害、零损失、零投诉力争实现：零事故、零伤害、零损失、零投诉2 2、长期目标：、长期目标：a a、每年一般事故、每年一般事故 1 1，杜绝重、特大安全事故；，杜绝重、特大安全事故；b b、年工伤事故率低于、年工伤事故率低于 22，杜绝重伤和死亡事，杜绝重伤和死亡事 故发生；故发生；c c、杜绝火灾事故；、杜绝火灾事故；d d、杜绝道路交通重大以上责任事故发生；、杜绝道路交通重大以上责任事故发生；e e、不发生群体食物中毒事件；、不发生群体食物中毒事件；f f、员工和其它相关方投诉为零。、员工和其它相关方投诉为零。3 3、年度目标见当年、年度目标见当年 年度职业健康安全管年度职业健康安全管 理目标理目标。4.管理目标示例(2)1、职业健康安全总体目标：27二二.管理手册的编写管理手册的编写 管理手册是根据管理手册是根据OHSMSOHSMS标准和规定的标准和规定的OHSOHS方针、目标来描述组织的管理体系，向组织方针、目标来描述组织的管理体系，向组织内部和外部提供关于管理体系一致信息的文内部和外部提供关于管理体系一致信息的文件。管理手册的编制过程，是建立管理体系件。管理手册的编制过程，是建立管理体系的重要过程。的重要过程。管理手册在详略程度和编排格式上可以管理手册在详略程度和编排格式上可以不同，但不可以没有。不同，但不可以没有。二.管理手册的编写 管理手册是根据OHSMS标准和281.1.编写目的及管理手册的作用编写目的及管理手册的作用 (1)(1)贯彻落实组织的管理方针和管理目标贯彻落实组织的管理方针和管理目标 (2)(2)使组织的管理体系有效的运行使组织的管理体系有效的运行 (3)(3)管理手册是管理体系审核的依据管理手册是管理体系审核的依据 (4)(4)保持管理体系的连续性和完整性保持管理体系的连续性和完整性 (5)(5)证实组织对所选定的管理体系标准的证实组织对所选定的管理体系标准的 符合性符合性 (6)(6)管理体系认证注册的依据。管理体系认证注册的依据。1.编写目的及管理手册的作用 (1)贯彻落实组织的管理方292.2.管理手册的编写要求管理手册的编写要求 (1)(1)指令性指令性 (2)(2)系统性系统性 (3)(3)先进性先进性 (4)(4)可行性可行性 (5)(5)有效性有效性2.管理手册的编写要求 (1)指令性303 3管理手册的策划管理手册的策划(1)1)确定管理手册的形式确定管理手册的形式(2)2)管理手册的内容管理手册的内容(3)3)编写管理手册的要点编写管理手册的要点(4)4)确定管理手册总体结构和目录确定管理手册总体结构和目录(5)5)确定程序文件、三级文件清单确定程序文件、三级文件清单3管理手册的策划(1)确定管理手册的形式31(1)1)确定管理手册的形式确定管理手册的形式 a)a)汇编型管理手册汇编型管理手册 b)b)单一型管理手册单一型管理手册 组织采采用用哪哪种种型型式式取取决决于于组织的的规模、活模、活动和和重要危重要危险源源相关情况。相关情况。(1)确定管理手册的形式 a)汇编型管理手册32(2)2)管理手册的内容管理手册的内容 a)a)方针、目标、指标方针、目标、指标 b)b)影响职业健康安全管理、运行、审核和评审工作影响职业健康安全管理、运行、审核和评审工作 的岗位职责、权限和相互关系；的岗位职责、权限和相互关系；c)c)程序文件的说明和查询途径；程序文件的说明和查询途径；d)d)手册的评审、修改和控制规定。手册的评审、修改和控制规定。附录：附录：1)1)重要危险源清单；重要危险源清单；2)2)企业活动区域平面布局图企业活动区域平面布局图(含重要危险源分布含重要危险源分布)2)2)适用的法律法规和其他要求清单；适用的法律法规和其他要求清单；3)3)程序文件清单。程序文件清单。(2)管理手册的内容 a)方针、目标、指标33(3)3)编写管理手册的要点编写管理手册的要点(1)(1)手册开头手册开头,其内容一般如下：其内容一般如下：1)1)手册颁布令；手册颁布令；2)2)管理者代表的任命书；管理者代表的任命书；3)3)职业健康安全员工代表；职业健康安全员工代表；4)4)管理方针、目标；管理方针、目标；4)4)组织简介。组织简介。(2)(2)手册正文，主要内容包括：手册正文，主要内容包括：1)1)主题内容与适用范围：主题内容与适用范围：2)2)引用文件；引用文件；3)3)术语与定义；术语与定义；4)4)管理体系要素。管理体系要素。编写手册正文时应注意下列事项编写手册正文时应注意下列事项 1)1)无程序支持的要素无程序支持的要素,其过程尽量在手册中叙述清楚；其过程尽量在手册中叙述清楚；2)2)有程序支持的要素，简要描述，详见程序；有程序支持的要素，简要描述，详见程序；3)3)需要的支持性信息应提供文件查询途径；需要的支持性信息应提供文件查询途径；4)4)简明易懂，专用名词最好不更改；简明易懂，专用名词最好不更改；5)5)按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。(3)(3)手册附录手册附录 1)1)组织结构图、职能分配表；组织结构图、职能分配表；2)2)重要危险源清单；重要危险源清单；3)3)重要危险源分布图；重要危险源分布图；4)4)适用的法规清单；适用的法规清单；5)5)程序文件清单。程序文件清单。(3)编写管理手册的要点(1)手册开头,其内容一般如下：34(4)(4)管理手册的编写方法管理手册的编写方法1.1.以回答体系标准要求的形式直接叙述，如：以回答体系标准要求的形式直接叙述，如：4.2 4.2 职业健康安全方针职业健康安全方针 4.2.1 4.2.1 总则总则 职业健康安全方针确定了特车部在职业健康安全管理方面职业健康安全方针确定了特车部在职业健康安全管理方面 的宗旨和方向的宗旨和方向 4.2.2 4.2.2 方针内容要求方针内容要求 4.2.3 4.2.3 方针的管理要求方针的管理要求 4.2.4 4.2.4 职业健康安全方针及涵义职业健康安全方针及涵义2.2.用程序文件的格式进行编写，如：用程序文件的格式进行编写，如：4.24.2职业健康安全方针职业健康安全方针 1.1.目的目的 2.2.范围范围 3.3.要求要求(内容的主体部分内容的主体部分)3.1 3.1 方针制定的权限规定方针制定的权限规定 3.2 3.2 方针的制定应考虑的问题方针的制定应考虑的问题 3.3 3.3 方针的内容要求方针的内容要求 3.4 3.4 方针的发布、传达、实施方针的发布、传达、实施 3.5 3.5 方针的评审方针的评审 4.4.主要相关文件及记录主要相关文件及记录(4)管理手册的编写方法1.以回答体系标准要求的形式直接叙述35(5)5)确定管理手册总体结构和目录确定管理手册总体结构和目录管理手册目录管理手册目录 （示例）（示例）01 01 封面封面 02 02 手册发布令手册发布令 03 03 管理者代表任命书管理者代表任命书 04 04 职业健康安全员工代表职业健康安全员工代表 05 05 组织情况简介组织情况简介 0 06 6 管理方针和管理目标管理方针和管理目标 0 07 7 管理手册目录管理手册目录 以下按体系标准条款的编号以下按体系标准条款的编号(1-8)(1-8)编序（略）编序（略）(5)确定管理手册总体结构和目录管理手册目录（示例）36附：管理手册附录附：管理手册附录 （示例）（示例）附录附录 1 1 组织管理体系组织结构图组织管理体系组织结构图 2 2 管理体系职能分配表管理体系职能分配表 3 3 组织管辖范围平面图（建筑组织管辖范围平面图（建筑 物布局、重要危险源分布）物布局、重要危险源分布）4 4 程序文件清单程序文件清单 5 5 管理手册的管理说明管理手册的管理说明 6 6 重要危险源清单重要危险源清单 7 7 管理方案一览表管理方案一览表 8 8 适用的法律法规清单适用的法律法规清单附：管理手册附录（示例）附录37管理体系组织结构图管理体系组织结构图管理体系组织结构图38管理体系组织结构图管理体系组织结构图（分析）（分析）管理体系组织结构图（分析）39 职业健康安全管理体系职能分配表职业健康安全管理体系职能分配表 职业健康安全管理体系职能分配表40三三.程序文件的编写程序文件的编写 程序程序为进行某项活动所规定的途径，程为进行某项活动所规定的途径，程序可形成文件，也可以不形成文件。序可形成文件，也可以不形成文件。管理体系程序文件的数量，必管理体系程序文件的数量，必须考考虑在满足在满足标准要求的基础上标准要求的基础上,再根据组织的具体条件再根据组织的具体条件(人员人员素质、产品、过程、环境因素、健康安全风险素质、产品、过程、环境因素、健康安全风险)确定。确定。三.程序文件的编写 程序为进行某项活动所规定的途径41(1)(1)管理体系标准对程序文件的要求管理体系标准对程序文件的要求ISO/TR10013:2001 ISO/TR10013:2001 对程序文件的要求对程序文件的要求 a)a)结构和格式结构和格式 组织应的程序文件的结构和格式做出规定。程序组织应的程序文件的结构和格式做出规定。程序 文件应当包括必要的信息并且应当具有唯一性标识。文件应当包括必要的信息并且应当具有唯一性标识。程序文件可引用作业指导书。程序文件可引用作业指导书。b)b)内容内容 标题、标题、目的、目的、范围、范围、职责和权限、职责和权限、活动的描述、活动的描述、记录、记录、附录。附录。c)c)评审、批准和修订评审、批准和修订 d)d)更改的标识更改的标识(1)管理体系标准对程序文件的要求ISO/TR10013:242(2)(2)管理体系程序文件内容的要求管理体系程序文件内容的要求 a)a)进行该项活动的目的、范围和参与活动人进行该项活动的目的、范围和参与活动人 员的职责与权限；员的职责与权限；b)b)每项活动过程中，各环节所需要的资源及每项活动过程中，各环节所需要的资源及 其相互之间的接口关系；其相互之间的接口关系；c)c)规定活动的各个环节如何实施控制；规定活动的各个环节如何实施控制；d)d)规定活动各个环节的要求（规定活动各个环节的要求（5 5W1HW1H）；e)e)规定活动各环节需要注意的问题、应采取规定活动各环节需要注意的问题、应采取 的措施或应执行的其他程序等。的措施或应执行的其他程序等。(2)管理体系程序文件内容的要求 a)进行该项活动的目的、43(3)(3)程序文件的编写要求程序文件的编写要求a)a)每一个程序文件都应包括管理体系的一个逻辑上独立每一个程序文件都应包括管理体系的一个逻辑上独立 的部分；的部分；b)b)程序文件应针对各项活动的目标和执行作出的规定；程序文件应针对各项活动的目标和执行作出的规定；c)c)程序文件的范围和详细程度应取决于工作的复杂程程序文件的范围和详细程度应取决于工作的复杂程 度、所用的方法以及这项活动涉及人员所需的技能、度、所用的方法以及这项活动涉及人员所需的技能、素质和培训程度；素质和培训程度；d)d)每一职业健康安全管理体系程序都应能回答每一职业健康安全管理体系程序都应能回答5W1H5W1H；e)e)所有程序文件都应简练、明确和易懂，并具有可操作所有程序文件都应简练、明确和易懂，并具有可操作 性和可检查性；性和可检查性；f)f)应以相同的结构和格式编排每一个程序文件。应以相同的结构和格式编排每一个程序文件。(3)程序文件的编写要求a)每一个程序文件都应包括管理体系的44(4)(4)程序文件的结构程序文件的结构 a)a)程序文件的名称程序文件的名称 b)b)编号编号 c)c)目的目的 d)d)范围范围 e)e)职责职责 f)f)工作程序工作程序 g)g)相关文件相关文件 h)h)记录记录(4)程序文件的结构 a)程序文件的名称45程序文件的结构和编写要求程序文件的结构和编写要求1.1.统一程序文件的结构；统一编号统一程序文件的结构；统一编号2.2.程序文件的一般结构及各部分的编写要求：程序文件的一般结构及各部分的编写要求：名称：名称：XXXXXXXX控制程序控制程序或或XXXXXXXX管理程序管理程序 目的：目的：运行此程序目的，即从事控制运行此程序目的，即从事控制(管理管理)此项活动此项活动(过程过程)的目的的目的 范围：范围：程序适用的控制程序适用的控制(管理管理)活动活动(过程过程)的范围的范围 职责：职责：实施此程序的相关职能部门实施此程序的相关职能部门(单位单位)的职责、权限和接口关系的职责、权限和接口关系 （a.a.最高管理层的分工可不在此写，内审、管评除外；最高管理层的分工可不在此写，内审、管评除外；b.b.不要把不要把 做什么、如何做写在此处；做什么、如何做写在此处；c.c.应明确程序的归口管理部门和相应明确程序的归口管理部门和相 关部门）关部门）工作程序：工作程序：程序文件的主体，必须体现程序文件的主体，必须体现5W1H(5W1H(6W6W1H)Who1H)Who、WhyWhy、WhenWhen、Where Where、WhatWhat、WhichWhich、How(How(谁做、为什么做和为什么这样做、什谁做、为什么做和为什么这样做、什 么时间、什么地点、做什么、么时间、什么地点、做什么、做哪一个做哪一个、如何做、如何做-如何控制及要如何控制及要 达到的要求、形成的记录、例外情况的处理措施等达到的要求、形成的记录、例外情况的处理措施等)程序文件的结构和编写要求1.统一程序文件的结构；统一编号46程序文件的结构和编写要求程序文件的结构和编写要求(续续1)1)应对运行此程序所执行的标准、文件，运行过程中应应对运行此程序所执行的标准、文件，运行过程中应形成的记录等，给予描述。描述要逻辑性强，一般按过程形成的记录等，给予描述。描述要逻辑性强，一般按过程顺序，连续不跳越，自然流畅、接口清楚，做什么、形成顺序，连续不跳越，自然流畅、接口清楚，做什么、形成什么记录自然引出。注意：什么记录自然引出。注意：WhoWho和和WhatWhat必须与必须与“职责职责”相一致。相一致。相关文件：相关文件：在在“工作程序工作程序”中所涉及的需要执行和需要遵循的中所涉及的需要执行和需要遵循的 文件或标准，在此列出目录，使执行者明确此程序的运文件或标准，在此列出目录，使执行者明确此程序的运 行需要执行和需要遵循的文件或标准。行需要执行和需要遵循的文件或标准。记录：记录：在在“工作程序工作程序”中提出的程序运行过程所需形成的中提出的程序运行过程所需形成的 记录，在此列出清单。记录，在此列出清单。“相关文件相关文件”和和“记录记录”易出现的问题是与易出现的问题是与“工作程序工作程序”不能相呼应。不能相呼应。程序文件的结构和编写要求(续1)应对运行此程47程序文件中程序文件中“工作程序工作程序”的三种形式的三种形式1.1.纯文字描述纯文字描述2.2.过程流程图加说明或注释过程流程图加说明或注释3.3.文字描述加过程流程图文字描述加过程流程图三种形式各有优缺点。三种形式各有优缺点。程序文件中“工作程序”的三种形式1.纯文字描述48(5)(5)程序文件编写的实施程序文件编写的实施a a）统一策划，统一格式，统一步骤；）统一策划，统一格式，统一步骤；b b）确定程序文件针对的要素、活动或过程；）确定程序文件针对的要素、活动或过程；c c）正确区分程序文件和三层文件；正确区分程序文件和三层文件；d d）采取谁执行谁编写的原则；）采取谁执行谁编写的原则；e e）专人把关，统一风格；）专人把关，统一风格；f f）定稿、审批和发布实施。）定稿、审批和发布实施。(5)程序文件编写的实施a）统一策划，统一格式，统一步骤；49四四.作业文件的编写作业文件的编写作业文件（三层次文件）包括：作业文件（三层次文件）包括：a)管理标准或制度；管理标准或制度；b)工作标准或岗位说明；工作标准或岗位说明；c)技术标准或技术规范；技术标准或技术规范；d)作业性文件或作业指导书、作业性文件或作业指导书、应急预案应急预案 （计划）、（计划）、操作规程、工艺流程；操作规程、工艺流程；e)e)记录表式（表格）等。记录表式（表格）等。四.作业文件的编写作业文件（三层次文件）包括：501.1.记录（表格或样张）的编写记录（表格或样张）的编写（1 1）管理体系所需要的记录）管理体系所需要的记录 a)a)适用的法律法规及其他要求信息；适用的法律法规及其他要求信息；b)b)投诉记录；投诉记录；c)c)培训记录；培训记录；d)d)过程信息和产品信息；过程信息和产品信息；e)e)重要环境因素、危险源信息；重要环境因素、危险源信息；f)f)检查、维护、校准信息；检查、维护、校准信息；g)g)有关供方、承包方信息；有关供方、承包方信息；h)h)不符合、事故报告；不符合、事故报告；i)i)应急准备与响应信息；应急准备与响应信息；j)j)审核结果和管理评审；审核结果和管理评审；k)k)纠正、预防措施信息。纠正、预防措施信息。（2 2）记录表式设计与程序文件和三级文件的编）记录表式设计与程序文件和三级文件的编 写应同时进行。写应同时进行。1.记录（表格或样张）的编写（1）管理体系所需要的记录511.1.记录（表格或样张）的编写记录（表格或样张）的编写(3)(3)通通常常记记录录表表格格应应有有“序序号号”和和“备备注注”栏栏。应应包包括括：名名 称、编号、顺序号（流水号），记录的项目，记录称、编号、顺序号（流水号），记录的项目，记录 相关人员（填写、会签、审批），记录时间，记录相关人员（填写、会签、审批），记录时间，记录 单位名称等。单位名称等。(4)(4)应注意一表多用，尽量减少表格的数量。应注意一表多用，尽量减少表格的数量。(5)(5)记录的编制要求记录的编制要求 充分性和必要性充分性和必要性 标准化和规范化标准化和规范化 经济性和实用性经济性和实用性 记录的标识记录的标识(6)(6)记录的设计编制步骤记录的设计编制步骤 学习设计编制记录的指导性文件；学习设计编制记录的指导性文件；记录的设计编制；记录的设计编制；记录的校审；记录的校审；批准发布。批准发布。1.记录（表格或样张）的编写(3)通常记录表格应有“序号”522.2.管理方案的编写管理方案的编写 管理方案是职业健康安全管管理方案是职业健康安全管理体系理体系规范规范4.3.4 4.3.4 要素提出的要素提出的“组织应制定并保持职业健康安全组织应制定并保持职业健康安全管理方案，以实现其目标。管理方案，以实现其目标。”中延中延引而来，质量管理体系引而来，质量管理体系要求要求中，没有提出管理方案的概念，有中，没有提出管理方案的概念，有时以时以“新建项目新建项目”的形式出现。的形式出现。2.管理方案的编写 管理方案是职业健康安全管532.2.管理方案的编写管理方案的编写(1)(1)管理方案的编写时机管理方案的编写时机 对对“无法无法”或或“很难很难”通过程序、操作规范和规通过程序、操作规范和规 章制度的实施实现管理的目标和指标时；章制度的实施实现管理的目标和指标时；实现管理目标指标的条件不充分、不完善时；实现管理目标指标的条件不充分、不完善时；出现重大事故、事件，经原因分析，认为需出现重大事故、事件，经原因分析，认为需 要通过管理方案消除其原因时；要通过管理方案消除其原因时；对管理体系改进，需增补改造、改善实现条对管理体系改进，需增补改造、改善实现条 件时；件时；在外部审核发现的由于硬、软件条件不充分在外部审核发现的由于硬、软件条件不充分 而发生不符合时。而发生不符合时。2.管理方案的编写(1)管理方案的编写时机542.2.管理方案的编写管理方案的编写(2)(2)管理方案的内容和编写方法管理方案的内容和编写方法 管理方案的三要素：管理方案的三要素：a)a)实现目标实现目标(实施管理方案实施管理方案)的责任部门的责任部门 （责任人）；（责任人）；b)b)实现目标的方法和措施；实现目标的方法和措施；c)c)实现目标实现目标(完成管理方案完成管理方案)的时间表。的时间表。管理方案所要实现的目标和指标；管理方案所要实现的目标和指标；实施管理方案所需的资源；实施管理方案所需的资源；方案实施情况的检查验证责任者，检查验证方案实施情况的检查验证责任者，检查验证 方法措施（需要时）。方法措施（需要时）。2.管理方案的编写(2)管理方案的内容和编写方法55管理方案示例管理方案示例管理方案示例56管理方案示例（管理方案示例（PingGangPingGang公司）公司）管理方案示例（PingGang公司）57 管理方案示例（管理方案示例（PingGangPingGang公司公司-放大）放大）管理方案示例（PingGang公司-放58应急预案的编写应急预案的编写 应急预案是，职业健康安全管理体系应急预案是，职业健康安全管理体系规范规范4.4.74.4.7提出的要求。应急预案是组织在遇提出的要求。应急预案是组织在遇到紧急情况时的行动方案到紧急情况时的行动方案,是应急准备与响应的是应急准备与响应的支持性文件支持性文件,也是处理紧急情况的作业指导书也是处理紧急情况的作业指导书,是是职业健康安全管理体系不可缺少的文件。职业健康安全管理体系不可缺少的文件。应急预案的编写应急预案的编写应急预案的编写 应急预案是，职业健康安全管理体59(1)(1)应急预案的内容应急预案的内容 名称；名称；应用的目的范围；应用的目的范围；应急响应的组织机构及职责；应急响应的组织机构及职责；紧急情况下联络方式方法（包括紧急情况下联络方式方法（包括 与相关单位、组织内部的联络）；与相关单位、组织内部的联络）；紧急情况的处置方案的措施；紧急情况的处置方案的措施；紧急情况结束后的后续工作。紧急情况结束后的后续工作。(1)应急预案的内容 名称；60(2)(2)应急预案的编制步骤和方法应急预案的编制步骤和方法 识别并确认可能发生的重大的识别并确认可能发生的重大的群体性群体性 事故事件或紧急情况；事故事件或紧急情况；确定应急响应的组织机构和职责；确定应急响应的组织机构和职责；确定紧急情况可能涉及的相关部门和确定紧急情况可能涉及的相关部门和 单位，确定其沟通途径和方式方法；单位，确定其沟通途径和方式方法；针对潜在事故事件、紧急情况制定行针对潜在事故事件、紧急情况制定行 动方案；动方案；事故事件紧急情况事后的工作要求事故事件紧急情况事后的工作要求。(2)应急预案的编制步骤和方法 识别并确认可能发生的重大61基层单位工作手册的编写基层单位工作手册的编写 有许多按标准建立管理体系的组织，具有比较有许多按标准建立管理体系的组织，具有比较独立的下属单位，他们具有自己的管理层、执行层独立的下属单位，他们具有自己的管理层、执行层和操作层。但由于他们属于二级和操作层。但由于他们属于二级单位，不同于体系管理一单位，不同于体系管理一级的职能部门，为了体级的职能部门，为了体系有效的运行，应系有效的运行，应编制具有自己特色编制具有自己特色的工作手册。的工作手册。基层单位工作手册的编写 有许多按标准建立管理体系的62基层单位工作手册的内容基层单位工作手册的内容其内容包括：其内容包括：1.1.组织的方针、目标、管理者代表任命书等；组织的方针、目标、管理者代表任命书等；2.2.单位简介和目标；单位简介和目标；3.3.单位的组织结构图和职能分配表；单位的组织结构图和职能分配表；4.4.单位内部的职责和权限规定；单位内部的职责和权限规定；5.5.组织的管理手册和程序文件的必要的说明；组织的管理手册和程序文件的必要的说明；6.6.必要的程序文件；必要的程序文件；7.7.主要的作业性文件；主要的作业性文件；8.8.附录：附录：a)单位管辖范围平面图（包括地下管网、建筑单位管辖范围平面图（包括地下管网、建筑 物布局、重要危险源分布）物布局、重要危险源分布）b)单位单位重要危险源清单重要危险源清单 c)单位的单位的管理方案一览表管理方案一览表 d)单位适用的法律法规清单单位适用的法律法规清单 e)工作手册的说明工作手册的说明基层单位工作手册的内容其内容包括：63授课结束，谢谢大家授课结束，谢谢大家 谢谢谢谢 大大家！家！授课结束，谢谢大家 谢谢64