会议策划与组织课件

PowerPointDesign Template add your subheading会议策划与组织会议策划与组织PowerPointDesign Template add1会议策划与组织课程简介课程简介项目一会议概述项目二会议策划与准备项目三会中组织与服务项目四会议善后工作项目五会议礼仪项目六实训2课程简介项目一 会议概述2会议策划与组织课程要求课程要求v本门课程：本门课程：18+1818+18v学习方式：学习方式：课堂教学、课堂讨论、课外作业等v考核办法：考核办法：期末成绩（60%）、实训（课堂讨论、课外作业）30%、考勤（10%）v实训分组：实训分组：全班36人，分成6小组3课程要求本门课程：18+183项目一目一 会会议概概说4项目一 会议概说4会议策划与组织课程内容课程内容1 1会议含义与要素2 2会议的功能与种类3 3会议的三个基本阶段4 4会议不良现象及解决对策5课程内容1会议含义与要素2会议的功能与种类3会议的三个基本阶会议策划与组织会议策划与组织案例导入案例导入王王义大大学学毕业便便应聘聘到到一一家家大大型型企企业做做秘秘书。一一天天公公司司杨经理理走走进办公公室室，“明明天天上午酒店在三上午酒店在三楼会楼会议室室开会开会，”“唉，唉，怎么怎么又又开会开会？”王王义脱脱口口说了一句。了一句。杨经理理有有点点惊惊讶地地反反问道道：“你你认为开开会会是是没没有有意意义的的事事吗？”杨经理理似似乎乎看看出出了了王王义不以不以为然的然的样子，子，继续问：“你你说说会会议都有都有哪哪些价些价值或者或者为什什么没么没有价有价值？”这个个问题王王义从来没从来没有想有想过，对开会开会厌烦情情绪淹淹没没了他了他对会会议的理性思考。的理性思考。杨经理理见他他语塞，塞，递给他一他一份份资料：料：“拿去看看，好好准拿去看看，好好准备明天的明天的会会议”也也许是是因因为在在学学校校见多多了了一一些些无无聊聊的的会会议，每每次次开开会会王王义不不是是逃逃会会就就是是在在会会场睡睡觉，而而且且想想着着自自己己刚来来不不久久，没没啥事事会会问道道自自己己，开开会会嘛嘛就就是是走走走走过场。所所以以王王义打打定定主主意，明天要到意，明天要到会会场休息休息。休息休息。第二天，第二天，当当杨经理看到坐在角落、睡意朦理看到坐在角落、睡意朦胧的王的王义，就点名，就点名让他他为讨论的方案的方案献献计。王王义急急忙忙站站起起来来，两两手手空空空空，两两耳耳空空空空，口口中中无无语；看看看看四四周周，才才发现大大家家手手边都都放着放着资料，而且都在料，而且都在记录着什着什么么，他一下子，他一下子涨红了了脸，地下了，地下了头杨经理理见状状，沉默了一，沉默了一会会，对他他说：“会会后到我后到我办公室公室来来一一趟趟。”王王义开开完完会会就就来来到到杨经理理的的办公公室室，杨经理理递给他他一一份份文文件件：“下下周周有有个个新新员工工培培训会会，你来帮你来帮我我办。”王王义仔仔细看看了了文文件件上上的的要要求求，原原来来这么么简单的的一一个个会会还有有这么么多多的的准准备工工作作看看来来办会会还不不简单。6案例导入王义大学毕业便应聘到一家大型企业做秘书。一天公司杨经会议策划与组织结合你平时所参加过的或者对会议的认识，谈谈会议的意义何在？如何才能成功举办一次高效率、高质量的会议？课堂讨论课堂讨论7结合你平时所参加过的或者对会议的认识，谈谈会议的意义何在？课会议策划与组织任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素一、会议的含义会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们聚集在一起通过一定的形式和程序，协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者谓之会议。谓之会议。”8任务一 会议的含义与要素一、会议的含义 会议是人们最常见的一会议策划与组织任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素二、会议的要素 会会 议会会议主主题 会会议 地点地点 会会议 时间会会议人人员会会议议程程会会议名称名称会会议结果果会会议形式形式会会议议题9任务一 会议的含义与要素二、会议的要素 会 议会议主题 会议策划与组织（一）会议名称会议名称要能概括会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议时间、届次、地点、范围、规模等。“2009界曹妃甸论坛”“中韩秘书教育学术研讨会”“深圳开发技术股份有限公司第二十次（2010）股东大会”Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素10（一）会议名称Back任务一 会议的含义与要素10会议策划与组织（二）会议议题会议议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。单个议题多个议题Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素11（二）会议议题Back任务一 会议的含义与要素11会议策划与组织（三）会议主题会议主题是根据会议议题概括出的主题性口号。如何确定会议的主题？精确简明有号召力“主题+副题”主主题：城市让生活更美好副副题：城市多元文化的融合城市经济繁荣城市科技的创新城市社区的重塑城市与乡村的互动Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素12（三）会议主题主题：Back任务一 会议的含义与要素12会议策划与组织议题与主题议题与主题l主题只有一个，议题确可以有多个l如2013年APEC（亚太经合组织）领导人非正式会议主题为“亚太发展的新承诺”l议题则包括“世界经济形势、粮食安全、能源安全、区域经济一体化、企业社会责任、气候变化、防灾减灾”等多个议题。Back13议题与主题主题只有一个，议题确可以有多个Back13会议策划与组织（四）会议时间如何选择合适的会议时间？要避开的日期重大节日：国庆、春节、圣诞节重大事件：大选气候不好的季节其他同时举行的会议或活动期间会议时间确定不要随便更改Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素14（四）会议时间Back任务一 会议的含义与要素14会议策划与组织（五）会议地点会议地点的选择首先要考虑会议的母的、主题和内容常用的会议地点会议中心会展中心室内酒店远郊宾馆及度假村高校Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素15（五）会议地点Back任务一 会议的含义与要素15会议策划与组织（六）会议议程会议议程，是会议议事程序和整体安排。l议程内容：主题、主持人、议题、发言人、时间等编制会议议程遵循的原则处理好轻重缓急预估和表示每个环节的时间Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素16（六）会议议程Back任务一 会议的含义与要素16会议策划与组织（七）会议人员 主办者主办者 主持人主持人 参与人参与人主办、协办、承办主办、协办、承办Back 主持人的职责：宣布开会和闭会；介绍或报告会议情况 控制盒调节会议的进程；允许发言、组织超时、违规的发言；维护会场秩序、执行会议纪律 选定会议纪律人员、验证会议记录的准确性；督促会议决议的执行。任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素17（七）会议人员 主办者 主持人 参与人主办、协办、承会议策划与组织（八）会议形式现场办公座谈会研讨会观摩会论坛辩论会Back任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素18（八）会议形式现场办公座谈会研讨会观摩会论坛辩论会Back任会议策划与组织（9）会议结果会议是以解决问题为目标的社会活动。因此，会议一定要尽可能达到预期结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开，以使会议达到目标。任务一任务一 会议的含义与要素会议的含义与要素19（9）会议结果任务一 会议的含义与要素19会议策划与组织任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类一、会议的功能20任务二 会议的功能与种类一、会议的功能20会议策划与组织二、会议的种类任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类法定性或制度规定性会议：如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。决策性会议：如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会。工作性质会议：动员大会、工作布置会、经验交流、现场办公会、总结会、联席会。专业性会议：如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会。商务性会议：如招商会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会。联谊性会议：如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会。信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。（一）按会议性质分类（一）按会议性质分类21二、会议的种类任务二 会议的功能与种类法定性或制度规定性会议会议策划与组织二、会议的种类任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类按区域分类是按照会议代表来自的地区范围分类，可分为：国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议。（二）按会议区域分类（二）按会议区域分类（三）按会议规模分类（三）按会议规模分类大型会议：500人以上中型会议：200500人小型会议：200人以内22二、会议的种类任务二 会议的功能与种类按区域分类是按照会议代会议策划与组织二、会议的种类任务二任务二 会议的功能与种类会议的功能与种类定期会议与不定期会议（四）按会议是否定期分类（四）按会议是否定期分类（五）按会议阶段分类（五）按会议阶段分类预备会议与正式会议（五）按会议阶段分类（五）按会议阶段分类常规会议、电话会议、电视会议、网络会议23二、会议的种类任务二 会议的功能与种类定期会议与不定期会议（会议策划与组织任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段选择适合的参与者选择适合的参与者制定会议议程制定会议议程确定特殊角色确定特殊角色确定场地、器材确定场地、器材发出会议通知发出会议通知 会议决定的执行会议决定的执行会内容传达会内容传达会议纪要及时发布会议纪要及时发布会议决定的执行会议决定的执行会议准备会议准备成功的会议需三个阶段都很好的把握成功的会议需三个阶段都很好的把握成功的会议需三个阶段都很好的把握成功的会议需三个阶段都很好的把握会议过程控制会议过程控制掌握会议节奏掌握会议节奏控制会议议题控制会议议题调整会议气氛调整会议气氛01任务三 会议的三个基本阶段选择适合的参与者 会议决定的执行24会议策划与组织会议准备会议准备会议准备会议准备确定参会者确定参会者专家型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推进制定会议议程制定会议议程同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容与个别与会者沟通议题是否合适确定会议特殊角色确定会议特殊角色确定主持人、发言人、会议记录人确定会议地点、所需器材、会议时间确定会议地点、所需器材、会议时间会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开人疲倦时间。如避开刚上班的半个小时，下班前半小时通知与会者通知与会者通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提高会议效率。会议准备阶段会议准备阶段任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段会议准备确定参会者制定会议议程确定会议特殊角色确定会议地点、25会议策划与组织掌握会议掌握会议节奏节奏准时开始，按时结束控制参会人员发言时间根据议题对会议时间分块，方便把握控制会议控制会议议题议题会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程对偏离主题的发言果断及时进行纠正遵循会议议程，板块式进行调整会议调整会议气氛气氛节律性：各种议题搭配，主持人阶段性总结开放性：职位高的人最晚发言，保护弱者活跃性：会前小游戏控制会议过程控制会议过程任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段掌握会议准时开始，按时结束控制会议会议开始向与会人员明确会议26会议策划与组织任务三任务三 会议的三个基本阶段会议的三个基本阶段会议结束后的执行与落实会议结束后的执行与落实是会议效果的体现，也是是会议效果的体现，也是会议目的的最终实现。会议目的的最终实现。规范传达会议决定，防止理解的偏颇会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实会议纪要及时发布决定的执行与落实确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人确定问题的传达会议决定的执行会议决定的执行任务三 会议的三个基本阶段会议结束后的执行与落实是会议效果的27会议策划与组织会议策划与组织【案例导入案例导入】有有一一次次，余余世世维先先手手主主持持公公司司会会议，他他把把闹钟带到到会会场，对参参会会人人员说：“各各位位，我我今今天天带来来闹钟来来，十十一一点点半半散散会会。”大大家家都都笑笑起起来来，谁也也没没有在意。有在意。到到了了十十一一点点半半，“叮叮铃铃”闹钟响响起起来来了了，会会却却只只开开到到一一半半。余余先先生生说：“哎哎呀，呀，闹钟响响了，我了，我们散散会会”。这时有人有人说：“会会还没开没开到一半呢。到一半呢。”“我我不不是是告告诉你你们到到十十一一点点半半散散会会吗各各位位主主管管，会会议明明天天重重新新开开，散散会会！”第第二二天天他他又又把把脑胀带到到会会场：“各各位位，今今天天我我们重重开开，十十一一点点半半散散会会。”每每个个人眼睛都人眼睛都盯着着闹钟，结果果11:28分就分就结束了。束了。28【案例导入】有一次，余世维先手主持公司会议，他把闹钟带到会场会议策划与组织课堂讨论课堂讨论1、你参加过的会议中有没有拖延很长时间的，你的心情如何？2、根据你的经验，会议拖延的原因有哪些？如何有效控制会议时间？3、你认为还有哪些会议不良现象？29课堂讨论1、你参加过的会议中有没有拖延很长时间的，你的心情如会议策划与组织任务四任务四 会议不良现象及解决对策会议不良现象及解决对策一、会议不良现象一、会议不良现象1.为交际而开会2.为惯例而开会3.为攀比而开会4.为表功而开会5.为推卸责任而开会6.为避免尴尬而开会会会议缺乏意缺乏意义会会议上上议而不而不决决讲话滔滔不滔滔不决决1.推卸责任2.追求完美3.习惯推延4.信息阻塞会会议不不计成本成本态度自由散漫度自由散漫30任务四 会议不良现象及解决对策 一、会议不良现象1.为交际而会议策划与组织会议成本构成会议成本构成时间成本：时间成本：人数人数（会议准备（会议准备时间时间+会议持续时会议持续时间）间）显性成本显性成本：会议：会议资料费用资料费用+场地场地+劳务费用劳务费用效率成本：效率成本：不不能处理其他事能处理其他事务的损失务的损失时时间间成成本本和和效效率率成成本本又又统统称称为为隐隐性性成成本本，其其中中：时时间间成成本本可可直直接接换换算算成成金金钱钱成成本本=开开会会时时间间参参会会人人员员平平均均工工资资，这这部部分分成本很容易被忽略，确实实实在在存在着。成本很容易被忽略，确实实实在在存在着。31会议成本构成时间成本：显性成本：会议资料费用+场地+劳务费用会议策划与组织问题一：会议太多判断会议的必要性减少不必要的例会将会议的决策权上交限定出席会议的次数问题二：会议散漫无效率建立签到制度强调开会纪律，避免干扰减少开会人数会议环境不宜过于舒适问题三：会议偏题邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况不能达成一致意见的议题，下次会议讨论纠正误解和不相关的话题二、常见的问题及解决策略二、常见的问题及解决策略问题四：会议沟通不充分会议目的、议程提前告知，事先发放材料会前与主要发言人沟通职位高的领导最后发言32问题二：会议散漫无效率二、常见的问题及解决策略问题四：会议沟会议策划与组织会议中常见问题及对策会议中常见问题及对策问题七：会议决定的执行完善会议纪要，及时发布表明不遵守会议纪律者指定专人负责推进会议决定问题六：会议偏题确定会议目标按议程开会邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况纠正误解和不相关的话题问题五：会议延时准时开始严格控制时间，达成一致意见，果断结束，转入下个议题及时打断、提醒过详的表达准时结束33会议中常见问题及对策33会议策划与组织高效会议案例高效会议案例谷歌会议的决策秘密记录与投票记录自行自行修改修改分享分享与与记录分享分享与与记录投票投票决决策策34高效会议案例谷歌会议的决策秘密记录与投票记录自行分享与记会议策划与组织高效会议案例高效会议案例三星公司的开会流程与“会议文化”体系一、凡是会议，必有准备一、凡是会议，必有准备二、凡是会议，必有主题二、凡是会议，必有主题三、凡是会议，必有纪律三、凡是会议，必有纪律四、凡是会议，会前必有四、凡是会议，会前必有议程议程五、凡是会议，必有结果五、凡是会议，必有结果六、凡是开会，必有训练六、凡是开会，必有训练七、凡是开会，必须守时七、凡是开会，必须守时八、凡是开会，必有记录八、凡是开会，必有记录九、凡是散会，必有事后九、凡是散会，必有事后追踪追踪 十、最后请记住三个简十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：单却很有意义的公式：开会+不落实=零布置工作+不检查=零抓住不落实的事+追究不落实的人=落实35高效会议案例三星公司的开会流程与“会议文化”体系一、凡是会议会议策划与组织高效会议案例高效会议案例佳能：搬走所有会议室的椅子站着开会大家围着“木屐”桌子站着开会不发表自己的意见就请退场36高效会议案例佳能：搬走所有会议室的椅子站着开会大家围着“1、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。2024/5/162024/5/16Thursday,May 16,20242、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。2024/5/162024/5/162024/5/165/16/2024 9:13:47 PM3、越是没有本领的就越加自命不凡。2024/5/162024/5/162024/5/16May-2416-May-244、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。2024/5/162024/5/162024/5/16Thursday,May 16,20245、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。2024/5/162024/5/162024/5/162024/5/165/16/20246、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。16 五月 20242024/5/162024/5/162024/5/167、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。五月 242024/5/162024/5/162024/5/165/16/20248、业余生活要有意义，不要越轨。2024/5/162024/5/1616 May 20249、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。2024/5/162024/5/162024/5/162024/5/1610、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。5/16/2024 9:13:47 PM2024/5/1616-5月-2411、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。5/16/2024 9:13 PM5/16/2024 9:13 PM2024/5/162024/5/1612、这一秒不放弃，下一秒就会有希望。16-May-2416 May 20242024/5/1613、无论才能知识多么卓著，如果缺乏热情，则无异纸上画饼充饥，无补于事。Thursday,May 16,202416-May-242024/5/1614、我只是自己不放过自己而已，现在我不会再逼自己眷恋了。2024/5/162024/5/1616 May 202421:13谢谢大家谢谢大家1、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。2023/8/3237