农民专业合作社 档案工作规范化建设 科研档案的收集与管理

农民专业合作社农民专业合作社档案工作规范化建设档案工作规范化建设杨惠娟TEL：85216633E： 关于加强农民专业合作社档案工作关于加强农民专业合作社档案工作规范化建设的意见规范化建设的意见 （通委农（通委农201052号）号）意见意见 要求：要求：一、提高认识，将农民专业一、提高认识，将农民专业合作社档案工作摆上重要议事日合作社档案工作摆上重要议事日程程 档案法档案法第一章第二条规定：第一章第二条规定：n档案是指过去和现在的国家机构社会组织组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存对国家和社会有保存价值价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录记录。档案法律法规：档案法律法规：中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法江苏省档案管理条例江苏省档案管理条例档案法档案法第一章第三条规定：第一章第三条规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和团体、企业事业单位和公民公民都有保护档案的义都有保护档案的义务。务。档案法档案法第一章第十条规定：第一章第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何作人员移交，集中管理，任何个人个人不得据为己有。中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法第三第三章第十二条规定：章第十二条规定：按照国家档案局关于文件材料归档的规定，按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何任何人都不得据为己有或者拒绝归档人都不得据为己有或者拒绝归档。n农民专业合作社档案既是农民专业合农民专业合作社档案既是农民专业合作社成长发展的作社成长发展的真实记录真实记录，也是维护农，也是维护农民专业合作社成员合法权益的民专业合作社成员合法权益的依据和凭依据和凭证证。n规范农民专业合作社档案工作，对提规范农民专业合作社档案工作，对提高农民专业合作社的内部管理水平，促高农民专业合作社的内部管理水平，促进农民专业合作社进农民专业合作社持续健康发展持续健康发展具有十具有十分重要的意义。分重要的意义。n重视档案工作，重视档案工作，将合作社档案工作将合作社档案工作摆上议事日程，纳入服务农民专业合作摆上议事日程，纳入服务农民专业合作社发展的社发展的整体规划整体规划、工作计划工作计划，作为推，作为推动组织发展的重点内容，努力使农民专动组织发展的重点内容，努力使农民专业合作社的档案工作与组织自身发展业合作社的档案工作与组织自身发展同同步。步。n二、分工合作，共同推动农民专业二、分工合作，共同推动农民专业合作社档案工作的有序开展合作社档案工作的有序开展 建立市、县（市、区）、镇（乡）建立市、县（市、区）、镇（乡）指导、咨询、服务农民专业合作社档案指导、咨询、服务农民专业合作社档案工作工作三级体系三级体系，共同推动农民专业合作，共同推动农民专业合作社档案工作的有序开展。社档案工作的有序开展。n农经部门要将农民专业合作社档案工作纳入促进农民专业合作社规范化建设的重要内容（组织发动）n档案部门要将农民专业合作社档案工作作为服务社会主义新农村建设的一项重要内容（业务指导）n三、明确要求，鼓励支持农民专业合作社档案工作规范化建设 n基本要求是：档案工作要达到有人有人管管、有制度、有分类方案、有较高有制度、有分类方案、有较高质量、有完备目录、有安全保障质量、有完备目录、有安全保障等“六有六有”标准标准 n一是要有人管有人管。有专人负责本合作社文件材料的收集、整理、保管和提供利用工作。档案人员要具有高度的责任心和事业心，积极参加档案行政管理部门的业务培训。n二是要有制度有制度。有档案管理制度，明确各种门类、各种载体档案的归档范围和归档要求，保证合作社文件材料的齐全完整和档案工作的有有序开展。序开展。（附件2）农民专业合作社档案管理制度农民专业合作社档案管理制度（供参考）n一、为推进农民专业合作社档案管理工作的规范化、制度化，保证档案的齐全完整与安全和有效利用，特制定本制度。n二、农民专业合作社档案包括合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件、年度计划、发展规划、会议记录（纪要 管理制度、往来函件、产品加工、购销合同及协议等为主要内容的各种文书档案；包括会计凭证、成员资产量化明细及变更报告、会计账簿、财务报告等为内容的会计档案；及设备档案、基建档案、声像档案、实物档案、电子档案等。n三、农民专业合作社要落实专人负责档案工作，认真做好档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。n四、归档的文件材料必须齐全完整，并遵循文件的形成规律，进行科学分类、规范整理和编目。n五、归档文件材料必须用蓝色或黑色钢笔书写或激光打印，文字清晰，要求原件归档，对不耐久的字迹材料要采取复印等补救措施，采用原件在件、复制件在后的方式一并归档。计算机中生成的文件材料，除需打印纸质文件归档外，其电子文件也应一并归档，并做好脱机备份工作。n六、照片、磁带、光盘、实物等特殊载体与纸质材料分别整理，分开存放，照片应注明内容、时间、地点及主要人物等。n七、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容等。一般情况下只允许在档案所在场所查阅，档案 原则上不外借，如有特殊需要确需外借，须经领导批准后方可外借。n八、任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案的违法行为。n九、按照国家规定确定档案保管期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、社长等相关人员共同鉴定，严格审查，编制档案销毁清册，经社员(代表)大会同意后销毁。销毁档案时，须由两人以上监销，销毁结束后销毁人、监销人签字。n十、档案保管应做到安全、保密、避免丢失。档案实行集中管理；配备专门存放档案的金属柜架，柜架内各类档案分别排列，有序存放，方法统一；添置必要的温湿度控制、防光、防尘、防盗等设施设备，适时投放防虫、防霉药物。n十一、档案管理人员离任时要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章，以明确责任。n三是要有分类方案有分类方案。分类方案要涵盖本合作社各种门类和载体的档案，包括类目名称、分类号、基本归档范围和保管期限（参见附件3），并做到类目设置合理、编号科学、归档范围完整、保管期限准确。n档案门类：文书、会计、科研（项目）、基建、设备、声像（录音、录像、照片）、实物、电子（光盘）n档案载体：指档案存在的形式。纸质基本载体 特殊载体声像、电子光盘等n四是要有较高质量。有较高质量。文书档案文书档案归档文件整理规则归档文件整理规则 将一个年度的文件材料分为永久、将一个年度的文件材料分为永久、30年、年、10年年三个类三个类，以件为单位用不锈钢钉装，以件为单位用不锈钢钉装订，加盖归档章（填写相应的年度、期订，加盖归档章（填写相应的年度、期限、件号、总页数）（每类各自从限、件号、总页数）（每类各自从“1”开始编流水号，即每年三个流水号。无开始编流水号，即每年三个流水号。无须逐页编写页码）后装盒。须逐页编写页码）后装盒。n批复与请示可作为一件，按照批复批复与请示可作为一件，按照批复在前，请示在后的顺序。会议记录在前，请示在后的顺序。会议记录必须每次作为一件。必须每次作为一件。会计档案会计档案会计档案管理办法会计档案管理办法 一般分为凭证类（原始凭证和记一般分为凭证类（原始凭证和记账凭证）、账簿类（现金日记账、账凭证）、账簿类（现金日记账、银行存款账、总账、明细账）、财银行存款账、总账、明细账）、财务报告类（年报、月报、财务分析）务报告类（年报、月报、财务分析）、其他类（保管清册、移交清册、其他类（保管清册、移交清册、销毁清册、银行余额调节表、对账销毁清册、银行余额调节表、对账单等）单等）n凭证凭证须包角，案卷一年一个小流水须包角，案卷一年一个小流水号号n 账簿、财务报告须加编写页码、填账簿、财务报告须加编写页码、填写卷内目录、备考表、封面后采用写卷内目录、备考表、封面后采用三孔一线装订。各类案卷跨年度分三孔一线装订。各类案卷跨年度分别编制大流水号。别编制大流水号。n其他类参照上述方法进行整理。其他类参照上述方法进行整理。n科研（项目）、设备档案科研（项目）、设备档案科技档案案卷科技档案案卷构成一般要求构成一般要求n 以卷为单位进行整理，需三孔一线装订，一以卷为单位进行整理，需三孔一线装订，一个类的案卷编制一个流水号。个类的案卷编制一个流水号。n以件为单位进行，可按件用不锈钢钉装订后装以件为单位进行，可按件用不锈钢钉装订后装盒。每件须加盖档号章。盒。每件须加盖档号章。n 基建档案基建档案国家重大建设项目文件材料国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范归档要求与档案整理规范 整理方法同上。整理方法同上。n照片档案照片档案照片档案管理规范照片档案管理规范 有专门的照片档案相册，每册为一个案有专门的照片档案相册，每册为一个案卷，每卷内照片从卷，每卷内照片从“1”开始编号，每张开始编号，每张照片应注明内容、时间、地点及主要人照片应注明内容、时间、地点及主要人物等。物等。n电子档案电子档案电子文件归档与管电子文件归档与管理规范理规范n有专门的光盘装具，每个光盘作为有专门的光盘装具，每个光盘作为一个案卷。光盘上可用句号笔填写一个案卷。光盘上可用句号笔填写档案号。档案号。n五是要有完备目录。n文书档案编有归档文件目录，n其他门类、载体档案编有案卷目录等检索工具；n建立目录数据库；n做到纸质和电子目录双套并存。n每一类目录须装订成册。n六是要有安全保障。有存放专门存放档案的金属橱柜，橱柜内各类档案分别排列，有序存放，方法统一（从里到外,从上到下,从左到右）。档案保管应做到安全、保密、避免丢失，有防火、防盗、防虫蛀、防霉变（温度温度1424度度，相对相对湿度湿度45%60%）等安全措施。条件许可的合作社可设置专门的档案用房。n四、机制激励，提高农民专业合作社档案工作规范化建设实效n为调动各地加强农民专业合作社档案工作规范化建设的积极性，切实提高农民专业合作社档案工作规范建设的成效，农民专业合作社档案工作将作为农民专业合作社项目推荐和审批、项目推荐和审批、“五好五好”农农民专业合作社示范社民专业合作社示范社申报评定、“十佳十佳”农民专业合作社农民专业合作社评选等的依据之一。n同等条件下，档案工作达到“六有”标准或通过星级测评的农民专业合作社享受优先权。在组织、参与农民专业合作社档案工作创建“六有”标准或创建星级规范等档案工作规范建设活动中有突出贡献的部门、农民专业合作社及其成员，市委农办、市档案局将结合年度评先工作给予表彰。谢谢！谢谢！