会计档案管理办法

会计档案管理办法会计档案管理办法上海豪格企业信用征信有限上海豪格企业信用征信有限公司公司总体要求加强对会计档案管理工作的领导建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密第一章 会计档案管理概述一、会计档案的含义、特征和种类一、会计档案的含义、特征和种类含义：会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材含义：会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，只有记录和反映单位经济业务的重要史料和证据才能料，只有记录和反映单位经济业务的重要史料和证据才能作为会计档案，并且具有一定保存价值。作为会计档案，并且具有一定保存价值。与其他档案的共有特征：与其他档案的共有特征：P169P169 原始性原始性 知识性知识性 记录性记录性 文化性文化性 凭证性凭证性 信息性信息性 可靠性可靠性 真实性真实性 有机联系性有机联系性 会计档案的特征 P169P169特征：1、突出的专业属性 2、形成过程的序时性 3、承载信息内容的严肃性 4、数据记录的平衡性 5、会计记录与会计文件的规范性会计档案的种类 按照来源标准划分：按照来源标准划分：总预算会计单位、事业单位预算、企业单位、税收单位总预算会计单位、事业单位预算、企业单位、税收单位 按照载体类型标准划分：按照载体类型标准划分：纸质会计档案、胶片会计档案、磁介质会计档案、光盘会计档案纸质会计档案、胶片会计档案、磁介质会计档案、光盘会计档案 按照载体类型标准化分：按照载体类型标准化分：(P171)(P171)传统手工会计档案和传统手工会计档案和电算化会计档案电算化会计档案 按照价值标准划分：按照价值标准划分：具有永久保存价值的会计档案和具有定期保存价值的会计档案具有永久保存价值的会计档案和具有定期保存价值的会计档案按照文种类型标准划分：按照文种类型标准划分：会计凭证类会计凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证会计帐簿类会计帐簿类总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿财务报告类财务报告类月度财务报告、季度财月度财务报告、季度财务报告、年度财务报告、务报告、年度财务报告、和其他财务报告。和其他财务报告。如资产负债表及其附表、利如资产负债表及其附表、利润表、现金流量表润表、现金流量表如静态报表、动态报表如静态报表、动态报表如月度报表、半年度报表、如月度报表、半年度报表、年度报表年度报表其他类其他类银行存快余额调节表、银行对帐单、会计档案移交银行存快余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、其清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、其他应当保存的会计核算专业资料他应当保存的会计核算专业资料二、会计档案的作用和价值作用：作用：信息保障作用信息保障作用 维系管理作用维系管理作用 监督检查作用监督检查作用 经济历史研究作用经济历史研究作用 凭证查考作用凭证查考作用价值：价值：制定财务计划的重要数据源制定财务计划的重要数据源 进行科学经济决策的信息源进行科学经济决策的信息源 维护正常经济、工作秩序的法定书证维护正常经济、工作秩序的法定书证 研究社会经济文化存在和发展规律的重要文献源研究社会经济文化存在和发展规律的重要文献源 开展历史研究的记忆库开展历史研究的记忆库三、会计档案管理制度和原则会计档案制度要考虑一下几点：会计档案制度要考虑一下几点：以法律为准绳，确立法制观念以法律为准绳，确立法制观念 各级财政机关和档案部门共同负责各级财政机关和档案部门共同负责 适应社会发展需要，完善会计档案管理办法适应社会发展需要，完善会计档案管理办法管理原则：管理原则：集中统一原则集中统一原则 来源原则来源原则 一体化原则一体化原则四 会计档案管理组织和人员 管理组织：管理组织：综合档案室综合档案室 会计档案室会计档案室 文件中心文件中心 办公室办公室会计档案人员的职业道德：（会计档案人员的职业道德：（P183)P183)忠于职守，爱岗敬业忠于职守，爱岗敬业 遵纪守法，严守机密遵纪守法，严守机密 博学求进，公正服务博学求进，公正服务第二章 会计档案范围和归档一、会计档案的范围：(P187)会计类凭证会计类凭证 会计帐簿类会计帐簿类 财务报告类财务报告类 采用电子计算机进行会计核算下的会计档案采用电子计算机进行会计核算下的会计档案 不需要作为会计档案归档保存的文件材料不需要作为会计档案归档保存的文件材料会计类凭证 原始凭证（原始凭证（P187P187）记帐凭证记帐凭证 汇总凭证汇总凭证会计帐簿类 总分类账簿和明细分类帐簿总分类账簿和明细分类帐簿 日记账簿日记账簿 固定资产卡片固定资产卡片财务报告类 中期财务报告中期财务报告 资产负债表、利润表和现金流量表资产负债表、利润表和现金流量表采用电子计算机进行会计核算下的会计档案采用电子计算机进行会计核算下的会计档案 机制会计档案机制会计档案 机读会计档案机读会计档案 计算机系统档案计算机系统档案不需要作为会计档案归档保存的文件材料不需要作为会计档案归档保存的文件材料 为参考需要而交流或购买来的会计业务材料为参考需要而交流或购买来的会计业务材料 不属于会计档案性质的文件或记录材料不属于会计档案性质的文件或记录材料 所有打印或复印的会计记录或文件的废件所有打印或复印的会计记录或文件的废件 二、会计档案的归档归档要求：归档要求：按照统一规定，年终决算后，会计凭证、会计账簿、财务报告应归档按照统一规定，年终决算后，会计凭证、会计账簿、财务报告应归档 会计文件和记录必须有保管期限会计文件和记录必须有保管期限 会计文件和记录的的制成材料及书写材料必须符合安全保护的要求会计文件和记录的的制成材料及书写材料必须符合安全保护的要求 往年的会计档岸应当整理立卷、装订成册、编制会计档岸保管清册往年的会计档岸应当整理立卷、装订成册、编制会计档岸保管清册 所有清册应当移交本单位档岸机构统一管理所有清册应当移交本单位档岸机构统一管理 需要有专人保管归档的会计档案需要有专人保管归档的会计档案 出纳人员不得从事或兼管会计档案出纳人员不得从事或兼管会计档案 会计档案要保持原卷册的封装会计档案要保持原卷册的封装 需要拆封重新整理的会计档案，档案机构和会计机构的经办人员共同拆封需要拆封重新整理的会计档案，档案机构和会计机构的经办人员共同拆封整理整理 接收会计人员或会计机构移交的会计档案，应仔细清点和检查接收会计人员或会计机构移交的会计档案，应仔细清点和检查 归档档案的时间和手续 时间：时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可赞赞 由会计机构保管一年；期满后，应当由会计由会计机构保管一年；期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管保管。手续：手续：档案人员根据会计档案移交清册，详细清点，档案人员根据会计档案移交清册，详细清点，递项交接，并有交接双方的负责人监督交接；经递项交接，并有交接双方的负责人监督交接；经认真核对无误后，交接双方经办人和监交应在会认真核对无误后，交接双方经办人和监交应在会计档案移交清册上履行签字手续，交接双方各存计档案移交清册上履行签字手续，交接双方各存一份。一份。会计电算化系统会计档案的归档要求库存现金记帐凭证及日记的输出及收集库存现金记帐凭证及日记的输出及收集银行记账凭证、账册的输出与收集银行记账凭证、账册的输出与收集转账凭证的输入、输出与收集转账凭证的输入、输出与收集科目汇总表、账表打印时间科目汇总表、账表打印时间会计档案的补充打印会计档案的补充打印数据备份收集数据备份收集电算化会计文档的收集管理电算化会计文档的收集管理会计档案的整理分类：分类：会计档案分类的要求会计档案分类的要求:1 1、要具有一定的客观性、要具有一定的客观性 2 2、要符合逻辑性的要求、要符合逻辑性的要求 3 3、其结果必须要有实践性、其结果必须要有实践性 会计挡案的分类标准：会计挡案的分类标准：1 1、来源标准、来源标准 2 2、时间标准、时间标准 3 3、内容标准、内容标准 4 4、形式标准、形式标准 会计挡案的分类方法会计挡案的分类方法会计年度会计文件文种保管期限分类法会计年度会计文件文种保管期限分类法 年度年度 形式形式 保管期限保管期限 卷号卷号 2004 2004年年 报表报表 永久永久 1 12 2 2004 2004年年 帐簿帐簿 25 25年年 3 34 4 2004 2004年年 凭证凭证 15 15年年 5 56 6 2005 2005年年 报表报表 永久永久 7 78 8 2005 2005年年 帐簿帐簿 25 25年年 9 91010 2005 2005年年 凭证凭证 15 15年年 11 111212会计年度保管期限组织结构分类法会计年度保管期限组织结构分类法 年度年度 保管期限保管期限 组织结构组织结构 卷号卷号 2004 2004年年 永久永久 预算处预算处 1 13 3 2004 2004年年 永久永久 工财处工财处 4 46 6 2004 2004年年 永久永久 办公室办公室 7 78 8 2005 2005年年 25 25年年 预算处预算处 9 91111会计年度会计类型文种保管先期分类法会计年度会计类型文种保管先期分类法1 1、保管期限会计年度文种分类法、保管期限会计年度文种分类法2 2、保管期限文种会计年度分类法、保管期限文种会计年度分类法 例：例：高等学校的财务分类法高等学校的财务分类法 第一类第一类 综合类综合类 第二类第二类 会计报表类会计报表类 第三类第三类 会计帐簿类会计帐簿类 第四类第四类 会计凭证类会计凭证类 第五类第五类 工资清册类工资清册类 会计挡案的立卷（会计挡案的立卷（P211)P211)凭证的立卷方法：（凭证的立卷方法：（P213P213）1 1、如果数量过多，可以把不同类型的会计凭证分别制、如果数量过多，可以把不同类型的会计凭证分别制作传票，分别编写页号，并分别装订作传票，分别编写页号，并分别装订 2 2、不便随同记账凭证一同装订或保管的应当单独装订、不便随同记账凭证一同装订或保管的应当单独装订 3 3、其他凭证应根据有关要求按照时间顺序缩写页号，、其他凭证应根据有关要求按照时间顺序缩写页号，并装订成册并装订成册 4 4、装订时应注意到事项，如金属物、单位名称、题目、装订时应注意到事项，如金属物、单位名称、题目、全宗号、目录号等等全宗号、目录号等等 账簿的立卷方法：账簿的立卷方法：1 1、死页账中的空白页不能拆账去掉，应保持完整性、死页账中的空白页不能拆账去掉，应保持完整性 2 2、活页账可以拆账，需重新组织，并在账页的右上角、活页账可以拆账，需重新组织，并在账页的右上角 编写页码，编写页码，加封页封底装订成册加封页封底装订成册 3 3、重新整理的账簿，应在封面上标明各项内容、重新整理的账簿，应在封面上标明各项内容 4 4、跨年度使用的固定资产簿，应在使用完的那一个年度立卷、跨年度使用的固定资产簿，应在使用完的那一个年度立卷财务报告的立卷方法：财务报告的立卷方法：（P213P213）可按照月报、季报、年报的种类分别立卷，也可以按照报表的性质可按照月报、季报、年报的种类分别立卷，也可以按照报表的性质分别立卷分别立卷会计挡案的会计挡案的立卷编目：拟制案卷题名拟制案卷题名填写卷内目录填写卷内目录案卷封面其他项目的编目：案卷封面其他项目的编目：立卷部门、类别、起止时间、挡案号立卷部门、类别、起止时间、挡案号备考表的编目：备考表的编目：本卷需要说明的情况、本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员本卷需要说明的情况、本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章的签章卷脊的编目卷脊的编目会计档案的排列会计档案的排列排列方法种类：排列方法种类：1 1、年度类别保管期限排列法、年度类别保管期限排列法 2 2、年度保管期限组织机构分类排列法、年度保管期限组织机构分类排列法 3 3、年度会计分型分类排列法、年度会计分型分类排列法 4 4、会计文件或会计记录形式分类排列法、会计文件或会计记录形式分类排列法档案号编制的基本要求：档案号编制的基本要求：1 1、应遵循唯一性要求、应遵循唯一性要求 2 2、具有合理性特征、具有合理性特征 3 3、编制与使用必须完整成套、编制与使用必须完整成套 4 4、必须具有一定的伸缩性、必须具有一定的伸缩性 5 5、必须具有长期的相对稳定性、必须具有长期的相对稳定性 6 6、应当简明具体、应当简明具体会计档案号的编制方法会计档案号的编制方法 不需要移交的会计档案号：不需要移交的会计档案号：会计档案号会计档案号 会计档案代字（代号或代码）会计档案代字（代号或代码）大类号和属大类号和属类号类号 案卷号案卷号 例：例：KJKJ1.11.13131 KJ KJ会计档案种类代码会计档案种类代码 1 1会计报表类分类号会计报表类分类号 1 1年终决算报表分类号年终决算报表分类号 3131案卷顺序号（简称案卷号）案卷顺序号（简称案卷号）需要移交的会计档案号需要移交的会计档案号 会计档案号会计档案号全宗号全宗号目录号或类别号目录号或类别号案卷号案卷号 例：例：A021A0215 57 7 A021 A021全宗号（根据首次入馆的时间先后顺序，以全宗号（根据首次入馆的时间先后顺序，以此获得的序时流水编号）此获得的序时流水编号）5 5案卷号（简称案卷号（简称“目录号目录号”，是对登记会计档，是对登记会计档案案卷的每一本案卷目录，依形成时间先后顺序所编制的案案卷的每一本案卷目录，依形成时间先后顺序所编制的代号）代号）7 7案卷号（是会计档案案卷在每一本案卷目录案卷号（是会计档案案卷在每一本案卷目录中进行登记时所获得的顺序流水登记号）中进行登记时所获得的顺序流水登记号）会计档案的编目（会计档案的编目（P221)P221)会计档案卷目录会计档案卷目录 顺顺序序号号卷案号卷案号原凭原凭证号证号 卷案题名卷案题名 起止时间起止时间张张数数保管保管期限期限存放位置存放位置备备注注排排号号栏栏号号格格号号1 1KJ 1 KJ 1 2 2 2 2 合资合资 0101某单位某单位20052005年年1 14 4季度资金季度资金平衡表平衡表200504302005043020051231200512316868 15 1510103 38 82 2第三章 会计档案归档后的管理一、会计档案的鉴定一、会计档案的鉴定 会计档案价值鉴定工作（会计档案价值鉴定工作（P225P225）会计档案质量的鉴别与审核工作：会计档案质量的鉴别与审核工作：（P226P226）审核会计凭证质量审核会计凭证质量 审核会计账簿质量审核会计账簿质量 审核会计报表质量审核会计报表质量会计档案签定规则会计档案签定规则:(P228):(P228)1 1、高龄规则、高龄规则 2 2、客观性规则、客观性规则 3 3、整体性规则、整体性规则 4 4、双重价值规则、双重价值规则 5 5、当机立断规则、当机立断规则 6 6、未结禁销规则、未结禁销规则 7 7、依附性规则、依附性规则 8 8、可靠性规则、可靠性规则会计档案的签订标准会计档案的签订标准会计档案自身的属性和保存状况标准会计档案自身的属性和保存状况标准：（P229P229）来源标准来源标准 内容标准内容标准 时间标准时间标准 形式标准形式标准 完整性标准完整性标准 依附价值标准依附价值标准会计档案的社会需要标准会计档案的社会需要标准：（：（P230P230）本单位财会工作、经济管理工作、经济决策工作的需要本单位财会工作、经济管理工作、经济决策工作的需要 审计单位检查、核实有关经济事务的需要审计单位检查、核实有关经济事务的需要 公检法部门依法调查有关经济案件的需要公检法部门依法调查有关经济案件的需要 单位员工的查询需要单位员工的查询需要 历史研究的需要历史研究的需要二、会计档案的保管保管期限保管期限(P231)(P231)19991999年年1 1月月1 1日开始实施日开始实施会计档案管理办法会计档案管理办法，将，将会计档案的定期保管期限划分为会计档案的定期保管期限划分为3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年、年、2525年等五类。年等五类。各种保管期限会计档案的构成各种保管期限会计档案的构成永久保存的会计档案：永久保存的会计档案：年度财务报告（决算）年度财务报告（决算）财政总预算单位的财务总预算方面的财务报告财政总预算单位的财务总预算方面的财务报告 行政事业单位的决算财务报告行政事业单位的决算财务报告 税收会计单位的税收年报（决算）税收会计单位的税收年报（决算）财政总预算、行政单位、企业单位、事业单位、税收会计单位和其财政总预算、行政单位、企业单位、事业单位、税收会计单位和其他组织的会计档案保管清册及会计档案销毁清册他组织的会计档案保管清册及会计档案销毁清册定期保存的会计档案：（定期保存的会计档案：（P232P232）根据有关规定定期保存的档案可以分为：根据有关规定定期保存的档案可以分为：3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年、年、2525年年会计档案保管期限表的编制原则会计档案保管期限表的编制原则 量化原则量化原则 立法保证原则立法保证原则 分类原则分类原则 定期修改原则定期修改原则 分级实现原则分级实现原则 数据保证原则数据保证原则 专家参与原则专家参与原则 责任保证原则责任保证原则会计档案保管期限表的编制程序问题会计档案保管期限表的编制程序问题 第一步，会计档案保管期限表的框架与功能的设计第一步，会计档案保管期限表的框架与功能的设计 第二步，调查研究与相关文献素材的获取第二步，调查研究与相关文献素材的获取 第三步，数据整理第三步，数据整理 第四步，信息分析第四步，信息分析 第五步，信息组织第五步，信息组织 第六步，试用与评价第六步，试用与评价 第七步，修改与审批第七步，修改与审批 第八步，实施过程中的维护第八步，实施过程中的维护预算会计单位会计档案的保管期限（预算会计单位会计档案的保管期限（P237P237）行政单位会计档案保管期限的划分（附表略）行政单位会计档案保管期限的划分（附表略）事业单位会计档案保管期限的划分（附表略）事业单位会计档案保管期限的划分（附表略）财政总预算会计档案保管期限的划分（附表略）财政总预算会计档案保管期限的划分（附表略）企业会计单位会计档案的保管期限（附表略）企业会计单位会计档案的保管期限（附表略）会计档案保管环境的要求保管材料保管材料 包装材料卷盒包装材料卷盒 库房装具案架、案柜、案箱库房装具案架、案柜、案箱库房中会计档案的保护库房中会计档案的保护 温湿度控制与调节温湿度控制与调节 防光、防霉、防虫、防火、防有害气体防光、防霉、防虫、防火、防有害气体会计档案保管中的排序会计档案保管中的排序 排序要求：安全性、实用性、美观性、简洁性和稳定性排序要求：安全性、实用性、美观性、简洁性和稳定性 入库登记：采取会计档案登记簿入库登记：采取会计档案登记簿 排架方法：种类形式排架法、会计年度排架法排架方法：种类形式排架法、会计年度排架法电算化条件下生成的会计档案的保管电算化会计文档载体的保护电算化会计文档载体的保护:(P255):(P255)控制档案库房的温度和湿度控制档案库房的温度和湿度 防止灰尘防止灰尘 防止外来磁场防止外来磁场 防止机械震动防止机械震动 防止光和有害气体防止光和有害气体 注意日常管理维护注意日常管理维护会计电子文档信息的保护会计电子文档信息的保护 信息安全规范信息安全规范 采用信息加密技术采用信息加密技术 信息认证技术信息认证技术 防治计算机病毒防治计算机病毒 进行会计信息备份进行会计信息备份 网络安全网络安全 会计电子文档长期可取技术会计电子文档长期可取技术会计档案的登记会计档案的登记数量和状况的登记数量和状况的登记卷内文件目录和案卷目录卷内文件目录和案卷目录会计档案收进登记簿会计档案收进登记簿会计档案卷目登记簿会计档案卷目登记簿总登记簿总登记簿利用情况登记利用情况登记会计档案利用登记簿会计档案利用登记簿利用者登记卡利用者登记卡会计档案借出登记簿会计档案借出登记簿会计档案复制、摘抄登记会计档案复制、摘抄登记会计档案利用效果登记会计档案利用效果登记会计档案的交接应当编制移交清册，列明明细应当编制移交清册，列明明细按照移交清册内容逐项交接，负责人监交按照移交清册内容逐项交接，负责人监交经办人和监交人签名或者盖章经办人和监交人签名或者盖章第四章 会计档案的销毁思考：涉及历史债权债务的借据、合同，由于保管涉及历史债权债务的借据、合同，由于保管期满，是否可以销毁？期满，是否可以销毁？一、会计档案的合理处置需要加以保存的会计档案（需要加以保存的会计档案（P273)P273)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止事项完结时为止 项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁销毁需要销毁的会计档案需要销毁的会计档案二 会计档案销毁的基本程序和要求会计档案的签订会计档案的签订(P274)(P274)提出销毁建议和审批提出销毁建议和审批监管销毁监管销毁销毁后的管理销毁后的管理 谢谢！