个人成效与时间管理－讲师手册

欢迎参加欢迎参加 个人成效和时间管理培训个人成效和时间管理培训行政细节行政细节上课上课上课上课时间时间时间时间:0909:00:00上午休息时间上午休息时间上午休息时间上午休息时间:10:0010:00 10:10:1515午餐午餐午餐午餐:12:12:00 00 13:13:0000下午休息时间下午休息时间下午休息时间下午休息时间:15:00 15:00 15:15 15:15下课时间下课时间下课时间下课时间:17:17:0000为了维持良好的学习环境，敬请将您的手为了维持良好的学习环境，敬请将您的手为了维持良好的学习环境，敬请将您的手为了维持良好的学习环境，敬请将您的手机机机机和和和和BPBP机关闭或调至安静档。机关闭或调至安静档。机关闭或调至安静档。机关闭或调至安静档。根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：关于这本手册关于这本手册只用口述只用口述只用口述只用口述100%100%演讲者想说的演讲者想说的演讲者想说的演讲者想说的大约大约大约大约 被说了被说了被说了被说了大约大约大约大约 被听到了被听到了被听到了被听到了大约大约大约大约 3 3个小时后还被记住个小时后还被记住个小时后还被记住个小时后还被记住大约大约大约大约 3 3天后还被记住天后还被记住天后还被记住天后还被记住大约大约大约大约 3 3个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住口述口述口述口述+视觉视觉视觉视觉大约大约大约大约 3 3天后还被记住天后还被记住天后还被记住天后还被记住大约大约大约大约 3 3个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住口述口述口述口述+视觉视觉视觉视觉+笔记笔记笔记笔记大约大约大约大约 3 3天后还被记住天后还被记住天后还被记住天后还被记住大约大约大约大约 3 3个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住个月后还被记住80%80%60%60%40%40%15%15%0-5%0-5%60%60%40-50%40-50%80%80%60-70%60-70%首先首先请和我们分享一下：请和我们分享一下：请和我们分享一下：请和我们分享一下：1)1)你的名字及你喜欢我们怎么称呼你你的名字及你喜欢我们怎么称呼你你的名字及你喜欢我们怎么称呼你你的名字及你喜欢我们怎么称呼你2 2）工作经历）工作经历）工作经历）工作经历3 3）简单介绍贵公司简单介绍贵公司简单介绍贵公司简单介绍贵公司4)4)你喜欢工作的那些方面你喜欢工作的那些方面你喜欢工作的那些方面你喜欢工作的那些方面5)5)你不喜欢工作的那些方面你不喜欢工作的那些方面你不喜欢工作的那些方面你不喜欢工作的那些方面6)6)你对这次培训的期望你对这次培训的期望你对这次培训的期望你对这次培训的期望2002004 4 目标目标目标目标2002003 3业绩业绩业绩业绩目标与介绍目标与介绍质量质量质量质量数量数量数量数量业绩业绩业绩业绩技巧和技巧和技巧和技巧和知识知识知识知识计划，时间管理，计划，时间管理，计划，时间管理，计划，时间管理，系统及工具系统及工具系统及工具系统及工具在今天，我们将集中探在今天，我们将集中探在今天，我们将集中探在今天，我们将集中探讨这些讨这些讨这些讨这些“软性技巧软性技巧软性技巧软性技巧”此次培训的目标此次培训的目标1.1.分析你们目前做得很好的地方分析你们目前做得很好的地方分析你们目前做得很好的地方分析你们目前做得很好的地方加强加强2.2.分析你们目前做得不太好的地方分析你们目前做得不太好的地方分析你们目前做得不太好的地方分析你们目前做得不太好的地方改善改善改进个人工作的成效改进个人工作的成效目标与介绍目标与介绍目標目標加強知識及技巧加強知識及技巧加強知識及技巧加強知識及技巧完成完成完成完成个人管理个人管理个人管理个人管理所有環節所有環節所有環節所有環節創造一套創造一套創造一套創造一套时间管理时间管理时间管理时间管理工具工具工具工具提高提高提高提高自我管理自我管理自我管理自我管理能力能力能力能力,完成完成完成完成工作任务工作任务工作任务工作任务学习的过程学习的过程目标与介绍目标与介绍 传达概念传达概念传达概念传达概念 案例学习案例学习案例学习案例学习 小组作业及讨论小组作业及讨论小组作业及讨论小组作业及讨论 笔记笔记笔记笔记 参与及分享参与及分享参与及分享参与及分享 个人作业及练习个人作业及练习个人作业及练习个人作业及练习 模拟演练模拟演练模拟演练模拟演练继续进行继续进行.影影 响响 工工 作作 成成 效效 的的 因因 素素影响成效的因素影响成效的因素公司外部因素公司外部因素公司外部因素公司外部因素 信息技术的发展信息技术的发展信息技术的发展信息技术的发展 原材料供应原材料供应原材料供应原材料供应 天灾人祸天灾人祸天灾人祸天灾人祸 政府的政策政府的政策政府的政策政府的政策 市场透明度市场透明度市场透明度市场透明度 激烈的竞争激烈的竞争激烈的竞争激烈的竞争公司内部因素公司内部因素公司内部因素公司内部因素 产品产品产品产品/服务服务服务服务 部门间配合部门间配合部门间配合部门间配合 设备维修设备维修设备维修设备维修 人员人员人员人员影响成效的因素影响成效的因素人员因素人员因素 生产人员的态度生产人员的态度生产人员的态度生产人员的态度 足够的行动足够的行动足够的行动足够的行动 提供合适的服务提供合适的服务提供合适的服务提供合适的服务 针对内部客户针对内部客户针对内部客户针对内部客户 知识与技巧知识与技巧知识与技巧知识与技巧影响成效的因素影响成效的因素继续进行继续进行.R A C 模模 式式绩效的分析绩效的分析h我们应该考虑两种分析：我们应该考虑两种分析：现况分析现况分析:目前情况目前情况 动向分析动向分析:将来的去向将来的去向h准则必须基于公司政策而定，准则必须基于公司政策而定，并让员工清楚了解。并让员工清楚了解。h我们需要一套统一的准则。我们需要一套统一的准则。h利利用用相相关关的的工工具具来来监监控控绩绩效效，使它能配合公司政策。使它能配合公司政策。h只分析结果是只分析结果是“危险危险”的。的。每个星期有每个星期有168 168 个小时，其中个小时，其中56 56 个小时在个小时在睡眠中度过，睡眠中度过，21 21 个小时在吃饭和休息中度个小时在吃饭和休息中度过，剩下的过，剩下的91 91 个小时则由你来决定做什么个小时则由你来决定做什么每天每天1313个小时。个小时。T1T2T3T4T5活活动的数量的数量这是一位员工要达到他目标而这是一位员工要达到他目标而付出的活动。付出的活动。我们必须衡量那些直接影响我们必须衡量那些直接影响“结果结果”的活动。的活动。活活动的方向的方向这是员工必须花费在不同活动以达到目这是员工必须花费在不同活动以达到目标的时间。标的时间。我们根据以下来衡量：我们根据以下来衡量：产品优先性产品优先性对象优先性对象优先性在工作过程中的主要任务在工作过程中的主要任务活活动的的质量量这是一位员工把他的活动转变成为这是一位员工把他的活动转变成为绩效的能力绩效的能力我们会用不同的比率方式来衡量活我们会用不同的比率方式来衡量活动的质量动的质量员工在与客户面对面时其活动的质员工在与客户面对面时其活动的质量量活动的分析活动的分析h当我们衡量活动时共有三个考虑因素。当我们衡量活动时共有三个考虑因素。活动应该分为三个主要的领域：活动应该分为三个主要的领域：数量数量方向方向质量质量h记住记住：今日的成果是来自以前的活动。：今日的成果是来自以前的活动。h因为绩效是活动的成果，所以我们应该对因为绩效是活动的成果，所以我们应该对活动和绩效一样重视。活动和绩效一样重视。能力的分析能力的分析h三项能力的主要因素影响努力：三项能力的主要因素影响努力：知识和技巧知识和技巧天份天份激励激励h应该只衡量那些我们可以影响的准则，而不是那应该只衡量那些我们可以影响的准则，而不是那些我们不能够影响的私人因素。些我们不能够影响的私人因素。h衡量和发展员工的能力是一项重要的任务。衡量和发展员工的能力是一项重要的任务。取得业绩的模式取得业绩的模式业业业业绩绩绩绩外部因素外部因素外部因素外部因素内部因素内部因素内部因素内部因素行行行行动动动动数量数量数量数量方向方向方向方向质量质量质量质量知识知识知识知识 +技巧技巧技巧技巧天份天份天份天份 激励激励激励激励 /态度态度态度态度能力能力继续进行继续进行.工工 作作 作作 风风我必須完成什么？1.1.我的工作的特殊性是什么？我的工作的特殊性是什么？2.2.如果我的工作沒有做到，那什么就無法達成？如果我的工作沒有做到，那什么就無法達成？3.3.我的老板對我的期望為何？我的老板對我的期望為何？4.4.我工作的優先次序為何？我工作的優先次序為何？对计划的态度对计划的态度1.0-1.4你对制定计划抱很大的反感，说不定你以前的所有工作都因此而遭到失败。1.5-2.4你反对制定计划，在以往的工作中就难以按计划行事。2.5-3.5你对制定计划既不反感也不积极，但也希望因计划而或益。3.6-4.5你对制定计划抱积极态度，并因制定计划而收益匪浅，但在制定计划方面仍存在一些问题。4.6-5.0你对制定计划抱非常积极的态度，你的所有业绩都来自于完善的计划。8 8分钟计划节省一小时分钟计划节省一小时每天8分钟的准备，并且按计划执行，就可以每天挪出一小时的时间来作重要的事情。时间计划为您带哪些好处？时间计划为您带哪些好处？1、达成目标更好、更迅速地达成个人与职业的、达成目标更好、更迅速地达成个人与职业的目标目标2、节省时间节省并赢得时间以便处理真正重要、节省时间节省并赢得时间以便处理真正重要的任务及目标（领导任务，同事，创造力，家庭，的任务及目标（领导任务，同事，创造力，家庭，休闲时间）休闲时间）3、整体观对所有的计划、任务之整体观、整体观对所有的计划、任务之整体观4、减少忙碌与压力，对日常工作更有前瞻性、减少忙碌与压力，对日常工作更有前瞻性最重要的计划原则是书面化最重要的计划原则是书面化1、整体观只存在脑子里的时间计划没有整理观、整体观只存在脑子里的时间计划没有整理观（看不见，记不得）而容易弄错（看不见，记不得）而容易弄错2、工作减轻书面计划就是减轻记忆负担、工作减轻书面计划就是减轻记忆负担3、自我激励制定书面的计划在工作上有自我激、自我激励制定书面的计划在工作上有自我激励的心理作用。朝向目标，处理日常事处，而且励的心理作用。朝向目标，处理日常事处，而且坚持遵循日程表行事。坚持遵循日程表行事。4、专心藉此，减少分心（专心）而执着，比无、专心藉此，减少分心（专心）而执着，比无计划的人更快地完成手头上的工作。计划的人更快地完成手头上的工作。5、检讨透过每日工作检讨，不会遗漏那些尚末、检讨透过每日工作检讨，不会遗漏那些尚末处理之事（移转全登录至其它的日子）。处理之事（移转全登录至其它的日子）。6、成就透过每日计划，可以更准确预估您的时、成就透过每日计划，可以更准确预估您的时间需要与干扰时间；为预期外的事，留出合理的间需要与干扰时间；为预期外的事，留出合理的缓行时间，如此，您可达到更高的成就。缓行时间，如此，您可达到更高的成就。7、资料档案分别收集的书面时间计划表就是您、资料档案分别收集的书面时间计划表就是您的资料档案。在某些状况下，可以当作您积极作的资料档案。在某些状况下，可以当作您积极作为或非积极作为的记录。为或非积极作为的记录。SMARTObjectiveS S pecificpecific具体的具体的M M easurableeasurable可以衡量的可以衡量的A A chievablechievable可以達到的可以達到的R elatedR elated有相關性的有相關性的T T imeime-Frame-Frame時間限制的時間限制的花费花费20%20%的时间产生的时间产生80%80%的成效的成效80：20-规则（Pareto-原则）时间成效20%80%80%20%设定目标：设定目标：对对2020：80%80%成就因果关系的优先顺序成就因果关系的优先顺序在职业及个人生活中，可根据20:80%成就因果关系，就设定目标，在拟定计划及达成目标的行动间，选出并执行最优先的事项。工作行為工作行為把你的分數加起來再除以10。1.0到1.4你是一個明顯的A型1.5到2.4你有強烈的A型行為傾向2.5到3.5你是非A非B型 3.6到4.5你有B型的強烈傾向4.6到5.0你的工作行為是明顯的B型 A型竞争的攻击的成果數據動作快工作作風工作作風B型冷靜的放鬆的品質取向好好先生動作慢工作作風工作作風A型潛在的問題1.工作控制不良2.缺少授權3.對優先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質的可能6.與人相處的問題A型行動重點1.建立實際的目標2.加強授權3.改善優先次序和時間計劃4.維持適當的品質5.投資時間與人交流B型潛在的問題1.受壓力才計劃2.不實際的品質標準3.不清楚的授權4.鬆懈的團隊控制5.放棄數量的可能B型行動重點1.設立緊湊的目標2.計劃較高的輸出3.建立實際的數量標準4.較明確的授權5.較嚴密的團隊控制較理想的工作作風1.控制的A型2.投資時間在人際關係3.追求品質继续进行继续进行.管管 理理 你你 每每 天天 的的 时时 间间个人练习个人练习我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。请先完成个人小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，呢？在制订时间表以前，请：请：1 1把要做的事情全部看一遍把要做的事情全部看一遍 2 2确定每件事情的重要等级确定每件事情的重要等级 3 3根据重要程度把事情重新排序根据重要程度把事情重新排序 时间表可以参照下页的格式：时间星期二星期三星期四星期五星期六每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.00。18.0018.3019.00。22.0022.3023.00请把你的回答写在下面：请把你的回答写在下面：哪些事情被放弃不做？为什么？哪些事情被放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？为什么？时间管理时间管理时间管理是：控制自已的时间与工作，时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。而不是让它们控制自已。有效的时间管理系统包含以下五个步骤：有效的时间管理系统包含以下五个步骤：1 1 明确你的价值观明确你的价值观2 2 确定你的目标确定你的目标3 3 对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序4 4 明确你的任务明确你的任务5 5 对任务按优先级排序对任务按优先级排序时间管理系统时间管理系统价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。价值观价值观目标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们直接源于我我们想得到什么。它们直接源于我们的价值观。们的价值观。例如，任务表中有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表什么？对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。目标目标任务的类型任务的类型 请在脑海中想象一棵大树大树，树根树根是你的价值观价值观，树干树干是你的目标目标，树的主枝主枝是你的主要任务主要任务，树的细枝细枝和叶子叶子是你的次要任务次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它价值观，它是树根。是树根。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。只处理一件事情明确的优先顺序只处理一件事情明确的优先顺序成功的经理人可以处理很多完全不一样的事情，但是他们在一段特定的时间内，只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划，每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序，然后遵守不渝。设定优先顺序的优点设定优先顺序的优点（1）重要性首先只作重要或必需的任务（2）紧急程度必要时，也可依紧急程度处理（3）专注每次只专注在一件事务上（4）节约时间在既定的时间，更有效地处理事情设定优先顺序的优点设定优先顺序的优点（5）达成目标在某些状况下，依然圆满地达成既定目标（6）授权将所有可以由他人处理之事，授权出去（7）每日成果在计划周期结束时（如：一个工作天），至少解决了最重要的事情（8）提高能力对于与您或您个人能力考评有关的任务不会置之不理重要工作，今天必須完成重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作重要工作，可以稍后再作可以授權，但寧願自己做可以授權，但寧願自己做預期外的工作預期外的工作A B CX工作類型工作類型核心時間核心時間生產效率時間核心時間6810121416182022242468能力曲线+50%能力100%-50%时间生理能量状态的偏差生理能量状态的偏差能力高峰在早上能力的高峰在早上，整天都不会再达到这个水准午后的能力谷底下午接着是从所周知的午后谷底，有人用咖啡来对抗它，可是却因此被拉长了。入夜前的次高潮过了入夜时分的次高潮，能力曲线持续下降，然后在子夜过后数小时，到达它的绝对最低点。个别差异及共通性个别差异及共通性个人每日韵律个人每日韵律能力高峰期：任务A能力低弥期：任务C次高期：任务B我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律，您可以在上午能力高峰期，处理复杂而重要的事（任务A）；在能力低弥期，您不须违反您的生理韵律而工作，试着放松，利用这段时间作社交接触或例行工作（任务C）。下午稍晚，能力曲线回升后，你可以再做些较重要的事情（任务B）。个人每日韵律个人每日韵律最佳休息值：最佳休息值：工作一小时后最多休息十分钟工作一小时后最多休息十分钟根据医学研究显示，最佳休息值大约在工作一小时后，休息十分钟。因为在最初的十分钟内，休息效果最理想，过后就有下降的趋势1.规律而短暂的休息因为，您应该在你的日计划中安排规律而短暂的休息。2.活动新鲜空气若您尝试放松自己，注意活动与新鲜空气的流通，可以显著提高休息的再生效果。锯齿效应锯齿效应能力损失28%的时间如果在工作持续受到干扰或被打断，就呈现所谓的锯齿效应：即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总加起来，最多可达28%的时间因此而浪费了。因持续干扰中断工作引起能力的降低因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力100%时间干扰能力核心時間核心時間1.1.是作優先處理事件的時間是作優先處理事件的時間2.2.使將優先秩序顛倒的寸機會降到最低使將優先秩序顛倒的寸機會降到最低3.3.讓我們可以擬定開始時刻的進度讓我們可以擬定開始時刻的進度4.4.讓我們可以安排事情的處理先後次序讓我們可以安排事情的處理先後次序5.5.有助控制打擾有助控制打擾請勿打擾請勿打擾危險练习：记录你的模式练习：记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。短。下面是一份记录的空白样表：下面是一份记录的空白样表：_年_月_日星期_项目地点效率自评计划中断说明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00緊急性緊急性緊急性是指完成某項工作的時間限制。重要性重要性如果某些事情與最關鍵的工作範圍有關，而且是在工作單位必須由我們執行。重要、緊急重要、緊急重要、但不重要、但不緊急緊急緊急、但不重要緊急、但不重要我們沒時間考慮什么是既不重要也不緊急的事。亳無疑問，最重要的與最緊急的應該先做。我們面對的問題是，緊急的事是如何控制了我們每天的生活，限制了我們做計劃的機會。為更好好地安排每天的工作，以上圖示也可以按下方重組：A=C=B=X=不重要、不重要、也不緊急也不緊急ABCABC分析分析事情的价值65%20%15%ABC分析任务A任务B任务C非常重要重要杂务例行公事任务A专心处理任务B授权任务C清理15%20%65%实际消耗的时间实际应用ABC分析法在实际运用上，您最好是12A(1)每天只计划1-2项A-任务(大约3小时)23B(2)再计划2-3项B-任务(大约1小时)其余C(3)其余保留C-任务(大约45分钟)任务B定下期限或授权任务A立即处理字纸篓任务C授权艾森豪规则艾森豪规则重要性紧急性留些缓行时间留些缓行时间（1）时间计划的基本原则：40%会出岔（2）时间分配三部曲a.约60%给预定计划（日计划表）b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间空贼）c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）（3）谨慎原则只规划50%工作形态工作形态1.宁静时刻：任务Av在上午，较少干扰时段中，安排你的宁静时刻，处理你最重要的事（任务A）2.干扰时刻：任务Cv在较多干扰时段中，要有常被打扰的心理准备，处理比较不重要的事（任务C）工作形态工作形态帮助你提高时间管理效率的习惯帮助你提高时间管理效率的习惯1积极积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。2通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。3按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。4提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。为一年写时间规划为一年写时间规划1.首先安排固定项目首先安排固定项目2.根据你的生物钟安排时间根据你的生物钟安排时间3.把较大的任务分割成易于控制的小块把较大的任务分割成易于控制的小块4.充分利用零碎时间充分利用零碎时间5.为每件事情设定明确的起止时间为每件事情设定明确的起止时间6.留出充分的休息和娱乐时间留出充分的休息和娱乐时间7.留出机动时间，不要把所有的时间都填满留出机动时间，不要把所有的时间都填满继续进行继续进行.克克 服服 时时 间间 管管 理理 的的 障障 碍碍时间管理的障碍时间管理的障碍1.1.目標及优先次序不清目標及优先次序不清2.2.電話干擾電話干擾3.3.個人組織能力差個人組織能力差4.4.毋須及無效的會議毋須及無效的會議5.5.“明日復明日明日復明日”的心態的心態6.6.突然的訪客突然的訪客7.7.危機管理危機管理8.8.缺乏權利下放缺乏權利下放9.9.在同一時刻內處理太多事情在同一時刻內處理太多事情10.10.不好意思說不好意思說“不不”11.11.做事有頭無尾做事有頭無尾12.12.不做重点閱讀不做重点閱讀13.13.“太多太多”社交活動社交活動把所有的分數加起來再除以10。1.0到1.4你有嚴重的拖延傾向而且你的績效正受到嚴重的障礙1.5 到 2.4 你有強烈的拖延傾向而且績效在於你的能力之下2.5 到 3.5 你非常清楚你易於拖延的傾向，而且你可能正努力的控制這種傾向，並依你的潜力而表现3.6 到 4.5 你的拖延程度低而且你的績效不弱4.6 到 5.0 你完全不拖延而且你的工作績效很高拖延拖延自我懷疑者自我懷疑者過度的交際者過度的交際者次序顛倒者次序顛倒者做白日夢者做白日夢者計劃者計劃者拖延者的類型拖延的範圍1.不愉快的任務2.與人有關的任務3.大型方案/任務4.小任務5.不熟悉/有風險的工作6.公共任務运用“起始时间”最优先处理工作避免過度交際拖延行動重點所有人都有拖延习惯清楚了解自己常拖延的工作现在就要开始文件只經手一次对工作质量要求，要在開始時决定23481567電話使用與電話相關的問題1.不在2.回電3.無可奉告4.請稍等5.講瑣事6.別人沒時間7.秘書無權決定個人組織電話使用優先次序較后的電話1.先堆起來-當天快結束時才打2.絕不稍等，重打3.試着讓秘書處理，若不然，讓他們回電4.限期談話時間5.不必堅持打優先次序在后的電話個人組織 1.計劃本日的主要任務和核心時間 2.處理重要的文件往來-與你的秘書就當日行事取得認同 3.核心時間-45分鐘 4.任務分派再確定-與同事訂約會計劃 5.午餐時工作 6.次重要任務/會議 7.核心時間 8.優先次序較后的電話 9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！每日個人的組織安排每日個人的組織安排糟糕的开始糟糕的开始=糟糕的一天糟糕的一天几乎总是同样的问题：睡眠不足，急忙又紧张，没有好好地吃餐，就冲进公司有了那么一个开始，这天可就容易出错。清晨给自已一点时间。美好的开始美好的一天美好的开始美好的一天（1）舒舒服服地醒来（2）与家人共进美好的早餐（3）惬意地梳洗保养（4）悠然自得，不慌不忙地驱车上班为了使新的一天能有积极的态度，为了使新的一天能有积极的态度，您要注意三项原则您要注意三项原则（1）每天做些让您自已快乐的事（2）每天做些感觉更接近个人目标的事（3）每天做些平衡工作压力的事（运动、家庭、嗜好等）在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备1、检查该日计划再一次根据重要性与紧急性检查您该日计划（前一天作好的）中既定的任务与目标2、任务A的准备对当天的重点工作（任务A）做好必要的准备工作，并收集资料。3、回家前在离开办公室以前，您该从容地结束这一天，并在回家途中路上，为晚上及休闲时光调整心理4、检讨该日计划由目标达成的角度检讨该日计划之执行成果在进入工作以前，在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备您该从容地对当天做好准备5、转录末完成之事检查那些事情无法完成而必须转登录到下一天的计划中6、第二天的计划整理第二天的日计划，省得您睡前整晚为了考虑明天会发生什么事而不安7、当日评价用积极的生活观点来看，您这一天的生活品质与价值如何8、下班后情绪调整考虑您要怎样度过这个晚上。很多人晚上由办公室回家，都没花脑筋想过，如何散播喜悦与如何营造一个美好晚上的基本条件。授權1.及早授權2.指示清晰3.安排跟进4.保留安全時間5.整個工作6.放手支配下屬支配下屬自己做比較快自己做比較快懷疑懷疑拘小細節拘小細節殉道者殉道者授權有偏差授權有偏差低等工作低等工作忙得團團轉忙得團團轉a)最好告诉你的属下为什么你选择向他授权负责这项工作。这能够给予属下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b)确保双方对工作目标达成共识，并确认被授权人有能力完成这项工作。c)理清工作的优先次序，并让被授权人明白该项任务与他的其他工作的关系，让他认识到其重要性。d)明确交代可用的资源，比如人力资源、时间、财权、设备等。e)双方制定一个时间安排，包括起始时间、总结回顾时间和完成工作的时间。并请记住将此列入你个人的时间日程安排。f)双方须考虑总结回顾的程序，并就此达成一致-记住，必须明确规定是什么、什么时候、如何做和在哪里做。一旦授权，不宜干涉 及时总结，按照共同认可的程序 总结经验，吸取教训 表扬公开，批评私下。个人管理个人管理我们应该怎样布置我们的办公环境才能面临这一挑战？我们今天和明天的办公室应该是怎样的呢？我们应该选用怎样的办公系统？这些问题不但与我们的个人管理有关，而且直接影响如何有效地面对当前的信息社会：书桌管理 案头工作 干扰 存档个人管理个人管理书桌管理为什么你的桌面混乱不堪呢？你很难在一张纸上列出你所要干的事。你的桌面没有一个文档。你不用文件盘。你因为怕忘，所以喜欢把各项工作放在眼前。一张空荡荡的办公桌并不意味着空荡荡的大脑！为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：你手能够着的区域你的办公桌经常性工作区域手够不着的区域经常性工作区域包括：工作台面 抽屉 电脑 文件档 电话 文具这个区域是你安置日常工作这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。上述东西是你抬手可及的。可及区域可及区域你的外延工作区域包括：收件格 出件格 重要文档（重要客户档案）日历 字典 电脑磁盘这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域不可及区域包括你的存档、库存资料：书架 文件柜 宣传资料我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。你的“待办”格里有多少文件？“待办”是什么意思？难道这不意味着优柔寡断吗？收件出件待办文档案头工作你用什么样的流程系统来处理和安排你的案头工作？最常见用的包括：办公桌管理系统老板HEA项目客户建议C个人阅读跟进文档12345678.31每当收到一份文件，都可以做出两种决定：每当收到一份文件，都可以做出两种决定：1.1.现在就处理现在就处理，因为这份文件既重要又紧急 2.(A)。2.2.待会儿再处理待会儿再处理(B)。注上处理日期或采取行动的日期。我们可以用一个“跟进”文件档，这样我们就可以把文件分别放入一个月31天中所指定的那天。案头管理案头管理I)清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。ii)用一个收件盘。iii)将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）授权废纸篓iv)限制信息流量，避免复印没必要的文件。v)建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。干扰干扰老板老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者来访者最好让来访者意识到，要想见到一方法是事先和你约好。电话和传真电话和传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的扯淡。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。存档建立一个简单的文档系统要考虑以下原则：1.1.什么东西需要存档？什么东西需要存档？原则上说，只是对将来有用的东西才值得存档。其他的就应该扔掉。正常情况下，你不必保留会议备忘录、杂志、感谢条、留言等。你可以把这些存入“跟进”文档中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.2.分类分类 当建立分类系统时，应考虑四方面因素：I)储存类：这些可以被称作不常用文件，比如史料、年度资料等。这些 资料很少被用到，但需要作为文档来储存，以备有用。II)来件类：这些是需要及时处理的文件，分类系统应该确保能够快速正 确地对这类文件归档和处理。这类文件包括重要客户文件。III)提示类：这类文件应该直接放入“跟进”文档指定的那些天内，因为 这些文件直接与那一天的活动有关，需要及时跟进，比如销 售拜访、发出定单、召开会议等。IV)确立重点类：经常与桌面文档有关，用来表明使用频率。3.3.储存储存 用来起提示作用和安排优先次序的“跟进”文档和桌面管理系统都可以放置 在桌面抬手可及的区域内。随时要处理的文件可以放置在伸胳膊够不着的区 域，不常用的文件最好储存在文件柜里。存档4.什么时候存档 使用频率取决于有多少文件需要存档。存档时间当然应该在每天的下午，因为存档不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存档工作，在你的日记上写上哪一天做存档工作。5.设计文档 盒式存档：用来存放很重要的资料，例如公司的宣传资料等。吊式存档：对存放客户档案和其他随时要处理的文档最合适。把最后进入的文件放在最上层，如果必要的话，在文档系统左边的表面贴上分类目录。夹式存档：对存放“定单”和“常用文件”，比如帐单等有用。记住，你应该亲自做文档，不要忘记安全、便于保存和更新等因素。买一本日记买一本日记1、灵活性灵活性你所买的日记最好是可以加页。灵活性通常指的是活页夹。活页夹必须是标准号码的。2、总体性、总体性每周，每月和年度计划安排是必不可少的。3、大小、大小最好能买一本足够大的日记本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的任务和工作。最佳尺寸选择为标准的A5，这个标准也最易于做复印。4、信息、信息一本日记本也应包括注意事项，电话号码和其他一般性信息。5、任务、任务一本好的日记也应该设置重要工作和工作目标的栏目，包括个人目标栏目。6、分页、分页一本好的日记也应该有分页纸和分页栏目。7、竞争力、竞争力人们经常回把一本好的日记系统与办公系统相比。必有一种年度计划、月计划和每周计划适合你的需要。负责做项目的人应该采用年度计划和月计划。应该在计划中列出负责人、负责事宜和时间安排。把计划与每天在办公室的事实计划想联系。制定每天的计划时，使用一些必要的文具，比如铅笔、钢笔、尺子、报事贴、荧光笔、橡皮等。总结及行动计划1.建立主要职责范围及目标，得到认同2.利用日记本，做好个人组织3.上班前先做好当日工作计划4.有效的授权及跟进5.不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备6.于会议后有明确计划-谁做什么及何时做？7.整理桌面及文件8.文件只经手一次9.投资于员工上，花时间在人际关系上10.积极争取佳绩11.准时回家12.拥有私人生活继续进行继续进行.有有 效效 的的 会会 议议 管管 理理 主席權主席權陳述會議目的開始及結束時間控制維持秩序使大家專心聽確保優先議題討論的進行事實、解釋、結論化解衝突時間管制制止小組會議安靜先生和废话先生總結行動和負責權12345678910會議安排會議安排單一目的減少項目減少人數節省時間1234-目標-議程-人CHA IRMANSH IP開始時間開始時間議程議程結束時間結束時間跟進跟進行動計劃-誰，什么，何時準備1.1.目標目標-單一目的-在議題中清楚地陳述出來2.2.參與者參與者-活躍/有價值的參與-或只是在一旁聽-全職/半職-準備適當的資料3.3.格式格式-會議的形式-影響到后勤/程序4.4.議程議程-日期/時間/會場/參與者 5.5.會議記錄會議記錄-結論總結6.6.會場會場-佈置/設備/點心飲料穦某穦某會議的準備會議的準備在准备会议时，请记住以下要点：1.会议的目的是什么？2.谁是参加会议的人？3.会议的形式4.议事日程 日期 时间 地点 参加会议人的名单 时间安排5.会议总结 6.会议召开地点会议安排（座位安排、休息室、会议室的大小、通风设备、室内 温度等）设备（白板、投影仪、文具等）点心（咖啡、茶、饮用水、三餐安排）激勵授權決策建立關係溝通會議管理談判培訓和發展社交不良會議特徵如下：沒有目的感沒有目的感敵對、政治化、衝突敵對、政治化、衝突不平均的貢獻不平均的貢獻時間控制差，晚開始時間控制差，晚開始-晚結束晚結束缺少準備缺少準備沒有認同的結果或行動沒有認同的結果或行動太長太長干擾多干擾多太多人參加或不對的人參加太多人參加或不對的人參加偏離議程偏離議程會議管理會議管理如何组织团队会议如何组织团队会议 目的和目标目的和目标目的和目标目的和目标 公开交流公开交流公开交流公开交流 定期回顾定期回顾定期回顾定期回顾 支持和信任支持和信任支持和信任支持和信任 明确的程序明确的程序明确的程序明确的程序 明确的表现标准明确的表现标准明确的表现标准明确的表现标准 个人发展个人发展个人发展个人发展 小组之间的关系小组之间的关系小组之间的关系小组之间的关系 积极的，前后一致的领导积极的，前后一致的领导积极的，前后一致的领导积极的，前后一致的领导