CH6_会展场馆设施设备器材的管理

第六章会展场馆设施设备器材的管理本章导读会展场馆是会展业发展的基础，要发挥其应有的功能，不但要有相应的附属建筑设施，配备必要的设备，还必须要有先进的管理方式。关键词汇设施设备管理 系统运行工作规范 材料展具的管理使用出租章节内容6.1 会展场馆设施设备管理概述6.2 会展场馆设施系统管理6.3 会展场馆的设施设备系统运行工作规范6.4 会展场馆材料管理6.5 展具、展架、展材的管理6.1 会展场馆设施设备管理概述6.1.1 会展场馆设施设备管理的目标1.合理规划，搞好建筑物及设施设备的维护、场馆的环境绿化、保洁、安全、消防等基本工作，最大限度发挥物业的使用价值，使物业保值增值。2.为各类会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境，并在此基础上提供卓越和高效的服务，满足会议和展览组织者、参观者、会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方面需要。3.实现经济效益和社会效益。6.1.2 会展场馆设施设备管理的内容1）规划管理2）设备管理3）环境管理4）安全管理5）成本管理6.1.3会展场馆设施设备管理的方法1）综合管理方法2)安全管理方法3）系统管理方法4）制度管理方法6.2 会展场馆设施系统管理6.2.1展览中心设施系统管理 现代展览中心一般都配备了为会展服务的一整套基础设施，凭借完善而先进的设施系统来提供高质量的展览服务。展览中心的设施系统管理主要包括：供电、给水排水、空调、压缩空气、电梯、照明、消防、通信网络和信息、公共广播、标志系统6.2.2展览中心场馆管理 展览中心场馆管理主要包括场馆运营管理、场馆环境管理两个方面的工作。1）场馆运营管理 目前我国已经投入运营的展览中心场馆很多，但从实际经营效果看，普遍存在展厅使用率低的现象，许多场馆没能够实现盈利。所以必须提高场馆运营管理水平。2)场馆环境管理 在实际操作中，场馆环境管理的很大一部分工作都是外包给专业公司的，比如清洁，绿化等工作。6.2.3会议场馆的设施设备管理1）会议室照明会议室照明对于会议效果和气氛有很大的作用。会议室基本照明设备的种类有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会有舞台和聚光灯来突出讲台上的演讲人。每个会议会议活动之前一定要做好灯光调试工作。2）会议场馆的视听设备管理会议场馆的视听设备管理包括音响设备的管理、放映设备的管理、特殊视听设备的管理、以及其他演示设备的管理。6.2.4会议场馆的设施设备系统管理会议场馆要有效运转，为各种会议提供多样化服务，就必须依托整个设施设备系统的运作。会议场馆的设施设备可以按照功能分为：a、生活服务设备b、会议设备c、能源设备d、娱乐设备e、美化环境设备f、消防保安设备g、交通运载设备会议场馆应该对这些设施设备进行系统的管理。包括：1）会议场馆设施设备的前期管理2）设施设备运行管理3）设施设备的维修保养6.3 会展场馆的设施设备系统运行工作规范6.3.1场馆设备运行工作规范1）机房管理制度2）值班制度3）巡视检查制度4）日常维护制度5）设备操作6）运行分析7）设备缺陷管理6.3.2会展场馆各类设施设备系统运行的工作规范通常会展场馆的设施设备运行工作规范有：a、供、配电系统运行规范b、空调通风系统运行工作规范c、电梯系统运行规范d、压缩空气系统运行工作规范e、水系统设备运行工作规范f、网络系统管理工作规范g、会议系统管理工作规范6.4 会展场馆材料管理6.4.1 会展场馆的物资管理物资管理的具体内容包括以下几个方面：1）编制物资供应计划2）制定物资消耗定额3）确保物流畅通4）搞好库存物资管理6.4.2 维修材料配件管理1）采购程序管理 a、采购原则 b、审批程序 c、采购程序 d、订购合同签字程序2）仓库物品管理a、入库验收管理规定 b、仓库物品管理规定 c、仓库物品盘点规定 d、安全防火规定 e、仓库管处罚规定3）物品领用出库管理规定a、出库必须办理出库手续，由领导填写领料方可出库b、出库时，保管员对任何人都要严格执行先办理出库手续后提货的程序。严禁出现“白条子”现象。c、保管员应该根据领料单对出库物品认真核实，并与领料人当面点清，不得弄虚作假、随便发物。6.4.3 采购和外包服务管理通常会展场馆实施采购控制程序和外包控制程序来协调采购和外包工作。采购和外包过程应确保采购和外包合同及职业健康安全的要求，对供方及采购物品控制的类型和程度，应取决于采购物品和外包服务对质量、职业健康安全的影响程度；办公室负责采购控制的归口管理；责任部门负责相关外包服务的管理。这些管理主要包括：供方的评价、选择；采购或外包信息；采购物品验证；外包过程控制。6.5 展具、展架、展材的管理6.5.1 会展中心的展具管理展具即展览用具，加强展具机器材料管理，对保证展览服务质量、提高工作效率和经济效益起着重要作用。展具管理的目标：通过展具管理，做到质量、数量、形式以及时间、地点的供求适应，保证会展业务活动的顺利进行，并充分发挥展具的效用，加速周转，降低费用，提高经济效益。展览用具的材料源组织：组织展具料源，是保证展具数量和质量的前提。因此，要按展览和经营计划，准确、及时地备料、制作和订购适质、适量的展具，以使展览经营业务正常开展。展具的消耗管理：会展场馆办展类型较多，展具使用率高、流动性强、周转率快。由于展具的频繁搬移、挪动，使损耗量增加。因此，加强展具的消耗管理，使及其重要的环节。展具仓库的管理：仓库管理工作要协调展具在经营活动中的阶段性和连续性的矛盾，把展具流转环节相互衔接起来，发挥仓储枢纽的调节作用，以保证展具工作有条不紊的进行。6.5.2 展具保养规定1）保养的种类和范围a、受潮易损类b、碰撞易损类c、过期失效类d、其他类2）保养规定6.5.3 展位搭建工作规范展位搭建工作细则1）标准展位搭建明细a、展位搭建之前必须熟悉图纸，了解展位分布图及现场各项要求b、了解和掌握每组展位由于组别不同、地段不同、位置不同的要求，根据现场实际情况进行搭建。C、标准掌握搭建时，必须按点、线摆放好铝材，按顺序搭建。d、搭建过程中，所有扁铝上锁眼朝向必须一致，并与立柱持平。e、搭建的展位必须一次成形，展架、展板无开锁、松动、展位牢固可靠。f、展位楣板安装前，要将楣板放在展位一角，不得随意乱扔。材料的管理a、展位搭建前后的出、退料应本着谁经手谁负责的原则，责任落实到个人。b、搭建完毕后的余料要摆放整齐，清点好数量并与仓库保管员核实后办理入库手续。c、应将标准展位搭建中损坏的和损伤的铝材加以处理后作为特殊装修工程材料。d、每次特殊工程装修工程撤下来的材料，要注意保管，以便重复使用。e、对于在展场上损坏和丢失的材料要查明原因，落实责任制。展览期间的展位管理a、布展时严格按施工手续，及时、准确地完成参展商提出的各项拆、装板及施工要求。b、在保证工程质量的前提下，按时完成工作单上指定的其他任务。c、在开展期间和撤展时，要按时对展位进行巡视和检查，做好展会期间的工作记录。d、发现问题及时解决，不得相互推脱。展位搭建质量要求a、背靠墙的展位搭建时要离墙500mm，遇到消防和电器设施时必须让出或不加展板。b、面对面摊位间的通道宽度至少应有3m，大型展厅中间的主通道宽度至少应有5m。c、搭建完毕后，每组展位要与展厅的四面墙成平行垂直。6.5.4 关于展具的出租展具出租是会展场馆服务项目的重要组成部分之一，必须讲究质量。其中包括合理的定价、物品的质量，限时完成以及使用过程中的优质服务等。通常会展场馆除对可出租的项目进行明码标价外，还对每个具体项目明确责任人并规定时间完成，同时巡视跟踪检查使用情况。