Access 2010数据库案例教程第7章 报表设计

Access2010数据库案例教程数据库案例教程第第7章章 报报 表表 设设 计计学习要点：学习要点：报表的功能报表的功能报表的设计报表的设计报表的计算报表的计算报表的打印和预览报表的打印和预览学习目标：学习目标：通过对本章内容的学习，读者应该了通过对本章内容的学习，读者应该了解报表的概念和功能；掌握报表向导创解报表的概念和功能；掌握报表向导创建报表；掌握使用简便方法创建报表；建报表；掌握使用简便方法创建报表；掌握使用报表设计视图创建报表；掌握掌握使用报表设计视图创建报表；掌握使用向导创建标签和图表；了解报表预使用向导创建标签和图表；了解报表预览和打印。览和打印。本章为了讲解方便，部分内容参考了本章为了讲解方便，部分内容参考了2003.课程导入 一个完整的数据库系统应该有打印输出的功能，报表一个完整的数据库系统应该有打印输出的功能，报表是数据库中是数据库中的数据通过打印机输出的特有形式。在传统的数据库系的数据通过打印机输出的特有形式。在传统的数据库系统开发中，统开发中，数据库的打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在数据库的打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在使用中不方使用中不方便修改。在便修改。在ACCESS中，数据库的打印工作通过报表对中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。精美工作。精美且设计合理的报表能使数据清晰地呈现在纸质介质上，且设计合理的报表能使数据清晰地呈现在纸质介质上，把用户所要把用户所要传达的汇总数据、统计与摘要信息让人看来一目了然。传达的汇总数据、统计与摘要信息让人看来一目了然。报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。熟悉EXCEL的用户可能会把数据表视图中的数据记录或查询结果直接打印输出，但是这样的的报表格式不美观还不符合实际的要求。ACCESS2010中报表的制作方式有多种，使用这些方式能够快速完成基本设计并打印报表。7.1 认识报表认识报表 7.1.1报表的定义报表的定义 以格式化形式输出数据分组汇总数据显示图表数据可以输出各种样式的报表可以对数据进行计数、求平均、求和等统计计算可以嵌入图像或图片来丰富数据显示7.1 认识报表认识报表 7.1.2 报表的功能报表的功能 Access 2010有许多方便快捷的工具和向导，工具有表生成器、查询生成器、窗体生成器和表达式生成器等；向导有数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导和报表向导等。利用这些工具和向导，可以建立功能较为完善的中小型数据库应用系统。7.1 认识报表认识报表 7.1.2 报表的功能报表的功能 7.1 认识报表认识报表 7.1.3 报表的视图报表的视图 Access的报表操作提供了的报表操作提供了4种视图：报表种视图：报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。报表视图：报表设计完成后，最终被打印的报表视图：报表设计完成后，最终被打印的视图视图 打印预览：视图用于查看报表的页面数据打印预览：视图用于查看报表的页面数据输出形态输出形态 布局视图：用于查看报表的版面设置布局视图：用于查看报表的版面设置 设计视图：用于创建和编辑报表的结构设计视图：用于创建和编辑报表的结构 7.1 认识报表认识报表 7.1.4 报表的类型报表的类型 纵栏式报表：以垂直方式在每页上显示纵栏式报表：以垂直方式在每页上显示一条或多条记录。一条或多条记录。表格式报表：分组表格式报表：分组/汇总报表，类似于用汇总报表，类似于用行和列显示数据的表格。行和列显示数据的表格。数据图视图、数据透视表报表：一种用数据图视图、数据透视表报表：一种用图表的形式或透视表的形式的报表。图表的形式或透视表的形式的报表。标签报表：在每页上以两或三列的形式标签报表：在每页上以两或三列的形式显示多条记录。显示多条记录。创建自动报表数据库中的表、查询和窗体都有创建自动报表数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过他们可以打印比较简单的信打印的功能，通过他们可以打印比较简单的信息，但这都不是打印数据库中数据的最好方式，息，但这都不是打印数据库中数据的最好方式，最好的方式是使用报表。报表是数据库中数据最好的方式是使用报表。报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式，信息和文档信息输出的一种形式，Access 2010报表的功能非常强大，也极易掌握，能制报表的功能非常强大，也极易掌握，能制作出精致、美观的专业性报表。报表的数据来作出精致、美观的专业性报表。报表的数据来源可以是数据表或查询，报表可对数据进行分源可以是数据表或查询，报表可对数据进行分组、计算、汇总处理。组、计算、汇总处理。利用创建自动报表向导可以创建纵栏式自动报利用创建自动报表向导可以创建纵栏式自动报表和表格式自动报表。创建自动报表向导基于表和表格式自动报表。创建自动报表向导基于单个表或查询，生成包含来自该数据的所有字单个表或查询，生成包含来自该数据的所有字段和记录。段和记录。7.2 创建自动报表创建自动报表 7.2.1 创建纵栏式报表创建纵栏式报表创建纵栏式报表创建纵栏式报表 Access“自动报表自动报表”方式是创建报表最快方式是创建报表最快捷的方法，可以快速根据表或查询创建出捷的方法，可以快速根据表或查询创建出以列的形式显示记录数据的纵栏式报表。以列的形式显示记录数据的纵栏式报表。【例例7-1】通过通过“自动报表自动报表”方式，根据方式，根据“学生优秀成绩学生优秀成绩”表创建表创建“学生优秀成绩学生优秀成绩”纵栏式报表对象。操作步骤：纵栏式报表对象。操作步骤：7.2 创建自动报表创建自动报表 7.2 创建自动报表创建自动报表 图图7-1 7-1 生成自动报表生成自动报表7.2 创建自动报表创建自动报表 7.2.2 创建表格式报表创建表格式报表 Access“自动报表自动报表”方式是创建报表最快捷的方法。可以快速方式是创建报表最快捷的方法。可以快速根据表或查询创建出以行的形式显示记录数据的表格式报表。根据表或查询创建出以行的形式显示记录数据的表格式报表。【例例7-2】通过通过“自动报表自动报表”方式，根据方式，根据“学生优秀成绩学生优秀成绩”表表创建创建“学生优秀成绩学生优秀成绩”表格式报表对象。操作步骤：表格式报表对象。操作步骤：(1)打开打开“教学信息管理教学信息管理”数据库窗口，在数据库窗口，在“对象对象”栏选中的栏选中的“报表报表”对象，单击数据库窗口工具栏中的对象，单击数据库窗口工具栏中的“新建新建”按钮，弹出按钮，弹出“新建报表新建报表”对话框，选择对话框，选择“自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式”选项，在选项，在“请选择该对象数据的来源或查询请选择该对象数据的来源或查询”文本框中，选择文本框中，选择“学生优秀学生优秀成绩成绩”表，如图表，如图7-3所示，单击所示，单击“确定确定”按钮。按钮。(2)生成表格式报表，如图生成表格式报表，如图7-4所示。所示。(3)保存报表为保存报表为“学生优秀成绩学生优秀成绩-表格式表格式”报表。报表。表格式报表以行、列的形式显示数据记录，一行显示一条记录，表格式报表以行、列的形式显示数据记录，一行显示一条记录，一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。7.2 创建自动报表创建自动报表 7.2.2 创建表格式报表创建表格式报表 图图7-4 7-4 选择创建方式选择创建方式7.3 通过向导创建报表通过向导创建报表 7.3.1 创建多对象报表创建多对象报表 自动报表虽然快捷，但数据来源只能是一个表或查询，自动报表虽然快捷，但数据来源只能是一个表或查询，如果数据来源于多个表或查询时，可以使用报表向导较方便快如果数据来源于多个表或查询时，可以使用报表向导较方便快捷生成用户所需的报表。捷生成用户所需的报表。【例例7-3】通过向导创建通过向导创建“学生成绩学生成绩”报表，数据源为报表，数据源为“学生学生”、“成绩成绩”、“课程课程”3个表，显示个表，显示“学号学号”、“姓名姓名”、“课程名称课程名称”、“成绩成绩”。操作步骤：。操作步骤：参考教材参考教材7.3 通过向导创建报表通过向导创建报表 7.3.2 创建图表报表创建图表报表 图表具有直观的特点，可以使用图表向导生成以图表形图表具有直观的特点，可以使用图表向导生成以图表形式显示数据的报表。式显示数据的报表。【例例7-5】使用图表向导创建不同班级使用图表向导创建不同班级“大学计算机基础大学计算机基础”、“大学英语大学英语”两门课平均分图表报表。操作步骤：两门课平均分图表报表。操作步骤：参考教材参考教材7.3 通过向导创建报表通过向导创建报表 7.3.3 创建标签报表创建标签报表 标签是在现代商务工作中经常使用的，例如，学生标签、标签是在现代商务工作中经常使用的，例如，学生标签、物品标签。物品标签。Access 2010在报表设计中加入了对标签的设计和在报表设计中加入了对标签的设计和对打印的支持。用户可以手工设计标签，也可以利用标签向导对打印的支持。用户可以手工设计标签，也可以利用标签向导快速生成所需的标签。快速生成所需的标签。【例例7-6】通过向导创建通过向导创建“学生标签学生标签”报表，数据源为报表，数据源为“学生学生”表。操作步骤：表。操作步骤：参考教材参考教材7.4 通过设计器创建报表通过设计器创建报表 7.4.1 创建简单报表创建简单报表 使用使用Access 2010提供的报表设计器，既可以设计出格提供的报表设计器，既可以设计出格式与功能更完善的报表，又能对前面所讲的各种创建方法所建式与功能更完善的报表，又能对前面所讲的各种创建方法所建立的报表进行修改，以满足用户的实际需要。立的报表进行修改，以满足用户的实际需要。通过设计器可以从无到有创建报表，以及建立报表与数通过设计器可以从无到有创建报表，以及建立报表与数据之间的联系，是设计报表的主要方法。据之间的联系，是设计报表的主要方法。【例例7-7】通过设计视图创建通过设计视图创建“学生成绩信息查询学生成绩信息查询”报表。报表。以行的形式显示以行的形式显示“学号学号”、“姓名姓名”、“课程名称课程名称”、“成绩成绩”等数据。操作步骤：等数据。操作步骤：参考教材参考教材7.4 通过设计器创建报表通过设计器创建报表 7.4.2 报表的排序、分组和计算报表的排序、分组和计算 排序与分组功能可以在创建报表时，对报表数据分类汇排序与分组功能可以在创建报表时，对报表数据分类汇总。例如，按班级制作学生信息报表，并统计每班男女生人数。总。例如，按班级制作学生信息报表，并统计每班男女生人数。【例例7-8】将报表将报表“学生成绩查询学生成绩查询”另存为另存为“学生成绩不学生成绩不及格统计及格统计”。以。以“班级名称班级名称”和和“课程名称课程名称”升序排序，并在升序排序，并在报表中添加一个报表中添加一个“及格否及格否”数据，当成绩小于数据，当成绩小于60时不及格。操时不及格。操作步骤：作步骤：参考教材参考教材7.4 通过设计器创建报表通过设计器创建报表 7.4.3创建主创建主/子报表子报表 与子窗体的概念类似，子报表是插在其他报表中的报表。与子窗体的概念类似，子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中必须有一个作为主报表，主报表可在合并报表时，两个报表中必须有一个作为主报表，主报表可以是绑定的，也可以是未绑定的，也就是说，报表可以基于表、以是绑定的，也可以是未绑定的，也就是说，报表可以基于表、查询或查询或SQL语句，也可以不基于其他数据对象。语句，也可以不基于其他数据对象。【例例7-10】创建学生信息主报表，根据学生信息查询学创建学生信息主报表，根据学生信息查询学生成绩的子报表。操作步骤：生成绩的子报表。操作步骤：参考教材参考教材上机实训上机实训实验目的：实验目的：了解报表的分类与作用了解报表的分类与作用掌握创建和美化报表的方法。掌握创建和美化报表的方法。实验过程：实验过程：1 使用自动创建报表方式创建浏览物品信息的表格式报表。使用自动创建报表方式创建浏览物品信息的表格式报表。2 使用向导创建一个显示表使用向导创建一个显示表“教师教师”、“教师授课课程教师授课课程”、“课程课程”中主要字段的报表。中主要字段的报表。3 使用报表向导创建一个显示不同班级学生平均成绩的报表。使用报表向导创建一个显示不同班级学生平均成绩的报表。