办公室收纳整理方案(SOS-Office)

你是否有和樱桃小丸子相似的经历吗？珠海收纳整理协会（NAPSO）英文译名：National Association of Professional Storage Organizer协会宗旨：引领收纳整理行业的发展；带头研究行业发展动向；开展行业新技术、新产品的交流与协作；丰富市民家居收纳整理生活领域的新经验；那些年，你幻想过的职场生活是？大多数人的幻想都是这样的吧Have you ever imagine thatBUT但实际很多时候是不是变成了这样WHY?混乱的桌面？混乱的桌面？NO!混乱的混乱的资料？料？NO!混乱的混乱的邮件件？NO!混乱混乱的的NO!混乱混乱的的NO!混乱混乱的的NO!所以，当你一团乱麻时，你觉得工作很痛苦因此，而错过了一个新的了一个新的设计灵感灵感错过了一个新客了一个新客户错过了一个宝了一个宝贵的的时间把时间花在最有价值的事上吧！从现在开始，把工作阵地改头换面，让工作迅速高效起来!National Association of Professional Storage Organizer 办公室收纳整理方案（办公室收纳整理方案（SOS-Office)SOS-Office)Storage and Organize Solutions for OfficeStorage and Organize Solutions for Office收收纳整理知多整理知多D之之华华山山论论剑剑谁是收纳整理高手“锵锵锵锵锵”Discussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing TimeDiscussing Time由POC（加拿大整理协会）得出的数据：u员工平均花掉30%时间/per day在Email上，若每处理1封邮件省2分钟，每天能提高2小时工作产量.u80%的文件几乎不使用，员工花平均每天花15%时间寻找资料，而且一半以上都找不到你知道你知道收拾收拾和和整理整理的区的区别吗？整理：整理：将需要的物品收拾得整整有条，方便使用。将需要的物品收拾得整整有条，方便使用。收拾：收拾：不管是否需要，不管是否需要，单纯把物品收放好。把物品收放好。记住：收拾住：收拾整理整理Be aware:Put awayOrganize估量Scan纵观需要整理的物品及摆放区域分类Itemize把凌乱的物品加以分类清除Throw清出废弃物品优化Optimize设计存放最佳方案归置Place把该放的物品放到该放的地方保持KeepAvoidScopeCreep养成习惯保持整洁的状态Step1Step2Step3Step4Step5HardEasyS SO OS S六六部部曲曲Step6SITPOKPrinciple保优归清分估办公室办公室SOS 2SOS 2大区域大区域个人区域公共区域个人物品个人物品Personal Stuff纸质资料料Papers 电脑文件文件Computer DocumentS仓库打印打印扫描区描区过道道 Samples Print and Scan Zone Corridor 个人区域个人区域Personal Area个人区域PersonalOfficeZone第一Part纸质资料纸质资料SOSSOS六部曲之六部曲之文件文件Step1：先把需整理的文件先把需整理的文件资料整合起来料整合起来（估量）（估量）Step2：对文件文件资料料进行分行分类（分（分类）Step3：把不需要的文件把不需要的文件资料清出来料清出来（清除）（清除）Step4：用文件用文件夹装好装好（归置）置）Step5：在文件上做在文件上做标记和和标签，换上色彩明亮的文件上色彩明亮的文件夹和和标签（优化）化）Step6：用完之后及用完之后及时将文件将文件归位位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保客客户信息信息资料料订单资料销售资料产品信息等等等等文文件件资资料料整整理理六六部部曲曲还有什么？还有什么？还有什么？还有什么？有什么资料呢有什么资料呢？估量估量文件怎么分类文件怎么分类废弃资料废弃资料DiscardDiscard重复的重复的资料资料不需用不需用的资料的资料过期的过期的资料资料立刻要用立刻要用和现在进行主题相关资料使用度高使用度高顾客名单营业资料销售资料产品介绍将来需要将来需要竞争公司资料未来方案较稀有资料较稀有资料合同书文文件件资资料料S SO OS S六六部部曲曲分类、清除分类、清除归置归置文文件件资资料料S SO OS S六六部部曲曲PS:用文件夹把整理好的文件归置好p紧急文件建议用红色p代办文件建议用蓝色p已办的文件建议用绿色p需保存的文件建议用黑色你有充分利用文件夹的颜色吗？p习惯性把文件用颜色处理p对每天的工作内容了如指掌p提高对工作的完成效率文件资料整理六部曲PS:使用透明夹时可附上A4纸固定格式封面，这样对内容一目了然优化些什么？优化些什么？如何保持呢如何保持呢？文文件件资资料料整整理理六六部部曲曲是否能是否能立刻找到立刻找到是否能是否能还原方便还原方便是否能是否能便于取用便于取用3“3“是是”原则原则Tips:文件夹文件夹打竖放打竖放，方便取用，方便整理，省空间Tips:文件夹归类，经常使用的竖放进文件竖架里,不常使用的横放在文件横架上纸质资料纸质资料SOSSOS六部曲之六部曲之文件文件Step1：先把需整理的文件先把需整理的文件资料整合起来料整合起来（估量）（估量）Step2：对文件文件资料料进行分行分类（分（分类）Step3：把不需要的文件把不需要的文件资料清出来料清出来（清除）（清除）Step4：用文件用文件夹装好装好（归置）置）Step5：在文件上做在文件上做标记和和标签，换上色彩明亮的文件上色彩明亮的文件夹和和标签（优化）化）Step6：用完之后及用完之后及时将文件将文件归位位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之文件夹文件夹Step1:浏览文件类型（估量）（估量）Step2:文件分类：日期、项目名称、客户（分（分类）Step3:把无用的文件清除（清除）（清除）Step4:建立分类文件夹进行放置（归置）置）Step5:（优化）化）Step6:每次产生新文件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保随着工作文件的不断累积不断累积，大量的文件只能使电脑变慢变慢，让公司文件服务器压力变重。为提高提高工作效率，时刻时刻清理文件只需只需动动你的指尖，效率瞬你的指尖，效率瞬间加倍！加倍！一定让自己的桌面保持清爽一定让自己的桌面保持清爽！桌面建议放置基本图标：桌面建议放置基本图标：我的文档我的文档我的电脑我的电脑网上邻居网上邻居回收箱回收箱Internet ExplorerInternet Explorer本部门的本部门的serverserver快捷链接快捷链接个人需求图标：个人需求图标：QQQQSkypeSkype金山词霸金山词霸可放在电脑右下侧任务栏，有效利用可放在电脑右下侧任务栏，有效利用桌面空间桌面空间建议：设放图标不超过桌面的五分之一建议：设放图标不超过桌面的五分之一 并时刻保持桌面清爽并时刻保持桌面清爽电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之文件夹文件夹Step1:浏览文件类型（估量）（估量）Step2:文件分类：日期、项目名称、客户（分（分类）Step3:把无用的文件清除（清除）（清除）Step4:建立分类文件夹进行放置（归置）置）Step5:（优化）化）Step6:每次产生新文件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保你是否总被共享共享里一大堆文件和邮箱箱里各式各样的来信所淹没？Help Help Help HelpDAY DREAMING想想你的邮件需要建什么文件夹Before邮邮件件籍籍整整理理六六部部曲曲For exampleAfter邮邮件件整整整整理理六六部部曲曲Step1:浏览邮件内容、发件人（估量）（估量）Step2:邮件分类：客户、往来部门、项目（分（分类）Step3:无用的邮件清除（清除）（清除）Step4:按分类名称归类（归置）置）Step5：邮件的字体格式，落款等进行统一设置，提高回复效率及专业性（优化）化）Step6:每次收发邮件后立刻进行归类，不要越积越多！（保持）（保持）电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之邮件邮件估分清归优保估分清归优保Office is our 2Office is our 2ndnd home!home!在座亲爱的家人，我们的时间分配你知道多在座亲爱的家人，我们的时间分配你知道多少呢？少呢？办公室也算是咱第二个家。30%60%吃饭睡觉应酬娱乐工作 事业 10%出差 Before看看传统的办公室如家一般的办公室，工作更有Feel。灰色的办公桌黑色的椅子枯燥的白墙上班成“全世界最痛苦的事”花心思亲自打造，让办公区域不再是一成不变，枯燥乏味的工作场所，而是令人愉悦舒适的homed office，而且要home出你的个性！Lets do it办公桌办公桌SOSSOS六部曲六部曲Step1：看看桌面的物品（估量）（估量）Step2：对桌面物品进行归类（分（分类）Step3：不需要的物品或不常用物品清出来（清除）（清除）Step4：把物品一一放置（归置）置）Step5：用辅助产品美化自己的办公桌（优化）化）Step6：每次取用后的物品放回原位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保估量估量 ScanScan大家大家想想想想桌面一般会有什么物品呢桌面一般会有什么物品呢？电脑电话笔笔订书机机便利便利贴尺子尺子胶胶带文件文件资料料书籍籍笔笔记本本办办公公桌桌籍籍整整理理六六部部曲曲把以上物品把以上物品进行分行分类如笔，如笔，书籍，籍，资料内容料内容笔：按笔：按颜色色-红，黑，黑，蓝，彩色，彩色 按种按种类-圆珠笔？珠笔？铅笔？彩色笔？笔？彩色笔？书籍：籍：经济类 商商务类 会会计类文件文件资料：客料：客户资料料 订单资料料 产品信息品信息 收收纳整理基本分整理基本分类法法按品种品种分类？按时间分类？按尺寸尺寸分类？按频率率分类：经常使用不常使用几乎不使用？按重要性重要性分类：很重要一般重要可有可无？分类分类 ItemizeItemizeTips:学会用抽学会用抽屉分隔板分分隔板分类 物品物品归置归置 PutPut把每天使用的物品固定的位置固定的位置上，把不常用的物品放进抽屉抽屉里电脑电脑应尽量摆在左侧左侧或右侧右侧电话电话放于左侧左侧（左手惯用者则相反），右手右手则方便接听电话时作笔记作笔记。电话附近电话附近固定存放笔筒笔筒和笔记本笔记本，笔筒最好有2 2个或以上个或以上，利于分类摆放小型文具物品。把常用的书籍及文件资料书籍及文件资料用文件架统一统一摆放摆放于桌面侧方l上层抽屉上层抽屉可放常用但非每天使用物品如较大纸张，长尺，收据及申请书等。l 中层抽屉中层抽屉可放使用率较低物品，（如胶带），使用率较低的资料等l 下层抽屉下层抽屉一般面积较深，可收纳文件和资料，或个人大件物品。DAY DREAMING你的个人物品有哪些呢仙人掌？仙人掌？包包？包包？手机？手机？小盆栽？小盆栽？小靠枕？小靠枕？外套？外套？抹布？抹布？饭盒？盒？水杯？水杯？零食？零食？Anything else?这些些东西你都藏哪儿呢？西你都藏哪儿呢？优化优化1 Optimize1 Optimize1.1.统一色系一色系的收纳工具2.防辐射的小仙人掌仙人掌3.Update的公司信息通讯表4.4.垃圾桶垃圾桶不要放在过道，放在桌子下面。1.1.零食零食藏在哪？放在抽屉的第三个格2.2.杯子杯子放在哪？统一放在桌子的边上3.备用的衣服衣服挂在哪？可搭在椅子后背上4.积满灰尘的桌面，每天需擦擦，那么抹布抹布挂在哪？可用挂钩挂置5.5.小靠枕小靠枕放在哪？放在椅子后面，既舒服有可装饰6.个人的包包包包放在哪？放在抽屉的第三个格优化优化2 Optimize2 OptimizeAfterWe should Avoid keeping Creep！我们要对它们安放进行严格Control!保持保持 KeepKeep面对每天新增的办公文件物品，不及时处理不久又重返凌乱的模样，你想这样吗？把新增的物品先理好并做好标记统一放置在一起规定短时间内分类把新增的物品归置到原来设定的地方How?How?扎堆的事儿我依然应付自如。公共区域PublicOfficeZone第二Part大家齐来维护，共创整洁舒适环境，带着愉悦心情工作，加倍提高效率！办公室公共区域不可忽视MyOfficeMyHomeStep1：查看区域或资料物品（估量）（估量）Step2：对物品/资料进行归类（分（分类）Step3：不需要的物品/资料或不常用物品/资料清出来（清除）（清除）Step4：把物品一一放置（归置）置）Step5：用标签做好相应标记（优化）化）Step6：每次取用或新添的物品放回原位（保持）（保持）公共区域公共区域SOSSOS六部曲六部曲仓库打印打印扫描区域描区域过道道仓库样品归类放置腾出空间提高安全系数方便随时查找和调货扫描区域是大家扫描休息阅读的地方，应保持整洁，书籍资料看完应归放原位。打印区域纸张较多，打印错误的纸张应安放在打印机顶部收纳盒。过道不宜安放样品，应分类安置于仓库。保持过道畅通，让环境更整洁美观。清出来的东西如清出来的东西如何处理呢？通通何处理呢？通通扔掉吗？扔掉吗？让我们实施废物让我们实施废物 R RD DS S废弃物处置原则！废弃物处置原则！1.1.循循环利用利用 Recycle：单面用过的纸张，集成一起做复印纸或草稿纸，双面用过的纸张放置于纸质回收箱内。2.2.捐捐赠 Donate：书籍和文具等物品，统一由HR收集，可用于今后的捐赠公益活动。3.3.销售售Sale:通过E-bay平台拍卖不需要但有价值的物品如：计算器。请同事同事们将需将需Recycle的物品，的物品，统一分一分别放置于打印室旁回放置于打印室旁回收箱里。收箱里。R RD DS S原则办公室办公室SOS 2SOS 2大区域大区域个人区域公共区域个人物品个人物品Personal Stuff纸质资料料Papers 电脑文件文件Computer DocumentS仓库打印打印扫描区描区过道道 Samples Print and Scan Zone Corridor 个人区域个人区域Personal Area Is your HABIT(习惯),not a TASK(任任务）Remember Organize