归档文件整理规则2018

归档文件整理规则荆门市档案局 曾彩彩2018年4月10日1324归档电子文件的整理要求归档文件整理的一般要求纸质归档文件的整理要求概述主要内容概概 述述0101 概述1修订内容：本标准代替DA/T 22-2000归档文件整理规则；本标准与本标准与DA/T 22-2000相比主要有以下变化：相比主要有以下变化：标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；调整归档文件分类方法；增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；增加归档文件档号结构和编制要求；将室编件号、馆编件号统一为件号；在附录中增加归档章示例、直角装订方法。CONTENTS2适用范围一、概述适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。一、概述3整理原则遵循文件形成规律，尊重既有整理方法遵循文件形成规律，尊重既有整理方法坚持“简化整理、深化检索”理念符合现行文件、档案管理体制机制符合现行文件、档案管理体制机制归档文件整理的一般要求归档文件整理的一般要求0201组件03排列05编目02分类04编号一般整理步骤一般整理步骤（一）组件1、件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。1、件的构成正文与附件正文与附件附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一般情况），如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件（特殊情况）。文件正本与定稿文件正本与定稿一般来说，文件正本与定稿为一件（一般情况），但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件（特殊情况）；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。转发文与被转发文转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。转发文与被转发文LOREM IPSUMLorem ipsum dolor sit amet,consectetur adipisicing elit,sed do eiusmod tempor incididunt ut labore原件与复制件原件与复制件对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。正本与翻译本正本与翻译本归档文件除正本外，还有其他不同语言的翻译本（含少数民族文字文本）需要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件（一般情况），但翻译本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可各为一件（特殊情况）。中文本与外文本中文本与外文本同一文件除中文本外，还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的，一般来说，文件的中文本与外文本为一件（一般情况），但外文本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的外文本也可各为一件（特殊情况）。报表、图册、名册报表、图册、名册报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。会议纪要、会议记录会议纪要、会议记录会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为一件。来文与复文，去文与复文来文与复文，去文与复文“来文与复文”或称为“往复文件”，是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述。从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件“一般独立成件，也可为一件”，具体处理方式由机关自选掌握。文件与文件处理签文件与文件处理签文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。介绍信及存根、新闻报道材料介绍信及存根、新闻报道材料介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的材料应分别组件。（新闻报道材料的组件也依此办理）行政审批、处罚等材料行政审批、处罚等材料机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。2、件内文件排序排序原则：结果前置，结果前置，即结论性文件在前。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。除规则明确内容，以下多份文件作为一件时应注意：会议记录应按照时间先后排序；介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。（二）分类同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性分分类年度机构（问题）保管期限年度保管期限机构（问题）适用于多数机关a）按年度分类按形成年度分类。跨年度一般以文件签发日期为准。计划、总结、预算、统计年报、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。b）按机构（问题）分类按文件形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类按文件划定的保管期限进行分类。文书文件材料的保管期限分为永久、定期，定期为30年、10年。具体保管期限的划分可参照国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，企业、科技事业单位可参照国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定。常见的问题1.收集不够齐全收集不够齐全单位发文的发文稿纸、定稿等收集不齐全，来文的阅文处理签收集不齐全；需要贯彻执行的文件及相关记录收集不齐全，如“两学一做”、支部学习活动记录等。各单位要加强公文处理的规范性，文件收集的齐全性、完整性，外出开会、学习、交流的文件材料要及时带回交办公室进行处理。常见的问题2.一份文件有多个时间特征包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期签发日期（即落款日期）为准（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。文件签发日期应与制发日期一致，制发日期不得在签发日期之前。例如：2016年形成的2017年工作计划，应归入2016年度；2016年形成的2015年工作总结，应归入2016年；2015年制发，2016年生效的法律法规，应归入2015年。3.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办归入办结年度结年度。4.几份文件为一件时，“件”的年度按照规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。常见的问题常见的问题5.文件没有标注日期时 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。（三）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按按时时间间结结合合事事由由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。（四）编号（四）编号编号：归档文件依据分类方案和排列顺序编写档号。档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号结构：全宗号档号结构：全宗号-档案门类代码档案门类代码年度年度-保管期限保管期限-机构（问题）代码机构（问题）代码-件号件号例：例：129-WS2017-Y-ZHL-0001全宗号文书文件材料代码文件归档年度综合类代码件号永久全宗号：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号档案门类代码：档案门类代码：由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识年度：年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2017”保管期限：保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识机构（问题）代码：机构（问题）代码：采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。件号：件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。归档章归档章归档章应盖在归档文件首页上端空白位置。如批示或收文章等占用上述位置，可盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。（五）编目编目：依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。体现为纸质目录和电子目录两种形式。推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的内容应该体现来文内容。序号：填写归档文件顺序号。档号：按照生成的归档文件档号填写。文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“”。日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20170310。密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。纸质归档文件的整理要求纸质归档文件的整理要求03纸质归档文件的整理流程修整修整装订装订分类分类排列排列排架排架组件组件编号编号编页编页编目编目装盒装盒纸质归档文件的其他整理要求包括：修整、装订、编页、装盒、排架1、修整修整内容：a)归档文件破损的，予以修复；b)字迹模糊或易退变的，予以复制；c)按照保管期限去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。d)幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。要注意控制折叠数，并将文件的首页标题露出，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。底图严禁折叠。2、装订归档文件一般以件为单位进行装订。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。归档文件中不得使用的装订材料根据归档文件的保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。相同期限的归档文件装订方式尽量保持一致，不同保管期限的装订方式应相对统一。永久、定期永久、定期30年保管，需要向综合档案馆移交年保管，需要向综合档案馆移交的归档文件，宜采用线线装法装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。使用不锈钢订书针或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。不使用不锈钢夹或封套装订。定期定期10年、不需要向综合档案馆移交年、不需要向综合档案馆移交的归档文件，可采用线装法、不锈钢订书针或浆糊装订，也可采用不锈钢夹或封套进行装订。直角装订三孔一线装订三孔一线装订“三孔一线三孔一线”装订要求：装订要求：A4型297mm210mm的幅面。孔距总长度大致为140160mm，中孔到边孔长度7080mm。卷脊装订线的垂直距离1520mm。装订一律在左侧，结头放在案卷后面。3、编页a)纸质文件一般以件为单位编制页码。b)页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。c)文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。4、装盒、装盒归档文件按顺序装入档案盒填写备考表编制档案盒盒脊注：不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。档案盒样式备考表备考表备考表置于盒内文件之后。盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理日期：整理日期：归档文件整理完成日期。检查人：检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查日期：检查日期：归档文件检查完毕的日期。档案盒盒脊、底边样式全宗号全宗号129年度年度2016保管期限保管期限永久机构（机构（问题）综合类116起止件号5、排架、排架a)上架排列方法与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。b)归档文件按年度-机构（问题）-保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。c)归档文件按年度-保管期限-机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。2015永久综合类2015永久综合类201530年综合类201510年综合类2015永久业务类201530年业务类201510年业务类2016永久综合类201630年综合类201610年综合类2016永久业务类201630年业务类201610年业务类2017永久综合类201730年综合类201710年综合类2017永久业务类201730年业务类201710年业务类.归档电子文件的整理要求归档电子文件的整理要求04归档电子文件整理流程元数据收集组件组件分类分类排列排列编号编号编目编目归档数据包组织存储格式转换格式转换元数据收集归档数据包组织存储数字档案室建设指南（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 40276394机关182437041企业谢谢观看THANK YOU