甲供材料管理办法

甲供材料管理办法为进一步规范公司甲供材料管理工作，提高工作质量和办事效率，保证采购人员正确、高效地实施管理与服务，完善监督机制，兼顾质量和成本，在保证工程正常使用的前提下，提高材料设备质量，减少采购成本，结合项目的实际情况，特制定本办法。1、工程合同中已明确由我方供应的物资，凡属首次供应的品种，施工单位至少应提前20天提出甲供材料设备需求计划，如需加工和生产周期较长的材料一般至少提前45天。属同品种后续供货的,一般至少提前10日提出需求计划（合同中单独约定的按合同执行）。2、施工单位提出的需求计划经监理及业主工程部审核后，报分管副总批准，施工单位再交我方供应部进行采购。月计划报送时间为每月的25日之前、周计划为每周的周四报送。3、施工单位报送需求计划时，应充分考虑运输时间、生产周期等相关因素，为我方留出合理的采购时间。如因计划报送不及时，造成材料到场时间延误、供货数量不足等情况，一切损失由施工单位负责。4、施工单位在填报材料计划时，应充分考虑运输条件，当期使用不足一车而后续还要使用的材料尽量考虑足车用量。5、材料需求计划应列出建设工程名称、分部分项工程名称、建设单位名称、监理单位名称、施工单位名称，标明编制人、审核人、批准人、接收人，并预留签字位置。6、材料需求计划应以表格形式报送，且表格应列明：材料名称、规格、型号、计量单位、数量、到货日期、备注事项等有关内容。如材料是分批分期到货的，必须详细注明每一批次的到货数量和日期。7、材料名称的书写应以材料的行业统一名称为准，不得使用简称、别称及俗称等。规格及型号也应以国家或行业统一标准为准，不得使用厂家自编规格及型号，如无型号规格要求时，应予注明。8、施工单位在有材料需求时，先根据需求状况编制材料需求计划（一式四份），经编制人签字并加盖公章，按流程审核完成后，施工单位除自存档一份外，须交一份监理单位留存，一份业主单位工程部留存，一份业主供应部留存。9、材料计划由监理单位审核，相关专业监理工程师签字并加盖单位公章，再交业主工程部审核，然后报业主单位分管副总审批，审批完成交业主单位供应部采购，最后再将经审批完成的计划单交相关单位存档。10、签字盖章完毕后，材料计划报送业主供应部，材料计划不符合规定程序提报的，供应部接收人员审核发现后，要拒收或退回计划。11、该计划于供应部接收计划单之日起生效，供应部接收材料计划后依据计划执行采购程序。12、施工单位所报材料需求计划漏项或临时变更等原因需要材料，情况紧急时需申报应急材料需求计划。应急需求计划必须由施工单位项目经理签字并加盖公章，直接报业主单位刘总审核签字，转材料部执行采购程序。13、甲供材料到达施工现场后，由监理人员、施工单位的收料员、业主单位库房管理人员、供应部人员及相关专业负责人共同验收，验收人员必须对材料数量、品牌、规格、型号随货资料详细察看，并签署意见。验收通过后，甲乙双方及时办理出入库手续。14、施工单位所购材料必须符合设计和国家、地方、行业相关规范、规定、标准及业主有关要求，进场后必须向监理及业主供应部提供相关出厂合格证明、检验合格证明等书面报告单。15、材料设备出场及需要外协加工的材料出场时必须有施工单位项目经理、监理单位、业主分管副总签字同意，凭出门条出场（出门条由安保部设计制作）。16、施工单位应指定专人进行甲供材料的收货，尤其是夜间及下班时间内的到货，材料到场后半小时内必须到场参与收货，以便及时进行验收。17、甲供材料送到施工现场后，施工单位2日以内必须及时送样试验或检测，不经试验、检测的材料不得使用。经试验或检测后不合格的材料要坚决退场，并注明材料的去向。18、材料检验抽样由监理、施工单位及供货商在验收时现场随机抽取，实验、检测结果经监理见证后分送各单位存档。19、参加材料验收的所有人员应认真核对相关证明，对材料数量的核对要认真仔细，发现错漏的及时指正。20、仔细检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符。21、检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否完好、合格。22、检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，防止质量不同的产品混进场。23、检查产品的出厂合格证、检验报告等是否齐全，如果资料不齐全应及时向供货方索取，资料补齐后方可办理验收手续。24、材料验收单要填写清楚其名称、型号规格、数量、单价、合价、日期。验收单严禁随意涂改，如有涂改须有当事人签章。25、根据材料、设备和现场的具体情况，供应部要负责将到场材料、设备转交给施工方物资部，由物资部负责人签字认可。26、材料应根据施工单位开出的经审核签字后的需求计划进行调拨，由材料会计开具出库单，供应部经理审核无误后经领料人签字方可领料。出库单一式三份，施工单位一份，供应部一份，财务部一份。27、材料的结账日期为每月25日，材料会计将调拨单据进行汇总，并与施工单位进行核对。28、施工单位对甲供材料应加强管理，供应部人员应时刻监督施工单位对验收进场后的材料进行妥善保管和使用，如发现保管或使用不当造成材料硬化、生锈、损坏、丢失、浪费严重等情况，所造成的损失由施工单位负责，业主单位不予退换或增补，并根据损失情况处以至少2倍价值的罚款。29、施工单位应详细核算甲供材料用量，如造成材料设备超额供应，超额部分费用直接从施工单位工程款中扣除（超额部分的计算首先按合同约定，合同无约定按设计规定，设计无规定时按定额用量计算）。29、甲供材料经质检部门检验不合格需退货的，施工单位应出具书面退料申请，将申请、检验报告等证明文件一起报我方供应部，经业主单位分管副总审核后办理相关手续。30、供应部接到退料申请后应对材料数量、规格、检验报告等进行核对，经供应部经理、分管副总签字确认后，由材料会计办理退料手续。31、材料的退货须填制退料单，并注明退货的原因。32、供应部收料、签单后，依据供货合同对不合格材料进行退货、换货或索赔。由于施工单位工作不力（例如不根据变更及时提报材料的变更计划）等原因造成的退货，材料部不予办理退货事宜，一切损失由施工单位负责。33、由施工单位负责采购的材料在采购前需经我方确认，施工单位应提供生产厂家资料、实物样品、产品合格证、产品规格、采购单价及相关资料，由监理单位、业主工程部和分管副总进行审核批复，按样品进行购买。34、本办法由业主单位供应部解释、修订和补充，由总经理审批后实施。-4-