电子公文格式及行文规则

电 子 公 文 知 识 培 训 发 文 综 合 组 公 文 是 具 有 规 范 体 例 格 式 的 公 务 文 书 ， 是 各 级机 关 实 施 领 导 、 进 行 管 理 、 处 理 公 务 、 沟 通 联 系的 工 具 。 公 文 质 量 的 好 坏 关 系 机 关 各 项 管 理 工 作 能 否 正常 高 效 运 转 ， 同 时 公 文 质 量 也 代 表 部 门 、 单 位 形象 ， 是 部 门 和 单 位 综 合 水 平 、 综 合 素 质 的 反 映 。 公 文 的 重 要 特 点 是 行 文 的 规 范 化 、 制 度 化 和 标准 化 。公 文 的 定 义 和 作 用 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 （ 13个 ） ： 命 令 （ 令 ） 、 决 定 、 公 告 、 通 告 、 通 知 、 通报 、 议 案 、 报 告 、 请 示 、 批 复 、 意 见 、 函 、 会 议纪 要公 文 的 种 类 我 公 司 在 规 定 的 13个 公 文 种 类 中 ， 最 常 用 的 主 要有 以 下 9个 文 种 ： 请 示 、 报 告 、 通 知 、 批 复 、 通 报 、 决 定 、 意 见 、函 、 会 议 纪 要 按 照 行 文 方 向 ， 可 分 为 ：n 上 行 文 ： 请 示 、 报 告n 平 行 文 ： 函n 下 行 文 ： 通 知 、 批 复 、 通 报 、 决 定 、 会 议 纪 要 、 意 见公 文 的 种 类 上 行 文 ：n 报 告 。 适 用 于 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 、 反 映 情 况 ， 回 复上 级 机 关 的 询 问 。n 请 示 。 适 用 于 向 上 级 机 关 请 求 指 示 、 批 准 。下 行 文 ：n 通 知 。 适 用 于 发 布 、 传 达 要 求 下 级 机 关 执 行 和 有 关 单位 周 知 或 者 执 行 的 事 项 ， 批 转 、 转 发 公 文 。n 决 定 。 适 用 于 对 重 要 事 项 作 出 决 策 和 部 署 、 奖 惩 有 关单 位 和 人 员 、 变 更 或 撤 销 下 级 机 关 不 适 当 的 决 定 事 项 。公 文 的 种 类 上 行 文 发 文 流 程 请 示 报 告 拟 稿 无单位、日期 出 错点击“其他出口”退回拟稿中止公文 中国石油电子公文系统公文处理简易操作步骤 部门登记（部门综合人员）1.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合人员） 2.在收文办理意见中签署意见，点击启动流程 部门登记（部门综合人员） 3.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合人员） 4. 点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 5.在待处理公文中再次点击公文，点击部门拟办，选择部门拟办人员 部门登记（部门综合科长） 6.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合科长） 7. 在部门拟办中签署意见，点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 8. 点击部门批办，选择批办人员，点击确定 部门批办（部门领导） 9.在待处理公文中点击公文，签署意见后选择相应出口。（此时公文会再次回到综合人员OA系统内，综合人员会按照部门领导的批示进行公文流转） 部门承办（各组负责人）10.在待处理公文中点击公文 部门承办（各组负责人） 11.在机构承办中签署承办意见，点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 12. 点击办结 中国石油电子公文系统发文注意事项 规范“请示”和“报告”的拟写1、不得将“请示”和“报告”混用。“请示”和“报告”是两个不同的文种，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准和解决问题，上级机关必须给予办理和批复； “报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问或交办事项、上报有关材料等，上级机关一般只阅不答复。规范“请示”和“报告”的拟写 规范“请示”和“报告”的拟写2、“请示”应做到一文一事，即一件请示只反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原因时理由充分，尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，供上级机关批复时参考。 规范“请示”和“报告”的拟写3、“报告”中不应夹带请示事项。若“报告”中夹带请示的内容，因“报告”文种可不批复，容易误事，请示就失去实际意义。“报告”中若涉及请示事项，应另行用“请示”行文，与“报告”严格分开。 规范“请示”和“报告”的拟写4、应规范上报公文的结束语。“请示”的结束语可采用“妥否，请批示。”应注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。“报告”的结束语可采用“特此报告。”而不使用“特此报告，请批示。”结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。 主体文件格式要求 1、标题。文件标题应在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 主体文件格式要求 2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 主体文件格式要求 3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号小标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。 主体文件格式要求 4、附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如： 附件：1 2