会议策划需要注重更多的细节

一 般 在 找 到 适 当 的 会 议 承办 商 后 ， 并 不 意 味 着 作 为 会 议执 行 方 的 您 就 没 有 什 麽 可 做 的了 ， 要 想 会 议 能 够 顺 利 进 行 ,还 需 要 主 办 方 深 入 把 握 很 多 细节 工 作 ： 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 1、 在 会 议 开 始 之 前 ， 全 局 性 的 总 体 策 划 还 得由 您 来 做 ， 做 出 会 议 进 程 “ 时 间 进 度 表 ” ；2、 一 般 情 况 下 以 电 话 通 知 各 单 位 在 何 时 、 何地 举 行 会 议 ， 并 确 认 各 单 位 与 会 代 表 人 数 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 3、 如 果 会 议 形 式 比 较 郑 重 ， 除 电 话 联 系 外 ，需 要 以 书 面 文 件 或 通 知 单 、 邀 请 函 的 形 式 与 各单 位 联 系 ， 并 取 得 明 确 答 复 。 （ 如 书 面 文 件 或 通 知 单 、 邀 请 函 需 特 殊 制 作 ，您 还 得 与 印 刷 厂 商 协 商 处 理 ） 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 4、 取 得 会 议 承 办 方 开 出 的 可 提 供 的 服 务 项 目表 ， 针 对 所 需 的 服 务 与 会 议 承 办 方 签 署 相 关 协议 、 合 同 ， 以 法 律 手 段 保 护 自 己 的 合 法 权 益 。5、 您 必 须 自 己 制 定 出 会 议 日 程 表 和 会 议 演 讲稿 及 相 关 报 告 内 容 ， 如 果 会 议 内 容 并 不 涉 及 内部 机 密 ， 也 可 将 情 况 告 之 会 议 承 办 方 ， 请 他 们协 助 制 定 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 6、 在 有 了 会 议 承 办 方 帮 助 联 系 酒 店 、 机 场 、餐 厅 、 广 告 公 司 、 印 刷 厂 商 、 车 队 等 单 位 的 同时 ， 根 据 “ 时 间 进 度 表 ” 进 行 及 时 的 询 问 ， 落实 计 划 的 进 度 。7、 会 议 开 始 时 参 与 报 到 工 作 ， 作 好 协 调 工 作 ，分 发 资 料 ， 同 时 可 以 认 识 新 朋 友 ， 加 深 与 老 朋友 的 关 系 。 如 果 与 会 代 表 是 要 交 会 务 费 的 ， 您还 得 负 责 收 取 会 务 费 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 8、 报 到 结 束 后 ， 及 时 通 知 会 议 承 办 方 最 准 确的 人 数 、 房 间 数 ， 多 出 或 少 出 的 房 间 及 时 与 酒店 协 商 解 决 ， 避 免 酒 店 和 您 不 必 要 的 麻 烦 。9、 正 式 会 议 开 始 之 前 ， 检 查 会 场 的 布 置 工 作（ 灯 光 、 音 响 、 场 形 、 绿 化 和 特 殊 设 备 ） ， 确保 万 无 一 失 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 10、 与 会 议 承 办 方 协 商 制 定 出 合 理 的 用 餐 、 叫醒 、 开 会 时 间 。11、 作 好 会 议 期 间 的 协 调 工 作 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司 12、 制 定 与 公 司 和 此 会 议 的 总 目 标 相 一 致 财 务预 算 ， 定 金 一 般 是 先 预 交 总 费 用 的 50%， 其 余费 用 会 议 结 束 时 一 并 解 清 。13、 会 议 结 束 后 ， 根 据 实 际 情 况 做 出 此 次 会 议的 总 结 报 告 ， 备 档 。 杭 州 伍 方 会 议 服 务 有 限 公 司