学生工作部处2012年9月

学 生 工 作 部 （ 处 ）2012年 9月2012级 新 生 档 案 整 理 培 训 l一 、 档 案 整 理 的 重 要 性l二 、 档 案 整 理 的 时 间 安 排l三 、 档 案 整 理 要 求 一 、 档 案 整 理 的 重 要 性1.便 于 学 校 了 解 学 生 情 况 ；2.便 于 学 生 工 作 的 顺 利 开 展 ；3.学 生 档 案 与 学 生 就 业 挂 钩 （ 机 关 、 企 事 业 单 位 根 据 档 案 到 达 的 时 间 发 放 工 资 ） 。 二 、 档 案 整 理 的 时 间 安 排时 间 工 作 安 排 地 点院 系 自 行 决定 2012级 新 生 档 案 整 理 培 训 网 络 下 载 PPT自 学9.28-9.29 领 取 华 南 师 范 大 学 学 生登 记 表 华 南 师 范 大 学学 生 档 案 目 录 及 学 生 档案 袋 学 生 事 务 管 理 科 （ 石 牌行 政 楼 327， 大 学 城 行 政楼 A416） 10.1-10.26 院 系 整 理 新 生 档 案 院 系 妥 善 安 排 10.29-11.20 上 交 新 生 档 案 、 电 子 版 和纸 质 版 的 新 生 档 案 编 号表 （ 纸 质 版 一 式 两 份 ） 大 学 城 校 区 行 政 楼 A416石 牌 校 区 桃 李 园 档 案 室 （ 会 议 室 隔 壁 ） 三 、 档 案 整 理 要 求材 料 ： 华 南 师 范 大 学 学 生 登 记 表 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案 目 录 学 生 档 案 袋时 间 ： 9.28 9.29（ 周 五 周 六 ） 地 点 ： 石 牌 行 政 楼 327 大 学 城 行 政 楼 A4161.领 取 材 料 2.收 齐 新 生 档 案档 案 来 源 ：（ 1） 学 生 上 交（ 2） 学 生 工 作 处 移 交（ 3） 招 生 办 移 交3.编 制 学 生 档 案 编 号（ 1） 查 阅 院 系 代 码 ， 见 下 表 各 院 系 学 生 档 案 代 码院 系 名 称 院 系代 码 院 系 名 称 院 系代 码 院 系 名 称 院 系代 码数 学 科 学 学 院 I 公 共 管 理 学 院 U 文 学 院 A历 史 文 化 学 院 B 教 育 信 息 技 术 学 院 R 法 学 院 F政 治 与 行 政 学 院 C 化 学 与 环 境 学 院 K 美 术 学 院 N外 国 语 言 文 化 学 院 D 生 命 科 学 学 院 L 音 乐 学 院 P教 育 科 学 学 院 E 地 理 科 学 学 院 M 综 合 文 科 一 班 Wa物 理 与 电 信 学 院 J 计 算 机 学 院 Q 综 合 文 科 二 班 Wb 经 济 与 管 理 学 院 G 旅 游 管 理 系 S 综 合 理 科 一 班 Wc体 育 科 学 学 院 H 软 件 学 院 V 综 合 理 科 一 班 Wd信 息 光 电 子 科 技 学 院 T （ 2） 编 制 学 生 档 案 编 号编 号 标 准 ： 年 级 +院 系 代 码 （ A、 B）+ 三 位 数 字 （ 001、 002） 如 :文 学 院 代 码 为 A， 2012级 新生 人 数 为 363人 ， 则 档 案 编 号 为12A001至 12A363。 （ 3） 除 综 合 班 为 Wa、 Wb、Wc、 Wd外 ， 其 他 院 系 代 码均 为 英 文 大 写 字 母 ， 不 要 写成 英 文 小 写 字 母 。 4.组 织 新 生 填 写 华 南师 范 大 学 学 生 登 记 表 及 华 南 师 范 大 学 学 生档 案 目 录 的 基 本 信 息 。（ 见 模 板 1） 5.材 料 核 实 、 增 减 与 登 记（ 1） 核 实 新 生 中 学 阶 段 的 档 案 材 料 ， 并登 记 对 照 档 案 袋 里 的 资 料 ， 在 档 案 目 录相 应 项 目 的 “ 入 学 时 ” 空 格 栏 中 打 勾 。若 无 相 对 应 内 容 ， 在 “ 其 他 材 料 ” 一 栏中 补 充 。（ 2） 档 案 材 料 增 加 入 档 华 南 师 范 大 学 学 生 登 记表 ， 并 登 记 。（ 3） 档 案 材 料 分 类 处 理 抽 取 新 生 团 员 材 料 及 党 员 材 料 ， 登 记整 理 完 后 ， 分 别 上 交 院 系 团 委 和 党 委 统 一 处理 。 6.补 充 、 登 记 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案 目 录 上 的 相 关 信 息 （ 具 体 填 写 规 范 见 模 板 2）（ 1） 登 记 档 案 编 号 位 置 ： 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案目 录 右 上 角 “ 档 案 编 号 ” 处（ 2） 登 记 新 生 档 案 整 理 时 间 位 置 ： 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案目 录 表 左 下 角 “ 入 学 整 理 时 间 ” 处（ 3） 辅 导 员 签 名 确 认 位 置 ： 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案目 录 表 右 下 角 “ 整 理 人 签 名 ” 处 模 板 2 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案 目 录 右 上 角 “ 档 案 编 号 ” 处 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案 目 录 页 脚 处 7.粘 贴 华 南 师 范 大 学 学 生 档 案 目 录 位 置 ： 学 生 档 案 袋 正 面 （ 粘 贴 规 范 见 模 板 3）粘贴后正面 粘贴后背面 8.制 作 电 子 版 新 生 档 案 编 号 表 （ 1） 下 载 表 格 模 板 位 置 ： 关 于 做 好 2012级 新 生 档 案 整 理 工 作 的 通 知 附 表 （ 1个 ）（ 2） 填 写 电 子 表 格 新 生 档 案 编号 表 （ 具 体 填 写 规 范 见 模 板 4） 。 模 板 4 9.检 查 学 生 档 案 与 新 生 档案 编 号 表 是 否 一 致 ；10.捆 扎 新 生 档 案 ； 方 式 ： 30份 一 捆11.移 交 前 与 接 收 人 预 约石 牌 校 区 :蔡 老 师 85215801大 学 城 校 区 :林 老 师 39310042 12.上 交 新 生 档 案 编 号 表 电 子 版院 系 档 案 上 交 前 一 天 发 送 至 学 生 事务 管 理 科 工 作 邮 箱 。 邮 箱 地 址 ： 石 牌 大 学 城 13.移 交 新 生 档 案 及 纸 质 版 新 生 档 案 编 表 ，辅 导 员 、 校 区 负 责 老 师 签 字 确 认 地 址 ： 石 牌 桃 李 园 档 案 室 （ 会 议 室 隔 壁 ） 大 学 城 行 政 楼 A416 14.注 意 事 项（ 1） 各 院 系 副 书 记 或 2012级 辅 导 员 在 整 理 过 程 中 必须 在 场 ；（ 2） 2012级 新 生 不 宜 参 加 档 案 整 理 ， 院 系 可 安 排 非2012级 素 质 好 的 学 生 党 员 若 干 名 协 助 整 理 ；（ 3） 确 保 档 案 材 料 没 有 错 装 ； 确 保 大 学 生 登 记 表 没 有 漏 装 ；（ 4） 新 生 无 高 中 时 代 档 案 ， 也 做 档 案 袋 ， 装 入 大学 生 登 记 表 ， 在 新 生 档 案 编 号 表 中 相 应 位 置注 明 “ 无 ” 高 中 档 案 ； 并 催 促 学 生 尽 快 补 交 已 缺 的高 中 时 代 档 案 。（ 5） 按 时 间 进 度 表 落 实 工 作 。 感 谢 配 合 与 支 持 ！