办公室事务管理

国家职业资格培训四级秘书教程国家职业资格培训四级秘书教程 之之 办公室事务管理办公室事务管理主讲：校长办公室 赵立兵赵立兵办公环境的管理办公环境的管理第一节第一节 接待工作接待工作 办公室日常事务管理办公室日常事务管理 督查与调研督查与调研 信息管理信息管理 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理第二节第二节第三节第三节第四节第四节第五节第五节办公室事务管理概念办公室事务管理概念 信息管理信息管理第五节第五节前前 言言办公室事务管理办公室事务管理 办公室事务管理办公室事务管理前言：办公室事务管理概念 广义：包括环境、物品、财务、车辆等的管理；狭义：指与领导活动有关的一些日常工作，包括 决策、计划、组织、指挥、督查等活动中 的各种事务管理。国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 第一节：办公环境管理 办公环境的基本要求办公环境的基本要求 一一 按照需求进行办公布局按照需求进行办公布局 二二 设计办公布局（一）办公室间隔方式（二）办公环境实景图 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 公用资源摆放有序、用后归位（二）常见单人办公家具 办公设备和物品放置适当、取用方便办公设备和物品放置适当、取用方便三 办公用品和设备摆放有序、方便操作（一）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 办公室的安全办公室的安全四 办公室的安全问题（一）办公环境及办公设备潜在的危险（二）办公室安全检查的方法（三）办公室安全系统（四）内部人员流动管理 计算机网络安全 安全保险系统 访问者安全检查 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 紧急情况的预防紧急情况的预防五 预防紧急情况的措施（一）以书面形式确定紧急情况处理程序 用上述紧急情况处理程序培训所有成员 进行紧急情况模拟演练 明确各级人员在紧急情况下所负的义务和责任 配备相应设备和资源以随时处理紧急情况 保证定期检查、维护和更新设备 紧急情况的应对措施（二）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 第二节：接待工作 接待工作概述接待工作概述一 接待的含义（一）接待的分类（二）按接待对象国别分 从接待组织关系分 接待的作用（三）代表作用 联络作用 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 接待工作的任务接待工作的任务二 安排来宾的有关工作（一）收集来客信息，判断来访用意1 拟定接待方案2 接待方针 接待规格 接待日程安排 接待开支 接待形式 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 准备接待材料3 安排领导会见来客4 安排双方会议5 保卫保密工作6 购置纪念品7 新闻报道工作8 处理善后工作9 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 安排生活接待工作（二）安排参观、娱乐活动（三）明确参观目的1 明了参观内容2 熟悉娱乐活动的特点及适应对象3 讲究参观、娱乐的相关礼节4 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 接待内宾的方法接待内宾的方法三 上级领导机关的接待方法（一）平级机关的接待方法（二）本系统的接待方法（三）外事接待工作方法外事接待工作方法四 接待外宾的一般程序（一）外事接待的基本原则（二）外事接待的次序安排（三）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 接待的礼仪接待的礼仪五 礼仪的产生及含义（一）称谓（二）致敬（三）介绍（四）交谈（五）邀请与做客（六）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 第三节：办公室日常事务管理 印章管理印章管理一 印章的分类（一）正式印章 专用印章 钢 印 缩 印 名 章 手 章 戳 记 印章的规格、式样和刻制（二）印章的管理和使用（三）印章的启用和停用（四）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 介绍信管理介绍信管理二 介绍信的类型（一）介绍信：是机关、企事业单位联系工作和业务的一种专用书信，具有介绍和证明的作用，是一种简化了的“公文”。介绍信的管理及使用（二）普通介绍信 存根介绍信 专用介绍信 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 安排值班工作安排值班工作三 值班工作任务与要求（一）办理上司交办的事项1 上传下达，沟通内外2 处理来函、来电3 负责接待工作4 协调处理安全保卫工作5 掌握上司外出活动情况6 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 值班工作规范（二）坚守值班岗位1 认真处理事务2 做好值班记录3 热情接待来访客人4 加强安全保卫工作5 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 办公时间管理办公时间管理四 办公效率和时间管理（一）有效利用时间，事半功倍 用“ABCD”法则排出工作的优先等级12 明确工作任务和职责 区分常规和非常规工作 分清轻重缓急、先后主次 合理分配精力，巧妙运用时间 借用办公辅助手段 注重工作规范 分工合作，团队共赢 坚持记工作日记 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 处理日常办公事务应提高组织效率（二）日程安排和日程计划表的编制（三）日程计划表的编制 日程安排表分类12 年计划表 月计划表 旅程计划表的编制3 旅程计划表 周计划表 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 办公用品与现金管理办公用品与现金管理五 办公用品管理（一）办公用品的采购 选择办公设备、办公用品供应商12 价 格 质量和交货 服务和位置 安全和可靠 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 办公用品的记录和监督3 库存控制 最大库存量 最小库存量 再订货量 库存监督 办公用品记录 及监督 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 现金管理（二）零用现金的管理1 费用报销2 由于用支票来支付小额费用难于实行，一些单位办公室中 常设有一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 完成上司临时交办事项完成上司临时交办事项六 上司临时交办事项特点（一）广泛性、临时性、具体性、紧迫性、上司临时交办事项范围（二）文书工作事项、会务工作事项、信访工作事项 信息工作事项、调研工作事项、督查工作事项 联络工作事项、协调工作事项、接待工作事项 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 办理上司交办事项的原则（三）积极主动，千方百计1 既要符合政策，又要灵活变通2 件件有着落，事事有回音3 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 保密工作保密工作七 秘书部门处于各单位的枢纽地位，综合全局性工作，是文字和信息中心，其保密范围也比其他部门广泛。保密工作是秘书工作的重要组成部分，是秘书工作者的职责和义务。公文保密（一）撰制阶段的保密1 传递阶段保密2 办理阶段保密3 保管阶段保密4 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 会议保密（二）会议准备阶段的保密1 会议期间保密2 会后的保密3 宣传保密（五）计算机保密（四）通讯保密（三）保密法保密守则规定 附：国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 第四节：督查与调研 督查，又称督办和查办。督查工作是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之妥善落实。督查工作的内容督查工作的内容一 决策督查（一）专项查办（二）督查调研（三）组织协调（二）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 督查工作的原则和程序督查工作的原则和程序二 督查工作的原则（一）领导负责 分级负责 实事求是 讲求实效 督查工作的程序（二）查办立项 查办通知 督促催办 商讨处理 立卷归档 结案反馈 电话督查 书面督查 直接督查 会议督查 督查工作的方法督查工作的方法三 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 第五节：信息管理 信息的概念信息的概念一 信息的定义（一）信息是事务存在的方式或运动状态的直接反映。信息的特征（二）客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性 开发性 无限性 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的种类（三）按信息源性质：自然信息、社会信息 按信息表现形式：语言信息、文字信息、声像信息等 按信息内容涉及的社会领域：军事信息、教育信息等 按信息信息稳定状态：静态信息、动态信息 按信息信息来源方向：横向信息、纵向信息 按信息信息在秘书工作中作用分：预测信息、动态信息、反馈信息 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息工作的程序（三）信息收集 信息整理 信息传递 信息存储 信息反馈、利用 信息的收集信息的收集二 信息收集的渠道（一）大众传媒 图书馆 网上资源 供应商、客户 贸易交流 关系渠道 机构渠道 调查渠道 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息收集的范围（二）包括：自身信息；国内外市场信息、法律政策信息、客户信息、交际活动信息等。信息收集的要求（三）价值性 时效性 层次性 全面性 针对性 信息收集工作的程序（四）明确信息收集范围 选择信息收集方法 熟悉信息来源 熟悉信息来源 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的筛选信息的筛选三 信息筛选的定义（一）即对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去伪存真、去粗存精，提取真实、有价值信息。办公室常备信息资料（二）参考书（包括工作用参考书、手册、百科全书、字典与词典、年鉴等），报纸期刊、内部文献等。信息资料筛选方法（三）信息筛选要求（四）对工作有指导意义与业务有密切联系；带有倾向性动向性或突发性；有预见性，前瞻性；去伪存真、去粗存精 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的分类信息的分类四 信息分类的定义（一）即根据信息所反映的内容的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。信息分类的方法（二）字母分类法 地区分类法 主题分类法 数字分类法 时间分类法 信息分类的要求（三）讲究科学、系统、有逻辑性和实用性；分类标准明确，分类层次清晰；准确归类，子类界限清晰，无交叉。国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的校核信息的校核五 信息校核的定义（一）即对初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析其可靠性和准确性，对信息真实性进行确认。信息校核的范围（二）信息中的观点、事实、数据、图表、符号及时间、地点、人物等；有关政策、计划、典型事例的信息等；要查对出处、核实原件、地名、人名、时间等。信息校核的要求（三）积极主动，千方百计1 既要符合政策，又要灵活变通2 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的传递（传播）信息的传递（传播）六 传播的概念（一）是人类的活动；是信息的交流；离不开符号和媒介；目的是希望发生相应的变化。信息传递的方向（二）内向传递自身各系统间传递。1 外向传递自身与外界环境间传递。2 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息传递的要素（三）信息传递的要求（四）信源：即信息来源，分为原生源、再生源。1 信道：即信息通道，包括传递和运行方式。2 信宿：即信息终点，也就是信息接受者。3按不同需要把握信息传递对象、方式、时间。1 主动、适时传递接受者。2 保密信息按照保密规范进行传递。3 在传递过程中保证不失真。4 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 信息的存储信息的存储七 相关知识（一）信息存储的载体。1 信息存储的装备和设备。2 信息存储管理系统。3 纸质载体 磁性载体（软盘、硬盘、磁带等）文件夹、文件袋、文件柜、文件架等。信息集中管理系统 信息分散管理系统计算机辅助管理系统 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 工作程序（二）登记 编码 排列 保存 保管 信息储存相关要求（三）选择有价值的信息储存。1 按内容确定存储期，对过期及时调整清理。2 分类储存信息。3 防止存储信息收到损坏、失密。4 信息的存储要便于查询利用。5谢谢大家！国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图1：现代办公环境实景图 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图2：开放式办公室布局 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图3：开放式办公室间隔方式 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图4：个人办公布局 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图5：常见办公家具 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图6：印章尺寸规格 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理紧迫重要DCBA图7：个人时间管理“ABCD”法则 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图8：年计划实例 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图9：月计划实例 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图10：周计划实例 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图11：旅行计划表（某领导）国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理 保密法保密守则规定：不该说的机密，绝对不说 不该问的机密，绝对不问 不该记录的机密，绝对不记录 不该看的机密，绝对不看 不在非专用记录本记录机密 不在私人通信中涉及机密 不在公共场合和家庭子女、亲友前谈论机密 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项 不携带机密材料，参观、探亲、访友和出入公共场合 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图12：存根介绍信 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图13：普通介绍信 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图14：专用介绍信 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图15：几种印章模式 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图16：拉斯韦尔的“五W”模式及研究内容 谁 说什么 通过什么渠道 对谁 取得什么效果 传播者 控制分析 讯息 内容分析 媒介 媒介分析 受众 受众分析 效果 效果分析 国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理图17：督查调研工作