施工企业物资账务管理

施工企业物资管理 李云超 讲座分三个部分 第一部分、物资管理的方法； 第二部分、物资验收管理办法 （板材、型钢部分） ； 第三部分、 施工现场物资发放的原则 。 开篇语 多年在服务的过程中，发现很多仓库保 管员在账务处理上不得要领，错误百出， 给财务和成本核算工作造成很多不便，甚 至造成了项目核算工作严重失真，削弱了 企业的即时控制能力 ,为此，我特总结了这 个小册子，供大家参考；其虽无学院教材 严谨，但从使用来看，还是简易便捷的， 希望大家多提宝贵意见。 第一、物资管理概述 从实际管理来讲，物资管理工作是一 项具备一定综合性和复杂性的基础工 作，其实务操作属于供应和生产监督 的内容，帐务处理属于成本管理和财 务监督的内容，因此其任职人员应具 备一定的实践经验和专业知识。 物资管理的作用和任务 物资管理是指对所有的设备、材料的收、储、管、 发、帐、信息管理的总称；施工物资管理有宏观的 以公司总仓为基础和具体以项目部现场仓库管理两 大类，但工作性质大同小异。现在仓库管理不是简 单的材料存放，而是物资从流通领域进入企业的 “ 监督关 ” ，投入施工生产消费领域的 “ 控制关 ” ， 储存过程是保证质量、数量、完整无缺、无损、资 料齐全的 “ 监护关 ” ： 成本核算的 “ 审计关 ” ； 信息反馈的 “ 流通状态关和产品质检关 ” 。 物资管理的作用和任务 所以仓库管理工作是既管物，又管钱，而 管物比管钱更为复杂！除此，仓库管理还 通过帐务管理做到成本核算和审计到位； 通过对厂家产品质量、使用效果的信息反 馈及时为各部门主管和采购员提供优 /劣质 产品选用的依据。 第一、物资账务管理 一般来讲，物资管理的基本工作既 包括物资验收发放和管理等实务操作， 也包括开单记帐和列表报告等帐务处 理，帐务处理是实物操作的系统记录 和反映，是对实务操作合规性、正确 性的制度约束，二者相辅相成。 第一、物资账务管理 记账法多种多样，无非是几种： 1、用脑子记； 2、账本记；分类账本 3、电脑记：各类进销存软件。 物资帐务管理基础 物资管理帐薄和帐目的设置 物资帐薄和帐目的设置应根据工程的经济 规模和其他具体情况视情况而繁简设立， 本文按照一般土建安装装饰综合工程考虑 设计帐薄和帐目。 在设置帐薄和帐目之前应根据工程实际对 即将使用的材料进行一次大的分类，以便 确立帐薄和进一步细分设备材料帐目，本 文按综合工程进行大分类 物资账目设置 物资账目设置 在 B、 C之间还可以进行一次分类，如土建 材料分为地方材料（砖瓦灰砂石等）、金 属材料（钢筋、铁钉、铁丝等）、成品材 料（商品砼、砼构件等）、其他材料等。 分类越明了帐务体系越明了。通过 A可以预 测帐薄的设置，通过 B、 C可以明了帐目的 分类，从而达到分类科学、核算明细、便 捷工作的目的。根据分类建立各类帐薄科 目，然后就可以根据业务开单记帐了。 施工 企业 仓库 帐务 科目 设置 示例 施工企业仓库帐务科目设置示例 入库单据的开写和帐薄登记 材料采购运抵现场后，收料人员应及时 组织验收，办理入库手续。入库手续因不 同的企业要求不同而不同。 入库单、明细账 入库单据的开写和帐薄登记 入库单据可以根据材料在工程中的耗用 量和采购支付形式两个标准使用不同的单据， 主要材料和统一采购材料一种，现场零星材 料现金支付的材料可以采用另一种单据。 分别办理入库手续可以简便外欠款统计， 减少因票据管理不善造成的经济纠纷，实现 分类管理，提高工作效率。 出库单据的开写和帐薄登记 办理入库注意事项： 1、入库单据有项目经理或其他主管人员签字。 2、验收计量单位应使用国际标准计量单位（或 通用计量单位），与工程造价部门预算计量单 位一致。 3、一定要写清楚供应单位和交库人，不同类别 材料尽量不开写在同一张单据上， 以便票据的 汇总整理。 4、不能开写规定格式单据以外的欠条、白条等 单据代替入库单据。 出库单据的填写及登帐 材料出库一般采用三联式出库单，第一联 仓库留存，第二联会计核算，第三联领用 部门（生产）留存。低值易耗品中工器具 一般采用领条。 出库单据的填写及登帐 物资出库和出库单据开写应有生产部门 指令，主管领导签字批准，一般实行限额 领料制度，严禁保管人员私自发放物资， 以保证工作的严肃性、公正性、防范职务 犯罪。 出库单据的登帐 出库单据按出库时间先后顺序、编号、品 种记帐，记帐时须写明出库时间、编号、 领用部门、使用单位、数量、单位、单价、 金额等内容，以便领导部门抽检和对帐， 出库物资登记在帐薄 “ 贷方 ” 。 退货处理 因为各种原因，购进的材料物资有时需 要退货，习惯上容易将退货手续按出库处 理，这是错误的。当发生退货事项时，应 按照退货物资的实退数量和进货单价或约 定的退货单价，用红字开写一张一式 3 4联 与进货时采用的相同类别的入库单据，经 办人、供货人签字确认，项目经理批准， 同时退出货物，退库手续即办理完成。并 据此单据用红色笔迹在相关明细帐借方登 记退库物资，统计报表时直接在材料购进 中冲减退货物资的数量和金额。 仓库单据的传递 出入库单据最终服务于财务支付和核算，因此 出入库单据必须及时传递到财务部门，出入库单 据传递时间一般按主管会计的要求办理，但不能 晚于财务部门每月结帐时间。 一般来说每周传递票据，每月汇总报告，是各 企业通用方法。入库票据每周传递一次，既有保 管员对业务一般核对总结的作用，又不影响财务 部门正常控制和支付。出库单据可以每月汇总传 递一次，以便保管员进行领用和库存对照，减少 出库误差。 材料的收发 账目管理 保管员必须做到帐目日清月结，永续盘存，帐、 卡、物、资金 “ 四对口 ” ，严禁帐外物资。保管 员记帐要及时，文字、数据书写整洁清楚，不许 自行更换帐页，不能用不允许的方式改错（刮、 擦、挖、补、贴、涂），帐册改错率应在 5%以下， 单据改错率应在 8%以下。 永续盘存，亦称 “ 账面盘存制 ” 。它是对于资 产的增加和减少，根据各种有关凭证，在账簿中 逐日逐笔进行登记，并随时结算出各种资产账面 结存数额的一种方法。 材料管理月度报告制度 材料管理月度报告制度主要指材料购进月 份汇总统计表和材料耗用月份统计表的编 制、报告过程。材料管理月度报告制度既 是保管员对经办业务自查自纠的需要，也 是财务控制、核对 、核算的需要，通过报 告制度加强企业对外欠款项的管理和合理 化库存量的控制，为领导提供成本管理决 策的重要信息。 材料购进汇总统计 一般材料购进汇总统计由采购人员（或单 设的收料人员）编制和报告。 月份材料耗用统计表 月份材料耗用统计表由保管员编制和报告。 仓库盘存的工作方法 仓库盘存， 通常称作盘点，是通过对库存 物资的实地盘点，确定存货的实有数量，并与 帐面结存数核对，从而确定存货实存数与帐面 结存数是否一致的一种专门的检查方法。 盘存工作是对保管员物资与帐务管理的一 种监督，同时也是对具体工地物资的一次清查， 通过盘存可以改进工作和管理方法。一般企业 通常每月或每一季度进行一次盘存，即月度盘 点或季度盘点。 仓库盘存 由于库存物资种类繁多，收发频繁，在正 常收发过程中可能发生计量错误、计算错 误、自然损耗，还可能发生损坏变资以及 贪污、盗窃等情况，造成帐实不符，形成 盘盈盘亏。因此盘存工作必须充分准备， 讲究方法，明确责任，有组织、有秩序的 进行。 仓库盘存 仓库保管员在接到盘存通知或安排后， 应在不影响正常工作的同时对库存物资进 行归类整理，建立标识，标识应明确品名、 数量、单位、单价、金额、厂家（产地） 等内容，并按照库中实有物资数量编写盘 存日的存货实有数量统计表。在自查中如 发现帐物不符，任何人不得自行调帐、改 帐、毁帐，只有在盘存报告经领导批准后， 按规定程序调帐。 出库盘存的结果处理 盘存工作一般由财务部门牵头，物资主管部门 派人监督，在仓库责任保管员到位的情况下才能 进行，由财务、物管、保管员组成盘存小组，开 展盘存活动。在盘存前保管员应将待查帐薄、盘 存日的存货实有数量统计表交于监督人员，开始 逐笔核对帐目和实物，并将核对结果记入盘存记录表中。 如在盘存中发现帐实不符，会计人员应尽可能 查明原因，并记录在案。报领导批准后，属管理 失职造成的短缺，应按规定进行赔偿或处罚；属 贪污行为造成的短缺，金额较大的按司法程序处 理，金额较小的由责任人赔偿，并对其任职进进 调整；属合理损耗的经领导批准后可以销帐，会计帐做营业外支出处理。 错帐简易更正 在记帐的过程中，可能发生各种各样的差 错，从而影响到核算信息的准确性。仓库 保管人员在日常工作中应经常核对记录数 据，当发现差错时，应及时查错并予以更 正。错帐简易更正方法有划线更正法和红 字更正法。 错账处理：划线更正法 在结帐前发现帐簿记录文字或数字有错 误，而出入库单没有错（即原始凭证没有 错，是登帐的时候看错了或写错了），采 用划线更正法。更正时可在错误的文字或 数字上划一红线，在红线上方填写正确的 文字或数字，并由记帐或相关人员在更正 处盖章，以明确责任。但必须使原有字迹 仍可辨认。 一笔业务发生后记账凭证是正确的，但 是在据以登账时， “ 银行存款 ” 账簿发生 错误，将金额 340元误登为 34元，所以，应 采用 “ 划线更正法 ” 进行更正。 孔老 二印 3具体操作：（举例说明） 例 1、企业收到大江工厂货款 5687.00元 ,存 入银行存款户。 09年 凭证 号 摘 要 结 算 凭 证 借 方 贷 方 余 额 月 日 万 千 百 十 元 角 分 万 千 百 十 元 角 分 万 千 百 十 元 角 分 1 1 期初结存 3 0 0 0 0 0 0 1 4 9 收到大华工厂货款 5 6 7 8 0 0 1 31 本月合计 银行存款日记账 账簿文字笔误 账簿数字笔误 09年 凭证 号 摘 要 结 算 凭 证 借 方 贷 方 余 额 月 日 万 千 百 十 元 角 分 万 千 百 十 元 角 分 万 千 百 十 元 角 分 1 1 期初结存 3 0 0 0 0 0 0 1 4 9 江 收到大华工厂货款 5 5 6 6 87 78 00 00 1 31 本月合计 银行存款日记账 注意： 文字错误可以只更正个别错字 数字错误必须全部划线更正。 孔老 二印 孔老 二印 错账处理 ：（两步） 红字更正法 适应于记账后发现由于记账凭证错误而 导致记账错误的情况。红字记录表示对原记 录的冲减。 即先用红字填制一张与原错误完 全相同的记账凭证，在摘要中注明注销 凭证据以用红字登记入账，冲销原有的错误 记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭 证，注明 “ 订正 年 月 号凭证 ” ，据以 登记入账，这样就把原来的差错更正过来。 3具体操作：（举例说明） 例 2、车间领用一般消耗用原材料，价值 100元。原记账凭证如下，并据以登记入账。 记 账 凭 证 2009年 1 月 4 日 出纳编号 9 凭证编号 6 博地税企会证 01号 摘 要 结算方式 票号 借方金额 贷方金额 金 额 记 帐 总帐科目 明细科目 总帐科目 明细科目 百 十 万 千 百 十 元 角 分 车间领用一 般消耗材料 生产成本 原材料 1 0 0 0 0 （付）款合计金额 ￥ 1 0 0 0 0 会计主管 记帐 审核 出纳 制单 附 单 据 2 张 会计科目错误 摘 要 结算方式 票号 借方金额 贷方金额 金 额 记 帐 总帐科目 明细科目 总帐科目 明细科目 百 十 万 千 百 十 元 角 分 注销 1月 4日 6 号凭证 生产成本 原材料 1 0 0 0 0 （付）款合计金额 ￥ 1 0 0 0 0 记 账 凭 证 2009年 1 月 4 日 出纳编号 9 凭证编号 7 博地税企会证 01号 会计主管 记帐 审核 出纳 制单 附 单 据 2 张 冲销凭证： 摘 要 结算方式 票号 借方金额 贷方金额 金 额 记 帐 总帐科目 明细科目 总帐科目 明细科目 百 十 万 千 百 十 元 角 分 订正 1月 4日 6 号凭证 制造费用 原材料 1 0 0 0 0 （付）款合计金额 ￥ 1 0 0 0 0 记 账 凭 证 2009年 1 月 4 日 出纳编号 9 凭证编号 8 博地税企会证 01号 会计主管 记帐 审核 出纳 制单 附 单 据 2 张 更正凭证：