账务处理系统及报表管理系统

会计电算化的基础是电算化会计核算。电算 化会计核算是以会计凭证为原始数据，通过对会 计凭证的录入和处理，完成记账、算账、报账、 结账、会计报表编制，进而实现证账表的查询、 打印和系统管理等任务。 电算化会计核算是整个会计电算化系统的基 础，账务处理系统是核算系统的核心。 账务处理系统 账务处理系统概述 账务处理初始化 凭证处理 期末业务处理 账务处理子系统是以凭证为原始数据，是从凭证到记 账、从记账到账表的输出过程。账务处理子系统是会计信 息系统中最基本的系统，单位实施会计电算化一般都是从 账务处理子系统开始。账务处理子系统既可以独立运行， 也可同其他系统协同运行，账务处理子系统以总括核算为 主，而其他子系统以明细核算为主。 账务处理子系统与其他子系统的关系是：一方面接收 其他子系统提供的数据，另一方面又向其他子系统传递数 据。 第一节 账务处理系统概述 与各子系统之间的控制联系 工资核算 子系统 固定资产 核算子系统 材料核算 子系统 帐务处理 子系统 成本核算 子系统 产成品 及销售子系统 报 表 处 理 子 系 统 一、账务处理流程（总账系统的业务流程图） （一）手工系统： 设置账户 复式记账 填制和审核凭证 登记账簿 成本计算 财产清查 编制报表 设置会计科目 填制凭证 登记账簿 （二）电算化系统： 初始设置 凭证输入 凭证审核 记账 期末处理 账务处理系统数据流程 输入 输入 临时凭证文件 记账 科目余额 发生额文件 正式凭证 文件 银行日记账 未达账项文件 输出 输出 对帐单文件 银行 对帐 审核 总账 明细账 银行存款 余额调节表 账务处理系统应具备 : 快速方便准确建帐 正确输入记账凭证 灵活的查询统计 完善的数据维护 二、功能模块结构图 也就是系统的功能菜单。它包括系统具有的 全部功能。可以按“自顶向下，层层分解”的 原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分解 为至。 在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运行 次序，为实际操作打下基础。 初始化步骤 帐套管理 权限设置 会计科目设置 初始余额录入 凭证类别设置 结算方式设置 自动转帐定义 日常使用 凭证填制 凭证审核 记账 自动转帐 结帐 总帐查询 明细帐查询 日记帐查询 数据备份 数据恢复 第二节 账务处理初始化 一、初始化前的准备工作 系统运行环境的准备 人员分工的准备 会计资料的准备 科目 余额 未达账项 凭证类型 初始化准备最重要的工作是编码的确定 账务处理子系统最重要的编码是会计科目编 码。一级科目编码按财政部规定应采用四位数字 编码。科目编码应是科目全码，即从一级科目至 本级科目的各级科目组合。 科目编码原则：科目编码必须唯一；先上级 后下级。 编码方式：会计科目通常采用群码的编码方式， 即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的 位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二 级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的 标准顺序排列。 科目代码结构：指会计科目代码共分几段，每一 段有几位，如 422结构 会计科目编码 一级科目采用 4位数字编码，一级科目名称采用财 政部统一规定。其他级别科目企业自定。 科目编码定义原则：编码必须唯一；同级科目中 文名称不能相同；先上级后下级；可扩展性。 4 2 2 2 2 第一位数字， 表示第一级科目， 其级次是一。 数字 4的含义代表 本级科目编码的 长度用 4位数字，其 级长是 4。 第三位数字，表示第三级科目， 其级次是三。 数字 2的含义代表本级科目 编码的长度用 2位数字，其 级长是 2，这样，第三级科 目的编码总长度为： 4+2+2=6位数字。 二、初始化设置工作 启动账务处理软件 设置账套 操作员管理 设置凭证类型 建立会计科目 输入期初余额 （一）设置账簿：即建立新账套。 按照建账向导一步步完成即可。 单击 单击 单击 （二）操作员管理：只有系统管理员才可进行人员分 工 （三）科目设置 （非常重要） 1、科目设置的内容 科目编码 科目名称 科目类型 不可缺省 账页格式 助记码 可有可无 账类 是难点，对需进行辅助核算的科目设 计量单位 对需进行数量核算的科目设 外币名称 对需进行外币核算的科目设 2、科目设置的操作步骤 ： 2、科目设置时应注意的问题 （ 1）科目的建立顺序 （ 2）科目的修改 （ 3）银行类科目的设置 （ 4）往来科目的设置 （四）设置凭证类型 可分五种，一般选用记帐凭证类。 （五）录入科目余额 在已建立的会计科目基础上进行余额录入。 1、年初启用：录年初余额 2、年中启用：录使用月期初余额和一至使用月 前的借贷方发生额合计。 以上五步是初始设置必不可少的步骤。 （六）常用摘要定义 （七）常用凭证定义 这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设 置 （八）汇率管理 为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。 （九）结算方式设置 为银行结算业务的方式进行初始设置。 往来、部门、项目等的初始设置也应进行。 只是放在辅助模块进行介绍。 第三节 凭证处理（日常业务处理） 输入凭证 审核凭证 记账 账簿输出 结账 账簿输出 每 月 重 复 下 月 日 常 处 理 一、凭证输入 是日常工作的重点，工作量最大，也最重要， 因为它是所有发生额数据的来源。 （一）凭证输入的基本内容 是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入 时有以下控制手段： 1、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。 2、凭证类型：需与限制科目相一致。 3、科目：最明细科目，且应已存在。 4、金额：借贷平衡。 （二）辅助核算数据的输入 是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前 提。 （三）提高凭证录入速度的技巧 1、常用摘要 2、常用凭证 3、参照输入 二、凭证修改 1、“无痕迹”修改 未审核或审核未通过 已审核但未记账 2、“有痕迹”修改 已记账 三、凭证审核 1、静态审核 2、屏幕审核 3、二次录入校验 四、记账 （一）记账原理 （二）记账过程 正式记账后，不得中断此过程，否则记账错误， 需恢复数据至未记账前状态。 （三）记账时应注意的问题 第四节 期末业务处理 一、期末自动转账 二、试算平衡、对账 三、结账 在会计业务中存在一类凭证，他们每月有规律地重复出现。 例如，每月提取折旧，按月计算结转税金，按月进行工 资分配，月底结转管理费用到损益账户等。这些凭证的 摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源和计算方 法也基本不变。因此，我们可以把这类凭证的摘要、借 贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将 其称为“自动转账分录”，并用不同的“分录号”标记 命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分 录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据 预先定义的金额来源或计算方法自动填制相应的金额， 产生凭证。这样就不必每月重复输入此类凭证。这种预 先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称 为“自动转账”。预先定义的分录称为“自动转账分 录”，简称“自动分录”。根据自动分录编制的凭证称 为机制凭证。 (一 )自定义结转 由于各个企业情况不同 ,各种计算方法也不尽 相同 ,特别是对各类成本费用分摊结转方式的差 异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在 电算化方式下，为实现在各个企业的通用，用 户可自行定义自动转账凭证。 (二 )销售成本结转 是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以 库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商 品销售成本并进行结转。 （三）汇总损益结转 用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并 在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它 只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、 外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权 益类账户，成本类账户和损益类账户。 （四）期间损益结转 主要用于在一个会计年度终了将损益类科目的 余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企 业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售 费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科 目的结转。 自定义转账的操作步骤 1、自定义结转设置 1）输入转账目录条件 包括转账序号、转账说明、凭证类别等。 2）定义借方转账分录信息 如科目编码、方向等。 3）输入公式 直接输入金额公式 引导输入金额公式 4）定义贷方同借方类似。 2、转账生成 由于转账是按照已记账的数据进行计算的， 所以在进行月末转账工作之前，应将所有未 记账凭证记账。 对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生 成。 转账凭证每月只生成一次。 转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭 证后，需再进行审核、记账。 结账之前应作下列检查： 1、本月业务是否全部记账。 2、月末结转凭证必须全部生成并记账。 3、上月未结账，本月不能结账。 4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账 系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账 不能结账。 5、损益类账户是否全部结转完毕。 6、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是 否结账。 结账前，要进行数据备份。 报表处理子系统 实现会计电算化后，在日常的会计核算工作中， 利用账务处理软件，可以通过编制凭证，登记各种账 簿，对所发生的各类经济业务进行全面、连续、系统 的记录。但这些核算资料是分散在各种账簿之中的， 不能集中概括地反映企业在生产经营活动的全貌，编 制会计报表可以将账簿中分散的资料集中起来，总括 反映企事业单位的财务状况和经营成果。利用报表处 理软件可以完成会计报表的自动编制工作。随着会计 电算化的普及，现在越来越多的行业和部门要求下属 单位不仅要报送纸性的会计报表，而且要按规定的结 构报送磁性的报表库文件，以便上级部门进行快速汇 总、合并，及时提供有关信息。 传统的手工方式 会计账簿数据 其他有关数据 填 制 计 算 会 计 报 表 汇总 合并 汇总报表 合并报表 一、报表处理工作原理 电算化方式 输入 报表结构 文件 报表来源 勾稽关系文件 数据采集 表间数据 输出报表文件 输入 勾稽关系 检查 机 内 账 簿 数 据 其 他 子 系 统 数 据 有 关 数 据 资产负债表 损益表 现金流量表 各种内部报表 报表格式 数据来源 勾稽关系 二、功能模块结构图 报表处理 报 表 登 记 勾 稽 关 系 定 义 数 据 来 源 定 义 报 表 维 护 报 表 输 出 报 表 汇 总 报 表 编 制 报 表 格 式 定 义 报表编制方法及 审核方法定义 表头表尾制作 项目定义 三、报表管理系统使用过程 系统初始化 启动报表处理软件 报表登记 报表格式设置（表头、表尾制作、项目定义） 报表编制方法定义（报表单元数据来源定义） 报表审核方法定义（勾稽关系定义） 日常业务处理 报表编制 报表汇总 报表输出 报表维护 (随时 ) 日 常 处 理