会议费报销业务讲解

会议费报销业务讲解 会议费报销业务讲解 (项目经费适用 ) 涵盖 三个方面 内容 一、用 项目经费 承办会议的总要求 二、承办会议的实例 三、注意事项 会议费： 指组织 (开展 )项目开题 、 专题学术研讨 、 成果鉴 定 、 咨询以及协调项目或课题等活动而召开会议 产生的费用 。 具体包括 :会议场地租赁费 、交通费、办公用品费、 文件资料印刷费、宣传费 ;按规定开支的房租费、 伙食费、劳务费及其他相关费用 。 一、用项目经费承办会议的总要求 会议费的政策依据 国家政策 会议费综合定额标准为： 一类会议每人每天 600元 二类会议每人每天 500元 三类会议每人每天 400元 摘自 关于调整中央国家机关会议费管理办法 (国管财 2008331号 ) 学校承办的会议一般 属于三类会议 一、用项目经费承办会议的总要求 会议费的政策依据 学校制度 上海大学会议经费使用管理办法 （上大 内 201069号） 主要原则 1、按照“精简会议、缩短会期、控制人员、节约经费、 提高效率”的原则安排会议和会议经费。 2、对能在校内或市内召开的会议，不到外埠召开；凡必 须到外埠召开会议的，必须经校党政主要领导批准。 3、各单位每年会议经费应列入年度预算 一、用项目经费承办会议的总要求 承办会议的几种形式 1、既收取会务费，又使用项目性经费 举办会议 2、只用项目性经费举办会议 3、只用收取的会务费举办会议 一、用项目经费承办会议的总要求 承办会议的基本流程 1、编制会议预算 2、设立账户、领用票据（第二类会议无需） 3、收取费用，进账（第二类会议无需） 4、举办会议，获取票据 5、分类整理票据，填写相应支款单 6、预约、到财务处报销 一、用项目经费承办会议的总要求 承办会议的案例 某项目组于 2013年 6月 12日至 13日举办了一次专题学术研讨会，共有 30人 参加会议，其中邀请 2名外省市专家、 1名本市外校专家参加会议 ，地点： 学校乐乎新楼。 参会人员每人收取 500元会务费。 因此，该会议的总费 用不应超过 24000元（ 400元 /人 /天 *30人 *2天）。 预计产生的费用为：住宿费 5000元（内转）， 场地租赁费 3000元 （内转 ) ,餐费 6000元（内转）， 交通费 4000元，资料费 1600元，纪念 品 2000元， 专家 咨询费 2400元（ 800元 /人） 如何申请办理对外收取会务费经费卡，以及怎样报销？ 二、承办会议的实例 二、 承办会议的案例 1、编制预算 住宿费 5000元 餐 费 6000元 场地租赁费 3000元 交通费 4000元 纪念品 2000元 资料费 1600元 专家咨询费 2400（ 800元 /人 3人） 财务处“下载中 心”下载 二、 承办会议的案例 1、编制预算 会议 组织者 携带会议通知及会议预算申请表到财务处办理 设立 “ 代管会议经费卡” 手续 二、 承办会议的案例 2、建卡和领票据 同时，填写 资金往来结算票据 领用申请表，部门 负责人批准后，到财务处领票据 开具内容：代收会 务费、会议费 财务处“下载中 心”下载 二、 承办会议的案例 2、建卡和领票据 承办会议的工作人员，将对外开具的往来票据收 取的会务费 （ 现金） 全部缴入财务处 ，不可以 把收取的现金直接用于费用支出。 若通过银行转账收取的会务费， 也 需来财务处 办 理入账手续 。 注意：如果承办的会议不收取会务费，则可跳过 流程 2(建卡，领票据）和流程 3（收费入账） 二、 承办会议的案例 3、收费进账 二、 承办会议的案例 4、举办会议获取票据 承办会议的工作人员，在办会期间，依 据会议的进程支付相关费用，并及时 获取真实票据 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 接着，根据实际支出的费用进行 分类 整理： 1、劳务性费用：专家咨询费 2400元 2、通过校内转账的 ：住宿费 5000元，场地租赁 费 3000元，餐费 6000元 3、已经垫支、获得票据的：交通费 4000元，资 料费 1600元，纪念品 2000元 下面分别介绍 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 首先，按实际发生的费用填写“项目经费会议审批表 ”，如下： 财务处“下 载中心” 项目主管部门 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 1劳务性费用 :专家咨询费 2400元 (800元 /人 ) 对于专家咨询费需要通过“薪酬发放申报系 统”获取“上海大学经费发放明细表”，填 写相应的支款单。 若有 “ 专家咨询费 ” 的国家项目是 不可以放在 “会议费”支出而应该根据预算列支在“专 家咨询费中” 。 专家咨询 费 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 2、通过校内转账的 ：住宿费 5000元，场地 租赁费 3000元，餐费 6000元 对于内转的支出，需要获取相关明细清 单，再填写相应的支款单， 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 3、已经垫支、获得票据的：交通费 4000元， 资料费 1600元，纪念品 2000元 对于已经垫支的相关支出，需要获 取真实的发票，再填写相应的支款单 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 交通，资料等 二、 承办会议的案例 5、整理票据填写支款单 二、 承办会议的案例 6、预约报销 1、进入信息门户网进行网上报销预约 2、请将报销支款单、发票及相关材料用信封 装好，于预约报销日前的对外办公时间内， 携经费卡、预约单，将报销信封交到预约 所在校区财务处报销大厅 3、 财务处会在您预约的报销日处理您的业务 三、注意事项 1、需要携带的其他必要材料：会议具体议程、参会名单、 会议签到表 。 2、对于收取会务费的会议，应先使用收取的会务费。若 所收会务费不够承担会议费用时再使用项目经费 。 3、 会议经费原则上应集中一次性结算。 4、强调 :自己在本市组织承办 会议 ,一般情况下不允许交 给旅行社承办。 5 、所讲的会议费是共性的会议费 ,但 各种类型 的 项目经费所能开支的会议费标准及内容有差异 .建议项目负责人举办会议时要认真 研读所申请 项目的主管 文件 . 三、注意事项