会计信息系统原理与应用第5章

第五章 总账核算子系统 第五章 总账核算子系统 本章学习提要与目标 1 总账子系统的主要内容 2 总账子系统的手工处理流程及计算机处理流程 3 总账子系统的需求分析的内容 4 总账子系统的信息结构模型 5 总账子系统的功能结构模型 6. 总账子系统的实现方法 Return 第五章 总账核算子系统 一、 总账子系统概述 主要内容 二、 总账子系统的业务处理流程 三、 总账子系统的信息需求分析模型 四、 总账子系统的信息结构模型 五、 总账子系统的功能结构模型与实现方法 Return 第五章 总账核算子系统 一 、 总账子系统概述 （ 一 ） 设置账户 （ 会计科目 ） （ 二 ） 复式记账 （ 三 ） 填制和审核凭证 （ 四 ） 登记账簿 Return 第五章 总账核算子系统 二、 总账子系统的业务处理流程 （ 一 ） 手工作业分析 Return 第五章 总账核算子系统 （ 二 ） 电算化会计账务子系统数据流程图 二 、 总账子系统的业务处理流程 Return 第五章 总账核算子系统 （ 一 ） 电算化会计信息系统中账务处理初始 化需求分析 1.账务处理子系统任务 2. 账务处理子系统初始化需求分析 (1)使用单位 (2)系统初始化时间 (3) 系统口令 (4)会计科目级次和每一级科 目的长度 (5)凭证种类设置 (6)系统使 用人员管理 (7)外汇汇率管理 (8)设置 会计科目 (9)初始数据录入 三、 总账子系统的信息需求分析模型 Return 第五章 总账核算子系统 初始设置设置账套 设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系 统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统 中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构 成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设 置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的 定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、 账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科 目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、 启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。 第五章 总账核算子系统 案例 单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒 厂） 启用日期： 2001年 4月 1日 会计期间： 1月 25日 12月 25日 记账本位币： 人民币（ RMB） 企业类型： 商 业 行业性质： 股份制 会计科目编码结构： 4 2 2 2 2 客户分类编码级次： 2 2 3 供应商分类编码级次： 2 2 3 部门编码级次： 1 2 2 结算方式编码级次： 1 2 第五章 总账核算子系统 （ 二 ） 账务处理系统的日常需求分析 1.凭证处理 （ 1） 凭证输入 凭证输入方法 数据输入方法分析 （ 2） 凭证查询 （ 3） 凭证修改 （ 4） 凭证审核 （ 5） 凭证登记入账 （ 6） 凭证打印 三 、 总账子系统的信息需求分析模型 Return 第五章 总账核算子系统 凭证录入与控制机制 凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按 会计制度要求，不同类型凭证每月分别从 1开始连续 编号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成 当前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间， 凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号 递增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的 日期 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明 了。 第五章 总账核算子系统 凭证录入与控制机制 科目 科目是经济业务分类的主要依据，凭证录 入模块提供对科目编码设置一系列的控 制机制： 存在性检查 ：即检查凭证中科目编码 是否存在。财会人员在输入记账凭证时， 输入一科目编码，如果财会人员在进行 初始设置科目设置时设置了该科目编码， 即 “ 科目文件 ” 有该科目编码存在，那 么检查结果为 “ 正确 ” 或 “ 真 ” ，否则， 检查结果为 “ 错误 ” 或 “ 假 ” 。 第五章 总账核算子系统 是否是明细记账科目的检查： 检查凭证中科目编 码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在 计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证 时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不 能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明 细科目，检查结果为 “ 正确 ” 或 “ 真 ” ，否则， 检查结果为 “ 错误 ” 或 “ 假 ” 。 凭证录入与控制机制 科目 第五章 总账核算子系统 与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入 的借方科目或贷方科目与凭证类型是否 相符的检查。特定的凭证类型有时要求 凭证中必须出现某些科目。如付款凭证 中贷方科目必须出现 “ 现金 ” 或 “ 银行 存款 ” 科目；收款凭证中，借方科目必 须出现 “ 现金 ” 或 “ 银行存款 ” 科目。 若满足上述条件，检查结果为 “ 正确 ” 或 “ 真 ” ，否则，检查结果为 “ 错误 ” 或 “ 假 ” 。 凭证录入与控制机制 科目 第五章 总账核算子系统 凭证录入与控制机制 金额 任何一张凭证都满足 “ 有借必有贷，借贷必相 等 ” 的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文 件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果 为 “ 正确 ” 或 “ 真 ” ，否则，检查结果为 “ 错 误 ” 或 “ 假 ” 。 只有当所有检查结果都为 “ 正确 ” 或 “ 真 ” ， 该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。 第五章 总账核算子系统 审核与记账 记账流程 记账凭证检 验（1） 记账指令 临时凭证 文件 正确吗？ NO 保存记账前 状态（2） 状态文件 取一张凭证 并记账（3） 已审核凭证 汇总文件 历史凭证 文件 科目文件 企业银行 账文件 临时凭证文件的 记录执行完？(4) 更新（5） 追加（6） 已审核凭证 做记账标志 （7） YES 删去已记账 凭证（8） 结束 第五章 总账核算子系统 临时凭证文件 科目编码 借贷 金额 ， 科目文件 科目编码 科目性质 父科目 ， 历史凭证文件 科目编码 借贷 金额 ， 汇总文件 科目编码 余额 发生额 ， 企业银行账文件 科目编码 借贷 金额 ， 第五章 总账核算子系统 期末转账 借：本年利润 贷：主营业务成本 管理费用 财务费用 销售费用 营业税金及附加 其他业务成本 营业外支出 第五章 总账核算子系统 期末自动转账的基本原理 科目文件 自动转账分录模板文 件 临时凭证文件 1定义自动转 账分录 部门编码文件 2 生成转账凭证 汇总文件 第五章 总账核算子系统 三 、 总账子系统的信息需求分析模型 2.账簿处理 （ 1） 账簿数据存放方式分析 （ 2） 账簿数据输出分析 日报单 日记账 明细账 多栏式账簿 总账和科目余额表 Return 第五章 总账核算子系统 帐表输出 历史凭证文件 汇总文件 打印输出 账簿和会 计报告 查询输出 磁盘输出 第五章 总账核算子系统 综合查询 综合查询 日期： 年 月 日 到 年 月 日 科目： 凭证号： 摘要： 金额： 到 客户： 供应商： 部门： 个 人： 项目： 票号： 结算方式： 制单人： 审 核 人： 第五章 总账核算子系统 3.银行对账 （ 1） 未达账初始数据确认 （ 2） 编辑输入银行对账单 （ 3） 银行对账 （ 4） 银行存款余额调节表 三 、 总账子系统的信息需求分析模型 Return 第五章 总账核算子系统 四、 总账子系统的信息结构模型 （ 一 ） 总账子系统的 REAL模型 Return 第五章 总账核算子系统 （ 二 ） 总账子系统和数据结构模型 文件名称的设计 文件存储区域设计 四 、 总账子系统的信息结构模型 Return 第五章 总账核算子系统 四 、 总账子系统的信息结构模型 文件结构设计 会计科目数据库 (A_KM.dbf) 月凭证库 （ A_PZ.dbf） 年凭证库 (A_NPZ.dbf) 账簿数据库 (A_Z.dbf) 操作员管理数据库 (A_CZ.dbf) 凭证类型数据库 (A_PZLX.dbf 单位代码数据库 （ A_KMWC.dbf） Return 第五章 总账核算子系统 五、总账子系统的功能结构模型与实现方法 （ 一 ） 功能模块设计 Return 第五章 总账核算子系统 （ 二 ） 代码设计 会计科目代码的设计 凭证类型代码的设计 （ 三 ） 总账子系统的实现方法 五 、 总账子系统的功能结构模型与实现方法 Return 第五章 总账核算子系统 为什么需要进行会计科目的编码？ 会计科目是对会计业务具体核算内容进 行分类的名称。会计科目编码设计是根 据会计制度的规定及会计科目的设置， 按照一个系统的方案确定出各级科目唯 一数字编码的方法。会计科目编码在手 工操作下一般不使用，但是采用计算机 处理会计数据时，则需要采用会计科目 编码。 第五章 总账核算子系统 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度 第五章 总账核算子系统 科目编码方法与编码原则 方法： . 顺序编码 位数编码 分组编码 原则： .规定性原则 层次性原则 1501 固定资产 150101 固定资产 甲车间 150101001 固定资产 甲车间 A型机床 150101002 固定资产 甲车间 B型机床 一致性原则 简短性原则 扩展性原则 第五章 总账核算子系统 科目体系结构 定长定位方法 定位定长 不定长方式 立体科目 科目体系结构： 4 2 2 三级科目最 多设计 99个 二级科目最多设计 99个 一 级 科 目 最 多设计 9999 个 第五章 总账核算子系统 科目体系结构 立体科目方法是 指将科目中大量 重复的科目从科 目体系中分离出 来，按照项目进 行存储，并将项 目和科目建立动 态链接，在满足 优化会计科目体 系的同时，达到 精细核算的目的。 第五章 总账核算子系统 辅助管理往来和项目核算和 管理 案例 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产产品包括几十个 大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采用传统的会计科目体系 往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、 “其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目： 1131 应收账款 113102 应收销售款 11310101 应收中密度款 1131010101 北戴河环境保护中心 1131010102 大连理工学院 1131010103 大同设备厂 . 11310202 应收目制品款 1131020201 1131020202 问题？ 第五章 总账核算子系统 案例 光华木材厂改进后的往来科目体系为： 科目编码 科目名称 辅助核算 1131 应收账款 113102 应收销售款 11310201 应收中密度款 往来核算 11310202 应收木制品款 往来核算 11310203 。往来核算 好处？ 第五章 总账核算子系统 某研究院是石油天然气总公司最大的综合性科研单位之一，拥有 40多个处、所、公司，研究的课题数量大。在传统核算方式下， 科目设置方法： 一级科目为 “ 在研课题费用 ” ；二级科目分为 “ 横向 ” 和 “ 纵 向 ” ；三级科目为各处、所名称；四级科目为课题号；五级科目 则是劳务费、原材料费、差旅费、设备购置费、专用业务费、院 所管理费、研究室管理费等 12个栏目，而五级科目的重复率最高。 如果将这种科目设置方式照搬到计算机上，则课题越多，科目越 庞大，该单位仅 “ 在研课题 ” 科目下属的明细科目记录到达二千 五百多个。这样在计算机上填制有关课题业务的凭证时速度就非 常慢，同时，也不利于各明细费用的横向统计。 第五章 总账核算子系统 为了更好地核算每个项目，该研究院采 用了用友软件 公司 的项目管理模块，使 用项目核算和管理可以核算项目（如课 题）的成本费用和收入情况，它以项目 为中心进行核算管理。这样不但便于操 作，而且速度快，帐表有任意选择格式， 并且可以得到各种项目统计分析表，使 得课题的收入与支出一目了然。 第五章 总账核算子系统 要求 ： （ 1） 列出传统会计科目体系，然后将项 目从科目体系中剥离出来，重新建立新 的会计科目体系。 （ 2） 根据你所学的知识，并结合具体软 件的学习体会，设计出项目核算和管理 的具体步骤。 第五章 总账核算子系统 【 讨论题 】 1.在凭证输入设计时 ， 应如何尽量减少填写项 目 ？ 2.凭证输入设计时 ， 如何让系统判断是否需要 输入原始凭证的内容 ？ 3.总账处理子系统日常需求分析的主要内容有 哪些 ？ 4.应如何进行银行对账 ？ 5.利用记账凭证的内容生成某一期间的科目汇 总表 。 Return