文书档案管理标准

管理标准 Q/HDMNZZ-216.03-2010文书档案管理标准1 范围本标准规定了内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案管理的工作内容与要求。本标准适用于内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案的管理。2 规范性引用文件中华人民共和国档案法国家档案局10号令中国华电集团公司文件材料归档方法（试行）3 术语和定义文书档案是指机关、团体、本单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，包括吩咐、指示、确定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、安排和总结等。4 管理职责4.1 文书档案是企业档案的组成部分，各职能部门在工作活动中形成的全部文件材料由档案室集中管理，应销毁的统一监销。4.2 文书档案管理的主要任务是：收集各职能部门移交归档的文件材料，在各职能部门立卷的基础上，依据规定的要求进行分类，整理和保管，为公司各项活动供应利用材料。4.3 严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，严防文书档案失密、泄密现象的发生。4.4 管理方法 编制必要的文书档案书目、索引等检索工具，供查阅时利用。 文书库房应做到防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠。做到办公室与库房分开，以保证档案平安。 应定期检查保管状况，对破损变质的档案应刚好修补、复制，并做其它技术处理。5 管理活动、程序及要求5.1 文书档案的归档范围、时间 归档范围企业在筹备、设立、运营及产权变动过程中干脆记述和反映企业活动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应归档。 归档时间管理性文件材料应在办理完毕后其次年一季度向档案室移交归档。5.2 文书档案保管期限 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 保管期限依据国家文书档案保管期限表执行。 文书档案保存期限表附后。 5.3 文书档案归档要求 已经办理完毕并有保存价值的文件都应刚好归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、隐私）。 归档的文件材料要收集齐全（包括附件），依据文件形成的先后次序排列清晰，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。 文件材料一般归档一份。重要的、利用常见的和有关部门须要的可适当增加份数。 交接档案的当事人在接收档案时依据移交清单清点核对，并由交接双方在清单上签字或盖章，不符合归档要求的，档案室有权拒收。5.4 文书档案的整理和保管5.4.1 文书档案以卷宗为单位进行分类、排列；涉密文件按涉密级别分类，单独保管。5.4.2 文书档案在收集零散文件时，要仔细区分，依照分类进行立卷。5.4.3 文书档案发觉文件破损要刚好修复或复制。5.5. 文书档案的统计和检查5.5.1 档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还刚好登记、注销，对档案的收进及提出状况进行数量统计。5.5.2 档案室对所保管的文书档案每年进行一次全面检查，遇到特别状况刚好检查，并刚好上报检查结果。5.5.3 负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。5.6 文书档案的利用和借阅5.6.1 档案室所保管的文书档案，原则上一律在阅览室调阅，须要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司总经理工作部主任批准后方可将档案借出。5.6.2 复制档案资料时，需经公司总经理工作部主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途。5.7 文书档案的鉴定和销毁5.7.1 文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。依据档案的政治、历史、科学和运用价值确定其是否须要接着保存，并将不须要接着保存的档案剔出销毁。5.7.2 文书档案的鉴定销毁工作由公司总经理工作部负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁看法时，要经相关部门和人员详细核查。5.7.3 档案室对予批准销毁的文书档案要在档案存储书目上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。附录：文件材料归档范围和文书档案保管期限档案分类归档文件内容保管期限问 题党 群 工 作期限划分党群工作党委年度工作安排、总结永久党群工作党委会议记录、会议纪要永久党群工作党员代表大会文件材料永久党群工作党委、纪委换届的请示、批复永久党群工作党委重要的专题总结、报告永久党群工作党内表彰先进的确定、通知(县级以上)永久党群工作党务工作大事记永久党群工作组织机构设置的请示、批复、通知永久党群工作党组织印信启用、作废的通知永久党群工作党委领导分工永久党群工作党内干部任免，干部选举、审查、考核材料永久党群工作组织关系介绍信及存根永久党群工作党组织工作统计年报表永久党群工作党员名册永久党群工作纪检工作年度安排、总结、会议记录永久党群工作纪检工作重要的调查、处理材料永久党群工作党内违纪案件处理、处分（警告处分以上）永久党群工作重要的纪检监察信访工作材料永久党群工作纪检工作统计年报表永久党群工作本单位办的报刊（有刊号）,剪报永久党群工作工会年度工作安排、总结永久党群工作职代会、工代会文件，会议记录永久党群工作工会机构设置、干部任免、会员管理永久党群工作表彰先进的确定、通知（县级以上）永久党群工作工会工作年度报表永久党群工作工会会员花名册永久党群工作团委年度工作安排、总结永久党群工作团代会文件材料、会议纪录永久党群工作团内机构设置、干部任免永久党群工作团组织关系介绍信及存根永久党群工作县级以上团委表彰先进的确定、通知永久党群工作团员违纪处分（警告处理以上）永久党群工作团委工作年度报表永久党群工作各协会、学会机构设置、章程永久党群工作党委民主生活会记录、报告30年党群工作党委指示、确定、报告、通知、专题报告30年党群工作组织工作的规定、通知30年党群工作党建文件材料30年党群工作党员管理方法、规定30年档案分类归档文件内容保管期限问 题党群工作、行政管理期限划分党群工作纪检工作的指示、报告、会议记要30年党群工作党风廉政建设的规定、实施细则等30年党群工作党政干部违纪材料，党内案件处理和处分（警告及以下）30年党群工作一般的有处理结果纪检信访工作材料30年党群工作党员民主评议材料30年党群工作思想政治工作年度安排30年党群工作企业文化、思想政治工作、精神文明建设的规定、方法30年党群工作党员理论学习、培训的安排、总结30年党群工作企业民主管理、干部民主评议、班组建设、合理化建议30年党群工作本单位内部、县级及以下表彰先进的确定、通知30年党群工作工会财务管理30年党群工作团、青工作规定、通知30年党群工作本单位团委表彰先进的确定、通知30年党群工作团员违纪处分（警告及以下）30年党群工作各协会、学会会员管理30年党群工作各协会、学会年度报表30年党群工作各协会、学会会员花名册30年党群工作党代会、职代会、团代会未通过的文件10年党群工作党群部门年度工作安排、总结10年党群工作党务、纪检、宣扬、工会工作等暂行、试行的文件材料10年党群工作党务、纪检、宣扬、工会工作等没有批复的请示10年党群工作党务、纪检、宣扬、工会工作等日常、一般性的工作通知、函10年党群工作劳动竞赛、评比先进的方法、通知、先进材料10年党群工作技术询问服务的合同、协议（时效期较短的）10年行政管理总经理办公会议记录永 久行政管理公司领导分工永 久行政管理公司长远规划、任期目标永 久行政管理企业目标课题管理，双文明建设申报、验收、批复材料永 久行政管理重要的法律事务、重大案件的有关材料永 久行政管理重要的合同、协议永 久行政管理启用、废止印章的通知永 久行政管理对人大、政协提案的答复永 久行政管理有领导重要批示和处理结果的信访材料永 久行政管理大事记、年鉴、组织沿革等永 久行政管理关于土地、房产等政策法规性文件、材料永 久行政管理政府部门涉及用电的会议记要30 年行政管理企业管理（目标管理课题、同业对标、双文明建设管理）方法30 年行政管理法律事务工作的管理规定、看法、方法30 年行政管理一般案件材料30 年行政管理一般的有处理结果的人民来信30 年行政管理机要、保密管理规定30 年行政管理文书处理、印信管理方法、规定30 年档案分类归档文件内容保管期限问 题行政管理、经营管理期限划分行政管理通讯工具、费用管理方法、规定30 年行政管理消防工作管理文件材料30 年行政管理监察工作（含行风建设）规定、方法、细则等30 年行政管理医疗卫生管理规定、方法等30 年行政管理安排生育管理规定、方法等30 年行政管理职工住房管理30 年行政管理住房公积金管理30 年行政管理出国考察的批示材料30 年行政管理公司各行政部门年度工作安排、总结10 年行政管理年度经济责任书10 年行政管理物业管理、绿化管理、环卫管理10 年行政管理一般的合同、协议10 年行政管理车辆管理方法10 年行政管理各地方市级单位发送执行的工作通知10 年行政管理行政管理方面没有批复的请示10 年行政管理行政管理方面暂行、试行的文件材料10 年行政管理行政管理方面一般事务性工作的函10 年行政管理季度及月度报表10 年经营管理年度生产、经营安排永 久经营管理年度基本建设投资安排永 久经营管理小型基建的请示、批复、通知永 久经营管理年度经济活动分析报告永 久经营管理生产经营统计年度报表永 久经营管理物资管理统计年度报表永 久经营管理年度营销成本、费用安排永 久经营管理营销统计年度报表的永 久经营管理年度物资选购、安排安排30 年经营管理物质选购管理的规定 方法30 年经营管理物资选购（招投标）、订货合同30 年经营管理营销管理的规定、规章、会议纪要30 年经营管理电力市场管理30 年经营管理用电营销管理睬议纪要，用电状况分析30 年经营管理用电牢靠性管理文件材料30 年经营管理电费、电价管理的请示、批复、通知30 年经营管理用电检查、平安用电、反窃电方面的规定、报告30 年经营管理计量、业扩的请示、批复、通知30 年经营管理余热小水电、小火电管理方面的文件材料30 年经营管理农电工程管理的规定、方法30 年经营管理农电工程建设的请示、报告、批复30 年经营管理农电平安、生产技术管理、经营管理的规定、方法30 年经营管理农电物资管理、经费管理规定、通知30 年经营管理经营管理方面暂行、试行的文件材料，事务性工作的函10 年档案分类归档文件内容保管期限问 题经营管理、生产技术管理期限划分经营管理经营管理方面没有批复的请示10 年经营管理季度生产经营安排10 年经营管理安排统计工作一般性工作通知10 年经营管理物资管理一般性工作的文件材料10 年经营管理营销管理一般性的通知 10 年经营管理月度发、购电量安排、用电指标10 年经营管理一般用户用电管理文件材料10 年经营管理营销工作季度及月度统计报表10 年经营管理多经管理、年度安排、总结10 年生产技术管理电力发展规划、安排永 久生产技术管理下属单位项目的请示与批复永 久生产技术管理基建年度报表永 久生产技术管理供电、输电设施牢靠性指标永 久生产技术管理大修、技改工程安排、费用的通知永 久生产技术管理销毁档案的请示、批复永 久生产技术管理设备管理年度报表永 久生产技术管理安措、反措年度安排永 久生产技术管理本单位发生的平安生产事故的材料永 久生产技术管理平安生产年度统计报表永 久生产技术管理科技规划永 久生产技术管理科技项目安排、费用永 久生产技术管理科技工作年度报表永 久生产技术管理档案年度报表永 久生产技术管理工程勘测、设计管理文件30年生产技术管理工程管理（项目、施工、概预算定额等）规定、方法、会议纪要30年生产技术管理牢靠性管理文件材料30年生产技术管理设备评级管理、固定资产管理文件材料30年生产技术管理生产技术管理的规定、方法、会议纪要30年生产技术管理调度、通信、检修、运行管理文件材料30年生产技术管理关口计量点、线路运行维护单位的确认与变更30年生产技术管理电网、电压、负荷管理30年生产技术管理电能量管理规定、方法、会议纪要30年生产技术管理无功补偿、油务、计量等会议纪要30年生产技术管理线损管理、节能管理、技术监督管理30年生产技术管理带电作业管理30年生产技术管理平安管理的规定、通报、会议纪要30年生产技术管理平安性评价管理30年生产技术管理平安生产、平安技术管理方法、规定30年生产技术管理隐患整改通知书，隐患处理的报告、批复30年生产技术管理平安检查的总结、通报30年生产技术管理平安管理动态考核方法30年生产技术管理平安隐患整改安排、方法30年档案分类归档文件内容保管期限问 题生产技术管理、财 务 审 计期限划分生产技术管理防汛抗旱、防灾工作管理规定30年生产技术管理迎峰度夏（冬）措施、管理规定30年生产技术管理备品备件管理30年生产技术管理交通平安管理规定、方法30年生产技术管理批准工作票签发和单独巡察高压设备人员的通知30年生产技术管理“两票三制”管理制度、规定30年生产技术管理环保工作管理规定30年生产技术管理科技管理的通知、科技工作会议材料30年生产技术管理被接受的技术革新和合理化建议30年生产技术管理质量管理安排、措施30年生产技术管理工程质量管理规定、方法30年生产技术管理质量监督、考核方法30年生产技术管理本企业技术、管理、工作等标准30年生产技术管理信息工作管理方法、规定30年生产技术管理计算机管理30年生产技术管理网络与信息平安管理规定30年生产技术管理档案工作管理方法、规定30年生产技术管理重大事故处理预案10年生产技术管理短期保供电方案10年生产技术管理生产技术管理的一般性文件材料10年生产技术管理生产技术管理没有批复的请示10年生产技术管理生产技术管理暂行、试行的文件材料10年生产技术管理平安简报10年生产技术管理季度及月度报表10年财务审计年度成本安排、资产经营指标永 久财务审计财务年度报告永 久财务审计重要的专项审计报告、看法书、结论永 久财务审计审计状况统计年度报表永 久财务审计财务管理制度、规定、方法30 年财务审计预决算管理文件材料30年财务审计资金的核定、结算材料30 年财务审计固定资产新增、调拨、报废的文件材料30 年财务审计资产管理、清查、保险文件材料30 年财务审计各种补贴标准、费用开支标准30 年财务审计有关坏账、财务数据处理的文件材料30 年财务审计税收、基金管理规定、通知30 年财务审计价格管理的规定、通知30 年财务审计审计工作的规定、方法30 年财务审计一般的审计报告、结论30 年财务审计一般的审计看法书30 年财务审计财务管理工作的一般性通知、函、暂行、试行文件10 年档案分类归档文件内容保管期限问 题生产技术管理、财 务 审 计期限划分财务审计财务管理工作没有批复的请示10 年财务审计税收、财务、物价大检查文件材料10 年财务审计审计工作的一般性通知、函、暂行、试行文件10 年财务审计审计工作没有批复的请示10 年财务审计月、季度审计报表10 年人事劳资本单位组织机构设置（成立、撤消、合并、更名等）永 久人事劳资人员编制的批复、通知永 久人事劳资大中专毕业生安排安排、通知永 久人事劳资人事调动介绍信及存根永 久人事劳资人事任免的请示、批复、通知永 久人事劳资专业技术职称评定、认定、确认，技术职务聘用文件材料永 久人事劳资技术专家管理、评聘材料永 久人事劳资经营管理人才、专业技术人才资源统计年报表、名册永 久人事劳资劳动安排的批复、通知永 久人事劳资人员聘请、录用、聘用的请示、批复、用工协议、合同永 久人事劳资职工调动的行政、工资介绍信及存根 永 久人事劳资职工抚恤的文件材料永 久人事劳资职工处分（警告以上）材料永 久人事劳资定岗、定级、工龄计算、工资调整、享受待遇形成的文件材料永 久人事劳资职工受表彰、立功等通报永 久人事劳资职工工伤、评残、死亡抚恤有关材料及批复永 久人事劳资职工离、退休、退职的文件材料永 久人事劳资职工离职、解除劳动合同材料永 久人事劳资年度养老保险基金决算报表永 久人事劳资年度工资安排及批复永 久人事劳资职工花名册永 久人事劳资劳动工资年报表永 久人事劳资教化培训工作年报表永 久人事劳资干部管理的规定30 年人事劳资干部教化培训、安置工作的通知30 年人事劳资举荐县公司、多经公司董事会等组成人员的文件材料30 年人事劳资干部考察、审查管理规定30 年人事劳资干部奖惩管理方法30 年人事劳资后备干部管理培育30 年人事劳资专业技术资格评定、认定的规定、方法30年人事劳资管理人才、专业技术人才、技能人才管理方法、规定30 年人事劳资劳动管理的规定、方法、通知30 年人事劳资岗位设置及岗位动态管理方法30 年人事劳资岗位责任制、经济责任制、岗位说明书材料30 年人事劳资员工绩效管理方法30 年人事劳资重要岗位人员的任免通知30 年档案分类归档文件内容保管期限问 题生产技术管理、财 务 审 计期限划分人事劳资技师评聘管理方法、通知30年人事劳资职工处分（警告及以下）材料30 年人事劳资职工奖惩规定、方法30 年人事劳资离退休管理的规定、通知30 年人事劳资社会保险、养老金管理的规定、方法30 年人事劳资平安劳保管理规定30 年人事劳资工资管理的规定、会议记要30 年人事劳资工资调整的规定、方法30年人事劳资培训经费管理30 年人事劳资职工技能培训、技术比武管理规定、通知、通报30 年人事劳资学历教化的管理规定30 年人事劳资职工培训奖惩规定30 年人事劳资本单位成立临时性机构的通知10 年人事劳资人事劳资管理一般的工作通知、函10 年人事劳资人事劳资工作暂行、试行的文件材料10 年人事劳资人事劳资工作没有批复的请示10 年人事劳资绩效管理、奖金安排考核制度10 年人事劳资教化培训管理一般的文件材料10 年人事劳资季度及月度报表10 年