中文版Access数据库应用实例教程课件第3章

在在Access数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中的其他数据库对象，也就是说，构成数据库应据库应用系统中的其他数据库对象，也就是说，构成数据库应用系统的其他对象都存储在数据库中。本章将向读者介绍创立用系统的其他对象都存储在数据库中。本章将向读者介绍创立和翻开和翻开Access数据库、在导航窗格中自定义组、翻开与搜索数数据库、在导航窗格中自定义组、翻开与搜索数据库对象、复制与删除数据库对象以及备份数据库的方法。据库对象、复制与删除数据库对象以及备份数据库的方法。在在Access中创立数据库，有两种方法：一是使用模板创立中创立数据库，有两种方法：一是使用模板创立，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要；二是先建立一个空数据库，然后再添加表、更好地满足需要；二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。数据库。使用模板创立数据库使用模板创立数据库 直接创立空数据库直接创立空数据库 Access 2007提供了种类繁多的模板，使用它们可以简化数提供了种类繁多的模板，使用它们可以简化数据库创立过程。模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定据库创立过程。模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修改，可以任务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修改，可以使其符合自己的需要。使其符合自己的需要。通常情况下，用户都是先创立数据表等组件之后才创立数通常情况下，用户都是先创立数据表等组件之后才创立数据库，或者先创立一个空数据库，然后再在此空数据库中添加据库，或者先创立一个空数据库，然后再在此空数据库中添加表、查询、窗体等组件。表、查询、窗体等组件。对于已创立的数据库，对于已创立的数据库，Access 2007提供了提供了4种翻开方式：以种翻开方式：以共享方式翻开、以独占方式翻开、以只读方式翻开和以独占只读共享方式翻开、以独占方式翻开、以只读方式翻开和以独占只读方式翻开。方式翻开。以下简单介绍以不同方式翻开数据库的不同功能。以下简单介绍以不同方式翻开数据库的不同功能。以共享方式翻开：选择这种方式翻开数据库，即以共享模式以共享方式翻开：选择这种方式翻开数据库，即以共享模式翻开数据库，允许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数翻开数据库，允许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数据库。据库。以独占方式翻开：以独占方式翻开：选择这种方式翻开数据库时，当有一个选择这种方式翻开数据库时，当有一个用户读取和写入数据库期间，其他用户都无法使用该数据库。用户读取和写入数据库期间，其他用户都无法使用该数据库。以只读方式翻开：选择这种方式翻开数据库，只能查看而无以只读方式翻开：选择这种方式翻开数据库，只能查看而无法编辑数据库。法编辑数据库。以独占只读方式翻开：如果想要以只读且独占的模式来翻开以独占只读方式翻开：如果想要以只读且独占的模式来翻开数据库，那么选择该选项。所谓的【独占只读方式】指在一个用数据库，那么选择该选项。所谓的【独占只读方式】指在一个用户以此模式翻开某一个数据库之后，其他用户将只能以只读模式户以此模式翻开某一个数据库之后，其他用户将只能以只读模式翻开此数据库，而并非限制其他用户都不能翻开此数据库。翻开此数据库，而并非限制其他用户都不能翻开此数据库。如果用户将数据库的默认文件格式设置为了如果用户将数据库的默认文件格式设置为了Access 2002-2003格式，那么新创立的数据库将以格式，那么新创立的数据库将以Access 2002-2003的格式创的格式创立。假设用户希望将其转换为立。假设用户希望将其转换为Access 2007文件格式，那么可以文件格式，那么可以使用使用Office菜单中的【转换】命令来实现。菜单中的【转换】命令来实现。Access数据库的创立和管理，是通过对数据库的创立和管理，是通过对Access数据库对象的数据库对象的操作实现的。导航窗格是操作实现的。导航窗格是Access文件的组织和命令中心，在导文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创立和使用航窗格中可以创立和使用Access数据库对象，本节以导航窗格数据库对象，本节以导航窗格为中心，简要介绍如何在数据库窗口中使用数据库对象。为中心，简要介绍如何在数据库窗口中使用数据库对象。认识导航窗格认识导航窗格 为对象分组为对象分组 阻止导航窗格的默认显示阻止导航窗格的默认显示 默认情况下，当在默认情况下，当在Office Access 2007中翻开数据库时，将中翻开数据库时，将出现导航窗格。该窗格替代了早期版本的出现导航窗格。该窗格替代了早期版本的Access所使用的数据所使用的数据库窗口。图库窗口。图3-13是【财务管理系统】数据库中的导航窗格，数是【财务管理系统】数据库中的导航窗格，数据库中的对象表、窗体、报表、查询、宏等出现在导航窗据库中的对象表、窗体、报表、查询、宏等出现在导航窗格中。格中。默认情况下，导航窗格显示数据库中的所有对象，并且将默认情况下，导航窗格显示数据库中的所有对象，并且将这些对象置于不同的类别中，同时窗格会将每种类别中的对象这些对象置于不同的类别中，同时窗格会将每种类别中的对象进一步划分为不同的组。在进一步划分为不同的组。在Access 2007中创立的新数据库的默中创立的新数据库的默认类别为【表和相关视图】，而且该类别中的默认组为【所有认类别为【表和相关视图】，而且该类别中的默认组为【所有表】，如图表】，如图3-15所示。所示。默认情况下，当在默认情况下，当在Access 2007中翻开数据库中翻开数据库(包括在较早版包括在较早版本的本的Access中创立的数据库中创立的数据库)时，导航窗格即会出现。通过设置时，导航窗格即会出现。通过设置可以阻止导航窗格默认出现。可以阻止导航窗格默认出现。本节将说明如何使用导航窗格管理数据库中的对象，如在本节将说明如何使用导航窗格管理数据库中的对象，如在导航窗格中翻开数据库对象，使用搜索栏搜索数据库对象，复导航窗格中翻开数据库对象，使用搜索栏搜索数据库对象，复制与隐藏数据库对象等。制与隐藏数据库对象等。翻开数据库对象翻开数据库对象 搜索数据库对象搜索数据库对象 复制、剪切与粘贴数据库对象复制、剪切与粘贴数据库对象 重命名与删除数据库对象重命名与删除数据库对象 显示与隐藏数据库对象显示与隐藏数据库对象 查看数据库对象的属性查看数据库对象的属性 翻开数据库对象的方法主要有以下三种：翻开数据库对象的方法主要有以下三种：在导航窗格中，双击想翻开的表、查询、报表或其他对象。在导航窗格中，双击想翻开的表、查询、报表或其他对象。在导航窗格中选中对象，按下在导航窗格中选中对象，按下Enter键。键。在导航窗格，选中并拖动对象到工作区的空白处。在导航窗格，选中并拖动对象到工作区的空白处。使用导航窗格翻开宏和模块时，需要注意以下两点：使用导航窗格翻开宏和模块时，需要注意以下两点：用户可以从窗格运行宏，但是可能看不到可见的结果，并且用户可以从窗格运行宏，但是可能看不到可见的结果，并且根据宏所执行的操作，可能会造成错误。根据宏所执行的操作，可能会造成错误。不能从窗格执行不能从窗格执行Visual Basic for Applications(VBA)代码模代码模块。双击模块块。双击模块(或选择模块并按下或选择模块并按下Enter键键)，只会启动，只会启动Visual Basic编辑器。编辑器。大型数据库包含大量表、窗体、报表、查询等对象，如果大型数据库包含大量表、窗体、报表、查询等对象，如果需要快速查找对象，那么可以使用搜索栏。需要快速查找对象，那么可以使用搜索栏。在执行复制、剪切与粘贴数据库对象之前，需要将执行这在执行复制、剪切与粘贴数据库对象之前，需要将执行这些操作的数据库对象关闭。些操作的数据库对象关闭。复制：在导航窗格中，选择要复制的对象，在【开始】选复制：在导航窗格中，选择要复制的对象，在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中，单击【复制】按钮项卡上的【剪贴板】组中，单击【复制】按钮，或者右键单击，或者右键单击要复制的对象，然后在弹出的菜单中选择【复制】命令。复制要复制的对象，然后在弹出的菜单中选择【复制】命令。复制操作的键盘快捷键为操作的键盘快捷键为Ctrl+C。剪切：在导航窗格中，选择要剪切的对象，在【开始】选剪切：在导航窗格中，选择要剪切的对象，在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中，单击【剪切】按钮项卡上的【剪贴板】组中，单击【剪切】按钮，或者右键单击，或者右键单击要剪切的对象，然后在弹出的菜单中选择【剪切】命令。剪切要剪切的对象，然后在弹出的菜单中选择【剪切】命令。剪切操作的键盘快捷键为操作的键盘快捷键为Ctrl+X。粘贴：在导航窗格中，为粘贴的对象选择位置。此位置可粘贴：在导航窗格中，为粘贴的对象选择位置。此位置可以是同一导航窗格中的另一个位置或者是另一个数据库中的导以是同一导航窗格中的另一个位置或者是另一个数据库中的导航窗格中的位置。在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中单击航窗格中的位置。在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮，或者将光标放置在某个组上，然后按下快捷键【粘贴】按钮，或者将光标放置在某个组上，然后按下快捷键Ctrl+V。在导航窗格中重命名和删除数据库对象，可以进行如下操在导航窗格中重命名和删除数据库对象，可以进行如下操作：作：重命名：右键单击要重命名的对象，在弹出的快捷菜单中重命名：右键单击要重命名的对象，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令。选择【重命名】命令。删除：右键单击要删除的对象，在弹出的快捷菜单中选择删除：右键单击要删除的对象，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，或者选中对象，然后按下【删除】命令，或者选中对象，然后按下Delete键。键。用于可以隐藏现有类别和自定义类别中的组，并且可隐藏用于可以隐藏现有类别和自定义类别中的组，并且可隐藏给定组中的局部或全部对象。隐藏组和对象时，可以使它们完给定组中的局部或全部对象。隐藏组和对象时，可以使它们完全不可见，也可以在导航窗格中将它们作为半透明的禁用图标全不可见，也可以在导航窗格中将它们作为半透明的禁用图标显示。显示。Access数据库中的每个对象都带有一组属性，包括创立日数据库中的每个对象都带有一组属性，包括创立日期和对象类型。期和对象类型。Access自动生成大局部属性，但用户也可以向自动生成大局部属性，但用户也可以向每个对象添加描述。每个对象添加描述。对于数据库文件，应该经常定期备份，以防止在硬件故障对于数据库文件，应该经常定期备份，以防止在硬件故障或出现意外事故时丧失数据。这样，一旦发生意外，用户就可或出现意外事故时丧失数据。这样，一旦发生意外，用户就可以利用创立数据时制作的备份，复原这些数据。同时，备份和以利用创立数据时制作的备份，复原这些数据。同时，备份和复原还可以备份并复原复原还可以备份并复原Access工程工程(.adp)，该工程独立于但链接，该工程独立于但链接到到SQL Server数据库。数据库。备份吗数据库文件备份吗数据库文件 用备份复原用备份复原Access工程工程 备份数据库的方法很简单，只需单击备份数据库的方法很简单，只需单击Office按钮，然后选择按钮，然后选择【管理】【管理】|【备份数据库】命令，再按照提示逐步操作即可。【备份数据库】命令，再按照提示逐步操作即可。用备份复原用备份复原Access工程，用户可以根据当初制作备份时使工程，用户可以根据当初制作备份时使用的方法，用【我的电脑】、用的方法，用【我的电脑】、Windows 2000或更高版本中的备或更高版本中的备份及故障恢复工具或其他备份软件将份及故障恢复工具或其他备份软件将Access工程的备份复制到工程的备份复制到数据库文件夹。数据库文件夹。如果要备份单个的数据库对象，用户可以通过创立空如果要备份单个的数据库对象，用户可以通过创立空Access工程，然后从原始数据库中导入相应的对象来完成复原工程，然后从原始数据库中导入相应的对象来完成复原工作。工作。