产品图样与技术文件管理规定574

文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：1 共 6 页 产品图样与技术文件管理规定 编 制：审 核:批 准：生效日期：2012-628 受控标识处：分 发 号:发布日期:2012 年 6 月 28 日 实施日期：2012 年 6 月 28 日 1.0 范围 本标准规定了 XXXXXX 有限公司（以下简称公司)产品图样与技术文件的入库流程、归档流程、发放流程、存档保管、借阅与复印、外协图纸管理、作废销毁处理程序等管理细则.本标准适用于公司 XXXX 产品所有纸质产品图样与技术文件（以下简称图纸与文件）的管理。2.0 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准.2.1 正式产品图纸 指公司研发中心按制图标准绘制而成的已定型的产品图样.2。2 合同产品图纸 指公司投产部（或研发中心)用于合同设计的产品图样。2.3 试制产品图纸 指公司在开发设计阶段用于样机试制的产品图样。2.4 外协图纸 指公司各制造厂供应部用于零、部件外协询价、加工的产品图样。2。5 技术文件 指与产品设计相关的文件，用于指导生产的设计文件,如生产通知单、装箱单等。2.6 随机文件 随机文件是电梯产品供应商移交给建筑单位及安装单位的技术文件,这些文件应针对所安装的电梯产品，应能指导电梯安装人员顺利、准确地进行安装作业。随机文件应包括以下内容：a）安装说明书;文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：2 共 6 页 b）使用维护说明书；c）电气原理图；d)电气配线图；e）土建布置图；f）装箱单;g）安全钳、限速器、缓冲器、门锁装置的型式试验证书复印件;h）产品出厂合格证；i)部件安装图（根据需要可选).3。0 职责与权限 3.1 标准化部 3.1.1 负责所有产品图样与技术文件发放路线的制定。3。1.2 负责所有图纸使用情况的监督管理。3。2 公司资料室 3.2。1 负责所有正式产品图纸与合同产品图纸的归档保存、借阅。3。2。2 负责按规定的分发路线，对图纸与文件进行复制、盖章并下发。3。3 各部门专（兼）职资料员 3.3.1 负责本部门图纸与文件的领取签收。3.3.2 负责本部门接收图纸与文件的分类建帐登记保管与二次分发记录。3.3.3 负责本部门接收图纸与文件的更改与替换。3.3.4 负责本部门接收图纸与文件的作废（销毁）申请。3。3.5 如本部门未安排专（兼）职资料员，则由部门负责人暂时代理.3.4 战略采购部与各制造厂供应部 3。4。1 负责将外协加工图纸发往外协厂商、更改替换控制及记录管理。4。0 图纸与文件的入库流程 4.1 图纸与文件入库人员必须填写图纸与文件入库单（以下简称入库单）,其格式见附录 A（规范性附录)的规定。入库单中的“产品类别”和“图纸文件种类名称必须填写，填写时对应附录 C(规范性附录）公司图纸与文件分发部门与份数统计表中的“产品类别和“图纸文件种类名称”,没有可对应的文件类型按照实际文件名称填写，比如“技术通知单”,并按照文件标识的发放部门及份数发放，由入库人员依据对应入库内容的发放路径填写在入库单下部的“发放部门”和“发放份数”。标准硫酸图入库时除入库单外还需要填写存档图样清单列出入库图样明细，除纸面存档外，电子版存档图样清单随电子图纸一起做电子存档，存档图样清单格式见附录 B(规范性附录）。4。2 资料分发人员，应在仔细核对完每张入库单上填写的技术文件明细与实际送交的图纸与文件一一对应后，才能在接收确认栏内签字接收.4.3 完成 4。2 步骤工作后，资料分发人员应将入库单原件保存,复印一份复印件返给入库人员备查.5。0 图纸与文件的发放流程 5.1 资料分发人员应按照入库单中填写的“发放部门和“发放份数发放图纸和文件,并建立图纸和文件发放记录台账,发放记录台账以年为单位，分期永久保存.5。2 在完成图纸与文件的复印和晒印工作后,资料分发人员应按分发部门加盖受控印章，受控印章应加盖在技术文件的空白处.5。3 完成 5。2 的工作后,分发人员再将入库单按发放部门的份数制作复印件，连同图纸与文件一同文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：3 共 6 页 发放。5.4 资料分发人员按入库单要求进行资料分发，并做好发放的签收记录.当制作产品随机文件需要某些图纸与文件时，应加印一份后转交产品随机文件制作人员。5。5 各部门图纸与文件管理人员应于每天上午 10:0011：30 和下午 15:3017：00 两个时间段到分发室领取图纸与文件.领取时应仔细按入库单及存档图样清单上的明细核对，与所分发的图纸及文件是否一致，在确认无误后，必须在图纸和文件发放记录台账中签字（注明日期）领取.5.6 待入库单上所需发放的图纸与文件全部发放完毕后，资料分发人员应将入库单原件用铁扣夹装订成册,以年为单位永久存放在分发室资料柜中存档备查。6.0 图纸与文件的归档流程 6。1 当入库单上的图纸与文件全部复印或晒印完毕后，资料分发人员应马上通知图纸扫描人员领取图纸并进行图纸扫描，扫描完毕后通知档案室管理员领取图纸与文件原件。6.2 档案室管理员应按入库单及存档图样清单上的明细核对，确认与所存档的图纸与文件一致后，方可在入库单上签字领取.6。3 档案室管理员领取图纸与文件后，应立即建帐（包括电子帐)登记，并按其分类进行归档保管。6.4 只归档不下发的图纸与文件应由档案室管理员直接签收。7。0 图纸与文件的存档保管 7.1 存档图纸与文件的种类及保存期限 档案室存档的图纸与文件主要有以下 3 类：a)所有正式产品图纸的底图原件及资料室存档的蓝图,永久保存；b）所有投产用的合同产品图纸和技术文件，永久保存;c）所有产品合同的随机文件，永久保存。7.2 各类图纸与文件的存档要求 7.2.1 正式产品图纸的底图和蓝图 7.2。1。1 所有正式产品图纸的底图和蓝图均应在存档时建帐(包括电子帐）登记备案，且必须保证帐物相符。7。2。1。2 所有正式产品图纸的底图均应存放在底图柜中，并按梯种和图号分类存放.底图应平放，不应折叠。如果底图过大或过长时导致不能平放在底图柜时,允许将底图弯曲存放，但不应出现折叠的痕迹.7.2.1.3 所有正式产品图纸的存档蓝图应统一用“铁厚文件夹存放，且文件夹的标签应注明所存蓝图的图号范围。蓝图数量应与存档登记的帐目相符.7.2。2 合同产品图纸和技术文件 7.2.2.1 所有投产用的合同产品图纸和技术文件均应统一存放在塑料文件袋中，每个文件袋以合同号及项目名称为标记，并在文件袋中必须建立卷内目录，且必须保证目录与实际存档的合同产品图纸和技术文件相符。7。2。2.2 合同产品图纸和技术文件应登记建帐，同时还需在计算机中建出电子帐，且必须保证电子帐与手写帐相一致。7。2。2.3 如合同产品图纸和技术文件出现新增、作废或替换,档案室管理员必须对相应的卷内目录进行及时更新。7。2.3 产品随机文件 7.2.3。1 所有国内产品随机文件由资料室存档，国际产品随机文件由国贸公司存档,存档的随机文件均应按完成的年、月登记建帐，必须保证帐物相符。文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：4 共 6 页 7.2。3。2 存放随机文件的资料柜也应按完成年月予以标记，以便检索.7.2.3.3 所有产品的随机文件统一按公司规定进行整理并装订，外边用标签注明合同名称、合同号等检索信息。7。3 生产及质检部图纸 7.3.1 生产及质检部所用的正式产品图纸应永久保存，严禁作废。7.3。2 生产及质检部所用的合同产品图纸与技术文件,应使用到计划部门通知该合同已发货完毕,才允许作废。8.0 图纸与文件的借阅与复印 8。1 管理总则 8。1.1 为确保公司技术机密不被窃取，所有公司图纸与文件的借阅或外借时，申请人都必须填写图纸与文件借阅申请单，格式见附录 D（规范性附录），且必须经技术副总经理（或其授权人）的批准。8。1.2 为防止图纸与文件原件在使用过程中破损或遗失，公司档案室存档的图纸与文件原则上一律不外借，只允许在档案室就地借阅。如有特殊情况需从档案室外借图纸与文件原件时,必须填写图纸与文件借阅申请单。8。2 借阅（出）程序 8。2.1 借阅人首先到档案室领取并填写图纸与文件借阅申请单,随后履行签批手续，要求各级领导的签字必须完整。8.2.2 借阅人将批准后的图纸与文件借阅申请单交档案室管理员统一编号保管备查，档案室管理员在借阅（出）前，应仔细检查图纸与文件的总页数和使用状态。8.2。3 严禁借阅人在图纸与文件上进行标注、乱写乱画，折叠、转借，借阅完毕后应立即归还。8。2.4 档案室管理员应仔细检查借阅人所归还图纸与文件，确认其与借阅（出）前一致，并在图纸与文件借阅申请单上签字确认后,方可允许借阅人离开档案室。8。2。5 如档案室管理员发现所归还的图纸与文件有缺失、破损、随意标注、乱写乱画、折叠、转借等现象，或借阅人在规定的 3 天期限内尚未归还,应立即将情况上报上级主管领导，公司将视问题严重性给予通报批评和经济处罚。8。3 复印程序 8。3.1 图纸与文件一般不允许复印，特殊情况需复印时，应由申请人到资料分发室领取并填写图纸与文件复印（晒印)申请单，格式见附录 E（规范性附录），且必须经技术副总裁（或其授权人）签字批准.8.3。2 如需借用存档的图纸与文件,申请人应先将批准后的图纸与文件复印（晒印)申请单复印一份上交到档案室，档案室按借出程序办理。8.3.3 如不需借用存档的图纸与文件，申请人直接将批准后的图纸与文件复印（晒印）申请单上交到资料分发室，资料分发室统一编号保存。8.3。4 复印申请人必须自备纸张，资料室概不提供纸张。8.4 处罚办法 8。4.1 借阅人不得在存档图纸与文件上作任何记号、涂改、损坏或转借,若发现归还的图纸与文件有上述情况发生时，公司对相关责任人处以 500 元1000 元的罚款。8。4.2 若在借阅期限内不能归还时,借阅人需写情况说明并报技术副总裁（或其授权人）批准。对于到期不还,不办理续借手续的人员,公司对相关责任人处以 500 元1000 元的罚款.8。4.3 若图纸与文件在借阅（出）过程中遗失,公司依据图纸或文件的重要性对相关责任人处以 1000 元3000 元的罚款。文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：5 共 6 页 9.0 外协图纸的管理 9.1 外协询价时由计划提供图号给战略采购部或供应部，战略采购部与供应部应直接采用 PDF 格式电子版图纸询价，不允许再申请纸质图纸。9。2 外协加工时由计划提供图号给战略采购部或供应部，战略采购部与供应部应直接采用电子版图纸做外协加工，把电子版发给供应商,并做好发出记录。9。3 外协图纸电子版文件应从公司 PDM 系统中调用,只允许下载调用有签字的扫描版,不得从其它途径获得。任何非 PDM 系统中的电子版图纸均均视为无效。由其使用不当所造成的一切后果和经济损失，全部由战略采购部及各制造厂供应部承担.9。4 战略采购部及各供应部应指定一名专职或者兼职资料员负责外协图纸的登记、收发和保密工作，若暂时未指定资料员，则由部门负责人暂行代理。10。0 图纸与文件的作废销毁程序 10。1 图纸作废由各部门先填写图纸与文件作废（销毁）申请单报各级领导审批，如果所要作废的文件很多，应附文件明细。图纸与文件作废(销毁）申请单格式见附录 F(规范性附录）。10.2 图纸与文件作废（销毁）申请单经批准后，由申请部门复印两份，并将申请原件上交公司资料室存档备案，一份复印件由部门留存核对用，一份销毁时用.10。3 申请部门自行将需要作废销毁的图纸与文件运往公司指定销毁处。10。4 销毁的纸质图纸与文件必须经过碎纸机粉碎或者烧掉，光盘必须锤击粉碎。11.0 图纸与文件的管理细则 11.1 公司资料室 11。1。1 公司资料室是图纸与文件首次下发和存档的归口管理部门，同时也是分发印章的归口管理部门。11。1.2 资料分发人员有权对不执行本标准的入库单进行拒收。11.1。3 在图纸与文件原件存档到档案室之前，分发人员应将其妥善保管好，应做到不丢失、不破损.一旦因设备原因造成的图纸与文件原件破损，分发人员必须及时上报主管领导并通知相应设计人员重新补入图纸与文件。11。1。4 资料分发人员必须是在确认各部门资料领取人员在登记帐的签收栏内签字后,才能发放图纸与文件。对不签字的部门,应不予发放。11.1.5 当设备出现故障导致技术文件无法正常下发时，分发人员应及时将情况反应给主管领导和各部门资料领取人员，并立即通知设备维修部门尽快将设备故障排除。11。2 各部门入库人员 11.2.1 各部门入库人员必须严格按本标准的规定执行入库流程，认真填写入库单及存档图样清单，并确保入库技术文件与其相一致.11。2。2 对需存电子版的图纸与文件，各部门入库人员必须到归口管理部门进行签字确认后，方可按本标准的规定执行纸质技术文件的入库流程.11.3 各部门资料管理员 11。3.1 各制造厂下属各部门、质检部等图纸与文件的接收部门均应设置专职或兼职资料管理员,负责日常图纸与文件的领取签收、登记建帐、二次分发、分类保存及更改替换管理、以及本部门图纸与文件的作废(销毁）申请.11。3。2 各部门资料管理员在领取图纸与文件时必须履行签收手续.11.3.3 各部门资料管理员应妥善保管好所领取的图纸与文件，保证图纸与文件的清晰和完好。对破损、油污、损坏和不清晰的图纸与文件，必须以旧换新，才能重新领取，每次更换不超过 20 张为限.文件编号：LZ/QT/-作业指导文件 文件版本号：A 修订号：0 产品图样与技术文件管理规定 页 码：6 共 6 页 11。3。4 如发生图纸与文件丢失，公司将对丢失原因进行调查，并对责任人和责任部门负责人处以每张500 元的罚款。11.4 合同产品图纸的借用 11.4.1 当投产人员需要借用前期投产过的合同产品图纸(合同白图）时，应填写合同图纸复印申请单从档案室借出需要借用的给合同用的投产白图。合同图纸复印申请单格式见附录 G（规范性附录）.11。4。2 复印人员确认合同图纸复印申请单审批完整后,签字确认并存档备查。11。4。3 投产人员复印完合同白图后，应立即将图纸原件返还档案室。11。4.4 投产人员用复印后的白图，重新执行入库程序。11.4.5 以上合同图纸复印申请仅限合同白图,标准蓝图以及其他文件的复印及请晒按照 8。3 执行.