公司邮件、快递管理办法

第 1 页 共 4 页 1 目的 为了规范邮件、快递的收发业务管理,合理的控制物流成本，方便公司文件及物品快速送达,提高办公效率，明确责任,特制定本办法.2 适用范围 公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等的快递物品管理。3 职责与分工 3.1 各部门负责本部门的快递收、发及账务管理工作.3。2 行政管理部负责月底账务汇总及报账工作。3。3 财务资产部负责快递费用审核检查。3。3 由公司门卫室负责签收的快递,门卫负责保管。4 寄件流程 准备寄件物品选择快递公司填写快递单包装寄送保存单据 5 流程说明 5.1 准备寄件物品信息：仔细核对所寄物品。5。2 选择快递公司：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度、合理、准备地选择性价比高的快递公司(联系方式:见附件 1）.5。3 填写快递单:用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（如收件人、收件人地址、联系电话、寄件人、寄件人地址等），并在运单号后面空白处签上部门，以便核对。第 2 页 共 4 页 5.4 包装:根据所寄物品的类型,按照快递物品包装要求进行包装.如文件类的物品,放入快件袋即可；易碎物品，要用柔软的物料包裹好，再放入快递箱，若物品不止一件，还要分别用海绵、瓦楞纸等物包扎；贵重物品，要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料填塞,箱外再用坚韧的纸或者用布包装。5。5 寄送:寄件人将包装好的快递交给提前联系好的快递员寄出。5。6 保存单据:寄件人需将所有寄件的快递单保管好,便于对账和查询。6 寄件相关规定 6。1 所有需寄出的快递由本部门自行负责。6。2 物品分类：普通件（如资料、票据、普通文件、普通样品与配件、一般物品等）；紧急件（如急需发送的物品）；贵重件(如贵重物品（价值 500 元以上)、重要资料、文件（如证件）等）;超重件（重量超过 1KG 的物品）。6。3 快递公司选择参考表：普通件：邮政或申通(普通信函、贺卡、无时间限制的均选邮政，以平信方式邮寄）；紧急件：顺风快递或 EMS;贵重件：邮政或顺风快递;超重件:邮政 7 收件相关规定 7。1 所有外来快递原则上由收件人本人到门卫室签字接收，邮递员不允许进入公司内部，若收件人不在,可电话通知本部门其他人员代为签收.7.2 如遇周六、周日、下班时间或节假日期间，除贵重物品、公司私密文件外，不需支付到付快递费的收件,可由公司门卫室人员代为签收，需要支付到付快递费的收件，应及时联系收件人或收件部门签收。7。3 门卫室代为签收的所有快递，必须在快递接收登记薄（见附件 2）第 3 页 共 4 页 上登记,并在门卫室门口小黑板上公布收件人姓名,由收件人本人到门卫室签字领取。7.4 门卫室代为签收的所有快递，门卫要检查有无开封、损坏现象，如有开封、损坏，门卫负责通知快递接受部门或接收人,部门指派人员到门卫室查收,部门不派人或不收的函件按退回处理。7.5 由门卫室代为签收的信件、包裹，在公布后五个工作日内必须取走，超过五个工作日按退回处理.8 遗损件索赔 8。1 寄（收)件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到主管领导，由主管领导与快递公司跟进索赔，寄（收)件人须给予相关配合。8。2 各部门须对索赔件进行记录,便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务水平.9 费用管理 9.1 每月 1520 号各部门与快递公司核对业务明细，以月为单位，纸质版由部门负责人审核确认后与电子版一起，交行政管理部统一汇总核算、报销费用。9。2 行政内勤收到各部门的快递费用明细后,检查纸质版与电子版是否一致，部门负责人是否审核确认.行政内勤核对无误后，将汇总表按快递公司划分明细后发至财务部。9。3 根据快递服务合同，在快递公司提供好增值税发票后，填写费用报销单及各部门负责人审核确认过的纸质版一起交由财务报销本期快递费用.第 4 页 共 4 页 9。4 快递费用均挂到各部门管理成本，各部门负责人应做好此项费用成本的年度费用预算支出 9。5 对于每月快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交总经理确认后报审计监察部备案.10 处理、处罚与考核规定 10。1 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的 5 倍处罚。10。2 严禁私自寄公司产品,一经发现按该产品市场价值的 5 倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任.11 解释权归属和施行日期 本办法解释权归行政管理部，自发布之日起施行。12 附件 附件 1：快递公司联系方式 附件 2：快递接收登记薄