外企的邮件制度

外企的邮件制度。几个要点：一、书面胜于口头你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据， 年终盘点也知道你每天都干了些什么。Written is always better than oral （书面强于口头）。 长此以往，极度锻炼商务英语。二、搞清楚 TO，CC，BCC，FWTO,收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO；CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你 需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人 挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就 等于不给你老板面子。BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给 这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样， 你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放 一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因 后果去帮你跟进。FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简 单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX，pls. follow.（请处理）简 单明了。有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有 一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅 写个FYI（for your information,仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或 者是从上到下的。如何写邮件（2）三、关于回复（Re）礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是 极度不礼貌的。四、关于已读回执为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：1. 很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫， 因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。2. 是个人目的看收件人究竟打开过没有。我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus这个的设置并不一样，我不是IT，可能不 够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查 （在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮 件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉， 你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的， 在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发 送已读回执。或者这个功能也只是防君子不防小人。五、关于优先级我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读 者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事 的。所谓重要，需要发件人很好地判断。六、关于群发企业邮件系统的好处就是每个staff （员工）都赫然在录，不需要像私人的address book （通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可 能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很 恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR （人力资源）的通知，Admin （主管） 的通知，某重要人物的离职，来自GM office （总经理室）的公文.我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文.要知 道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。七、关于自动回复这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指out of the office （不在办公室）的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复， 但是一旦休假了，谁take care （负责）你的工作，你几时回来，urgent case （紧急任务） 如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你 已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。八、关于签名档专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还 有公司的Logo或者网址。你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至 短信通知，而绝对没必要群发。每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。这里顺便再讲一讲给领导写邮件的要点不外乎几种：汇报工作总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾 的现状是评价一个人的performance （绩效）取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领， 如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。请求批示写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么 都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少 不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报 了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是 manager （领导），只会反映问题的不过是staff而已。当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当 一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face （面谈）会是更经济的选择。 曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。 她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。转发资料可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果 要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都 存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职 业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。