公司车辆及用油管理制度

公司车辆管理制度第一章 总则为使公司车辆管理统一，合理有效的使用各种车辆，最大限度的 节约成本，更有效的控制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况， 尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行 控制，以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经 济、可靠，特制定本制度。本制度适用公司各部门的所有车辆。第二章 车辆使用管理第一条 职责行政处办公室负责车辆派遣及使用，并对各部门用车进行审批、 协调、安排，保证办公车辆的有效使用。第二条 公务车辆使用管理1、公务车辆使用人（1）公司专职汽车驾驶员，因公使用公车。（2）公司员工，因公使用公车。（3）必须填写公务车辆使用申请表，由总经理批准，综合行 正处备案。2、公务车辆使用安排（1）行政处对审批通过的用车申请，填制车辆派遣表，将每 次外出的时间、地点、公里数记入并有申请外出人签字认可。（2）公务车辆驾驶人员在收到车辆派遣表时，应提前检查 车辆状况及油量情况，按照派遣表上的时间按时出车，并填写好派遣 表的相关数据。（3）公务车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格按照派遣表 中所规定的时间返回公司，如果在派遣表规定的时间内无法及时返回 公司，应提前向行政处说明原因，获得批准后方可延时。（4）公务车辆驾驶人员办完事后应及时返回公司，如遇交通阻 塞或意外情况不能按时返回公司的，应提前向行政处说明原因，获得 批准。（5）公务车辆驾驶人员返回公司后应将填好的派遣表及时上交 行政处审核，审核无误后存档。（6）公司公务车驾驶人不得擅自将车开回家。办完公事必须将车辆停放在规定的地点。不得因私使用车辆。第三章 车辆用油管理第一条 职责1、行政处主任负责对公务车辆的用油进行监督、控制，财务部 辅助配合监控管理。2、各部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在 经济耗油的情况下有效的运营。第二条 车辆油卡管理1、公司所有车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度。2、公司所有车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不 得以任何理由用现金加油，如遇特殊情况需现金加油，须经行政处、 财务处总监批准，并报车辆管理人员备案。3、车辆加油卡办理后，管理人员应按车牌号与油卡号码进行备 案登记，每月进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情 况，比如油卡坏了，不能正常加油时，应报车辆管理人员，及时修理 或使用备用油卡加油。4、禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，如遇 特殊情况，应经车辆管理人员同意。5、车辆管理人员应根据车辆需要办理备用油卡，在车辆所配油 卡金额不足时备用，车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录， 便于月底数据统计。6、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票 要保持连续性，月底按顺序粘贴在车辆用油统计表上。7、驾驶员在油卡充值前，应统一根据车辆管理人员的口令，在 某一统一的时间点记录本月车辆用油的实际数据，其中：（1）月初余额为油卡在上次充值前的余额。（2）本月充值为油卡上次充值的金额。（3）月末余额为油卡最后一次加油后的金额。（4）本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+ 现金加油（5）起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。（6）中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数。（7）中止公里时油箱所剩油量为本次记录数据时油箱的油量金 额化。8、一车一卡，一车一表，管理人员在申请充值时应将每辆车的 车辆用油统计表上报财务审核。9、车辆在使用备用卡加油时，应收集好小票，并在小票背面注 明加油车辆车牌号，交给车辆管理人员，车辆管理人员对每张备用卡 须填备用卡加油统计表，连同车辆用油统计表一齐上报财务 审核。10、特别注意事项：车辆用油统计表中的现金加油与备用卡 加油应详细记录日期与备用卡号。第三条 充值申请流程1、车辆管理人员应实时了解车辆油卡的用油情况，在油卡金额 接近 500元时，及时申请油卡充值。2、车辆管理人员在申请充值时，须做好车辆用油统计表工 作，并保证将车辆用油统计表及时上报财务，财务在对油卡充值 审核时要对上次充值的用油情况进行审核。3、车辆油卡充值申请审核通过后，财务部将以支票或本票转交 车辆管理人员，车辆管理人员领取后及时充值。4、车辆管理人员给油卡充值后，应将各车辆充值明细连同发票 一齐带回公司财务部。第四章车辆维修、保养管理第一条 职责1、对维修服务公司需有行政处及车辆管理人员共同考评和选择，维修厂原则上使用4S店的维修，车辆管理人员对维修项目进行初审, 行政处主任审查确认。2、车辆管理人员负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、 维修质量、维修记录等资料。3、驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。4、驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写车辆维修申请单； 确认保养维修合格；保留更换部件交公司验审；对维修质量进行及时 反馈。第二条 工作流程1、日常检查、保养、维护（1）驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。（2）行驶中注意车辆是否有异常声响。（3）经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。（4）驾驶员每月底进行检查保养。（5）每月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用 情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。（6）每月由驾驶人员检查车辆消防设施。7）车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务。（8）车辆日常补胎及小零件应取得正规发票。2、定期保养（1）驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保 养。（2）保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶员不得自行选择 修理厂。（3）驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录，经车辆管理人 员核实后，由综合管理部安排车辆保养时间。（4）驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理， 不允许先斩后奏。（5）定期保养操作流程：驾驶员填写车辆维修申请单行政处检查-审批（需要财务处总监审批须审批）-凭审批后的车辆维修申请单（项目、金额） 通过报帐中心借款-对审批后的项目进维修 -维修过程中如需增加 维修项目，由综合管理部确认维修-对维修车辆进行检查-索取发票 及维修清单 会计人员对维修项目进行审核 通过报帐中心冲销借款。3、突发故障（1）在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检查，查明原因并 判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。（2）如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得部门经理同意 就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报 请示处理方案。（3）发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车辆管理人 员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。（4）突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请-获批准 后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）-补填车 辆维修申请单-对维修质量进行反馈和记录车辆管理人员鉴定、审核部门经理签字走报帐中心报销。4、保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收，合格 后方可进行运输。第三条 特别事项1、公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维 修，可指定两至三个点。2、车辆保养、维修不允许驾驶员用现金交易，驾驶员应在指定 维修点修理后，由公司隔月统一支付。3、新车在 5000 公里时都有一次免费保养，各新车驾驶员注意利 用。第五章 车辆违法及理赔管理第一条 车辆违法管理1、公司公务车辆交通违法处理的原则是：谁违法、谁处理、责 任自负、费用自理。交通违法信息由行政处定期通报，违法责任由车 辆所属部门划分，处理违法的费用全部由违法责任人承担。2、行政处填写派车记录，注明每台车的驾驶员和使用起止时间， 在该时间段的交通违法由该驾驶员承担；如果有违法但此时间段没有 对应的派车记录的，原则上由该车专职司机或公司指定使用人承担交 通违法责任。3、公司领导同意外单位人员驾驶公司车辆的，在此时间段的交 通违法与公司专职司机无关；车辆管理人员和驾驶员将公车私用，或 不按派车单执行擅自将车交给他人驾驶，在此时间段的交通违法一律 由该车辆管理人员和驾驶员承担。4、行政处每月 5 日前对公司所有公务车辆交通违法情况进行网上查询，有违法记录的，如实书面通报给车辆使用人或专职司机。5、承担交通违法的责任人应及时消除违法记录，费用自理。如 通报当月未消除违法记录，行政处通知财务处从责任人最近一个月工 资中预扣违法处理费用，该费用包括罚款和扣分处置费用（每张罚单 200元），如果要吊销驾驶证的，另外再预扣2000 元。6、预扣违法处理费用后，责任人消除违法记录的，预扣费用如 数退还；超过一个月责任人仍未消除违法记录的，由行政处代为处理， 处理完后，预扣费用多退少补。7、员工办理调动或离职手续前，应先到行政处核对有无交通违 法责任记录，如果有违法记录的，该员工必须先按本规定消除违法记 录才能办理调动或离职手续。第二条 车辆事故理赔管理1、车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员必须遵 守交通法规。2、车辆在发生交通事故时应及时通知行政处、联系保险公司， 由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。3、驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不 要耽误正常工作，修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单 向公司借款支付。4、保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理 单交于驾驶员，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾 驶人员所留的手机上，驾驶人员应妥善保管。5、驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。6、当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔 号的受理单或理赔号来财务处领款或办理冲账手续。7、财务处应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理。附表一：公务车辆使用申请表 附表二：公司车辆派遣登记表 附表三：车辆用油统计表 附表四：备用卡加油统计表 附表五：车辆维修申请单申请人申请日期申请部门乘车人货物件数用车时间日 时 分至 日 时 分起止地部门经理派车人行车里程车号驾驶员申请人确认事由职能部审批晋城市仝凝工贸有限公司用车申请表申请人申请日期申请部门乘车人货物件数用车时间日 时 分至 日 时 分起止地部门经理派车人行车里程车号驾驶员申请人确认事由职能部审批晋城市仝凝工贸有限公司车辆派遣表出车日期驾驶员出车时间出发公里数返回时间回程公里数通行费备注接送人员接送理由行政处意见总经理意见晋城市仝凝工贸有限公司车辆派遣表出车日期驾驶员出车时间出发公里数返回时间回程公里数通行费备注接送人员接送理由行政处意见总经理意见晋城市仝凝工贸有限公司车辆用油统计表日期车号公里数加油金额油卡现金余额签字年月日晋城市仝凝工贸有限公司车辆维修申请表年月日总经理意见备注注：此单一式二联，第一联报行政处，第二联报财务处