加强公司应收账款的管理

加强公司应收账款的管理 应收帐款(Accounts receivable)是由于商品和服务的交付以及在一般商业活动中扩展信用而造成的顾客拖欠公司的款项。应收账款是企业一项重要的流动资产,是企业对外赊销产品、材料、劳务等项目而形成的应向对方收取相应款项的一种外置资产。由于商业竞争的原因，赊销已成为现代企业促进销售、增加毛利的重要手段，应收账款投资也随之产生了。企业如果能合理利用应收账款这一营销策略，就会给企业带来收益；如果运用不当，则会导致大量呆滞坏账和相关费用损失。企业应收账款管理的核心就是要确定一个最佳信用政策，使其增加销售所产生的边际利润超过增加应收账款投资的边际成本。应收账款投资成本主要包括应收账款的机会成本、管理成本和坏账损失。其中，应收账款机会成本的计算方法比较复,应收帐款的回收是一项非常复杂，需要耗费大量时间和人力的工作。如果管理和回收工作不力，则会给公司造成拖欠严重，资金紧张，甚至坏帐损失等不良情况。该资产被对方经营，对方可以任意调度使用，本企业却无法控制，形成一定时期内企业的“虚拟资产”，只有变现为现金流入企业后，才能参与到本企业再生产过程中，为企业创造新的收益。而这一过程的长短，对企业经营效果来说影响较大，历来令企业管理者感到棘手，难于操作。我国的企业往往对应收账款这一重要的资源重视程度不够。由于各种原因，许多企业尤其是国有企业只重视账面的利润，并没真正重视应收账款所带来的经营风险和不良应收账款对企业资产的侵蚀，它给企业的正常周转带来的风险是不容回避的。私营企业尽管对应收帐款有着较高的重视程度，但由于其经营政策的相对灵活性，也会产生大量应收帐款。而且随着大量私营企业和股份制企业规模的不断扩大，应收帐款也不断随之扩大。如何正确认识应收帐款，并有效管理企业应收账款这一重要资产，在尽可能增加企业经营灵活性与市场竞争力的前题下降低可能的风险，是本文探讨的出发点和目的。一、应收账款的成因企业生产产品的目的是为了满足社会的需要,通过销售产品取得货币,从补偿生产经营过程中的耗资,从而使生产经营活动不断地顺利进行。在社会主义市场经济条件下,市场供求多变,竞争激烈, 企业为了在激烈的市场竞争中占有一席之地，除了依靠提高产品质量、降低产品价格、提供良好的售后服务等传统的策略外，建立在商业信用基础上的赊销成为企业扩大销售的重要手段之一，,这样就产生了应收账款。因为,应收账款具体表现为企业的资金在销售过程中被购货单位所占用,如果不能及时收回该项资金,必然影响到企业资金的周转,也就不能维持正常的经营秩序,而且在收回前的持有时间内,它不但不会增值,反而要随着时间的推移付出代价,即丧失一部分资金时间价值,以及在债务人由于各种原因无法偿还时,就要发生坏账损失等。根据有关部门调查,我国企业应收账款占流动资金的比重远远高于发达国家。企业之间尤其是国有企业之间相互拖欠货款,造成逾期应收账款居高不下,已成为经济运行中的一大顽症。造成企业应收账款居高不下的原因可以从两个方面来归纳1企业经营环境的影响，一方面是扩大市场份额的需要，在激烈竞争的市场经济中，赊销成为企业扩大销售的主要竞争手段。另一方面是很多企业故意拖欠账款，社会普遍缺乏诚信。2企业自身的问题，从主观上我国企业管理者普遍只重销售而忽视包括应收账款管理在内的内部管理，而客观上他们对于应收账款管理无论是经验还是理论都十分缺乏。 从增收节支、提高效益的管理目标考虑，企业的应收账款管理主要是应充分估计应收账款持有成本和风险，强化回收工作，降低有关成本损失，在总体上应权衡有关信用政策的利弊得失，争取企业利益最大化。加强应收账款管理的意义在于以最小的成本获得最大的盈利。二、应收账款存在的问题 我国企业尤其是国有企业之间相互拖欠货款，造成逾期应收账款居高不下，企业的信用意识比较淡薄，信用管理制度建设严重滞后，很多企业因被他人拖欠和赖账，资金流动严重不畅，已成为经济运行中的一大顽症。许多企业在应收账款的管理上存在着很多问题，下面就我国企业应收账款管理存在的问题以及原因分析进行阐述。1、在赊销货物前对客户的信用状况调查不够，导致应收账款不断增加客户的信用状况调查，首先是要了解客户过去的信用状况，即通过多种方式获取客户的信用资料；其次，是要评估客户目前和将来的信用状况，通过一定的评估方法了解客户的财务情况和偿还能力，根据这种信息再决定是否对其采用赊销政策。但许多企业在对客户的信用状况还没有充分调查了解情况，为了扩大市场份额，提高竞争能力，增加销售收入，就一味地增加赊销额，致使许多赊销款项无法及时收回，企业的应收账款规摸也就越来越大，从而增加企业经营的风险2、信用管理制度不健全，信用管理部门设置不科学。在我国企业中很大一部分没有建立信用管理制度，即使有也只是简单地将信用管理这一职能归并在财务部门或者销售部门。应收账款由销售部门管，自己对自己的工作评价，必然造成管理失效。如由财会人员来管理，会计人员虽然对账务处理比较清楚，但对具体客户情况并不很了解，简单归由会计人员来管理也并不合适。而这两种方式都无法使信用管理取得多部门的配合与支持。 3、对应收账款的帐龄没有及时分析，导致企业风险增大账龄反映的是应收账款的持有时间，它不仅是估算应收账款总体风险和时间价值损失的主要依据之一，也是计提坏账准备的现实基础。一般而言，收欠的难点和重点是逾期款项，特别是陈年老账，拖欠越久，收回的难度越大，变现的可能性越小，预期的价值也就越低。企业的财物管理部门应利用帐龄分析表来检测应收账款的发展趋势，避免长期应收帐款的存在，减少企业风险。但目前，许多企业的应收账款的账龄没有及时分析，大量陈账、呆账常年挂账，造成企业资金周转困难，同时对挂帐时间很长的应收账款也没有采取相应措施，以致于在债物人破产或死亡，收款凭证资料丢失或损失，或当事人离职情况不明等，使应收账款成为坏帐，这样在增加企业管理成本的同时也直接减少企业的经济效益。4、催收应收账款的方法和程序不当，导致应收账款的催收费用大量增加催收费用是指欠款单位因各种原因没有及时偿还所欠款项时，债权人为了收回应收账款所耗的各种费用，它包括人工成本和其它各项成本。企业在进行赊销前虽然对用户进行了信用调查和信用评估，但还是会有一部分应收账款由于种种原因不能及时收回，这就要求企业制定合理的催收方法和程序。一般说来，企业催收应收账款应从催收费用最小的方法开始，即首先从电话联系开始，到信函通知、电告催收、派员面谈直至诉诸法律等，而有些企业在催收应收账款等，没有坚持效益优先的原则，因催收方法不当造成催收费用大量增加，因而也增加了企业的管理费用。5、法制维权意识薄弱 虽然现在市场经济不断完善，法制不断健全，人们认识到学法、守法、用法、维法的重要性，但还是有相当一部分人对法律知识缺乏钻研，理解不够透彻。所以当他们面对不能收回的应收账款时无法有效地运用法律武器保护自己，错过了清收的最佳时机，这都是企业管理者法制维权意识薄弱的结果。 三、应收账款对企业的影响 应收账款对企业的影响主要来自两方面： 1、高额的应收账款直接影响企业的现金流入，直接引发财务危机企业通过赊销不断扩大销售，而赊销的背后就是不断上升的应收账款，很多企业在具有良好的盈利状况下，因应收账款管理不善而面临财务危机。我国许多企业包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无资金，帐面状况不错却资金匮乏的状况。2、应收账款的坏帐风险对企业盈利状况的影响逾期应收账款对企业的危害直接体现在坏帐风险上，据统计逾期应收账款在一年以上的，其追帐成功率在一半以下，而在我国逾期应收帐款已达到百分之六十以上。我国企业尤其是国有企业，实际已成坏帐但未作坏帐处理的情况普遍存在。四、加强对应收账款的控制管理的对策 应收账款是企业在经营过程中发生的一项债权，也是企业向购货方或接受劳务方提供的一种短期信用。及时收回应收账款，能够减少企业营运资金在应收账款上的呆滞和占用，从而提高企业的资金利用效率。因而，应收账款的管理是财务管理的一个重要内容。针对目前我公司应收账款存量大、资金沉淀过多、资金使用效率较低的问题，我认为应把应收账款的清、收、管作为盘活资金、强化管理、提高效益的一条重要措施来抓，在实际工作中应作出相应的事前、事中、事后控制管理的对策。1、事前控制应收账款积累过多，会影响企业财务状况和正常经营，单纯的事后催收和控制远不能解决问题，不能清除应收帐款对企业各方面的消极影响，同时催收和控制本身也给企业带来诸如增加费用、丧失市场、内部失衡等新的麻烦，这就督促经理人要创新思维，把眼光投向事前控制。搞好应收帐款的计划管理，应从下面三方面入手：一、在年度计划中明确规定应收账款年末余额。应收账款计划是应收账款管理的重要一环，财务科应每年核定一次应收账款成本，这其中包括：（1）管理成本。指对顾客的信用情况调查所需的费用，收集各种信用的费用，催收账款的费用及其它用于应收账款的管理费用等；（2）合理估计坏帐成本；（3）利息成本。在正确计算应收账款余额的情况下，算出每年我公司为垫付这些资金而向银行贷款需支付的贷款利息。主管领导及有关部门根据这些信息在权衡利弊得失的情况下，制定年末应收账款计划。二、在公司中长期财务政策中，根据行业特点和公司应收帐款的实际情况，设定一个相对积极的平均收帐期，允许每年平均收帐期在这个指标值的上下几天浮动，并可以在年度计划明确当年的平均收帐期同时，财务部门应及时编制应收账款帐龄分析表，利用帐龄分析表来检测应收账款的发展趋势,并及时向领导和有关部门提供信息,以利于有关部门采取相应措施，避免陈帐、呆帐的产生。三、在公司中长期财务政策中，根据行业特点和企业流动资产的结构，设定一个应收账款占流动资产总额的比例，对应收帐款的总额实行弹性控制。不宜将应收账款的总额实行弹性控制。不宜将应收帐款与企业总资产进行比较，因为企业固定资产、无形资产、长期投资等与经营的关联度相对较弱，而且变化很大，使得这种比例既不稳定又不准确地反映问题。在搞好计划管理时，必须解决好两个问题： 一、计划的务实、严谨。计划的务实体现在设定的指标符合实际，不能一厢情愿和想当然，各项指标是建立在对实际情况详细深入的调查和周密预测的基础上，有充分的事实依据和数字依据。计划的严谨是指在计划指标的设定上要充分论证、分解。以应收账款年末计划余额为例，在有多家下属企业的集团公司，这一指标必须层层分解到各经营单位，必要时应分解到业务大类乃至品种。作为时点性指标，还应该辅以阶段性指标计划，否则，秋后算帐可能无济于事。 二、计划的权威、严肃。一个好的计划，必须以公司上级或董事会的名义下发，使之体现决策层的意志，赋予较高的权威，才可能得到完全贯彻。在我国，企业这一微观层面的计划制订还存在一些不够严肃的地方，如一夜计划、一人计划、打足埋伏、调整计划等等，这些现象如不另以整肃，计划的所谓务实、严谨、科学、权威等都将成为一纸空文。担保严肃性，还表现在计划的考核上，没有明确和量化的考核办法，计划的执行就缺乏激励因素，其效果无疑会大打折扣。责任是不变的主题，事前控制突出的是预防，集中体现在健全机制和制度约束两个方面。责任管理就是针对应收账款经常出现的情形，以制度的形式将债权责任明确下来，规范有关人员的行为，实现事前控制。主要内容应有：1、明确划分责任范围，应成立由主管领导亲自挂帅的清欠小组，各有关部门之间互相配合，明确职责。并由公司根据各欠款单位的实际情况，欠款形成时间的长短，清收工作的难易程度下达清收资金的目标，对某一家客户在某个时段的欠款应由业务经办人员负责，对公司全部的客户尽可能落实到个人，制定清收措施，根据实际收回资金的数额，对有关部门进行考核；2、明确规定应收账款收回之前，责任人不得调离公司；3、明确规定对超越权限形成应收账款和坏帐应负的各种责任；4、明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；5、明确规定不按程序办事形成应收账款和坏帐应负的各种责任；6、明确规定责任的监督部门，防止责任管理流于形式；7、各责任部门要抓住重点，突破难点，采取先大后小、先易后难、以点带面的办法，把那些数额较大、时间较长的欠款户，作为重点清收的对象，一抓到底，以此来全面推进清欠工作顺利进行。同时，应结合我公司实际情况，设计一套资金清收月报表，资金清收情况分析表等，以进一步确保清收工作的落实；8、最后应狠抓制度建设，制定应收帐款管理的有关规定和管理办法，把应收账款的管理工作纳入系统化、制度化、规范化的轨道，杜绝前清后欠、前清后乱的现象。合同管理维权益，合同之所以成为控制经营风险的手段之一，就在于它依照合同法以文字的形式明确规定买卖双方的权利义务关系，并受到法律保护。唯其如此，对合同的管理就应该更加慎重、更加完善。 从应收账款事前控制的角度看，合同管理应该强调以下几项重要内容：1、公司除现金收入之外的供货业务都应签订合同；2、公司主要的供货业务应使用统一的合同范本；3、公司对外签订的销售合同的要素必须齐全且符合法律规定，特别是付款形式、帐期和延期付款的具体违约责任等应清楚、准确地载于合同条款； 4、公司对外签订的销售合同的传递、保管必须有明确的程序条款，确保快捷和安全；5、公司对外签订的销售合同的执行、跟踪和检查要有明确的制度规定，以防止帐期延长和客户赊销突破额度。销售政策，关键之招，从控制应收账款的角度出发，企业的销售政策大致可以分为以下几种：1对资信差的客户一律采取现款交易；2、对资信一般或资信较好但尚未进一步证实的客户，在现款交易不被接受的情况下可以采用承兑汇票结算方式；3、对资信好、实力强、有前景的客户可以采用分期付款和赊销的方式，但在付款期限和累计金额上应有明确规定，并应坚持清旧款、发新货的原则；无论何种客户，当其提前付款或现金交易时，可考虑给予信用优惠如现金折扣等，以鼓励客户及时付款。1、通过对客户资信的评估，分别情况采用不同的销售政策，这一工作是在资评定时完在的，而不能等到交易发生时匆忙决定或在各种干扰下决定，尤其是对弹性资信的客户，应从稳健原则出发，采用较为严格的销售政策。 2、建立预警机制，预警机制作为风险管理的一种新手段，目前还处于萌芽阶段，但移植到企业管理中却有很高的应用价值。作为一种初步尝试，建议设定两项预警指标： 3、最高赊销额。对主要客户分别设定最高赊销金额，超过这一额度不能发货，对事实上高于设定最高赊销额的客户坚持每月的收款大于供货，逐步压缩到最高赊销额以内。 4、 最长赊销期。在设定最高赊销额的同时，设定最长的欠款期限，由业务人员在到期前跟单催收，如到期未收回欠款，则立即停止供货，组织追款。作为系统的方法，对预警机制尚需进行以下的完善工作：1、根据公司业务和销售特点，规定每半年或一年对各客户的应收帐款预警指标进行修订，通常以适量减少赊销额的缩短赊销期为主。2、增设应收帐款总量预警指标和比例预警指标。总量预警指标即对集团公司应收帐款总额设定一个最高限额，不得突破，这一最高限额应低于各下属企业最高限额，不得突破，这一最高限额应低于各下属企业最高限额之和。比例预警指标即规定应收帐款总额不得突破流动资产总额的百分比，也可以是应收帐款总额对预付货款总额的百分比。3、确立预警指标报告制度，包括常规报告和紧急报告。常规报告按或季度进行，当某一客户突破或面临突破预警指标时，应紧急报告以采取措施；当总量预警指标和比例预警指标突破或面临突破时，也要紧急报告。预警指标报告制度应明确规定报告责任人和报告程序等要素。事中控制 1业务部门货权交割过程必须有签收制度，其中一联必须是附在增值税发票记帐联后面作为会计凭证附件，以备今后查证。 2提货单由业务部门开出，必须经财务部门确认收款盖章后才能发货。 3实行电脑开具增值税发票单位，开票部门应设在财务部，与业务部门分开，凭业务部门签发的提单和规定价格开具。开票者应承担复核货款是否入帐的责任。 事后控制 1建立应收帐款催讨制度，要指定人员负责定期寄送对帐单和审查客户回函，防止应收帐款帐龄超过二年时效期。催讨是为了及时收回货款，对发生合理的收帐费用，可给予列支企业成本费用。2要学会使用法律手段。如催讨一切手段都难以奏效时，要及时与公司法律顾问商议对策，发挥律师的专业指导作用，直至提出诉讼。总之应收款项有效管理为企业有效成长必要条件之一，企业经营者应能多用心思来进行管理。是营运资金管理一大要素。我国市场经济日趋成熟,应收账款管理作为企业营运资金管理的重要方面已越来越引起企业管理者的重视，甚至已经成为我国企业当前必须学习的一门重要课程。