文书学 第一章 文书的基本理论

文书学课程简介 文书学是以现行机关的公务文书和文书工作为主要研究对象的一门学科。主要讲述现行公务文书的性质、特点、作用、种类、体式、稿本；常用公务文书的撰制；文书工作人员的修养；文书工作的任务、内容；文书工作的基本原则与制度；文书工作的组织领导、组织形式；文书处理程序及其各环节的操作技能和操作规范；文书立卷的基本要求与方法；平时归卷；案卷的整理与编目；归档制度等。第一章 文书的基础理论第一节 概 述一、文书的概念 文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。二、公务文书的涵义 狭义：指党政机关处理公务时所使用的公文。特指国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政公文和中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的公文。广义：是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织为了处理公务所形成的文字材料，涵盖了全部通用公文和专用公文。我们讲的公文是广义上的公文。三、私人文书 私人文书是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。本学期我们的研究对象主要是公务文书的撰写和处理。第二节 我国公文发展历程一、上古时期、上古时期应用文（主要指公文）的萌生期应用文（主要指公文）的萌生期 应用文的“原始形态”。在没有文字之前，就出现了应用文的“原始形态”。周易系辞下中说：“上古结绳而治。”郑玄在周易注中也说：“结绳为约。事大，大结其绳；事小，小结其绳。”但应用文作为一种文字载体，是在文字之后产生的。应用文的雏形。到商周时期，出现了应用文的雏形。殷墟出土的甲骨卜辞，是我国有据可查的最早的应用文。我国第一部以应用文为主体的文章集。成书于先秦时期的尚书是我国现存最早的一部历史文献汇编。尚书中收录了夏、商、周各代的典、谟、训、诰、誓、命等。典，用于记载上古典章制度；谟，用于记载帝王首领谈话和他们的治国之策；训，用教诲开导，给后人以警示；诰，是训诫勉励的文告，用于告诫鼓舞民众；誓，是军人将士的誓词，相当今日的动员和誓师辞。二二、秦汉时期、秦汉时期应用文的成型期应用文的成型期“公文”的称谓在这一时期出现。应用文形成了较为完备的体制。汉代时期，第一次确立了上行文和下行文的区别以及各自的文体。涌现了一大批优秀的行政公文。三、魏晋六朝时期三、魏晋六朝时期应用文的自觉时期应用文的自觉时期应用文体形成了自己的理论观念，使人们对应用文写作有了比较自觉的认识，从而极大地促进了应用文的发展。刘勰的文心雕龙，既是我国第一部文学理论专著，也是我国第一部写作和应用写作理论的汇集，奠定了我国古代应用写作理论的基础，应用写作由此进入到一个有一定理论指导的自觉阶段。四、唐宋时期四、唐宋时期应用文的成熟时期应用文的成熟时期这一时期的应用文，从内容到形式都渐趋成熟。唐代的“古文运动”对应用文写作的内容、技法及文风都产生了极大的影响。第一次使用了“应用文”这个词。南宋张侃在其拙轩集跋陈后山再任校官谢启一文中指出：“骈四俪六，特应用文耳”。宋代日常应用文中的“序跋文”有了较大发展。五、元明清时期五、元明清时期应用文稳定的发展应用文稳定的发展科技应用文得以蓬勃发展。清代，应用文作为一种文体正式提出。清代刘熙载在艺概文概中说：“辞命体，推之即可为一切应用之文，应用文有上行，有平行，有下行。重其辞乃所以重其实也。”v 综上，上古时期的应用文是人与神的对话；秦汉以后的应用文是君与臣的对话；唐宋以后的是官与民、民与民的对话。v 可见，应用文是适应人与神、君与臣、官与民、民与民之间的对话要求而产生、发展且不断完善的。六、辛亥革命至今六、辛亥革命至今应用文写作的更新与繁荣应用文写作的更新与繁荣辛亥革命后，建立了以白话文为中心的新文种和公文程序。新中国成立后，我国公文制度不断完善，先后经历了1951年、1981年、1987年、1993年、2000年的五次修订，各种公文体裁用途或使用范围日益规范化。第三节 公文的特点、作用、分类v公文的特点公文的特点一、公文一般由法定的作者制定和发布，有特 定的读者，具有严肃的法定性。二、公文具有法定的权威和效力，具有特定的权威性。三、公文具有鲜明的政治性。四、公文对工作的指导具有时效性。五、公文制发与管理，具有严格的程序性。六、公文具有特定的体式，具有较强的模式性。七、公文具有较高的保密性。八、公文具有实实在在的真实性。九、公文具有明确的公务性和实用性。十、公文的语言具有庄重性，内容具有简约性。公文的作用：公文的作用：一、法规行政约束作用。各种法规是以文件的形式制定和发布的。如国家行政机关发布的命令、公告、通告，作出的决定，或制定的章程、条例、规定、办法、细则等等。这些公文一经制定和发布生效，就必须坚决执行，具有法规约束作用。法规文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效。在它有效的范围内，人人必须遵守，不得违反。二、领导指导作用。国家机关为了行使管理国家的职权和处理社会事务的职能，总要通过制发公文的形式制定方针政策，进行工作部署，对一些主要事项提出意见、措施和办法，而这些公文都具有领导指导作用。这种领导指导作用，正是公文制发机关的性质和职能决定的，也是上下级机关本来具有的领导指导关系的一种体现。公文中的决定、通知、批复、意见等都起这个作用。三、联系公务作用。公文除用于有隶属关系的上下级机关之间的公务联系之外，还具有与同级部门和不相隶属的机关之间互通情况、商洽工作的作用。如通过“函”的形式，互相了解情况，请求批准等。四、宣传教育作用。贯彻执行党和国家的路线方针政策，首先要对干部群众进行宣传教育，提高他们的自觉性。党的十一届三中全会以来，我们党确立了以经济建设为中心、坚持四项基本原则、坚持改革开放的基本路线；党和国家就经济、政治、教育、科学、文化体制等方面的改革政策，发出了一系文件，教育了广大干部和群众，调动了他们建设有中国特色的市场经济的积极性。这就是公文的宣传教育作用。如决定、通知、通告、公告等。五、沟通信息作用。随着社会的现代化，政务、经济信息量迅猛增长。各级机关在日常工作中，经常利用公文与上下左右的机关单位进行联系，沟通信息，解决问题。例如，发通知、通报，报送工作计划，报告、请示问题，总结工作经验，发送公函、信息快报等。诸如此类公文和文书显然对于领导掌握信息、科学决策和沟通上下信息有关十分重要的作用。六、依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，收阅机关以此作为处理工作的根据，这类公文就具有依据作用。有些公文，如会议纪要、函等，还具有某项活动和公务联系的凭证作用。v公务文书的种类公务文书的种类 一、按性质和作用划分 1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。6、记录性公文。会议纪要。二、按行文关系划分 1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如决定、通知、批复等。2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、报告等。3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。三、按文件来源划分 1、由外机关发送到本机关的文件，叫收文。2、由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）四、按公文办理的时限分 1、特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。2、紧急公文（急件），一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。以上两种公文都是因为某种特别情况或特殊大事，需要马上报告、处理和回复的。3、常规公文（平件），是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。五、按文件使用范围分 1、通用公文，是指不论何种性质的机关单位都可形成和通行的公文。它主要是指法定行政公文。2、专用文书，是指只由具有专门职能的机关制发，在特定的范围之内运转的文书。如司法文书（起诉书、公诉书、判决书、上诉书、答辩词等）、外交文书（国书、照会、备忘录、条约等）。3、机关常用文，是指机关除了使用通用公文和专用文书以外经常使用的一些文章形式。如：总结、大事记、会议记录、会议纪要等。一些常用文一经用正式文件或作为正式文件的附件发出或颁发的，就具有正式公文的效力。六、按秘密等级和阅读范围分 1、绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文。2、机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。3、秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。4、内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文。5、国内件，指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文。6、公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。