补充资料——使用邮件合并功能发送工资条

Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.使用邮件合并功能发送工资条（附加）很多企业对员工的薪酬管理都是采取保密制度，并且员工的收入本身也是属于个人隐私。因此，为保密起见，也为了省去打印、发放工资条的繁琐工作量，近年来各企业逐步取消了发放纸质工资条的做法，而改用使用邮件方式给员工发送月工资条。在这里，利用邮件合并功能将使这项工作变得简单快捷。通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时，可使用邮件合并来创建电子邮件。每封邮件的信息类型相同，但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。而且，通过过使用邮邮件合并并，每封封电子邮邮件都将将单独邮邮寄，每每个收件件人是每每封邮件件的唯一一收件人人。这与与向收件件人组广广播邮件件或在邮邮件的密密送 (bccc) 行行隐藏收收件人不不同。4.4.11 用wwordd建立工工资条文文档4.4.22 设置置电子邮邮件主文文档1） 启动 Woord。 默认情况下下，一个个空白文文档将会会打开。让让该文档档开着。如如果关闭闭该文档档，便无无法使用用下一步步的命令令。创建文件名名为“工资条条”的woord文文档。设设定工资资条内容容。如下下表所示示例：*同志： 您20009年年9月份份的工资资表如下下表所示示，如有有疑问请请及时沟沟通。编号姓名基本工资奖金住房补贴伙食补贴保险金请假扣款应发工资所得税额实发工资0001李亮1000人力资源部部2009年年9月2） 在“邮件”选选项卡上上的“开开始邮件件合并”组组中，单单击“开开始邮件件合并”。 3） 单击“电子子邮件”。按照邮件合并分布向导进行。邮件合并功能还可以打印奖状、员工卡、座位表等等。方法为制作“标签”具体步骤如如下：注意事项：必须安装 MAPPI 兼兼容电子子邮件程程序。借借助 OOutllookk MAAPI（消消息处理理应用程程序接口口）的功功能，MMicrrosooft Offficee Woord 和 MMicrrosooft Offficee Ouutloook 才能在在发送合合并的电电子邮件件时共享享信息。 必须使用同同一版本本的 OOutllookk 和 Worrd。如如果使用用 Miicroosofft OOffiice Worrd 220077，则必必须使用用 Miicroosofft OOffiice Outtloook 220077。 不能将收件件人添加加到 CCc（抄抄送）行行。邮件件合并不不允许指指定附属属收件人人。列在在邮件“收收件人”行行的每个个收件人人将收到到邮件的的一份副副本。邮件合并过过程需要要执行以以下所有有步骤：1. 设置电子邮邮件。主主文档包包含每封封电子邮邮件中都都相同的的文本和和图形。例例如，您您公司的的徽标或或邮件正正文。 2. 将电子邮件件文档连连接到地地址列表表。地址址列表是是 Woord 在邮件件合并中中使用的的数据源源。它是是一个文文件，其其中包含含要向其其发送邮邮件的电电子邮件件地址。 3. 调整收件人人列表或或项列表表。Woord 为地址址列表中中的每个个电子邮邮件地址址生成一一封邮件件。如果果要只为为地址列列表中的的某些电电子邮件件地址生生成邮件件，则可可选择要要包括的的地址或或记录。 4. 将称为邮件件合并域域的占位位符添加加到电子子邮件文文档中。在在执行邮邮件合并并时，邮邮件合并并域内将将填入地地址列表表中的信信息。 5. 预览并完成成合并。您您可在发发送所有有邮件前前预览每每封邮件件。您可以使用用“邮件件”选项项卡上的的命令来来执行邮邮件合并并。提示还还可以使使用“邮邮件合并并”任务务窗格执执行邮件件合并，该该任务窗窗格将分分步引导导您完成成这一过过程。要要使用该该任务窗窗格，请请在“开开始邮件件合并”组组的“邮邮件”选选项卡上上，单击击“开始始邮件合合并”，然然后单击击“邮件件合并分分步向导导”。在该过程的的第 11 步中中，单击击“选择择文档类类型”下下的“电电子邮件件”。设置电子邮邮件主文文档1. 启动 Woord。 默认情况下下，一个个空白文文档将会会打开。让让该文档档开着。如如果关闭闭该文档档，便无无法使用用下一步步的命令令。2. 在“邮件”选选项卡上上的“开开始邮件件合并”组组中，单单击“开开始邮件件合并”。 3. 单击“电子子邮件”。恢复邮件合合并如果需要停停止邮件件合并，则则可保存存电子邮邮件主文文档，稍稍后再恢恢复合并并。Woord 会保留留数据源源和域的的信息。如如果停止止合并前前使用的的是“邮邮件合并并”任务务窗格，WWordd 将在在恢复合合并时转转到您在在任务窗窗格中的的位置。1. 当您准备就就绪，可可以开始始恢复合合并时，请请打开文文档。 Word 会显示示一条消消息，要要求您确确认是否否要打开开文档，那那样会运运行 SSQL 命令。2. 由于此文档档已连接接到数据据源，而而且您要要检索数数据，因因此单击击“是”。如如果您在在打开文文档时不不了解该该文档是是否已连连接到数数据源，可可以单击击“否”，以以防止对对数据的的潜在恶恶意访问问。 此时，文档档文本和和您插入入的所有有域都会会显示出出来。3. 单击“邮件件”选项项卡，恢恢复工作作。 返回页首首将电子邮件件文档连连接到地地址列表表要将信息合合并到电电子邮件件主文档档中，必必须将文文档连接接到地址址列表，它它也称为为数据源源或数据据文件。如如果还没没有数据据文件，则则可在邮邮件合并并过程中中创建一一个数据据文件。注释 确确保数据据文件包包含电子子邮件地地址列。在在后续过过程中要要使用该该列。选择数据文文件1. 在“邮件”选选项卡上上的“开开始邮件件合并”组组中，单单击“选选择收件件人”。 2. 请执行下列列操作之之一： 如果要使用用 Ouutloook 中的“联联系人”列列表，请请单击“从从 Ouutloook 联系人人中选择择”。有关使用 Miccrossoftt Ouutloook“联联系人”列列表的提提示连接到 OOutllookk 联系系人文件件夹通常常是一个个简单的的过程，但但有时可可能会遇遇到问题题。以下下是可能能遇到的的常见问问题的解解决方案案： 我找不到要要连接的的 Ouutloook“联联系人”文文件夹。 出现有关邮邮件客户户程序和和邮件表表的错误误消息。 无法连接到到公用文文件夹中中的 OOutllookk 联系系人文件件夹。 希望使用 Outtloook EExprresss 通讯讯簿作为为联系人人文件夹夹，但是是无法连连接到 Outtloook EExprresss 通讯讯簿。找不到 OOutllookk 联系系人文件件夹可能您需要要选中 Outtloook 的的“将此此文件夹夹显示为为电子邮邮件通讯讯簿”属属性，或或者需要要更改 Outtloook 用用户配置置文件。选中“将此此文件夹夹显示为为电子邮邮件通讯讯簿”属属性5. 在 Outtloook 中中，在“转转到”菜菜单上，单单击“联联系人”。 6. 右键单击包包含要用用于邮件件合并的的信息的的“联系系人”文文件夹，然然后单击击“属性性”。7. 在“Outtloook 通通讯簿”选选项卡上上，确保保选中“将将此文件件夹显示示为电子子邮件通通讯簿”复复选框，然然后单击击“确定定”。返回到 OOutllookk 提示示更改 Ouutloook 用户配配置文件件Outloook 用户配配置文件件是一组组电子邮邮件帐户户和通讯讯簿。通通常您只只需要一一个配置置文件，但但如果您您与其他他人共享享计算机机或为了了不同目目的而使使用不同同的通讯讯簿，则则可设置置多个配配置文件件。开始始邮件合合并时，如如果使用用的配置置文件不不包含要要使用的的“联系系人”文文件夹，则则该文件件夹将不不可用。要切换到其其他用户户配置文文件，请请重新启启动 OOutllookk。在提提示您指指定配置置文件时时，请选选择包含含要在邮邮件合并并中使用用的“联联系人”文文件夹的的配置文文件。如果没有出出现配置置文件的的提示，而而您知道道有多个个配置文文件，可可能您希希望对 Outtloook 进进行设置置，使其其会给出出提示。方方法如下下：8. 关闭 Ouutloook。 9. 在“控制面面板”中中切换到到“经典典视图”，然然后单击击“邮件件”。 10. 单击“显示示配置文文件”。 11. 要在每次启启动 OOutllookk 时见见到选择择配置文文件的提提示，单单击“提提示要使使用的配配置文件件”，然然后单击击“确定定”。返回到 OOutllookk 提示示出现有关邮邮件客户户程序和和邮件表表的错误误消息如果在 WWordd 中进进行邮件件合并期期间尝试试连接到到“联系系人”文文件夹，而而 Ouutloook 并未在在 Wiindoows Intternnet Expplorrer 中设置置为默认认的电子子邮件程程序，则则会出现现以下错错误消息息：“没有默认认的邮件件客户程程序，或或者当前前的邮件件客户程程序无法法满足消消息处理理请求。请请运行 Miccrossoftt Offficce OOutllookk 并将将其设置置为默认认的邮件件客户程程序。”要避免在邮邮件合并并过程中中出现这这条消息息，请执执行下列列操作：12. 退出 Woord。 13. 在 Intternnet Expplorrer 的“工工具”菜菜单上，单单击“IInteerneet 选选项”，然然后单击击“程序序”选项项卡。 14. 在“电子邮邮件”下下，单击击“Miicroosofft OOffiice Outtloook”，然然后单击击“确定定”。再次启动 Worrd，打打开邮件件合并文文档，然然后连接接到 OOutllookk 联系系人文件件夹。返回到 OOutllookk 提示示我无法连接接到公用用文件夹夹中的 Outtloook“联联系人”文文件夹如果您在 Worrd 中中开始邮邮件合并并并尝试试连接到到公用文文件夹中中的 OOutllookk“联系系人”文文件夹，您您就会看看到这样样的错误误消息：“由于对话话框或数数据库引引擎失败败，无法法完成该该操作。请请稍后再再试。” 如果稍后再再试，会会得到同同样的错错误消息息。如果要在邮邮件合并并时将公公用文件件夹中的的联系人人文件夹夹作为数数据文件件使用，必必须在 Outtloook 中中开始邮邮件合并并。返回到 OOutllookk 提示示希望使用 Outtloook EExprresss 通讯讯簿作为为联系人人文件夹夹您无法在邮邮件合并并期间直直接连接接到此类类通讯簿簿。而应应将 OOutllookk Exxpreess 通讯簿簿导出为为 .ccsv 文本文文件，然然后以这这种格式式连接该该文本文文件。导出 Ouutloook Exppresss 通通讯簿：15. 启动 Ouutloook Exppresss。 16. 在“文件”菜菜单上，指指向“导导出”，然然后单击击“通讯讯簿”。 17. 在“通讯簿簿导出工工具”对对话框中中，单击击“文本本文件(以逗号号分隔)”，然然后单击击“导出出”。 18. 在“将导出出文件另另存为”框框中，为为导出的的文件键键入一个个文件名名，然后后单击“浏浏览”。 19. 在“另存为为”对话话框中，在在“保存存位置”列列表中选选择文件件的保存存位置，然然后单击击“保存存”。将将数据文文件保存存在“我我的文档档”文件件夹的“我我的数据据源”文文件夹中中是很方方便的。WWordd 在邮邮件合并并期间浏浏览数据据文件时时，首先先会在该该位置中中搜索这这些文件件。 20. 单击“下一一步”，选选中要导导出的域域旁边的的复选框框，然后后单击“完完成”。 注释 在在决定导导出哪些些域时，请请考虑您您要用邮邮件合并并创建的的套用信信函、电电子邮件件或标签签。例如如，如果果您决不不会在合合并的文文档中包包含昵称称或个人人网站，则则不要导导出这些些域。21. 如果出现导导出过程程已完成成的消息息，请单单击“确确定”。 22. 要关闭“通通讯簿导导出工具具”对话话框，请请单击“关关闭”，然然后退出出 Ouutloook Exppresss。当您回到 Worrd 中中执行邮邮件合并并，并且且进行到到连接数数据文件件的步骤骤时，单单击“使使用现有有列表”选选项，并并通过浏浏览找到到刚才导导出的 .cssv 文文件。在在文件打打开之前前，可能能会要求求您选择择使用什什么分隔隔符将地地址列表表中的各各列彼此此分隔开开。单击击“逗号号”，然然后单击击“确定定”。返回到 OOutllookk 提示示 如果已有 Miccrossoftt Offficce EExceel 工工作表、MMicrrosooft Offficee Acccesss 数数据库或或其他类类型的数数据文件件，请单单击“使使用现有有列表”，然然后在“选选择数据据源”对对话框中中找到所所需文件件。 对于 Exxcell，可以以从工作作簿内的的任何工工作表或或命名区区域中选选择数据据。对于于 Acccesss，可可以从数数据库中中定义的的任何表表或查询询（查查询：在在数据源源中查找找所有符符合指定定条件的的记录的的方法。查查询可以以包括操操作符、问问号、通通配符和和括号，以以缩小搜搜索范围围。）中中选择数数据。对对于其他他类型的的数据文文件，请请在“选选择数据据源”对对话框中中选择文文件。如如果未列列出所需需的文件件，则在在“文件件类型”中中选择相相应的文文件类型型或选择择“所有有文件”。在在邮件合合并中，可可以使用用以下类类型的数数据文件件： 来自基于文文件的单单层数据据库程序序的文件件，这些些数据库库程序已已安装了了 OLLE DDB （OLLE DDB：一一种实现现高效网网络、并并通过 intternnet 访问许许多数据据源类型型的组件件数据库库架构，这这些数据据源包括括：关系系数据、邮邮件文件件、平面面文件和和电子表表格。）提供程序或 ODBC（开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序（Microsoft Office 附带了许多这类数据库程序）。 包含单个表表的 HHTMLL 文件件。该表表的第一一行必须须包含列列名称，其其他行必必须包含含数据。 电子通讯簿簿： Microosofft OOutllookk 通讯讯簿 Microosofft SScheedulle+ 7.00 联系系人列表表 任何类似的的使用 MAPPI（MMAPII：Miicroosofft 接接口规范范，允许许不同的的邮件处处理和工工作组应应用程序序（如电电子邮件件、语音音邮件和和传真）通通过单个个客户程程序使用用。） 兼容消消息处理理系统（如如 Ouutloook）创创建的地地址列表表。 文档。该文文档只应应包含一一个表。表表的第一一行必须须包含标标题，其其他行必必须包含含要合并并的记录录。还可可以使用用域名源源（域域名源：包含标标题行（或或标题记记录）的的文档，该该标题行行与指定定用于邮邮件合并并主文档档的数据据源共同同使用。）作为数据源。 任何包含由由制表符符或逗号号分隔的的数据域域（数数据域：分类信信息，一一个数据据域对应应于数据据源中的的一列信信息。每每个数据据域的名名称在数数据源的的第一行行（标题题行）中中列出。例例如，“邮邮编”和和“姓氏氏”都是是数据域域名称。）以及由段落标记分隔的数据记录（数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。）的文本文件。 有关在 EExceel 中中设置数数据格式式的提示示如果数据文文件是包包含百分分数、货货币值或或邮政编编码的 Exccel 工作表表，则可可通过使使用“动动态数据据交换”从从 Woord 连接到到 Exxcell 工作作表来保保留数据据的数值值格式。例例如，您您可确保保数据文文件中的的 5 位邮政政编码 078865 不显示示为数字字 78865（无无前导零零）。连接工作表表之前，请请在 WWordd 中执执行下列列操作：5. 单击“Miicroosofft OOffiice 按钮” ，然后后单击“WWordd 选项项”。 6. 单击“高级级”。 7. 滚动到“常常规”部部分，然然后选中中“打开开时确认认文件格格式转换换”复选选框。 8. 单击“确定定”。 9. 在邮件合并并主文档档打开的的情况下下，在“邮邮件”选选项卡的的“开始始邮件合合并”组组中，单单击“选选择收件件人”，然然后单击击“使用用现有列列表”。 10. 在“选择数数据源”对对话框中中找到 Exccel 工作表表，然后后双击该该工作表表。 11. 在“确认数数据源”对对话框中中，单击击“MSS Exxcell 工作作表通过过 DDDE (*.xxls)”，然然后单击击“确定定”。 注释 如如果看不不到“MMS EExceel 工工作表通通过 DDDE (*.xlss)”，则则选中“全全部显示示”复选选框。12. 在“Miccrossoftt Offficce EExceel”对对话框中中，对于于“请指指定命名名单元格格或单元元格区域域”，选选择包含含要合并并的信息息的单元元格区域域或工作作表，然然后单击击“确定定”。 注释 若若要防止止每次打打开数据据文件时时都出现现提示，可可以在连连接工作作表之后后取消选选择“打打开时确确认转换换”选项项。 如果还没有有数据文文件，请请单击“键键入新列列表”，然然后使用用打开的的表格创创建列表表。该列列表将被被保存为为可以重重复使用用的数据据库 (.mddb) 文件。注释 如如果安装装了 220077 Miicroosofft OOffiice Sysstemm（而不不只是安安装 WWordd 自身身），则则还可使使用 MMicrrosooft Queery 来构建建查询（查查询：在在数据源源中查找找所有符符合指定定条件的的记录的的方法。查查询可以以包括操操作符、问问号、通通配符和和括号，以以缩小搜搜索范围围。），并并从外部部数据源源（外外部数据据源：包包含用户户要访问问的数据据的数据据源。例例如，MMicrrosooft Exccel 列表或或 Miicroosofft AAcceess 数据库库。）检检索所需需的数据据。返回页首首调整收件人人列表或或项列表表在连接到某某些数据据文件时时，您可可能并不不想将数数据文件件中所有有记录的的信息都都合并到到电子邮邮件主文文档中。如如果数据据文件包包含没有有电子邮邮件地址址的记录录，请在在电子邮邮件合并并中省略略这些记记录。否否则，WWordd 无法法完成合合并过程程。要缩小收件件人列表表或使用用数据文文件中记记录的子子集，请请执行下下列操作作：1. 在“邮件”选选项卡上上的“开开始邮件件合并”组组中，单单击“编编辑收件件人列表表”。 2. 在“邮件合合并收件件人”对对话框中中，请执执行下列列任一操操作： 选择单个记记录此方法法最适合合短列表表的情况况。选中中要包括括的收件件人旁边边的复选选框，清清除要排排除的收收件人旁旁边的复复选框。 如果合并时时只希望望包括少少数几个个记录，可可以清除除标题行行的复选选框，然然后只选选中要合合并的记记录。同同样，如如果要包包含列表表中的大大部分内内容，则则可选中中标题行行中的复复选框，然然后清除除不想包包含的记记录的复复选框。排序记录单击击您要作作为排序序依据的的项目的的列标题题。将按按字母顺顺序升序序（从 A 到到 Z）对对列表进进行排序序。再次次单击该该列标题题，将按按字母顺顺序降序序（从 Z 到到 A）对对列表进进行排序序。 如果要进行行更复杂杂的排序序，请单单击“调调整收件件人列表表”下的的“排序序”，并并在“筛筛选和排排序”对对话框中中的“排排序记录录”选项项卡上选选择排序序首选项项。筛选记录如果果列表包包含不希希望在合合并中看看到或包包括的记记录，这这种方法法十分有有用。筛筛选列表表后，可可以使用用复选框框包含和和排除记记录。 要筛选记录录，请执执行下列列操作：1. 在“调整收收件人列列表”下下，单击击“筛选选”。 2. 在“筛选和和排序”对对话框的的“筛选选记录”选选项卡上上，选择择要用于于筛选的的条件。 例如，如果果要只为为将澳大大利亚列列为国家家/地区区的地址址生成电电子邮件件，则可可在“域域”列表表中单击击“国家家或地区区”，在在“比较较”列表表中单击击“等于于”，然然后在“比比较对象象”列表表中单击击“澳大大利亚”。3. 要进一步调调整筛选选，请单单击“与与”或“或或”，并并选择更更多条件件。 例如，要只只为慕尼尼黑的公公司生成成电子邮邮件，则则可筛选选“城市市”域包包含“慕慕尼黑”并并且“公公司名称称”域不不为空的的记录。如如果在此此筛选中中使用“或或”而不不使用“与与”，邮邮件合并并将包含含所有慕慕尼黑的的地址，以以及其他他城市中中包含公公司名称称的所有有地址。注释 如如果已经经安装了了地址验验证软件件，可以以单击“邮邮件合并并收件人人”对话话框中的的“验证证地址”，来来验证收收件人地地址。返回页首首将称为邮件件合并域域的占位位符添加加到电子子邮件文文档中将电子邮件件主文档档连接到到地址列列表后，即即可开始始键入邮邮件的文文本并添添加占位位符，这这些占位位符指明明在每封封邮件内内显示唯唯一信息息的位置置。占位符（如如地址和和问候语语）称为为“邮件件合并”域域。Woord 中的域域与所选选数据文文件中的的列标题题对应。数据文件中中的列代代表信息息的类别别。添加加到电子子邮件主主文档中中的域是是这些类类别的占占位符。数据文件中中的行代代表信息息的记录录。在您您执行邮邮件合并并时，WWordd 为每每个记录录生成一一封电子子邮件。通过在电子子邮件主主文档中中放置域域，即表表示您想想让特定定类别的的信息（如如姓名或或地址）在在该位置置显示。注释 将将邮件合合并域插插入电子子邮件主主文档时时，域名名始终由由尖括号号 ( ) 括起起来。这这些尖括括号不在在最终电电子邮件件中显示示。它们们只用来来帮助您您将电子子邮件主主文档中中的域与与常规文文字区分分开。合并时发生生的情况况在合并时，数数据文件件中第一一行的信信息替换换电子邮邮件主文文档中的的域，以以创建第第一封电电子邮件件。数据据文件中中第二行行的信息息替换这这些域，以以创建第第二封电电子邮件件，以此此类推。使用域：示示例您可将数据据文件中中的任何何列标题题作为域域添加到到电子邮邮件主文文档中。这这为您设设计电子子邮件提提供了灵灵活性。例例如： 假定您要给给当地的的公司发发送电子子邮件，通通知它们们已被选选入您的的年度城城市指南南中。如如果数据据文件包包含公司司列，并并且该列列包含您您要联系系的每个个公司的的名称，则则可插入入“公司司”域，而而不必单单独键入入每个公公司的名名称。 假定您每季季度给客客户发一一次电子子邮件，通通知他们们推出了了哪些新新产品和和特别优优惠。要要为您的的最佳客客户创建建个性化化的邮件件，可在在数据文文件中添添加个人人注释列列，在该该列中键键入一些些注释信信息，如如“米乐乐小姐，您您一直在在找的新新工具已已到货”。通通过在主主文档中中放置“个个人注释释”域，即即可在特特定邮件件的底部部包含这这些注释释。您可使用标标点符号号组合和和分隔域域。例如如，要创创建地址址，可在在电子邮邮件主文文档中设设置如下下的域：名字 姓氏氏对于经常使使用的内内容（如如地址块块和问候候语），WWordd 提供供了将多多个域组组合在一一起的复复合域。例例如： 地址块域是是几个域域的组合合体，包包括名字字、姓氏氏、街道道地址、城城市和邮邮政编码码。 “问候语”域域可以包包含一个个或多个个名称域域，具体体取决于于您所选选的称呼呼。可以自定义义每个复复合域的的内容。例例如，在在地址中中，您可可能希望望选择正正式的名名字格式式（例如如“任家家双先生生”）。在在问候语语中，您您可能想想直接写写对方的的姓名而而不加“尊尊敬的”。将邮件合并并域映射射到数据据文件为了确保 Worrd 能能在数据据文件中中找到与与每个地地址或问问候语元元素对应应的列，您您可能需需要将 Worrd 中中的邮件件合并域域映射到到数据文文件中的的列。要映射域，请请在“邮邮件”选选项卡上上的“编编写和插插入域”组组中单击击“匹配配域”。 “匹配域”对对话框将将打开。地址和问候候语的元元素在左左边列出出。数据据文件中中的列标标题在右右边列出出。Word 搜索与与每一元元素相匹匹配的列列。在插插图中，WWordd 自动动将数据据文件的的“姓氏氏”列与与“姓氏氏”匹配配。但 Worrd 无无法匹配配其他元元素。例例如，在在此数据据文件中中，Woord 不能匹匹配“名名字”。在右侧的列列表中，可可以从数数据文件件中选择择与左侧侧元素相相匹配的的列。在在插图中中，“姓姓名”列列现在与与“名字字”相匹匹配。“尊尊称”、“唯唯一标识识符”和和“中间间名”不不匹配也也没关系系。您的的电子邮邮件合并并邮件不不需要使使用每个个域。如如果添加加的域不不包含数数据文件件中的数数据，则则该域在在合并文文档中将将显示为为空占位位符，空空占位符符通常为为空行或或隐藏域域。键入内容并并添加域域1. 在电子邮件件主文档档中，单单击要插插入域的的位置。 2. 使用“邮件件”选项项卡上的的“编写写和插入入域”组组。 3. 添加以下任任何一项项： 问候语1. 单击“问候候语”。 2. 选择问候语语的格式式，其中中包括称称呼、姓姓名格式式和所带带的标点点。 3. 选择在 WWordd 不能能解释收收件人姓姓名（例例如，当当数据源源不包含含收件人人的名字字或姓氏氏，而仅仅包含公公司名称称时）时时显示的的文本。 4. 单击“确定定”。 5. 如果出现“匹匹配域”对对话框，说说明 WWordd 可能能无法找找到问候候语所需需的某些些信息。单单击“(不匹配配)”旁旁边的箭箭头，然然后从数数据源中中选择对对应于邮邮件合并并所需域域的域。单个域可以插入单单个域中中的信息息，如名名字、电电话号码码或捐赠赠者名单单中的一一笔捐款款额。要要将数据据文件中中的域快快速添加加到电子子邮件主主文档中中，请单单击“插插入合并并域”旁旁边的箭箭头，然然后单击击域名。 有关在文档档中插入入单个域域的更多多选项，请请执行下下列操作作：6. 在“邮件”选选项卡上上的“编编写和插插入域”组组中，单单击“插插入合并并域”。 7. 在“插入合合并域”对对话框中中，请执执行下列列操作之之一： 要选择即使使在数据据源的域域名与您您的域名名不同时时，也能能自动对对应到数数据源中中域的地地址域，请请单击“地地址域”。 要选择始终终直接从从数据文文件中的的列提取取数据的的域，请请单击“数数据库域域”。8. 在“域”框框中，单单击所需需的域。 9. 单击“插入入”，然然后单击击“关闭闭”。 10. 如果出现“匹匹配域”对对话框，说说明 WWordd 可能能无法找找到插入入域所需需的某些些信息。单单击“(不匹配配)”旁旁边的箭箭头，然然后从数数据源中中选择对对应于邮邮件合并并所需域域的域。注释 如如果从“数数据库域域”列表表插入域域，并在在稍后切切换到数数据源，但但数据源源中的列列名与插插入的域域名不同同，那么么 Woord 无法将将该域的的信息插插入合并并的文档档中。Outloook 联系人人自定义义域在主文档中中包括自自定义联联系人域域的唯一一方法是是在 OOutllookk 内开开始邮件件合并。首首先，设设置包含含要在合合并中使使用的所所有域的的联系人人视图，然然后开始始邮件合合并。在在选择所所需的设设置后，WWordd 将自自动打开开，这样样您就能能完成合合并。设置包含自自定义域域的联系系人视图图11. 在 Outtloook 联联系人的的“视图图”菜单单上，指指向“当当前视图图”，然然后单击击“电话话列表”。 12. 右键单击一一个列标标题，然然后单击击“字段段选择器器”。 13. 在“字段选选择器”对对话框顶顶部的下下拉列表表中，选选择“文文件夹中中用户定定义的字字段”。 14. 拖动要从对对话框添添加到列列标题的的域。一一个小红红箭头会会帮助您您将域放放置在所所需位置置。注释 通通过单击击底部的的“新建建”，即即可在“字字段选择择器”对对话框中中添加新新域。15. 在视图中添添加完所所有自定定义域后后，关闭闭“字段段选择器器”对话话框。 16. 要删除不想想在邮件件合并中中包含的的域，请请在“电电话列表表”视图图的列标标题中单单击域名名，然后后将它拖拖出列标标题。从 Outtloook 运运行邮件件合并17. 在 Outtloook“联联系人”中中，按住住 Shhiftt 并单单击鼠标标可选择择一个联联系人区区域，或或按住 Ctrrl 并并单击鼠鼠标可选选择单个个联系人人。如果果希望包包括视图图中当前前可见的的所有联联系人，则则不要单单击任何何联系人人。 18. 在“工具”菜菜单上，单单击“邮邮件合并并”。 19. 如果已经选选择了要要包含在在合并中中的单个个联系人人，则单单击“选选定的联联系人”。如如果要包包括视图图中当前前可见的的所有联联系人，则则单击“当当前视图图中的所所有联系系人”。 20. 如果已经配配置了电电话列表表视图，使使它仅显显示要在在邮件合合并中使使用的域域，则单单击“当当前视图图中的联联系人字字段”。否否则，单单击“所所有联系系人字段段”，使使所有联联系人域域在合并并中都可可用。 21. 如果要为合合并生成成新的主主文档，则则单击“新新建文档档”。否否则，单单击“现现有文档档”，然然后单击击“浏览览”找到到要用作作主文档档的文档档。 22. 如果要保存存已选择择的联系系人和域域，以便便重复使使用，则则选中“永永久文件件”复选选框，然然后单击击“浏览览”保存存该文件件。这些些数据作作为逗号号分隔的的数据保保存在 Worrd 文文档中。 23. 选择电子邮邮件。 24. 单击“确定定”。当当文档在在 Woord 中打开开时，在在“邮件件”选项项卡的“编编写和插插入域”组组上，单单击“插插入合并并域”旁旁边的箭箭头，然然后单击击要插入入到电子子邮件主主文档中中的域。 25. 当您准备就就绪，可可以完成成合并时时，请在在“邮件件”选项项卡的“完完成”组组中，单单击“完完成并合合并”，然然后单击击“发送送电子邮邮件”。“主主题”行行填写的的是在 Outtloook 中中的“邮邮件合并并联系人人”对话话框内键键入的文文本。注释 不能手动键键入合并并域字符符 ( )，也也不能使使用“插插入”菜菜单上的的“符号号”命令令。必须须进行邮邮件合并并。 如果合并域域出现在在大括号号内，如如 MERRGEFFIELLD CCityy ，WWordd 将显显示域代代码（域域代码：为占位位符文本本，显示示数据源源的指定定信息的的显示位位置；或或者为生生成字段段结果的的字段中中的元素素。域代代码包括括字段字字符、字字段类型型和指令令。）而而不显示示域结果果（域域结果：当 MMicrrosooft Worrd 执执行域指指令时，在在文档中中插入的的文字或或图形。在在打印文文档或隐隐藏域代代码时，将将以域结结果替换换域代码码。）。这这不会影影响合并并，但如如果要显显示结果果，请右右键单击击域代码码，然后后单击快快捷菜单单上的“切切换域代代码”。设置合并数数据的格格式诸如 Acccesss 和和 Exxcell 这样样的数据据库与电电子表格格程序将将您在单单元格中中键入的的信息存存储为原原始数据据。在 Acccesss 或 Exccel 中应用用的格式式（如字字体和颜颜色）不不会与原原始数据据一起存存储。当当您把来来自数据据文件的的信息合合并到 Worrd 文文档时，您您合并的的是不带带所应用用格式的的原始数数据。 要为文档中中的数据据设置格格式，请请选择邮邮件合并并域，然然后为其其设置格格式，就就像为任任何文本本设置格格式一样样。确保保所选内内容包含含域两边边的尖括括号 ( )。返回页首首预览并完成成合并在电子邮件件主文档档中添加加域后，即即可开始始预览合合并结果果。如果果对预览览满意，则则可完成成合并。预览合并在实际完成成合并之之前，可可以预览览和更改改电子邮邮件。要进行预览览，请在在“邮件件”选项项卡上的的“预览览结果”组组中执行行以下任任一操作作： 单击“预览览结果”。 使用“预览览结果”组组中的“下下一记录录”和“上上一记录录”按钮钮逐页查查看每封封电子邮邮件。 通过单击“查查找收件件人”来来预览某某个特定定文档。注释 单单击“邮邮件”选选项卡上上“开始始邮件合合并”组组中的“编编辑收件件人列表表”，打打开“邮邮件合并并收件人人”对话话框，如如果有不不希望包包括的记记录，可可以在此此处对列列表进行行筛选，也也可以清清除收件件人。完成合并如果您认为为以后要要重复使使用电子子邮件主主文档，则则可在发发送最终终电子邮邮件前对对它进行行保存。保存电子邮邮件主文文档请记住，发发送的电电子邮件件与电子子邮件主主文档是是分开的的。如果果要将电电子邮件件主文档档用于其其他的邮邮件合并并，最好好保存电电子邮件件主文档档。保存电子邮邮件主文文档时，也也保存了了它与数数据文件件的连接接。下次次打开电电子邮件件主文档档时，将将提示您您选择是是否要将将数据文文件中的的信息再再次合并并到电子子邮件主主文档中中。 如果单击“是是”，则则文档打打开时将将包含合合并的第第一条记记录的信信息。 如果单击“否否”，则则断开电电子邮件件主文档档和数据据文件之之间的连连接。电电子邮件件主文档档将变成成标准 Worrd 文文档。域域将被第第一条记记录中的的唯一信信息替换换。发送电子邮邮件1. 在“邮件”选选项卡上上，单击击“完成成并合并并”，然然后单击击“发送送电子邮邮件”。 2. 在“收件人人”框中中，选择择用于存存储收件件人电子子邮件地地址的域域的名称称。 3. 在“主题行行”框中中，键入入邮件的的主题行行。 4. 在“邮件格格式”框框中，单单击“HHTMLL”或“纯纯文本”，将将文档作作为电子子邮件正正文发送送，或单单击“附附件”，将将文档作作为附件件发送。 注释 如如果将文文档作为为纯文本本电子邮邮件发送送，电子子邮件将将不包含含任何文文本格式式设置或或图形。