工作分析之观察法.ppt

工作分析之跟踪观察法培训 版权所有 严禁翻印 * 年 *月 *日 吴国勇士 精益经营？我看行！ 提高 工作效率 本次跟踪的主要对象： XXX公司的中高层管理者 跟踪目的 ： 了解 xxx公司中高层管理人员在本岗 位日常工作的情况，梳理出公司日常运营管理中 存在的问题点，让管理人员了解和掌握工作职业 化的工具和方法，为“精益经营”之“三大块十 大步”标准建立及实施做好前期基础工作。 通过此次跟踪，华隽将完成对 XXX公司相关人员针对工作分析 所之观察法需知识、工具表单转移及技能提升 前 言 了解 工作内容 吴国勇士 精益经营？我看行！ 3 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 排演练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 4 一、什么是工作分析 通俗的理解，工作分析就是分工，要先在农田里种庄稼，如 何选土壤、如何找种子、如何种耕、如何浇水、谁来做、多长 时间做一次、达到什么要求，在种植过程中，不但要分工明确 ，还要有一个量化的过程。只有这样做，整个运作与管理才会 更加清晰。 工作分析又称职务分析，指全面了解获取与工作有关的详细信息的过程， 是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范的描述和研究过程，即制定 职务的说明和职务规范的系统过程。 工作分析包括两部分活动，一是对组织内各职位所要从事的工作内容和 承担的工作职责进行清晰的界定；二是确定个职位所要的任职资格，如学历、 专业、年龄、技能、工作经验、工作能力以及工作态度等。工作分析的结果 一般体现为职位说明书。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 5 二、工作分析在人力资源管理中的位置 人力资源规划 人员培训与发展 人员选聘 人员录用 薪酬与福利 绩效评估 工作分析 工作描述 吴国勇士 精益经营？我看行！ 2、观察法： 是一种传统的职务分析方法 3、问卷调查法： 是工作分析中最常用的一 种方法 4、工作日志法： 又称工作写实法，指任职者按时 间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程后分析 三、工作分析的八种方法 1、访谈法： 又称为面谈法，是一种应用最 为广泛的职务分析方法。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 6、任务调查法： 通过发放任务调查表获得的与 工作相关的数据和信息进行分析的方法。 7、关键事件法： 关键事件是使工作成功或失败的 行为特征或事件，如成功与失败、盈利或与亏损等 8、工作实践法： 分析人员亲自从事所要分析的 工作，并根据其所掌握的第一手资料进行分析 三、工作分析的八种方法 5、资料分析法： 为降低工作分析的成本，应当 尽量利用原有资料，例如责任制人本等人事文件 吴国勇士 精益经营？我看行！ 8 四、工作分析的作用 （ 1）人人有事做，事事有人做 在企业中，我们经常会发出这样的疑惑：为什么有人工作量很大，做也做不完 ?为什么 有人没活干，整天喝茶看报纸 ?为什么有的员工不知道自己该干什么 ?这就导致了不少员工的心 理不平衡。 工作分析可以明晰各岗位的工作职责，将企业的各项工作内容分配落实到各相应岗位上， 令各工作岗位都具备相应的工作内容，工作量亦得到合理的分配，把人的性格特征、个性优势 发挥到极致，每个人的价值做到最大化。 （ 2）责任到岗 很多时候，我们不仅困惑于工作量的分配，还会有这样的困惑：为什么有些工作相互重 叠，有功劳大家争 ?有责任没人担 ?为什么会有工作没人去做，贻误战机 ?为什么挣钱的工作大 家都干，不挣钱的工作就没人干 ? 工作分析能清晰的显示哪项工作内容为哪个岗位负责，即责任人是谁，由谁承担，则一旦 该项工作内容出现问题，则由该岗位从业人员承担。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 9 四、工作分析的作用 （ 3）权责匹配 很多企业的中层干部手上没权，权利都在老板手上，招人没有决定权、定薪酬没有说话 权、考核也没有奖惩权，这样无权的中层干部是无法去管理手下员工的，就难以要求他去实 现相应的职责。 权利太小，责任太大，这是很多民营企业的通病，作为企业老板要学会授权，学会用系 统去管理。只有将繁杂的事务剥离，企业老板才有精力去思考战略、去规划未来。 一家企业中， 老板永远是向前看的，中层是执行和着眼现在的。 （ 4）对岗不对人 民营企业，在招聘时容易犯的一个毛病就是看到一个优秀的人才，就想着根据他的情况 度身定制一个岗位，而不是根据岗位的需求寻觅合适的人才。 人力资源管理的标准是， 因岗定人，先设定岗位，再找到人 。所有的工作分析、薪酬 标准设定都必须是基于岗位的，只能说根据这个人的能力素质高低在现有的标准中选取高档 标准或低档标准，甚至做特区处理，而不能根据人来设定岗位。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 10 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 演练练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 11 1、什么是观察法 观察法是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员直接 到工作现场，针对特定对象（一个或多个任职者）的作业活动进 行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与 工作的关系以及工作环境、条件等信息，并用文字或图标形式记 录下来，然后进行分析与归纳总结的方法。 优点： 操作较灵活、简单易行；直观、真实，能给岗位分析人员直接的感 受，因而所获得的信息资料也较准确；可以了解广泛的信息，如工作活动内容、 工作中的正式行为和非正式行为，工作人员的士气等。 缺点： 适用范围较小。耗时长，容易对员工工作产生干扰。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 12 2、观察法的作用 观察是及时获取反馈信息、验证假说的必要手段。 借助观察法能及时了行为变化情况，能及时地获得 管理人员工作情况，所以，善于运用观察法是保证 工作高效所必不可少的 。 首先 科学的观察是获得并积累感性材料的重要渠道 。观察所直接获得的第一手材料，是理性方法所 赖以进行的基础与依据 。 其次 吴国勇士 精益经营？我看行！ 13 3、观察者的角色 在观察活动中，根据是否透露身份和参与程度，观察者扮演着四种不同类型 的角色，即 完全参与者、观察的参与者、参与观察者和完全观察者。 （ 1）完全参与者 指观察者不向被观察者透露自己是研究者的身份，却积极参与观察对象活 动并进行观察的观察者。 （ 2）参与观察者 指观察者向被观察者透露自己的身份，并与被观察者共同参与活动全过程， 在互相交往活动中进行观察的观察者。 （ 3）观察的参与者 指观察者向被观察者透露自己是研究者的身份，并通过参加活动过程进行 观察的观察者。 （ 4）完全观察者 指观察者与被观察者无关，对被观察者的行为与事件的发展不施加任何影 响，也不参与任何活动。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 14 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 演练练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 15 1、制定跟踪计划 （ 1）跟踪前与 XXX公司的确定被跟踪对象，同时在不影响 XXX公司日常运转 的情况下，根据人员在岗及工作性质情况进行初步确定一周跟踪计划； （ 2）制定跟踪计划时要留有调整的空间，随着跟踪计划的推进根据需要可适当 进行调整 （ 3）跟踪前一天双方需再次确认跟踪人员在岗信息是否准确，以及被跟踪人 所在的位置 吴国勇士 精益经营？我看行！ 16 2、跟踪记录表的准备 吴国勇士 精益经营？我看行！ 17 3、跟踪实施前的培训工作 （ 1）跟踪流程培训 明确被跟踪人 明确碰头时间、地点 知晓被跟踪人一天的大致工作内 容（是否外出） 取得联系方式 休息和午餐的安排 吴国勇士 精益经营？我看行！ 18 （ 2）跟踪要求 第一 记录要详细 打电话要记录听到的内容，例如打电话沟通 XXXX事，用时多长时间； 对被跟踪人的工作要详细记录，不放过细节，客观记录，只描述事实，过程中如发现 某些问题，也可及时记录下来（如果能明确知道被跟踪人在某时间段做什么事情，记录 时先记录总的工作，然后将做整体工作下面的各细节工作逐一进行记录），比如： 工作内容 时间段 发现的问题 一、上班前准备 8:30-9:00 1、取清洁卫生工具 8:30-8:32 2、打扫地面卫生 8:32-8:40 3、整理办公桌卫生 8:40-8:50 4、整理相关文件 8:50-8:55 5、请领导检查卫生 8:55-9:00 对工作内容的分析可以总结时再填写，保证跟踪时记录内容的及时性； 时间节点要填写准确，同时计算出时间差，以便一目了然知道时长； 吴国勇士 精益经营？我看行！ 19 第二 态度要认真 紧 张： 时刻集中注意力，跟踪过程中不得开小差； 面 善： 表情要随和，有亲切感； 职业化： 言行举止要严谨，站立、坐、走路等不能随意； 慎 言： 在跟踪过程中不要过多与被跟踪人交流， 也不要因为言语而影响他人工作； 及时性： 按照不同的时间段及时记录，不要延误， 否则就造成相关内容记录失真。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 20 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 演练练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 高层管理者 中层管理者 一、确定跟踪对象 对象： 董事会、部门负责人 方式： 观察记录 地点： 公司总部 对象： 各工厂负责人 方式： 观察记录 +不定点访谈 地点 ： 一线生产现场 吴国勇士 精益经营？我看行！ 二、明确跟踪流程 找对人 感谢被跟踪对象并到 指定办公地点集合 被跟踪人下班 说明情况 不在约定地点 在约定地点 电话联系 开始跟踪记录 到指定跟踪时间 回公司将跟踪资 料形成电子稿 开早会 当日跟踪 工作总结 吴国勇士 精益经营？我看行！ 23 不得迟到，跟踪人需在规定时间内到岗，不能让被跟踪人等候耽误时间 强调跟踪分工及跟踪纪律情况； 结束时告知小组长并到集合地点 第一步： 开早会 跟踪观察过程中，对被跟踪人工作有把握的进行记录，没有把握的应询问后在记 录，确保实事求是；同时在跟踪过程中不要过多与被跟踪人交流，也不要因为跟踪而 影响他人工作； 对被跟踪人提出的问题不做回答，不能以主观意识发表个人看法或观点； 跟踪人如有紧急事情处理或去卫生间，需向被跟踪人说明情况； 不允许跟踪人将跟踪记录出示给被跟踪人查看； 第二步： 开始跟踪 第三步： 跟踪结束 跟踪工作结束后，由小组长组织跟踪人员进行工作总结并 做好与企业方及时沟通联系，将次日跟踪计划安排落实好； 吴国勇士 精益经营？我看行！ 24 第三步： 跟踪结束 由组长组织带领大家进行全天跟踪工作的总结，主要包括以下几个方面： 1、遇到困难或突发事情； 2、对跟踪工作有更好的方式方法； 3、简述每个被跟踪人的特点及跟踪细节要点分享； 4、有必要的情况下将一天的跟踪情况向对方负责人进行简要总结（视情况而定） 第四步： 总结会议 第五步： 形成文档并初步分析 跟踪工作结束后，由小组长组织跟踪人员进行工作总结并 做好与企业方及时沟通联系，将次日跟踪计划安排落实好； 1、将手写的文字按照固定的模板进行形成电子稿； 2、将当天的跟踪工作内容按分析要求进行分类总结填写，并简述对被跟踪人一 天工 作的感想或看法，要实事求是如实填写。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 三、跟踪工作注意事项： 1、牢记“ 我们真是记录工作情况，不是检查不是督办 ”； 2、跟踪时集中注意力不要让被跟踪人脱离视线 （特别提出来的真实 记录并配合被跟踪人的工作） 3、时刻保持良好心态； 4、当被跟踪人 对外（会见顾客、政府职能部门等） 处理事情时可适 时回避，以免影响工作。 吴国勇士 精益经营？我看行！ 三、跟踪记录案例分享 吴国勇士 精益经营？我看行！ 27 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 演练练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 28 一、说明跟踪目的 二、列出实际跟踪计划列表 三、主要问题汇总 四、初步解决方案 五、拟定应用及反馈计划 吴国勇士 精益经营？我看行！ 29 分析报告案例 吴国勇士 精益经营？我看行！ 30 跟踪观察项目实施流程 什么是观察法 2 跟踪前的准备工作 3 跟踪工作实施 4 资料汇总分析阶段 5 演练练习 6 工作分析概述 1 吴国勇士 精益经营？我看行！ 演练时间 出发！ GO!GO!GO! 32