《公文处理工作》ppt课件

党政公文处理工作,医院办公室,党政公文的基本概念,党政公文，是所在单位党政、上级党政机关和平行机关在实施领导、履行职能和处理公务过程中形成的具有特定效力和规范文本体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，依法进行教学、科研和其他公务活动，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理工作的原则：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密,公文的适用范围,规范性文件：指单位为规范管理而制定的可以反复适用并约束不特定人的政策性规定，包括规定、意见、办法等。浙江大学规范性文件制订办法（试行）（浙大发监20071号，） 具体性文件：指根据规范性文件具体落实与操作的只适用特定人的一事一办的文件。,行文种类,学校公文种类主要有： 1.决议：用于发布经会议讨论通过的重大决策事项。 2.决定：用于对重要事项作出决策和安排。包括奖惩、变更或撤销下级不适当的决定事项。 3.通知：适用于发布行政规章和措施，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，嘉奖有关单位及人员。,4.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 5.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，印发领导讲话，交流重要情况。 6.公告：适用于向单位内外宣布重要事项或者法定事项。 7.报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。 9.批复：适用于答复下级单位的请示事项 。,10.通告：用于公布重大事项和应当注意或者遵守的事项。 11.函：用于无隶属关系的有关部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。 12.纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。 党政机关还有命令、公报、议案等，基层单位一般不使用此三种公文。,公文格式及注意事项,我校行政公文一般由份号、秘密等级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、打印人、校对人和印发日期、页码等部分组成。,涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”（党政机关电报标注有特提、特急、加急、平急）。 发文机关标志：应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前或单独用主办机关名称。 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文理使用主办机关发文字号。 上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（发文机关+事由+文种） 主送机关：公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者统称。公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。 正文：公文主体，用来表述公文的内容。 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注（少数可以会议通过日期为准）。,印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性文件可以不加盖印章。 附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。 页码：公文页数顺序号。 公文中各组成部分的标识规则，参照党政机关公文格式国家标准执行。 一般公文用纸幅面采用国际标准A4型。,行文规则,行文应坚持确实需要、慎重精简的原则，做到科学决策、意见成熟、文种恰当、讲求实效、注重针对性和可操作性。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄报被越过的上级机关。,上行文规则：应主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关和同级机关阅知，可以抄报，不抄送下级机关；基层单位的部门上行文必须经党委和行政同意或授权；下级的请示事项应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关；请示必须一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请求事项；除非上级机关负责人直接交办事项，否则，不得向上级机关负责人报送公文，也不得以本单位负责人名义上报公文；受双重领导的单位上行文时，必要时抄送另一个上级机关。,下行文规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文就同时抄送发文机关的直接上级机关；党政办公室可以向下属单位党政行文，其它部门和单位除职权范围内事项可向下级相关部门行文外，不得向下级党政行文；涉及多个部门职权范围的事务，未商得一致的，不得向下行文，擅自行文的，应当责令其纠正或者撤销；向受双重领导的下级行文，必要时抄送其另一个上级机关。 党委、行政的部门依据职权可以互相行文。单位内设机构除办公室外不得对外正式行文。,我校各党政部门、单位行文关系如下： 1、党委办公室、校长办公室可代表学校党政向下级单位和外单位行文 2、除以函的形式商洽工作、询问和答复问题，以及以通知的形式公布受表彰单位或者人员名单外，除党委办公室、校长办公室外的学校任何行政部门、单位不得对校外单位或者机构行文，不得向学校的下级部门和单位行文；但可以向学校下级单位的相关业务部门行文。 3、各学院、直属单位可以根据工作需要在本单位范围内行文，重要公文应当抄送学校有关部门；对于有关工作事项，可以“报告”或者“请示”的形式向学校行文报告或者请求指示、批准。,公文拟制,一般程序为： 主办部门起草文件主办部门领导核稿有关部门领导会签两办文秘室核稿两办主任核稿有关校领导会签校领导签发文印室排版打印主办部门校对文印室印制主办部门再次确认无误后将应归档份数文件交两办文秘室机要秘书主办部门携应寄发校外单位文件到两办综合室用印主办部门向校外发文单位寄发文件；两办文秘室按校内发文范围向校邮政部交接下发文件。,草拟公文应当做到,符合国家有关法律、法规和党的路线方针政策及学校有关规定。完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，应切实可行并加以说明。 先决定，后发文。公文所作决定和所涉事项应当确实有据，并提供有关行文依据（学校决定或决议、有关公文复印件等）以备审核和归档；所列附件材料应完备无缺。行文依据不足者不可发文。,情况确实，观点明确。调研深入，论证充分，广泛听取意见。 内容简洁，主题突出，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，标点正确，文字精炼。 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。文种正确，格式规范。 使用国家法定的计量单位，人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,公文正文一般采用小三号仿宋字体。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 需要强调的是：负责人应当亲自主持和指导重要公文的起草。,跨部门职权的公文拟制,对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出倾向性意见，并与有关部门会签后报请学校领导协调或裁定。 部门之间征求意见或会签时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应在5个工作日内予以答复和会签。如因特殊情况不能按期答复和会签，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定会签时限及方式，否则主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。,代拟公文办理,由部门代学校草拟的公文，应当做好前期工作，及时报党委办公室、校长办公室审核（公文报两办办理时间一般应不少于5个工作日），并同时报送电子文本。未经校两办审核，公文不得直接送校领导签发。,公文审核,公文审核的重点是：是否确需行文，行文依据是否完备；是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行公文相衔接；政策措施和办法是否切实可行；行文方式和程序是否妥当，附件材料是否齐全，是否符合行文规则、公文格式是否规范等。 对不符合规定的公文，经两办负责人批准后，可以退回主办单位并说明理由。符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。印发前复核中发现问题，需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。,收文办理,收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理应当按规定的程序进行。 收到上级机关下发或交办的公文和平行机关印发的公函，由党委办公室、校长办公室提出拟办意见，送学校有关领导批示或交有关部门（单位）办理。学校下级单位报给学校的“请示”、“报告”，由党委办公室、校长办公室提出拟办意见，送学校有关领导批示后办理。,承办部门（单位）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 公文办理中遇有涉及其他部门（单位）职权的事项，主办部门（单位）应当主动与有关部门（单位）协商；如有分歧，主办部门（单位）主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请学校协调或裁定。 送学校领导批示或者交有关部门（单位）办理的公文，由党委办公室、校长办公室负责催办、督办。 传阅：阅知性公文要根据内容、要求和工作需要确定范围后分送，根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。要特别注意随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。,公文归档,公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。,联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 拟制、修改和签批公文，打印、书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。,公文管理,公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经党委办公室、校长办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。,主要问题,长句、重复，篇幅冗长 表达随意、口语化 ，互相引用，逻辑不清，语带歧义 责任意识不强，低级错误不断 低级错误类型：错别字、人名错误、序号错误、专有名词在同一个文件中不统一（如简称和全称混杂）、内容前后不一致、日期错误、统计数据错误、单位名称错误、修改稿或未定稿作为定稿、新文件使用旧模板（如国际会议请示等）、部门发文废止学校发文等等。（学籍文件、处分文件等发文稿低级错误较多，已多次指出）,发文流程不规范 ：未经党办校办审核（以文件紧急为由，未经文秘室核稿、审稿） ，直接送校领导会签或签发。需要部门会签的文件未完成会签意见送文秘室审核。（应整合意见到发文稿中，避免意见含糊的文稿）。 发文稿纸填写问题：填写要素不完整、签名字迹不清楚（如潦草等）及打印签名等。填写要素不完整表现为：拟稿人电话、核稿人日期、密级以及专题会议纪要的主送和抄报单位漏填。 人为形成急件：非规范性文件和不要求紧急办理的文件，文秘室一般应在5个工作日内审核完毕（会议纪要应在2个工作日内处理）。急件加快处理。因职能部门的耽搁，导致普通文件成为急件,校对问题 ：拟稿人校对的责任意识要加强。 “文件清样稿校对注意事项”已贴在文印室，希望校对人员严格对照，认真校对，但校对错误问题依然存在。 其他问题 ：内部文件处理不规范，在联网机上处理文件，通过邮件传送文件。部分职能部门在发文字号的获取上存在把关不严谨的问题，导致文件空号、重号现象发生。,文件清样稿校对注意事项,校对人：由文印室通知拟稿人校对清样稿，原则上不代校。谁校对，谁签名，谁负责。 校对要求：文件标题断行是否合适；文中修改部分是否已做修改；文号是否正确；文件落款日期是否为领导最后签发日期；注意文号、落款日期、印发日期中的年份；专题会议纪要及需向外报出的文件中主送单位名称是否规范。,格式要求 标题：居中，文鼎大标宋简小二号字体，注意合理断行； 正文：仿宋小三号字体，行间距为最合适（段前、段后均为0行），每段首行缩进2字符； 正文标题：一级标题为黑体（不加黑），二级及以下标题均为仿宋体，字号均为小三。样式为： 一、 二、 （数字后为顿号） （一） （二） 1. 2. （数字后为圆点） （1） （2）,办 会,会议确认：确认早、要求明、人员知 地点选择：合理、合适、合规 议程安排：清晰、准确、简洁 会场布置：适时、适当、细致 材料准备：全面、得体、精致 宣传方案：丰富、周详、妥帖 资金预算：细化、明确、落实 进程控制：守时、提醒、灵活 会后管理：快好准地形成记录纪要、全面完整地归档材料、抓好督促协调落实,