资源描述
常规资料管理,湖南省疾病预防控制中心 夏 伟 2010年4月,内容提要,一、什么是免疫规划常规资料 二、资料管理的目的 三、资料管理存在的主要问题 四、资料的规范管理 （一）资料的收集 （二）资料的报告 （三）资料的分析 （四）资料的归档,一、什么是 免疫规划的常规资料?,常规资料,是指在预防接种等工作过程中需要收集的各种资料: 包括:原始工作记录、统计报表、文件、科研报告、简讯、汇编、书报等。 资料的类型 统计资料 非统计资料,统计资料,统计资料包括以下三种: 记录表： 用于计划实施过程的记录，反映工作过程的实施情况； 包括接种记录、疫苗领发记录、冷链温度记录、使用注射器材记录等。 调查表： 是对疾病发生、异常反应等事件进行全面规范的记录，含有详细的信息，是开展疾病控制等工作的基础； 包括国家免疫规划疫苗针对传染病流行病个案调查、疑似预防接种异常反应调查表等。,统计报表： 用于反映本地区预防接种工作进展和质量，需要逐级上报； 包括国家免疫规划疫苗接种率、疫苗使用计划报表、疑似预防接种异常反应报告卡、针对疾病监测情况统计报表和基本情况统计报表等。,统计资料,非统计资料,仅需归档保存以备今后查询的各类资料，主要包括各类业务技术资料、培训教材、会议、表彰、宣传等资料，以及各类计划、总结等。,二、常规资料管理的目的,是开展免疫规划工作的基础，也是重要内容； 是制订规划、决策分析、效果评价的重要依据； 用于工作记录、信息储备、信息传递； 用于有效地监督免疫规划工作质量，改进工作。 它的真实与否，不仅直接关系到一个地区、一个单位免疫规划工作评估的正确与否，而且影响到决策的分析和规划的制订。 证据,三、资料管理存在的主要问题,原始记录资料登记不完整，不规范。 统计报表报告质量有待进一步提高。 非统计资料管理不规范。 资料较多，但是有关信息的收集、检索和利用不足，甚至有些资料从未被利用过。 社会相关部门间缺乏有效的信息交流机制。,不解决常规资料的规范管理问题 输入的是垃圾，产出的同样也是垃圾,影响因素 解决问题,主观： 责任心 技术水平 ,客观： 网络、硬件、软件 人员更换 经费不足 ,加强维护、尽早发现,人员培训、做好衔接,投入增加,提高认识、培训督导,发现问题 解决问题,四、如何规范管理常规资料?,资料管理的过程,收集 报告 分析 归档,（一）资料的收集,方法 明确各级需要收集那些信息； 各级定期、有计划、有组织地收集、掌握、保存； 应逐步推广信息化管理，提高信息收集的准确性与及时性。,各级应收集的免疫规划资料的内容-1,各级应收集的免疫规划资料的内容-2,各级应收集的免疫规划资料的内容-3,村级或接种单位,人口资料： 总人口数及15岁各年龄组的人口构成资料；各月出生人数；建卡人数、建证人数；儿童流出、流入情况。 疫情资料： 国家免疫规划疫苗针对传染病发病人数、死亡人数。 接种资料： 实行村级接种的单位，对儿童预防接种个案信息应做好完整记录，应掌握国家免疫规划疫苗应种人数、实种人数、未接种人数及原因分析等。 第一类疫苗的使用计划和第二类疫苗的购买计划、疫苗接收、购进记录及使用情况等。 各类宣传资料。,乡级防保组织,人口资料：辖区内总人口数及15岁各年龄组人口构成资料；出生人数；建卡人数、建证人数；儿童流出、流入情况；托幼机构、学校数及学生人数。 组织机构资料：辖区内接种单位数、接种周期、免疫服务形式；专业人员数量及学历等情况。 疫情资料：国家免疫规划疫苗针对传染病发病人数、死亡人数、免疫史等。 接种资料：国家免疫规划疫苗的儿童预防接种个案信息、应种人数、实种人数、接种率（包括群体性接种、应急接种等）、未接种原因分析；疑似预防接种异常反应调查处理等资料。未实行以乡为单位接种的地区，还应掌握辖区内接种单位数量、分布、接种人员资料。 第一类疫苗的使用计划和第二类疫苗的购买计划、疫苗接收、购进、分发、储存记录及使用情况等。 冷链设备及接种器材使用管理资料。 各类宣传资料。,县级及以上疾病预防控制机构,除需收集乡级防保组织应收集的资料外，还需收集以下资料： 统计局、公安等不同部门的年度人口资料。 监测资料：国家免疫规划疫苗针对传染病疫情、接种率、免疫成功率、人群免疫水平、病原学、疑似预防接种异常反应与冷链系统监测等。 专题调查资料：国家免疫规划疫苗针对传染病流行病学调查、疫情漏报率、接种率、流动儿童、安全注射等专题调查资料。 上级来文，本级发文、培训及工作计划、督导、考核、总结等资料；大事记、卫生统计年鉴；经费预、决算等。 科研、国内学术交流、与国际组织合作项目等有关资料。 当地的生活、卫生、经济、文化、地理、气象，以及健康教育、宣传资料。,（二）资料的报告,首先应明确： 通过何种方式、什么时间和通过谁来报告资料； 如何保证资料报告的及时性、完整性和准确性； 如何将信息及时反馈给各相关部门； 统计报告的各种数据必须真实准确，盖章后报出； 上级疾控机构对报告的数据要定期抽查，评价报告的质量。,报表种类-1 个案报表：儿童预防接种个案信息（已开展信息化地区）；针对疾病个案调查表；疑似预防接种异常反应个案报告卡和个案调查表。 旬报表：针对传染病主动监测旬报表。 月报表：国家免疫规划疫苗常规接种情况报表、第二类疫苗接种情况报表、一类疫苗和注射器使用计划月报表 。,报表种类-2 年度报表： 人口构成情况统计和接种单位统计； 预防接种服务形式统计； 预防接种工作人员统计、从事预防接种人员培训情况统计； 冷链装备情况统计； 国家免疫规划疫苗和注射器年度需求计划； 第一类疫苗使用统计； 暴发疫情、疫区处理登记； 免疫监测统计； 接种率调查统计。,报表种类-3 其它报表： 群体性接种、应急接种等报表。 省级疾控机构可根据工作需要，经同级卫生行政部门批准后制订本省工作报表。,各级预防接种工作相关表格的报告统计要求-1,注：日常记录 信息系统上报/统计 手工上报/统计,各级预防接种工作相关表格的报告统计要求-2,注：日常记录 信息系统上报/统计 手工上报/统计,个案报告： 实施儿童预防接种信息化管理系统的乡级防保组织、接种单位在每次接种完成后5天内通过接种点客户端软件将预防接种个案信息上传国家信息管理平台。 国家免疫规划疫苗针对传染病个案调查表通过国家信息管理系统每月15日前上传到国家疾控制中心。,报告时间-1,报告时间-2 月（旬）报表： 旬报表要求县级每旬5日上报市级，市级每旬10日上报省级。 尚未实施儿童预防接种信息管理系统的乡级防保组织或接种单位,每月5日前汇总上一个月儿童预防接种统计报表,上报属地县级疾病预防控制机构，然后由县级疾病预防控制机构通过国家信息管理平台于每月10日前录入上报。 其它各类月报表县级每月10日上报市级，市级每月12日上报省级，省级每月15日上报国家。,报告时间-3 年度报表： 各级将年报表汇总为本级的国家免疫规划综合档案，县级及以下单位应于次年2月15日以前完成，上报市级疾控制机构；市级疾控制机构于3月15日前上报省级疾控制机构；省级疾控制机构于3月底上报至国家疾控制机构。 各级上报的年报数字均为上一年1月1日12月31日的情况。 其他报表： 群体性接种和应急接种等数据，应根据各地具体实施情况，按照卫生行政部门的统一要求上报数据。,报告时间-4,审核 （及时性、准确性、完整性 ）： 是否按时上报各类报表 填报内容是否完整 是否存在错误：同一表内或表与表之间的逻辑错误。 如：同一疫苗（同一剂次）受种数 应种数。,报告资料的审核及质量要求-1,统计报告的各种数据必须真实、准确，并由主管领导审阅签字、盖章后报出。 上级疾病预防控制机构对报告的数据要定期抽查，评价报告的质量。,报告资料的审核及质量要求-2,注意事项,需上报的报表的种类、报表的格式、报表的上报时间及报告方式都以最新发布的为准。 今年3月11日中国疾病预防控制中心下发了扩大国家免疫规划相关监测信息报告工作方案，将一些报表的格式、内容、上报的时间等方面做了更新，请注意使用新表。,填报说明：,报告单位对所装备的冷藏车、疫苗运输车、冷库、冰箱等冷链设备按该表格式进行填报。 1、本表由使用单位填报，每个冷链设备填写一张表，冷藏包合计填一张表。 2.设备编码在报告单位录入或导入中国免疫规划监测信息管理系统（4.0以上版本）时自动生成，生成后需补填到本表。 设备编码规则：单位编码10位+ 设备类型编码2位+流水号4位，其中单位编码等于8位乡镇街道编码+2位接种单位编码。,3.车辆和冷库容积单位选择“立方米”，保留1位小数；冰箱和冷藏箱容积单位选择“升”，不带小数。 4.当新装备冷链设备或原有冷链设备的状态发生变化时，使用单位应在变更后15日内通过中国免疫规划监测信息管理系统（4.0及以上版本）进行更新报告。 5.每年1月底前，各级疾控机构应对本辖区冷链设备档案表进行全面审核。,填报说明,需报告的单位：城镇接种单位、乡接种门诊、村级接种点、出生接种单位，报告内容包括服务形式、服务周期、接种人员等。 1.本表由县级疾控机构收集后，录入或导入中国免疫规划监测信息管理系统（4.0以上版本）并逐级上报中国疾控中心。当接种单位情况发生变更后15日内，应及时报告县级疾控机构进行更新报告。 2.接种单位所在乡（镇、街道）编码由8位编码组成（6位县国标编码、2位乡级编码），由中国免疫规划监测信息管理系统（4.0及以上版本）系统自动生成，每年年初定期更新。 3.“出生接种单位”是指只提供新生儿乙肝疫苗、卡介苗接种的单位；,4. 服务人口数是指服务的辖区总人口数，出生接种单位不填写服务人口数； 5.“日接种”是指每周提供5天以上常规疫苗接种；“周/旬接种”是指每周/旬提供一天以上常规疫苗接种服务; 6.每年1月底以前，县级疾控机构应对本辖区接种单位档案表进行全面审核。,冷链设备和接种单位档案表的录入和报告时限要求,乡级防保组织收集本辖区内冷链设备和接种单位档案表，报告县级疾控机构。 县级疾控机构收集本辖区内冷链设备和接种单位档案表，录入或导入“监测系统”并网络报告省级疾控中心。 市级疾控机构通过“监测系统”录入本级冷链设备档案表，审核辖区内各单位报告数据。,在2010年5月底前完成冷链设备档案、接种单位档案的首次全部报告。 在完成历史数据报告后，对发生变化的接种单位和冷链设备（包括新装备或原有设备的状态发生变化），要求在变更后15日内通过“监测系统”更新报告。 每年1月底前，各级疾控机构应对辖区已报告冷链设备和接种单位档案进行全面审核。,上报和录入方式： 乡级可采用纸质表，也可用电子表上报，县级可直接将下级数据录入中国免疫规划监测信息管理系统也可采取导入的方式。,填写说明,本表供各级发放/购进疫苗运输时填写；运输超过6小时需记录途中温度，每天记录2次，间隔不少于6小时；使用无自动温度显示的冰排保冷设备时，只在启运和到达时填写冰排状态（冻结、冰水混合物、完全融化）。,填写说明：每台冷链设备一张表，每天记录2次温度，间隔不少于6小时。,填表说明,1姓名：根据儿童居民身份证的姓名填写。可暂缺，儿童取名后应及时补充记录。 2出生日期：按照年（4位）、月（2位）、日（2位）顺序填写，如19490101。 3监护人姓名：只填写一个，并在“与儿童关系”中注明母亲、父亲或其他关系。 4家庭现住址：只填写至乡级。 5户籍住址：若同家庭现住址，则在“同家庭现住址”前数字1上划“”，若不同，请具体填写只填写至乡级。,6异常反应史、接种禁忌和传染病史：在每次接种前询问后填写。 7每次完成接种后，接种医生应将接种日期、接种部位、疫苗批号、生产企业、接种单位等内容登记到预防接种证中，并及时签名；同时将接种日期、接种部位、疫苗批号、有效日期、生产企业、接种医生等内容登记到儿童预防接种卡中。其中，“接种部位”只填写注射用疫苗的接种部位：左侧用1表示，右侧用2表示；“有效日期”指有效截止日期。 8“备注”栏用于记录某疫苗某剂次接种的其他重要信息,例如：接种乙肝疫苗的种类（酵母苗/CHO苗）、接种百白破疫苗的种类（全细胞苗/无细胞苗）、特殊情况下的不同接种剂量等等。 9接种二类疫苗时，按上述内容进行登记。,（三）资料的分析,首先应该： 掌握收集、整理和分析数据的方法和技巧； 明确哪些指标最能够反映工作中的进展或者存在的问题； 综合考虑多个指标，就能够对预防接种服务有一个更全面的了解，也能够发现问题。,分析技巧,了解预防接种工作的情况，可以通过接种率、脱漏率或预防接种服务的质量等指标进行评价； 可用接种第1剂百白破疫苗的人数来评价接受预防接种服务的儿童数目； 运用接种百白破疫苗第3剂的接种率来评价系统连续提供接种服务的能力； 通过了解无菌注射器的使用数量、疫苗的使用量、预防接种服务实际提供的次数、针对传染病发病率等各种指标来评价工作质量、效率。,对乡级、县级和市级的要求,在收到下级报表或完成本级报表后，应对报表的内容进行具体分析，评价填报的基础信息的种类是否齐全、及时，查看各类基础信息有无涂改、逻辑错误等现象，发现存在逻辑、填写错误，应与报告单位联系确认后，及时予以纠正。 对报告资料要及时分析利用，定期将分析结果反馈给下级，用于疫苗针对传染病的控制。,（四）资料的档案管理,各级文字资料需按时整理，装订成册保存，实行档案化管理；各类数据库资料需随时备份保存。 村级每半年整理1次本级资料，年底装订成册，在村级卫生所保存。 乡级及乡级以上单位根据资料数量，每半年整理1次，年底分类装订成册，建档立卷，登记编号。在本单位由经培训合格的专业人员妥善保管。 资料的信息化管理,（五）免疫规划相关法律、法规、规范对记录的要求,传染病防治法明确规定： 我国对儿童实行预防接种证制度 疫苗流通和预防接种管理条例规定： 在儿童出生后1个月内其监护人应到儿童居住地承担预防接种的接种单位为其办理预防接种证； 接种单位对儿童实施接种时，应当查验预防接种证，并做好记录，预防接种证的格式由省级人民政府卫生主管部门制定； 接种单位接收第一类疫苗或者购进第二类疫苗，应当建立并保存真实、完整的接收、购进记录。,医疗卫生人员在实施接种前，应当告知受种者或者其监护人所接种疫苗的品种、作用、禁忌、不良反应以及注意事项，询问受种者的健康状况以及是否有接种禁忌等情况，并如实记录告知和询问情况。,疫苗储存和运输管理规范规定,疫苗的验收 疾病预防控制机构、接种单位、疫苗批发企业在接收或者购进疫苗时，应当索取和检查疫苗生产企业、疫苗批发企业提供的疫苗运输过程中的温度监测记录和疫苗运输的设备、时间、温度记录等资料的证明文件及资料。 收货时应核实疫苗运输的设备、时间、温度记录等资料，并对疫苗品种、剂型、批准文号、数量、规格、批号、有效期、供货单位、生产厂商等内容进行验收，做好记录。符合要求的疫苗，方可接收。 疾病预防控制机构、疫苗生产企业、疫苗批发企业应对运输过程中的疫苗进行温度监测并记录。,记录内容包括疫苗名称、生产企业、供货（发送）单位、数量、批号及有效期、启运和到达时间、启运和到达时的疫苗储存温度和环境温度、运输过程中的温度变化、运输工具名称和接送疫苗人员签名。 疾病预防控制机构在供应或分发疫苗时，应提供疫苗运输的设备、时间、温度记录等资料。 疫苗的收货、验收、在库检查等记录应保存至超过疫苗有效期年备查。,疫苗贮存记录 疾病预防控制机构、接种单位、疫苗生产企业、疫苗批发企业应按以下要求对储存疫苗的温度进行监测和记录。 （一）应采用自动温度记录仪对普通冷库、低温冷库进行温度记录。 （二）应采用温度计对冰箱（包括普通冰箱、冰衬冰箱、低温冰箱）进行温度监测。温度计应分别放置在普通冰箱冷藏室及冷冻室的中间位置，冰衬冰箱的底部及接近顶盖处，低温冰箱的中间位置。每天上午和下午各进行一次温度记录。 （三）冷藏设施设备温度超出疫苗储存要求时，应采取相应措施并记录。,疾病预防控制机构、接种单位、疫苗生产企业、疫苗批发企业应建立健全疫苗储存运输设施设备档案，并对疫苗储存、运输设施设备运行状况进行记录。 疾病预防控制机构、接种单位应定期对储存的疫苗进行检查并记录，发现质量异常的疫苗，应当立即停止供应、分发和接种，并及时向所在地的县级卫生行政部门和食品药品监督管理部门报告，不得自行处理。,疫苗的报废 疾病预防控制机构、接种单位储存的疫苗因自然灾害等原因造成过期、失效时，按照医疗废物管理条例的规定进行集中处置。,小 结,免疫规划工作： 细致烦琐、任务多、责任大 资料收集报告是基础 资料分析、评价是灵魂 资料档案管理是方法 发现问题、分析根源、有效解决问题,谢谢,
展开阅读全文