《秘书综合实训教程》PPT课件

秘书综合实训教程,主编：卢颖 叶军,第一篇 职场导航,比尔盖茨是世界级的企业家，他的秘书露宝做的工作也是事务性的琐碎工作，露宝以一个成熟女性特有的缜密与周到，担当起了在“娃娃公司”应尽的责任与义务，谁能说她的琐碎工作不重要呢?每一个成功的男人背后都有一个贤内助，比尔盖茨也一样。而这个女人并不是他的夫人，而是在他创业初期帮助过他的是在微软公司起了很大作用的女秘书。一个好的秘书是企业的宝贵资源，秘书的工作好坏也对企业的发展有重要作用。,任务一 认 知 秘 书,一、任务描述 1了解秘书的基本涵义。 2. 了解秘书职业内涵的变化与发展。 3. 熟悉秘书工作部门的划分和工作系统。 4. 明确秘书工作的内容、职责和作用。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：通过讨论，归纳企业秘书工作的基本内容、作用和工作原则。 建议：借鉴自己已有的专业理论知识，并进行归纳和梳理形成自己对这些问题的独立见解。 训练二：通过调查，了解一家企业的秘书办公系统，并画出办公系统结构图。 建议：与同学合作进行，可以参考的对外宣传资料等提供的信息。 训练三：古人讲“事以密成，语以泄败”，现代职业意识讲究沟通和传播，讲究公众的知情权。通过讨论，请你谈谈秘书工作的保密原则如何执行？ 训练四：收集优秀秘书的工作实例。 建议：可以从不同行业、地区、秘书中部门或秘书岗位来进行收集，会更有针对性。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 秘书一种拥有职业符号的工作 一、任务描述 1明确职业秘书的工作价值。 2准确的工作角色定位，发挥重要的职能。 3掌握职业特点，练就扎实的专业技能和 能力。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：举例说明秘书工作价值的具体体现在哪些地方？ 建议：应包括秘书工作的有形价值、无形价值。 训练二：从秘书工作的特点和职能来分析，恰当的秘书定位和秘书角色。 建议：可以与同学、朋友或有秘书工作经验的人交流，获得更多信息。 训练三：请你思考为什么说“秘书是一种拥有职业符号的工作”？秘书的职业符号是什么？ 建议：综合自己以往所学习的知识或社会实践的体会，来认真思考和分析。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 秘书掌握“德”“谋”“技”的内功 一、任务描述 1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能力要求。 2.秘书要具有广博知识和各种综合能力，成为复合型人才。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：收集秘书在职业道德、职业素养、专业 能力方面的事例（正、反）。 建议：有针对性的收集事例，并进行交流。 训练二：收集、归纳重点行业、企业，对秘书的职业素养、能力等方面的要求。 建议：结合地区经济实际情况，有针对性地进行行业、企业的走访、调查等活动。 训练三：个人职业道德、职业素养、专业能力分析。 建议：以自我反思、自我分析等形式进行。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第二篇 敲开职场大门,朋友你想过这个问题吗？想找一份如意的工作不是一项容易的事情。当我们看到眼花缭乱的企业招聘广告，会觉得无所是从，对于刚刚走出校园的学生更是困难的事情。我们刻苦学习，努力希望自己能够被社会、企业接受，期冀能够找到一份满意的工作。但是如果我们没有在更早的时候，就有自己追求的目标，为自己着想，规划自己的未来，那么到了临近就业时，情形就非常糟糕了。,任务一 研究企业的招聘信息 一、任务描述 1明确企业招聘信息的重要性； 2运用各种方法对信息分析，从企业的招聘信息中获得有价值的重要资讯； 3做好自我分析； 4明确自己努力方向。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一： 行业企业基本情况的网络查询 训练二： 企业招聘信息的收集 训练三： 企业招聘信息的整理与分析 训练四： 自我分析,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 企业跟你输不起 一、任务描述 1学会从企业用人的角度来理解企业招聘的“初衷”。 2正确认识企业为了谋求发展，需要构建合理的人才结构。 3通过对企业招聘人员所付出的基本成本、机会成本、隐形成本的认识，来分析企业招聘人才的观念与我们的认识差异。 4调整就业心态，适应企业的需求。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 撰写成功的简历 一、任务描述 1掌握撰写成功简历的要求和方法。 2明确撰写简历的禁忌。 3掌握各种不同风格的简历写作中反映出的个性。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：归纳自己的个人信息 建议：准备好几个文件夹；收集个人信息时，要特别注意各种资料的证书、证件是否齐全，并保存好原件，将复印件整理出若干份备用；个人信息要准确、无误，不能要虚假充分。 训练二：邀请指导教师或其他人，撰写一份你的推荐信 建议：你一定要努力，不要怕被别人拒绝，在这个过程中要不断锻炼自己的沟通能力、交往能力。 训练三：设计符合个人特点的简历模式 建议：使用不同风格的简历模式，千万不要抄袭别人的东西。并可以请自己的朋友、指导教师来评判，听取他们的意见。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 做好充分的面试准备 一、任务描述 1认识到面试的重要性。 2“形”的塑造掌握面试的自我形象塑造、礼仪基本技巧。 3“智”的内涵掌握面试中的语言表达技巧。 4成为自信的面试者。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：请你每天临出门之前，从镜子中观察自 己的整体着装、发型、服饰等方面是否和谐？你能够从中发现什么问题？ 建议：请你坚持2周4周，并自己设计观察记录表，做好观察记录。在观察结束时，对记录信息进行分类、归纳，看看自己能够找到哪些有价值的内容。 训练二：从身边的人中挑选23人作为观察对象，说出你对他们在职业形象上，给你的感觉和印象。 建议：建议最好是陌生人，感觉他给你留下的职业形象感觉。 训练三：请你对比下面的图片，谈谈你对图片中人物着装、服饰、表情等的看法。 建议：语言描述要尽量准确、精炼。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 成功面试的细节 一、任务描述 1明确细节决定面试的成败。 2通过分析，得出面试中重要的细节问题。 3在日常学习和生活中从细节做起，养成良好的职业习惯和素养。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：在日常学习生活中，寻找或发现自己在哪些细节上的认识上、行动上存在误区和错误？ 建议：请你多听取别人的意见和看法，并写下自己的感受。 训练二：行为习惯训练。如：左右手、脚交替训练等。 建议：自己找一些简单、易行的小游戏、活动项目，来锻炼自己、改变不良习惯。 训练三：借助瑜珈、体操、舞蹈等训练项目，来塑造自己良好的体态和举止。 建议：一定要长期坚持，锻炼毅力和信心，并可以辅以日记来记录自己的锻炼情况。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 面试后的有效沟通 一、任务描述 1明确面试后沟通的重要性。 2掌握不同的沟通方式。 3能够正确运用恰当的方式与招聘单位沟通。 4让面试后的有效沟通成为建立良好人际关系的起点。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：有人认为：“面试后没有必要再写感谢信，尤其是感觉自己没有被录用的可能的时候，是多此一举。”你是怎么认识这个问题的？ 建议：可以与有过面试经历的朋友来交流，多听取他们的意见和感受。 训练二：通过讨论，请你与大家一起研究一下常用的沟通方式的不同特点。 建议：运用对比的方式，针对各种沟通方式，在使用优势与不足、使用的条件以及注意事项等方面，提出你的看法。 训练三：请你根据自己收集的信息，再例举出其它面试后沟通的方法。 建议：我们所介绍的沟通方式是有限的，需要你不断去学习和发现，寻找最恰当的沟通方式。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第三篇 学习与成长,职业秘书以服务为宗旨、以服从为天职、以工作高效有质量为生存之本。你应聘秘书职位时，做好思想准备了吗？没有关系，打开职业的大门，从这里开始做好一名初入职场的学习者。初入职场的我们怎样才能顺利度过实习期，打开工作局面，初步得到领导和同事们的认可，奠定自己的职业基础，这是需要我们认真研究的问题。,任务一 适应职场氛围、营造高效办公环境。 一、任务描述 1适应职业场合的环境和氛围。 2了解自己的领导和同事，尽快熟悉相互认识。 3营造良好的高效办公的环境。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：区分学生与职业人的身份、环境、意识等方面的不同。 建议：请你与同学进行讨论，或者进行辩论，将讨论内容一一记录下来，整理、归纳出清晰的观点。 训练二：从学生到职业人的角色转变，需要你在哪些方面进行改进和调整？ 建议：针对自己的实际情况，提出改进措施。 训练三：在以往学习的基础上，请列出秘书所负责的办公环境管理工作的具体范围、内容和要求。 建议：我们已经学习了“秘书基础、秘书概论、秘书实务”等课程，对秘书工作有了系统的了解和认识。请你这些理论知识进行归纳和整合并提出自己的观点，清楚自己的职业角色和岗位职责。 训练四：你认为在办公环境管理中会哪些地方经常出漏洞？ 建议：请你与有一定工作经验的人士沟通，或在自己实习实践中细心观察，找出容易出问题的地方，积累宝贵经验。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 学会倾听、学会服从、奉命行事。 一、任务描述 1学会认真倾听他人的讲话，表现出自己职业素养和敬业。 2学会牢固树立服务与服从的职业意识。 3遵从领导的要求，认真执行自己的职责，正确行事。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：在开始练习倾听时，请你回答下面的简单问题： 训练二：倾听习惯测试。在你倾听的过程中，是否有以下的坏习惯： 训练三：你是否具备应有的服从意识。请你回答下面的问题：,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 有效的管理日常事务 一、任务描述 1明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围。 2掌握办公室典型工作的规律和方法。 3熟练运用办公室工作方法来解决实际问题。 4不断提高日常工作的效率和质量。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：写出办公室事务秘书日常工作的基本内容和职责范围，明确自己的角色定位和职权范围。 训练二：概括出办公室事务秘书日常工作中带有典型性的工作内容、任务，并借助以往的知识，归纳整理出工作环节、程序等。 训练三：通过讨论、研究，将办公室的典型性工作的工作程序、流程，制作为流程图。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 学会使用“话术” 一、任务描述 1了解接打电话的作用和基本礼仪。 2掌握接打电话的程序和要求。 3能够恰当地接应各种电话。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：设计接应电话的记录表。 建议：应包括时间、对方公司名称、姓名、职务、通话内容、记录人姓名和备注。表格设计要合理、美观、实用，请你在使用中不断修改、调整。 训练二：收集并分类整理出“秘书接打电话礼仪手册”。 建议：职场礼仪我们已经学习和了解了很多，关键在于能够很好地应用。秘书在处理电话业务时，充当了重要角色，注重礼仪是非常重要的。这本“手册”为今后工作奠定扎实的基础。请你要认真，尽可能全面到位。 训练三：秘书的办公桌上，怎样摆放电话、电话记录本等办公设备和用品？ 建议：常用的办公设备和办公用品，摆放要尽可能合理、方便使用，否则会影响工作效率，弄得自己手忙脚乱的。请你精心设计一下吧！,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 接待来访客人 一、任务描述 1明确接待工作的重要性，工作的程序和要求。 2能够区别不同的客人以及接待的方式。 3能够礼貌地接待客人。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：接待工作的礼仪规范和要求，请你整理为“接待礼仪手册”。 建议：在以往学习的基础上，不断补充好完善，为今后的工作定基础，并在日常学习、生活中去应用。 训练二：讨论如何确认预约与未预约的客人？预约客人的信息你是怎样得知的？ 建议：秘书要与领导之间保持畅通的信息沟通，及时获取来访客人的信息，是秘书做好接待工作的前提。 训练三：预约的客人秘书如何接待？请你说清接待工作的步骤、方法和有关注意的问题。 建议：每天预约来访的客人是领导和各个部门工作的组成部分，为了保证不耽误领导和客人的宝贵时间，秘书要在第一时间及时接待，不得延误和拒绝。这是秘书的重要职责。 训练四：你是怎样看待未预约的客人的？对待没有预约的客人，秘书应如何热情接待？ 建议：请你区别未预约客人的各种不同情况，分别介绍接待的步骤、方法好有关注意的问题。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 学会安排自己的每日工作 一、任务描述 1明确每天工作的内容和要求。 2工作分清轻重缓急，有序安排做好工作安排。 3有效分配时间，发挥时间管理效益。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：请你如实记录自己每天时间使用的情况，24周。 建议：通过记录自己时间的使用情况，发现其中是否有规律性的问题或现象。 训练二：将24周的记录中的事情，进行分类、归纳，找出自己在时间分配、使用上，合理、不合理的地方？尝试分析出现的原因。 建议：我们很多人由于惰性，对时间的管理和分配都存在一定的问题。只有善于发现和分析问题的人，才能找到自己解决问题的办法。 训练三：到公司进行实习、实践活动，在工作时间表上如实填写，一定要及时记录自己的工作情况。在实习总结中重点进行 时间管理的分析。 建议 ：实习就是实战，你的工作效率如何，会带给你极大的影响和左右公司的评价。这是你在就业前提高自己的最好机会，一定别放弃。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务七 小型会议服务 一、任务描述 1. 明确会议的重要作用。 2明确会议在会前、会中、会后的基本工作和要求。 3落实会议的细节工作。 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：会议通知工作是秘书最常见的会议工作之一。但往往在 这个环节上总会出现漏洞，留下工作遗憾。 请你归纳出会议通知工作的程序、要求。 制作会议通知工作流程图。 会议通知工作重要环节是哪个环节？如何避免这个环节出现问题？ 训练二：设计可以通用的会议议程表、会议日程表。 建议：做好制作成为模板，以方便今后工作中直接使用。 训练三：设计会议记录模板。 建议：请你说明会议记录表中应包括的具体项目和内容，表格设计形式要美观、简洁和适用。 训练四：设计会议签到表。 建议：区分签到表、签到簿、签到卡的区别。 训练五：公司要举办部分客户座谈会，会场应做哪些准备工作？如何收拾整理会场？ 建议：在客户面前不能出现漏洞，否则会给公司带来不利的影响。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第四篇 扬帆职场,作为秘书的你，已经不是初出茅庐、不谙世事，在经历了实习期的考验之后，如何适应不同工作风格的上司？如何独立地去探索、完成各项任务，成为有探索精神的独立工作者，是我们在不断追求的目标。,任务一 适应不同工作风格的上司,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：了解不同领导的工作风格，分组进行 讨论和 对比 分析。 建议：领导工作有风格的不同，不同风格没有对错之分。 训练二：分组讨论，你是如何理解下面这句话的。 “个性的生活在社会中，好比鱼在水里，时时要求相适应。”瞿秋白 训练三：分组讨论下面这段文字，谈谈你的感受。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 做现代高效的秘书,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：讨论你如何理解“中国现代高效秘书21世纪高额纯利润的创造者”这一观点的。 建议：和大家一起讨论，可行的话，可以开展辩论会。这样有助于你们更明确地认识问题。 训练二：你有一份很长的报告要写，如何完成？ 建议：你要避免“一次只做一个小时左右”的安排，而要指定你自己先写好大纲，或做好调查研究，或写下引言。做好了这一步，你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉，并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候，你就不需要再重新去理出头绪，也就不会有心智阻碍。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 协助领导管理客户资源,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：讨论如何理解“档案资源就是一座金 矿”？ 建议：多参考有实际工作经历的人的看法和经 验，对 他们的经验你可以加以整理和归 纳。 训练二：根据下面的资料，分析秘书接待客户的流程和细节。 训练三：投资信息系统是维持企业生存的必要手段。 训练四：请你思考下面这段文字。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,第五篇 稳步发展,任务一 上司眼中优秀的秘书,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：根据下面的案例来事情的判断 结果。 训练二：讨论下面的话题。 训练三：观察你的父母、老师或朋友， 并推断他们的风格，采用不同方式与他们沟通和交往。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务二 会议组织与设计如何组织一场成功的会议,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：会议材料中出现的差错，请你引以为 戒。 训练二：会议方案中出现的差错。 训练三：公司要在两个月后召开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？请你给上司拟定一份与会人员的单位名单。 训练四：依据下列资料通过讨论，谈谈你对“效率开会”的看法。 训练五：阅读下面材料，谈谈你的看法。 训练六：“改变会议才能改变企业”你是怎样看这个观点的。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务三 提炼有价值信息供领导参考,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：从下列案例中说明秘书人员在 调查研究中应注意哪些问题？ 训练二：请你和同学们围绕以下的问题进行讨论，谈谈自己的看法。 训练三：掌握向领导汇报工作的技巧。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务四 秘书协助领导面对媒体,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：请你和同学们围绕新闻发布活动，针对如下问题进行分析。 训练二：讨论“如果新闻媒体要在现场对领导进行采访，秘书要注意什么操作？” 训练四：以“奥运精神”为主题，拟写一份新闻报道稿。 训练五：请为领导出席企业新产品新闻发布会，提出着装、礼仪等方面的建议。 拓展训练：与新闻媒体打交道过程中，如何应对突发情况？,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务五 秘书做企业管理者的法眼,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：案例分析 训练二：专题讨论 训练三：学生自愿分成小组，以小组团队形式进行2530分钟的讨论，各组派1名学生为代表，介绍本组分析的结果，与大家共享 训练四：草拟一份劳动合同，并将草拟的劳动合同文本展示交流。 训练五：你发现你们公司现在是7天工作制，每天的上班时间是早上10点，下午是4点30分下班，请给公司作一份工时制度改革的建议。可将制作的工时制度改革的建议展示交流。 训练六：搜集、了解法律解决问题的途径、程序和法律文书。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务六 做好领导的健康管理,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：以同学或朋友为观察对象，可以根据对方的脸色，大体推断对方的身体哪几个脏腑存在问题。 建议：可以把你的观察和推断的结果，与对方进行交流，以确认自己的判断。 训练二：掌握基本的号脉手法，并可以判断对方哪个脉虚，哪个脉实。 建议：平时经常给自己号脉，了解和判断自己的脉是实是虚。 训练三：你可以直接通过脉相，判断对方的身体有什么样的现象发生。 训练四：你可以根据对方的脸色，大体判断对方的身体哪几个脏腑存在问题，并提出改进的建议。 训练五：根据自己日常身体情况，对日常生活中常见的疾病，运用中医常识知识进行自我调节。 建议：感冒、肠胃疼、消化不良、头痛、睡眠不好、疲劳等，这些生活中常见的“小毛病”，让我们非常烦恼，也对工作、生活带来了不便。如果能够自己运用中医常识进行调整，是非常有助于提高工作、生活质量的。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,任务七 让书画架起与领导深层次交流的通道,一、任务描述 二、任务分析 三、相关知识,四、技能训练 训练一：提高鉴赏书画的能力 建议：1.掌握书画的基本知识。 2.要掌握一些鉴赏知识，了解中国历史及文化知识。如诗词格律、书法篆刻及其历代帝王称谓、职官、礼制等。有不少书画家本身就是文学家。另外，也可请教一些有专业鉴赏水平的人士。 训练二：到文化场馆参观，听取专业人士对书画作品的介绍和讲解，自己认 真体会和理解。 建议：你可以有目标地进行参观，多参与这类社会文化活动，并与其他人交流自己的感受，提高自己的欣赏水平。 训练三：尝试对书画作品的欣赏 建议：判断书画作品收藏价值的因素有作者的艺术功底，个人艺术个性的体现，即作品的神韵、风格等，艺术上的求新、求变、求奇等艺术的自我超越等。根据你了解和掌握的知识，尝试来欣赏一些书画作品。 训练四：从下面的材料中，谈一谈你对“书画往往又成为打点通路之必备神兵。”的看法。,五、任务成果展示 六、学习评估 自 我 评 价 他 人 评 价 教 师 评 价 任 务 完 成 小 结,谢 谢,