会议发言的定义

哈佛管理理技能培培训教程程：第十十一单元元 哈佛经经理手册册 第二章 哈佛经经理会议议要点第二章哈哈佛经理理会议要要点 会议发言言要点 即然会议议是一种种面对面面的沟通通，因此此主席必必须掌握握面对面面沟通的的技巧陈述技技巧、发发问技巧巧、倾听听技巧与与答复技技巧。 主席是会会议成败败所系的的灵魂人人物，因因此他必必须善作作陈述。主席的的陈述必必须发挥挥三种效效果：第第一、唤唤起听众众的注意意，并为为听众创创造听取取信息的的欲望；第二、令听众众确切地地了解所所传达的的信息；第三、说服听听众，并并促使听听众立刻刻采取某某些行动动。想获获取这三三种效果果确实不不是一件件容易的的事，但但并非不不可能。假如主主席在陈陈述之前前能够做做好充分分的准备备，在陈陈述过程程中能够够刻意地地讲求陈陈述技巧巧、视听听器材的的使用技技巧、以以及物品品的展示示技巧，则则这三种种效果大大概不难难获得。 陈述前的的准备工工作 主席在陈陈述前必必须做妥妥准备工工作。至至于准备备时间长长短，则则视主席席陈述经经验的多多寡，以以及主席席对陈述述的主题题的了解解程度而而定。一一般说来来，主席席在陈述述之前至至少必须须做好下下列各项项准备工工作： (1)了了解听众众。主席席应设法法了解听听众对陈陈述的主主题到底底有多大大的兴趣趣、对陈陈述的主主题拥有有多少知知识以及及对陈述述的主题题抱什么么态度。 (2)熟熟悉陈述述的主题题。主席席对陈述述的主题题应具一一定的深深度与广广度的认认识。唯唯有这样样，他才才能答复复听众的的疑问，也也唯有这这样，听听众才会会感到他他言之有有理。 (3)设设定希望望实现的的具体目目标。主主席应先先确定，他他到底希希望听众众从他的的陈述中中得到什什么样的的观念、对于所所得到的的观念产产生什么么样的看看法以及及把所得得到的观观念充作作什么样样的作用用。 (4)将将有助于于实现上上述具体体目标的的各种信信息罗列列出来。这些信信息包括括一般性性的消息息、研究究的成果果、理论论、案例例、个人人经验、别人的的观念等等。 (5)根根据所能能运用的的陈述时时间，从从已经罗罗列出来来的各种种信息中中选择最最重要者者与最切切题者。 (6)考考虑使用用适当的的视听器器材。切切记：当当人们听听到某些些事情的的时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。 (7)准准备一份份陈述的的纲要，以以供陈述述时使用用。该份份纲要可可划分为为引言、本体与与结语等等三部分分。“引言”部分旨旨在吸引引听众注注意，并并且清楚楚地将陈陈述目的的沟通给给他们。例如在在会议刚刚开始时时，主席席把会议议的目标标、进行行的方式式，以及及他对与与会者的的期望，简简明扼要要地作说说明，即即是一种种良好的的引言。“本体”部分旨旨在将陈陈述的内内容按逻逻辑程序序进行阐阐释或剖剖析。在在此所谓谓罗辑程程序，是是指方便便听众掌掌握信息息的程序序，例如如由简而而繁、由由已知到到未知、由过去去到现在在、由少少数到多多数等陈陈述内容容摘要，并并且指出出由该陈陈述所获获得的启启示。据据说某位位善于陈陈述的布布道家，曾曾经透露露他的陈陈述要诀诀：“先告诉诉他们你你即将告告诉他们们的是什什么；接接着便告告诉他们们；最后后再告诉诉他们你你先前所所告诉他他们的是是什么。”(Telll tthemm whhat youu arre ggoinng tto ttelll thhem,a nd ttelll thhem whaat yyou tolld tthemm)这种陈陈述方式式颇值得得我们参参考采用用。 (8)备备妥各种种视听器器材，包包括挂图图、投影影片、录录音带、幻灯片片、影片片、讲议议等。 (9)用用录音机机及录像像机作陈陈述演练练，或是是在一、两位假假想听众众面前进进行陈述述演练。 陈述技巧巧 陈述成败败，主要要取决于于陈述者者本人是是否拥有有自信心心与热忱忱。周全全的准备备与丰富富的陈述述经验，可可为陈述述者带来来高度的的自信心心。基于于此，陈陈述者应应尽量把把握陈述述的机会会，以便便培植这这一方面面的自信信心。至至于热忱忱有无，则则除了受受陈述者者本人天天生资质质所决定定外，仍仍然要看看陈述者者对陈述述的信息息是否具具有高度度评价而而定。倘倘若陈述述者认为为他所陈陈述的信信息不但但是正确确的，而而且值得得听众听听取，则则他的热热忱将油油然而生生。基于于此，为为令自己己对陈述述产生热热忱，陈陈述者应应慎选自自认有益益于听众众的信息息，作为为陈述的的内容。除了自自信心与与热耽，陈陈述者仍仍须讲求求下列九九种技巧巧： (1)要要与听众众保持视视线接触触。这即即是说，陈陈述者应应尽量减减少念读读文稿。 (2)灵灵活运用用“停顿”技巧，以以便令听听众得以以深思及及判断所所听到的的信息，并并作出反反应。 (3)尽尽量使用用听众有有切身经经验的与与听众所所易于体体会的实实例或轶轶事。 (4)适适当地改改变音量量、音调调、或语语气。这这样做不不但有助助于消除除听众的的沉闷感感觉，而而且仍可可令陈述述本身显显得更加加生动。 (5)善善用幽默默性话语语。有些些人善于于运用既既诙谐又又不失庄庄重的话话语；这这些人在在陈述时时可尽量量发挥这这方面的的所长。欠缺这这方面才才华的人人，则不不必勉强强自己。值得注注意的是是，幽默默性话语语并不等等于轻佻佻的话语语或是浅浅薄的话话语。轻轻佻的与与浅薄的的话语应应绝对避避免。 (6)要要克制足足以令听听众分心心的各种种举止。这是一一项很难难界定的的个人行行为特征征。有些些人一边边在陈述述，一边边在听众众面前随随意走动动并挥舞舞双手，他他们不但但不会令令听众分分心，反反而足以以唤起听听众注意意并维持持其兴趣趣；但另另一些人人在陈述述时只要要稍微走走动，听听众即无无法集中中精神听听讲。有有些人在在陈述时时手中不不停地玩玩弄物品品，听众众并不以以为然；但另一一些人的的类似动动作，却却足以引引起听众众的不快快。回避避足以令令听众分分心的举举止的最最佳方法法，便是是向听众众探寻实实情，并并设法改改正。其其次，便便是设法法令自己己的陈述述变得极极度精彩彩有趣，以以便令听听众因全全神贯注注聆听，而而意识不不到自己己的举止止。 (7)注注意措辞辞，并述述说符合合听众的的程度与与听众要要求的层层次的语语言。 (8)以以投影片片、幻灯灯片、挂挂图，或或派发讲讲义充当当讲稿。切忌一一边陈述述，一边边翻阅讲讲稿，因因为这样样做不但但浪费时时间，而而且很容容易令听听众丧失失兴趣与与耐性。 (9)设设法凭发发问令听听众介入入，避免免从头到到尾都唱唱独脚戏戏。 视听器材材的配合合作用 当人们听听到某些些事情的的时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。基基于此，陈陈述者特别是是口才不不佳的陈陈述者，在在陈述的的时候，应应尽量多多利用视视听器材材。在芸芸芸众多多的视听听器材当当中，最最被普遍遍使用以以及效果果最好的的恐怕是是投影机机。现将将使用投投影机的的要领简简介如下下： (1)使使用投影影机时应应该站立立。站立立不仅便便于操作作，而且且可令陈陈述者掌掌握全局局而不致致沦为投投影机的的配角。 (2)使使用投影影机时不不应熄灭灭全部灯灯光，因因为一旦旦熄灭全全部灯光光，则身身为主角角的陈述述者将从从听众的的视野内内消失，并并使投影影机成为为听众注注视的焦焦点。 (3)可可当场在在空白的的投影片片上书写写或绘制制简单的的文字或或图形，复复杂的则则应事先先备妥。当场书书写或绘绘制，不不仅可以以令听众众产生真真实感及及亲切感感，而且且仍可进进一步吸吸引听众众的注意意力；事事先备妥妥投影片片虽无上上述好处处，但却却可节省省时间。 (4)投投影片不不必讲求求完美，但但至少应应整齐清清楚。 (5)每每张投影影片原则则上应引引入一种种观念，以以令听众众对该观观念产生生完整的的印象。 物品的展展示技巧巧、 在陈述过过程中，主主席常有有机会展展示物品品，因此此他需要要讲求展展示物品品的技巧巧。现将将有关技技巧简介介如下： (1)公公开地将将物品带带进会场场，不要要遮遮掩掩掩，也也不要将将它藏在在身上或或是其它它隐蔽处处，而应应置之于于会议桌桌上，以以便引发发与会者者注意与与好奇心心，并且且方便主主席在适适当的时时候从事事展示与与讲解。 (2)在在展示与与讲解物物品之前前，切莫莫玩弄它它，以免免引起与与会者焦焦灼感。 (3)展展示物品品之际，应应令与会会者都看看清楚。主席最最好是将将它置于于与会者者视线接接触到的的范围内内。倘若若有少数数与会者者因座位位角度关关系以致致视野不不佳，主主席应主主动调整整自己的的位置，以以便令这这些与会会者也能能看清楚楚该物品品。 (4)展展示物品品之际，主主席应小小心翼翼翼地将它它当作贵贵重的物物品看待待。这不不但可强强调主席席对展示示中的物物品的重重视，也也可令与与会者重重视该物物品。 (5)在在讲解物物品时，主主席切莫莫将它交交给与会会者轮流流观察或或触摸，因因为主席席一旦把把物品交交出，则则正在观观察或触触摸的与与会者，将将无法留留意到主主席的讲讲解，尚尚未轮到到观察或或触摸的的与会者者，也因因焦急地地等待物物品的传传递，而而无心聆聆听主席席的讲解解。 (6)如如展示物物品时需需要对它它进行操操作，则则主席应应事先将将操作方方法演练练纯熟。倘若主主席显示示不知如如何操作作，则与与会者不不但会降降低对展展示品的的评价，而而且也会会降低对对主席的的评价。 会议倾听听要点 曾经有人人说：“造物者者之所以以赐给我我们两只只耳朵与与一张嘴嘴巴，恐恐怕是希希望我们们多听少少说。”但遗憾憾的是，绝绝大多数数人却反反其道而而行! 在会议中中，倾听听是主席席与与会会者双方方都必须须培养的的技巧。尤其就就主席来来说，倾倾听更是是一种绝绝对不可可或缺的的修养。不过，有有很多会会议主持持人却未未能了解解倾听的的真义，他他们之中中甚至还还有不少少人以为为不说话话便是倾倾听。这这是一种种严重的的错误!倾听是是一种极极富警觉觉性与极极费心思思的历程程。在面面对面沟沟通的场场合里，倾倾听不仅仅是指一一般所熟熟悉的“耳到”，即运运用听觉觉器官去去接收信信息，它它仍包括括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼扼要阐述述如下： (1)眼眼到。即即观察沟沟通对手手的脸部部表情、眼情、手势、体态与与穿着等等，以判判断他的的口头语语言的真真正涵意意。 (2)心心到。即即以换位位思考的的态度站站在沟通通对手的的立场与与角度，去去体会他他的处境境与感受受。 (3)脑脑到。即即运用大大脑去分分析沟通通对手的的动机，以以便了解解他的口口头语言言是否话话中有话话、弦外外有音。 除非会议议主持人人能够同同时做到到耳到、眼到、心到与与脑到，否否则在会会议中，他他将无法法获致良良好的倾倾听效果果，换言言之，他他将处于于某一个个程度的的“听而不不闻”的状态态。 下面列举举了在会会议过程程中，一一般人最最容易犯犯上的十十五种倾倾听的毛毛病。前前八种毛毛病足以以令自己己无法有有效地听听取他人人的信息息，后七七种毛病病则足以以令他人人无法有有效地听听取自己己的信息息。希望望会议主主持人能能将这些些毛病当当作诫律律。 1毛病病之一：作白日日梦 (1)耳耳虽到，却却听而不不闻；眼眼虽到，却却视而不不见；心心虽到，却却荡漾于于九霄云云外；脑脑虽到，却却神不守守舍! (2)若若想作白白日梦，为为什么不不选择会会议室以以外的场场合!? 2毛病病之二：只听取取话语中中所传达达的事实实(1)事事实有可可能被误误解；事事实有可可能被曲曲解；事事实有可可能被隐隐瞒；事事实有可可能被夸夸张! (2)真真正重要要的并不不是话语语中所传传达的事事实，而而是话语语所涵蕴蕴的观念念或用意意! 3毛病病之三：萎靡不不振(1)精精神涣散散等于心心智的局局部瘫痪痪。处于于这种状状态的人人，自然然注意力力不集中中。 (2)振振作精神神是倾听听的第一一步! 4毛病病之四：拒绝听听取某人人或某种种主题话话语(1)你你能根据据说话者者外表、教育程程度、人人缘、财财富等因因素而判判定他的的话不值值得你听听吗? (2)你你是否认认为难以以理解的的话或引引不起兴兴趣的话话都不值值得你听听? (3)只只有无知知的人或或是含高高度偏见见的人，才才会对以以上两个个问题作作肯定的的答复。 5毛病病之五：情绪激激动(1)当当一个人人情绪激激动时，他他通常只只能听到到他所想想听的话话语，却却听不到到他所不不想听的的话语。 (2)先先冷静下下来再听听! 6毛病病之六：心不在在焉，但但却摆出出凝神谛谛听的姿姿态HT5”，5SS本来来心不在在焉已经经有碍听听的效果果，摆出出凝神谛谛听的姿姿态，将将进一步步隔绝信信息的接接收，因因为可用用以接收收信息的的心思，已已被转用用在摆姿姿态上。 7毛病病之七：笔录所所听到的的一切信信息如果就所所听到的的话语作作重点性性或总结结性的笔笔录，则则可增进进倾听效效果；倘倘若笔录录所听到到的一切切信息，则则因无足足够时间间研判信信息的真真义，致致使倾听听效果反反而受害害。 8毛病病之八：未能善善用“听话比比讲话快快”优势(1)一一般人听听话的速速度大约约较讲话话的速度度快三倍倍。但遗遗憾的是是他们在在听取话话语时，常常常以多多余的时时间想别别的事情情。 (2)既既然听话话比讲话话快，我我们应将将多余的的时间用用来对听听到的话话语作总总结，或或用来研研判讲话话者的真真正用意意。 9毛病病之九：含糊不不清有些人在在刚开始始说话时时音量甚甚大，接接着愈说说愈低沉沉，直到到听不到到声音的的地步。这种说说话习惯惯常令听听者不知知所云。 10毛毛病之十十：开口口不能自自休有些人总总是以口口代耳，他他们一开开腔即无无法停顿顿。因为为他们不不把说话话机会留留给听话话者，致致使听话话者愈听听愈感不不耐，愈愈感不耐耐则愈不不想听! 11毛毛病之十十一：说说话慢慢慢吞吞(1)说说话慢吞吞吞的人人常常给给人一种种矫揉造造作的感感觉。 (2)一一般人通通常欠缺缺耐心去去听取速速度太慢慢的话语语。 (3)以以上两种种情况的的综合结结果：人人们多半半不愿意意听取说说话慢吞吞吞的人人的话。 12毛毛病之十十二：神神秘兮兮兮的说话话方式这种说话话方式很很容易令令听话者者感到说说话者故故意夸张张或扭曲曲信息的的内涵，致致使听话话者对说说话者本本人的关关注，超超过听话话者对说说话者所所传达的的信息的的关注。 13毛毛病之十十三：透透过鼻孔孔说话这种说话话方式很很容易给给人一种种苟且、马虎的的印象。说话者者好像怕怕伤元气气那样未未能郑重重其事地地传达信信息，致致使听话话者贬低低对该信信息的重重视。 14毛毛病之十十四：说说话时两两眼斜视视说话时正正视听话话者本是是应有的的礼貌。倘若说说话者两两眼斜视视，往往往会令听听话者认认定说话话者心存存不轨，甚甚至认定定说话者者并非善善类，因因此对他他所说的的话产生生排斥感感。 15毛毛病之十十五：说说话时犹犹豫不决决有些人说说话时吞吞吞吐吐吐，好象象有许多多顾忌，另另一些人人在提出出见解之之后，又又试图修修正自己己的见解解，这两两类说话话方式最最容易令令听话者者觉得说说话者欠欠缺自信信心，致致使听话话者对所所听到的的话语也也欠缺信信心。 倾听的重重要性与与要领，在在上文中中已说过过，但是是就会议议的参与与者来说说，下面面三点值值得特别别留心： (1)要要随时掌掌握问题题的焦点点。在会会议过程程中，虽虽然可能能枝节丛丛生，但但你应特特别留心心问题的的焦点之之所在，以以免偏离离主题。 (2)要要抗拒邻邻座者的的私下交交谈。有有时你会会碰到喜喜欢私下下交谈的的邻座，你你最好是是和颜悦悦色地向向他指出出，你对对讨论中中的主题题很感兴兴趣，并并展示凝凝神谛听听的姿态态，这将将可杜绝绝他的干干扰。当当然主席席或你的的上司想想跟你私私下交谈谈，你不不应回拒拒他，因因为这是是你发挥挥影响力力的途径径之一。 (3)不不要中途途离席除非你你不介意意会议的的终极结结果是什什么，否否则你不不应在会会议中离离席。在在会议中中离席，犹犹如在棋棋赛中离离席而任任由对手手搬动棋棋子那样样的不智智。当你你重临会会议桌，很很可能重重要的问问题业已已定案，或或是重要要的契机机业已消消失。有有些主管管喜欢在在会议中中离席处处理业务务，这是是一种很很坏的习习惯，它它不仅有有失礼仪仪，而且且极易错错失良机机。 会议答复复要点 许多会议议主持人人都存有有一种观观念，以以为在会会议过程程中，与与会者所所提出的的问题不不仅需要要获得答答复，而而且非获获得主席席的亲自自答复不不可。这这种观念念是错误误的。试试问：当当与会者者所提出出的是与与会议无无关的问问题，或或是足以以妨碍会会议目标标的达成成的问题题，难道道还要获获得答复复吗?由此可可知，主主席应针针对与会会者所提提出的问问题作判判断，以以决定它它是否应应获得答答复。 就算与会会者所提提出的问问题是值值得答复复的，也也不一定定非由主主席亲自自答复不不可。固固然有些些问题应应由主席席亲自答答复，有有些问题题则可由由其他与与会者答答复，甚甚至可由由发问者者本人答答复。至至于在哪哪些情况况下由谁谁来答复复较为恰恰当，现现列表展展示如下下： JZHT5”，5HST5”，5HZ表1121会议议答复调调查表HT5”，5SSST5”，5BZZBG(!BHDDFG22，FK7，K322F由谁谁答复?在在哪些情情况下? BHDDG100，FK7，K322ZQFF主席ZK(直接接向主席席征求答答复的问问题，原原则上应应由 主席亲自自答复。ZK)只有主主席才能能答复的的问题，应应由主席席亲自答答复。ZKK(因为为时间不不够，主主席想移移转到另另一议案案的讨论论时，可可由主席席亲自答答复以节节省时间间 。ZKK)BHDDG100，FK7，K322ZQFFGP其 他 与 会 者假如其其他与会会者能够够答复时时。假如其他他与会者者想表示示意见时时。假如时时间充裕裕时。ZK(假如如主席一一时不知知如何 答复，或或是需要要时间去去思索答答案时。ZK) BHDDG166，FK7，K322ZQFFGP发问者者本人ZK(如果果主席意意识到发发问者 有意见要要表达时时，可让让发问者者先答复复他自己己所发出出的问题题。(在会议议中我们们常常发发现，有有些 具有强烈烈意见要要表达的的与会者者，往往往会先以以发问者者的低姿姿态征求求主席或或其他与与会者意意见，然然 后再表达达其意见见，以便便令自己己的意见见与别人人的意见见之间产产出强烈烈的对比比，从而而增加自自己的意意 见受重视视的程度度。)ZK)ZKK(如果果主席或或其他与与会者无无法答复复，而主主席感到到发问者者或许有有他自己己的看法法时，则则 应让发问问者本人人答复。ZK)BG)FHT5”，5SS 会议发问问要点 发问的目目的 在会议中中，发问问的最主主要目的的是在于于启开话话匣，以以利沟通通进行。一旦沟沟通纲络络被启开开，主席席可借发发问来实实现下列列八种目目的： (1)收收集资料料。“你可否否概要地地谈一谈谈此次你你在东南南亚考察察市场所所见所闻闻?”(2)透透视对话话者动机机意向。“哪些因因素促使使你决定定放弃此此次的晋晋升机会会?”(3)提提供资料料。“你晓不不晓得公公司对所所有编制制内的员员工均提提供子女女教育津津贴?”(4)鼓鼓励意见见参与。“你对构构想中的的作息时时间变动动持什么么样的看看法?”(5)确确定自己己对对话话者的话话语及感感受理解解程度。“让我总总结一下下你对这这个问题题的看法法我这个个总结是是否与你你的看法法一致?”(6)鼓鼓动对话话者对某某一问题题进行思思考。“你认为为扩大行行销网在在当前是是不是一一种明智智的举措措?”(7)测测定意见见是否趋趋于一致致。“这次加加工资的的幅度与与你期待待中的幅幅度的有有无差距距?”(8)言言归正传传。“由于加加班费的的调整带带出了许许多有关关问题的的讨论，不不知各位位对我先先前所提提及的加加班费调调整幅度度仍有什什么意见见?”问句的型型态 了解了发发问的多多种目的的后，主主席可运运用适当当的问句句来实现现发问的的目的。问句的的类别虽虽多，但但基本上上它们都都是由以以下两种种型态的的问句所所演化出出来的： (1)封封闭式问问句。这这是指足足以在特特定领域域中带出出特定答答复(“是”或“否”)的问句句，例如如“上星期期你告假假几小时时?”、“你是否否认为现现状非改改变不可可?”、“你第一一次发现现这种问问题是在在 什么时候候?”等。封封闭式问问句可令令发问者者获得特特定的资资料或信信息，而而答复这这种问句句的人，并 不需要太太多的思思索功夫夫即能给给予答复复。但是是这种问问句有时时会蕴含含相当程程度的威威胁性，例例如“你昨天迟迟到早退退了没有有?”。 (2)开开放式问问句。这这是指在在广泛领领域内带带出广泛泛答复的的问句。这一类类问句通通常均无无法以“是”或“否”等简单单的措辞辞作为答答复，例例如“你对自自己当前前的工作作表现有有什么看看法?”“假如我我们决定定这么做做，你认认为会产产生什么么后果?”“你对于于下个月月的生产产目标有有什么意意见?”等。 开放式问问句因为为不限定定答复范范畴，故故可令对对话者畅畅所欲言言，同时时发问者者亦可从从而熟悉悉对话者者 的立场与与感受。 封闭式问问句与开开放式问问句，通通常均可可进一步步演化为为以下诸诸种型态态问句： (3)澄澄清式问问句。这这是针对对对话者者的语句句重新措措辞，以以令其证证实或补补充原先先的答复复的一种种问句，例例如：你你刚刚说说你在自自己的单单位内可可以独当当一面，这这是不是是说你的的上司能能放手让让你去主主持自己己的部门门?”澄清式式问句不不但足以以确保对对话双方方能在述述说“同一语语言”的基础础上进行行沟通，而而且这是是针对对对话者话话语从事事回答的的一种理理想方式式。 (4)探探索式问问句。这这是针对对对话者者的答复复，要求求引伸或或举例说说明的一一种问句句。例如如“我想我我已了解解你的困困难所在在，你可可否告诉诉我一两两个具体体的实例例?”“我担心心我并不不完全领领会你的的意思，你你能否对对刚刚提提及的那那些观点点再做深深一层的的解释?”探索式式问句不不但可用用以发掘掘较充分分的信息息，而且且可用以以显示发发问者对对对话者者的信息息重视。 (5)含含第三者者意见问问句。这这是凭着着第三者者的意见见以影响响对话者者意见的的一种问问句。如如“李四认认为股长长的意见见值得支支持，不不知你对对股长的的意见有有什么看看法?”。含第第三者意意见的问问句中的的第三者者，如果果是对话话者所熟熟悉而且且也是他他所尊重重的人，则则该问句句对对话话者将产产生很大大影响力力； 反之，如如该问句句中第三三者非对对话者所所熟悉或或非其所所尊重者者，则该该问句可可能引起起对话者者反感。 (6)强强迫选择择式问句句。这是是以己意意加诸对对话者，并并令对话话者在窄窄小范围围内从事事选择的的问句。例如“你希望望下星期期一还是是下星期期二再为为我作同同类的服服务?”照理，在在提出这这一问之之前，发发问者应应先取得得对话者者在下星星期作同同类服务务承诺。这一类类问句最最足以显显示发问问者傲横横跋扈态态度。 (7)多多种式问问句。这这是含多多种主题题的问句句。例如如“你可否否把约翰翰与史密密斯的家家庭背景景、个人人嗜好、过去与与现在的的工作表表现说明明一下?”这一类类问句因因含过多多主题，而而时时令令对话者者难以周周全地把把握。许许多富于于沟通技技能的人人都认为为，一个个问句最最好只含含一个主主题，但但最多不不超出两两个主题题，才能能令对话话者作有有效的掌掌握。 (8)对对答案具具有暗示示性问句句。这是是指在问问句本身身即已强强烈暗示示预期的的答案的的问句。例如“有修养养的人都都不会当当面顶撞撞上司，你你说对不不对?”“有同情情心的人人都会捐捐款救助助彼得家家，你会会反对这这种善举举吗?”。这一一类问句句几乎让让对话者者毫无选选择余地地地按发发问者所所设计答答案作为为答 复。 发问问时应注注意的事事项 (1)主主席在发发问之前前最好先先拟定发发问的腹腹稿。事事先确定定发问的的范畴与与发问的的主要内内容，将将有助于于发问效效率与发发问效能能的发挥挥。 (2)多多用“开放式式问句”、“澄清式式问句”、“探索式式问句”；慎用“封闭式式问句”、“含 第三者意意见的问问句”；避免免使用“引导式式问句”、“强迫选选择式问问句”与“多种式式问句”。 (3)注注意发问问的时机机。主席席应注意意对话者者的心境境，在他他适宜答答复问题题的时候候才发问问。 (4)按按平常对对话的速速度发问问。太急急速的发发问容易易令对话话者认为为主席不不耐烦，或或保持审审问态度度；太缓缓慢的发发问容易易令对话话者感到到沉闷无无聊。 (5)主主席应尽尽量使用用不指名名答复的的问题。即所谓谓的“凌空式式问题”。因为为这种问问题等于于向全体体与会者者发问，可可使全体体与会者者皆参与与问题的的讨论。 (6)必必要的时时候，主主席可以以使用指指名答复复的问题题。即所所谓的“瞄准式式问题”，向特特定的与与会者发发问。这这种问题题的潜在在缺点是是：不被被指名答答复的与与会者，可可能因抱抱事不关关己的态态度而不不参与问问题的讨讨论。主主席使用用这种问问题时，应应先叫发发问对象象的姓名名，然后后再予发发问。先先叫发问问对象的的姓名，等等于给他他一个预预告，使使他全神神贯注听听取主席席的发问问，以便便作出有有效的答答复。主主席切忌忌先发问问，然后后再指名名答复，因因为万一一被指名名答复者者记不清清楚主席席的问题题，他将将无从答答复，这这不但会会造成场场面难堪堪，而且且主席又又须花费费时间重重新发问问。 (7)主主席提出出敏感性性的问题题时，应应附带说说明发问问的理由由。只要要主席有有适当的的理由，敏敏感性问问题的提提出，就就不会被被视为一一种忌讳讳。 (8)所所有的问问题都必必须环绕绕一个中中心主题题。 (9)主主席应尽尽量由广广泛的问问题，再再移向特特定的问问题。这这样做将将有助于于节省沟沟通的时时间，因因为与会会者在答答复广泛泛的问题题之际，可可能已提提供了某某些特定定问题的的答案。 (10)主席应应尽量根根据与会会者对前前一个问问题的答答复构造造问句。这样做做有两个个好处：可令与与会者按按同一思思路提供供答复；可令与与会者确确切了解解，他的的答复已已被主席席所听取取，这无无形中对对他是一一种鼓励励。 (11)主席发发问之后后，应给给予答复复者足够够的时间间答复。主席发发问之后后，答复复者通常常要历经经四个阶阶段，才才能对主主席的问问题进行行答复：第一、设法先先搞清楚楚问题的的内涵；第二、思索问问题的答答案；第第三、对对答案给给予适当当的措辞辞；第四四、考虑虑主席或或其他与与会者对对该答案案所可能能产生的的反应与与评价，因因为答复复者向来来都担心心自己的的答复是是否会贻贻笑大方方或无意意中得罪罪人。这这四个阶阶段的构构思可能能会花相相当长的的时间譬如说说十秒钟钟或更长长此时主主席不应应因担心心会议出出现“冷场”，而以以话语打打断答复复者的思思维。为为了填补补发问与与答复之之间的时时间空档档，主席席可在这这段时间间内将发发出的问问题扼要要地写在在黑板上上或白报报纸上。这样做做，一来来可进一一步澄清清问题的的内涵，二二来可令令答复者者从容构构思答案案。 (12)主席对对答复者者的答复复应表示示竭诚的的欢迎。主要可可透过身身体语言言(例如：领首、微笑)或口头头语言(例如：嗯!是的!)表示欢欢迎。可可将答复复者答复复的重点点扼要地地写在黑黑板或白白报纸上上，表示示欢迎。 会议结束束要点 在所有的的议案讨讨论完毕毕时，或或是在预预定的会会议终止止时间来来临时，主主席应适适时地结结束会议议。主席席在结束束会议的的时候最最忌讳的的是采取取这一类类方式：“时间差差不多了了，如果果诸位再再没有其其它问题题，我们们就此打打住。好!散会。”以这类类方式结结束会议议含有两两种缺陷陷： (1)倘倘若与会会者临时时再提出出问题，则则可能会会耽搁时时间而使使会议无无法按原原定的时时间结束束。 (2)主主席的说说词给人人的印象象只是：他已机机械式地地完成了了一件份份内的事事，而这这件事对对他来说说好象并并不重要要。与会会者因为为有了这这个印象象，所以以他们在在离开会会场之际际，并不不觉得这这场会议议有什么么收获。 为了避免免以上两两种缺陷陷，主席席应该在在结束会会议之前前的几分分钟，为为整场会会议作总总结。在在任何一一场会议议里，令令与会者者印象最最深刻的的，便是是会议结结束前几几分钟所所听到的的话语。因此，主主席应该该善用这这几分钟钟。主席席的总结结最好能能够涵盖盖下列四四项： (1)复复述这次次会议的的目标。 (2)总总结这次次会议所所取得的的成果。 (3)多多谢与会会者参与与(或在适适当场合合下，感感谢他们们的贡献献或关注注)。 (4)必必要的时时候，宣宣布下一一次会议议的目标标、时间间及地点点。 在上列总总结性的的陈述之之后，与与会者在在离开会会场之际际，才会会真正领领受到成成就感或或贡献感感。 会议结束束后，主主席的工工作仍未未结束。主席仍仍有四件件事要办办： (1)评评估刚刚刚结束的的会议，以以作为改改进未来来会议的的参考。主席在在每一次次会议结结束后，都都应该花花几分钟钟时间，针针对会议议是否具具实效而而作自我我评估。但是为为了避免免受主观观意识所所蒙蔽，主主席可以以偶而在在会议结结束后以以不记名名式的问问卷，让让与会者者评估会会议的成成败；甚甚至主席席也可以以偶而邀邀请观察察员列席席，以便便对会议议的成果果作评估估。尽管管主席本本人、与与会者及及观察员员三方面面的单独独评估可可能均含含某一程程度偏见见，但三三方面的的综合评评估则颇颇为中肯肯。因此此，我们们希望经经常有机机会充当当会议主主席的人人，找个个机会为为自己所所主持的的会议作作上述三三方面的的综合评评估。 (2)责责成有关关人员整整理会议议记录。会议记记录至少少能够发发挥三种种功能：充作征征信工具具；充作会会议中决决议事项项追踪依依据；充作组组织内部部沟通信信息的文文件。为为了令会会议记录录能充分分地发挥挥上述的的功能，他他应该在在会议结结束后24小时之之内或至迟迟到48小时之之内，整整理妥善善并送有有关人员员。会议议记录如如能在这这样的时时限内送送出，将将可产生生三种好好处：假如会会议记录录在内容容上有商商榷余地地，则可可即时改改正，因因为与会会者在这这个时候候对会议议经过仍仍然记忆忆犹新。会议中中如有后后续的工工作有待待与会者者办理，则则会议记记录可以以发挥提提醒及跟跟催作用用。既然会会议记录录能够在在一两天天之内送送达有关关人员手手中，主主席可以以借此让让只需要要知道会会议结果果的那些些人免于于参加会会议。 (3)主主席应适适时追踪踪会议中中决议事事项的执执行状况况，以免免“决而不不行、行行而无效效”。 (4)主主席应该该适时解解散已完完成任务务的委员员会或工工作小组组，以免免它们无无中生有有地找理理由开会会。