32总账账务系统日常业务处理

总账账务系统日常业务处理总账账务系统日常业务处理之之凭证处理凭证处理 LOGO总账账务系统初始设置完成后总账账务系统初始设置完成后即可开始日常业务处理。即可开始日常业务处理。凭证处理是日常业务处理中业凭证处理是日常业务处理中业务量最大的一块，也是日务量最大的一块，也是日常业务处理的第一步。常业务处理的第一步。LOGO凭证处理凭证处理 凭证是登记账簿的依据，是总账系统凭证是登记账簿的依据，是总账系统的主要数据来源，其正确性直接影响账簿的的主要数据来源，其正确性直接影响账簿的准确完整与否。准确完整与否。凭证处理工作主要包括填制、修改、删除、凭证处理工作主要包括填制、修改、删除、出纳签字、审核、记账等。出纳签字、审核、记账等。LOGO一、填制凭证一、填制凭证 填制凭证是凭证处理工作的第一步，是填制凭证是凭证处理工作的第一步，是电算化方式下工作量较大的一项内容，一般电算化方式下工作量较大的一项内容，一般根据原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。根据原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。LOGO填制凭证填制凭证1.1.进入用友进入用友T3T3系统系统 双击桌面上的用友双击桌面上的用友T3T3图标，图标，弹出用弹出用友友T3T3注册登录窗口。注册登录窗口。填制凭证必须由相关会计人员进行。填制凭证必须由相关会计人员进行。按照课本要求，以按照课本要求，以“02 02 贺敏贺敏”的身份注册。的身份注册。操作日期应填写期末日期。操作日期应填写期末日期。即即2009-01-31.2009-01-31.LOGO填制凭证填制凭证LOGO填制凭证填制凭证2.2.凭证的增加凭证的增加选择选择 ，点击点击 增加一张空白凭证增加一张空白凭证,即可增加凭证，进行记账即可增加凭证，进行记账凭证的有关操作。凭证的有关操作。LOGO填制凭证填制凭证3.3.凭证的填制凭证的填制 凭证填制包括两部分内容凭证填制包括两部分内容:一是凭证头部分一是凭证头部分:凭证类别、编号、日期、附件；凭证类别、编号、日期、附件；二是凭证正文部分：摘要、科目、金额、辅助核二是凭证正文部分：摘要、科目、金额、辅助核算信息。算信息。LOGO凭证头正文类别编号LOGO1、凭证头部分凭证类别凭证类别：可以输入凭证类别字：可以输入凭证类别字(收、付、转收、付、转)，也可，也可以参照输入以参照输入（1）收款凭证。收款凭证是用来记录现金和银用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证。行存款等货币资金收款业务的凭证。借方必借方必有有（2）付款凭证。付款凭证是用来记录现金和银用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证。行存款等货币资金付款业务的凭证。贷方必贷方必有有（3）转账凭证。转账凭证是用来记录与现金、用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务的凭证务的凭证。凭证必无凭证必无 LOGO？想一想：涉及现金与银行存款之间的转想一想：涉及现金与银行存款之间的转账业务，属于收款凭证、付款凭证还是转账业务，属于收款凭证、付款凭证还是转账凭证？账凭证？付款凭证付款凭证LOGO凭证编号凭证编号：一般由系统分类按月自动编号，：一般由系统分类按月自动编号，即每类凭证每月都是从即每类凭证每月都是从00010001号凭证开始。号凭证开始。制单日期制单日期：填制凭证的日期：填制凭证的日期,设置了序时控设置了序时控制时凭证制单日期应大于等于启用日期，制时凭证制单日期应大于等于启用日期，不能超过机内系统日期。不能超过机内系统日期。附单据数附单据数：输入原始单据张数：输入原始单据张数LOGO凭证头部分凭证头部分LOGO2 2、凭证正文部分、凭证正文部分摘要摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。洁明了，不能为空。科目科目：必须输入末级科目。：必须输入末级科目。金额金额：金额不能为零，但可以是红字，红：金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。字金额以负数形式输入。LOGO辅助信息辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系：对于要进行辅助核算的科目，系统提示要输入相应的辅助核算信息。统提示要输入相应的辅助核算信息。如：数量核算业务：要输入数量和单价；如：数量核算业务：要输入数量和单价；部门核算业务：要输入部门名称或代码；部门核算业务：要输入部门名称或代码；个人往来业务：要输入名称和所属部门个人往来业务：要输入名称和所属部门 客户、供应商往来业务：要输入客户、供应商客户、供应商往来业务：要输入客户、供应商名称或代码。名称或代码。录入的辅助核算信息将在凭证下方显示。录入的辅助核算信息将在凭证下方显示。LOGO凭证正文部分凭证正文部分LOGO4.4.凭证的保存凭证的保存 输入完凭证后，可对凭证进行保存操作（直接点击保存输入完凭证后，可对凭证进行保存操作（直接点击保存按钮按钮 即可）。但出现以下问题时，将拒绝保存凭证即可）。但出现以下问题时，将拒绝保存凭证1.1.凭证日期滞后系统日期；凭证日期滞后系统日期；2.2.凭证类型与凭证内容不一致；凭证类型与凭证内容不一致；3.3.凭证借贷金额不平衡凭证借贷金额不平衡LOGO步骤：步骤：总账总账-凭证凭证-填制凭证填制凭证-单击增加按钮单击增加按钮-选择选择凭证类型（付）凭证类型（付）-输入制单日期（输入制单日期（2011.1.52011.1.5）-输入附单据数（输入附单据数（1 1张）张）-输入摘要输入摘要-输入科输入科目名称目名称-输入辅助核算的部门和人员输入辅助核算的部门和人员-借方借方金额金额回车自动跳到下一行回车自动跳到下一行-输入科目名称输入科目名称-贷方金额。贷方金额。注意：该题涉及个人往来的辅助业务核算注意：该题涉及个人往来的辅助业务核算LOGO课堂小结课堂小结这堂课我们学习了总账账务系统中凭证处理的第这堂课我们学习了总账账务系统中凭证处理的第一步一步填制凭证。填制凭证。填制凭证包括填制凭证包括4 4步步:进入用友进入用友T3T3系统系统凭证的增加凭证的增加凭证的填制凭证的填制凭凭证的保存证的保存LOGO二、修改凭证二、修改凭证在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到修改的件，找到要修改的凭证，将光标移到修改的地方进行修改即可。地方进行修改即可。可修改的内容包括可修改的内容包括摘要摘要、科目科目、辅助项辅助项、金金额额及及方向方向、增删分录增删分录等等LOGO三、删除凭证三、删除凭证作废作废/恢复凭证。恢复凭证。凭证作废的方法：进入填制凭证并找到作凭证作废的方法：进入填制凭证并找到作废的凭证后，执行废的凭证后，执行“制单制单作废作废/恢复恢复”命令，凭证上显示命令，凭证上显示“作废作废”字样，表示已字样，表示已作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。号。对当前的作废凭证执行对当前的作废凭证执行“制单制单作废作废/恢恢复复”命令，可取消作废标志，恢复为有效命令，可取消作废标志，恢复为有效凭证。凭证。LOGOLOGO（3 3）删除凭证）删除凭证整理凭证。凭证整理指删除所有整理凭证。凭证整理指删除所有作废凭证并对凭证重新编号，但只作废凭证并对凭证重新编号，但只能对未审核的凭证做整理。能对未审核的凭证做整理。选择制单选择制单整理凭证，根据提示删整理凭证，根据提示删除不需要的凭证，并对剩下的凭证除不需要的凭证，并对剩下的凭证重新排号。重新排号。LOGO四、出纳签字四、出纳签字在在“用友用友T3T3会计信息化软件会计信息化软件”窗口执行总账窗口执行总账凭证凭证出纳签字命令出纳签字命令LOGO进入进入“出纳签字出纳签字”查询条件窗口，选择凭证类查询条件窗口，选择凭证类别、输入凭证号等，单击确认按钮别、输入凭证号等，单击确认按钮LOGOLOGO（4 4）查询凭证）查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。制单信息、联查明细账等。LOGO操作操作操作操作【例例2727】查询未记账的付款凭证。查询未记账的付款凭证。操作步骤：操作步骤：执行系统菜单执行系统菜单“凭证凭证查询凭证查询凭证”命令，打开命令，打开“凭证查询凭证查询”对话框。对话框。选择输入查询条件，例如选择输入查询条件，例如“付款凭证，未记账付款凭证，未记账凭证凭证”。单击。单击“辅助条件辅助条件”按钮，可输入更多查按钮，可输入更多查询条件。询条件。单击单击“确认确认”按钮，进入按钮，进入“查询凭证查询凭证”窗口。窗口。双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证LOGOLOGO2 2、审核凭证、审核凭证审核凭证是指审核员按照财会制度，对制审核凭证是指审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，单员填制的记账凭证进行检查核对，主要主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确分录是否正确等。审查认为错误或有异议等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核。的凭证，应交与填制人员修改后再审核。凭证应逐张审核凭证应逐张审核。LOGO操作操作【例例2828】更换审核的操作员，以更换审核的操作员，以“王刚王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。的身份重新注册会计电算化通用教学软件。操作步骤：操作步骤：执行执行“文件文件重新注册重新注册”命令，打开命令，打开“注册控制注册控制”对话框。对话框。以以“王刚王刚”的身份重新注册会计电算化的身份重新注册会计电算化通用教学软件。帐套：通用教学软件。帐套：666666；会计年度：；会计年度：20062006；操作日期：；操作日期：2006-01-312006-01-31；用户名：；用户名：002002单击单击“确定确定”按钮按钮LOGO操作操作【例例2929】审核凭证审核凭证操作步骤：操作步骤：执行系统菜单执行系统菜单“凭证凭证审核凭证审核凭证”命令，打开命令，打开“凭凭证审核证审核”查询条件对话框查询条件对话框输入查询条件，可采用默认值输入查询条件，可采用默认值单击单击“确认确认”按钮，进入按钮，进入“凭证审核凭证审核”的凭证列表的凭证列表窗口。窗口。双击要审核的凭证或单击双击要审核的凭证或单击“确认确认”按钮，进入按钮，进入“凭凭证审核证审核”的审核凭证窗口。的审核凭证窗口。凭证审核，无误后单击凭证审核，无误后单击“审核审核”按钮，按钮，凭证底部的凭证底部的审核处自动签上审核人姓名审核处自动签上审核人姓名单击单击“下张下张”按钮，对其他凭证签字。按钮，对其他凭证签字。最后单击最后单击“退出退出”按钮按钮LOGO取消审核操作：取消审核要用谁审核的凭证谁来操作：取消审核要用谁审核的凭证谁来取消，点击到取消，点击到 审核凭证审核凭证 处，找到要取消处，找到要取消审核的凭证，点击审核的凭证，点击 确定确定，对这张凭证执，对这张凭证执行取消审核的操作。要是想全取消，可以行取消审核的操作。要是想全取消，可以点审核菜单下的成批取消。点审核菜单下的成批取消。LOGO3 3、记账、记账记账凭证是审核签字后，由有记账权限的记账凭证是审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行设计的记账程序自动进行合法性合法性检查、检查、科科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账，往来账、项目账以及被查账门账，往来账、项目账以及被查账等。等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机进行数据处理，明确，记账工作由计算机进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。不用人工干预。记账操作每月可多次进行。LOGO操作操作【例例3030】记账记账操作步骤：操作步骤：执行系统菜单执行系统菜单“凭证凭证记账记账”命令，进入命令，进入“记账记账”窗口。窗口。第一步，单击第一步，单击“全选全选”按钮，选择所有要记账的凭按钮，选择所有要记账的凭证。证。单击单击“下一步下一步”按钮按钮第二步第二步显示记账报告显示记账报告，如果需要打印记账报告，可，如果需要打印记账报告，可单击单击“打印打印”按钮；如果不打印记账报告，单击按钮；如果不打印记账报告，单击“下下一步一步”按钮按钮第三步记账，第三步记账，单击单击“记账记账”按钮按钮，打开，打开“试算平衡试算平衡表表”对话框。对话框。单击单击“确认确认”按钮，系统开始登录有关总账和明细按钮，系统开始登录有关总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕记账完毕”信息提示信息提示对话框。对话框。单击单击“确定确定”按钮，记账完毕。按钮，记账完毕。LOGO提示提示l第一次记账时，若期初余额试算不平衡，第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。不能记账。l上月未结账，本月不能记账上月未结账，本月不能记账l为审核凭证不能记账，记账范围应小于等为审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围于已审核范围l记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用系统将自动调用“恢复记账前状态恢复记账前状态”恢复恢复数据，然后重新记账数据，然后重新记账LOGO（二）如何取消记账现在的目的是修改凭证，必须把已经记过账的凭证取现在的目的是修改凭证，必须把已经记过账的凭证取消记账，并且把要修改的凭证取消审核，才能完成更改。消记账，并且把要修改的凭证取消审核，才能完成更改。取消记账的方法分为：取消记账的方法分为：1.1.在期末菜单下，进入对账界面。点击总账下的在期末菜单下，进入对账界面。点击总账下的 期期末末，点击，点击 对账对账。2.2.选中需要取消记账的月份，按选中需要取消记账的月份，按Ctrl+HCtrl+H，按后会有提，按后会有提示：恢复记账前功能已经被激活，然后示：恢复记账前功能已经被激活，然后 确定确定。3.3.通过通过 总账总账 下的下的 凭证凭证 菜单，进行恢复记账前状态菜单，进行恢复记账前状态的操作，取消记账。如果要更改的凭证是当月的第的操作，取消记账。如果要更改的凭证是当月的第1 1张，张，也就是记第一次账时所在的凭证的范围。那就选择也就是记第一次账时所在的凭证的范围。那就选择20052005年年11处的状态。如果要更改的凭证就是最后一张汇兑损益处的状态。如果要更改的凭证就是最后一张汇兑损益结转，只需点击到结转，只需点击到 最近一次记账前状态最近一次记账前状态 就可以。就可以。LOGO4 4、账簿查询、账簿查询企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿的管理程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿的管理包括基本会计核算的查询输出，以及各种辅助的包括基本会计核算的查询输出，以及各种辅助的查询和输出。查询和输出。（1 1）基本会计核算账簿管理。基本会计核算账簿）基本会计核算账簿管理。基本会计核算账簿管理包括总账、明细账、余额表，序时账、多栏管理包括总账、明细账、余额表，序时账、多栏账的查询及打印。账的查询及打印。总账的查询及打印。总账的查询及打印。明细账的查询及打印。明细账的查询及打印。日记账的查询及打印。日记账的查询及打印。LOGO操作操作【例例3131】明细账的查询。明细账的查询。操作步骤：操作步骤：执行执行“总账总账账簿查询账簿查询明细账明细账”命令，打开命令，打开“明细账明细账查询条件查询条件”对话框。对话框。默认查询条件为默认查询条件为“按科目范围查询按科目范围查询”，默认月份为默认月份为“2006.012006.01”。单击单击“确认确认”按钮，进入按钮，进入“应收款明细账应收款明细账”窗口。窗口。双击某行或将光标定在某行再单击双击某行或将光标定在某行再单击“凭证凭证”按钮，可查按钮，可查看相应的凭证。看相应的凭证。单击单击“总账总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账按钮，可查看此科目的三栏式总账单击单击“退出退出”按钮。按钮。LOGO（2 2）各种辅助核算账簿管理。）各种辅助核算账簿管理。辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿个人往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。项目统计表的查询输出。LOGO操作操作【例例3232】部门总账的查询。部门总账的查询。操作步骤：操作步骤：执行执行“总账总账辅助账查询辅助账查询部门三栏总账部门三栏总账”命命令，打开令，打开“部门三栏总账部门三栏总账条件条件”对话框。对话框。输入查询条件：科目输入查询条件：科目“550203550203差旅费差旅费”，部门，部门“管理部管理部”。单击单击“确定确定”按钮，显示查询结果。按钮，显示查询结果。将光标定在总账的某笔业务上，单击将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细明细”按钮，可以联查部门明细账。按钮，可以联查部门明细账。LOGO1.4 1.4 结账结账会计期末要进行结账处理，结账实际上就是计算会计期末要进行结账处理，结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。结账是一种成批数据处理，期的账务处理工作。结账是一种成批数据处理，每月只结一次账，主要是对当月日常处理限制和每月只结一次账，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。结账对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。结账前要进行数据备份。前要进行数据备份。LOGO在结账之前要做下列检查在结账之前要做下列检查：1 1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账；账；2 2）月末结账必须全部生成并记账，否则本月不能结账；）月末结账必须全部生成并记账，否则本月不能结账；3 3）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账账4 4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否一致，不一致不能结账；其他子系统数据是否一致，不一致不能结账；5 5）损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账；）损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账；6 6）若与其他子系统联合使用，其他子系统是否结账，）若与其他子系统联合使用，其他子系统是否结账，若没有，则本月不能结账。若没有，则本月不能结账。LOGO操作操作【例例3232】结账。结账。操作步骤：操作步骤：执行执行“总账总账期末期末结账结账”命令，进入命令，进入“结账结账”窗口。窗口。单击结账月份单击结账月份“2006.012006.01”单击单击“下一步下一步”按钮。按钮。单击单击“对账对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对按钮，系统对要结账的月份进行账账核对单击单击“下一步下一步”按钮，系统显示按钮，系统显示“0101月工作报告月工作报告”查看工作报告后，单击查看工作报告后，单击“下一步下一步”按钮按钮单击单击“结账结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账否则不予结账LOGO提示提示u结账只能由有结账权限的人进行结账只能由有结账权限的人进行u结账前，系统要进行数据备份结账前，系统要进行数据备份LOGO(一）如何取消月末结账一）如何取消月末结账 （二）如何取消记账（二）如何取消记账 （三）取消审核（三）取消审核LOGO(一）如何取消月末结账一）如何取消月末结账在结账状态下，在结账状态下，CTRL+SHIFT+F6CTRL+SHIFT+F6，取消，取消结账必须由账套主管完成。结账必须由账套主管完成。操作：在月末结账的状态处，点击到操作：在月末结账的状态处，点击到 取消结账的月份取消结账的月份 处，按处，按CTRL+SHIFT+F6CTRL+SHIFT+F6，会弹出口令的确认，由于会弹出口令的确认，由于 王处长王处长 的口令的口令是空的，点击是空的，点击 确定确定。取消结账以后，点。取消结账以后，点击击 填置凭证填置凭证 就可以完成。就可以完成。