企业行政管理实务.ppt

企业行政管理实务,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的内容 企业的业务部门：生产销售研发 企业的非业务事务: 企业行政规划 ;办公室事务管理;文书档案管理;总务后勤事务;公共关系等,YOUR SITE HERE,广义企业行政管理工作内容明细,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务 狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管理”与“财会管理”工作独立出来所剩下的工作事务。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的产生 比较：日本企业同欧美企业对企业行政的认识差异(差异源于日本、美国的企业文化) 企业的行政管理的概念可以理解为：企业为了自身的生存发展，依据一定的法律、制度、原则、方法对内部开展职能性管理的总和。 第一，企业行政管理的目标是全局性的； 第二，行政管理职能是企业领导主要管理内容，处于企业系统的中心位置； 第三，行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术等具体职能而产生出的管理服务平台。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理同政府行政管理的不同,独立性与一体性 官僚与服务性 非盈利性与盈利性 制度性与灵活性,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,四、行政管理人员的工作职能 企业行政管理属于企业的综合管理部门，人员涉及的主要工作职能包括： 行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,五、行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律； 人际技能； Office ,办公技能； 身心健康； 思考： 还有那些细节是反映行政管理人员素质特点的？,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,六：行政管理岗位职责的素质要求 行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、ISO9000专员 思考：还有什么企业行政管理的工作岗位， 介绍一下这些岗位负责的工作。,YOUR SITE HERE,第一章 企业行政管理概述,实践实训环节,（1）组织学习小组，58人自定；各组自行设计作业册一份。 （2）选择一个研究的企业，最好可以贯穿本课程的学习。（选择知名企业可以便于得到信息）,题目1： 了解一个具体企业的组织结构，行政部门在其中的地位。 题目2： 了解一个具体的企业行政管理工作岗位（可以找些比较特别的）， 说明这个岗位的素质需求。 完成：组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份 。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,一、办公室工作的认识 办公室涵义 ： (1)办公的房子，是工作人员办理公务的地方； （这种理解比较大，非行政人员也有办公室） (2)机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门；协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,办公室的地位和作用 中心的地位和作用 枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,办公室的外部职能 服务职能 指导职能 管理职能 监督职能 协调职能 办公室的内部管理 办公室制度规范 办公室文化 办公室员工管理,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,二、对外联络、接待工作 （1）企业对外联络的对象 政府管理部门 业务相关单位 社会媒体 供应商 经销商 客户 竞争对手 行业协会 联络方式：日常联络（节日、庆典） 任务宴请或拜访,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（二）处理政府关系,地方村、镇、区、市政府及所属部门； 行业主管政府部门； 省市、中央政府；,处理政府关系的技巧：了解政府的工作方式 讲规格、讲形式、务虚不务实 制度程序性强，有时个人说了不算,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（三）接待工作 事前准备接待后续工作 重点技巧技能： 建立好第一印象（介绍、明片、形象）； 寻找话题：既要围绕工作，又要交上朋友； 用心注意细节；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,外事接待： 注意有关国家主权等敏感问题的说法； 注意尊重国家、民族的习惯； 内外有别，注意保密工作； 对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留有余地。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,技能点：赠送商务礼物 （1）商务礼品的意义作用 （2）商务礼品的选择 （3）把握赠送的时机 （4）商业礼品的赠送要领(P32),思考： 邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会有什么特色礼物？,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,三、行政会议的组织 案例分析：三星的“沙漏会议” 企业行政会议的特点？,讲究效率： 减少时间，减少成本，增加效果,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,会议组织环节： 会前准备会中服务会后工作,列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领：,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,四、差旅管理 含义：对员工外出工作的管理或协助，包括：交通安排、食宿安排、出差经费、各类手续 主要问题： 管理太严，影响员工工作积极性； 管理太松，产生漏洞，成本上升。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（一）交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞机、轮船等六种。 事先根据出差级别规定好可选的范围； 留好票据以供报效； 商务活动要避免过分节俭耽误工作；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（二）食宿安排 酒店的级别：15星级酒店 兴新的快捷酒店,阿联酋迪拜的七星级酒店,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,住宿注意： 根据工作需要选择酒店：方便，配套服务 酒店价格浮动很大，争取优惠； 注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（3）办理出国手续 基本流程：办理护照签证（申请、面试） 注意问题： 护照的性质与限制； 提前的时间； 拒绝签证的可能；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,（四）差旅费用报效 一般流程：,个人垫付（公司预借）,消费、保留票据,凭票据，领导签字报帐,领款，冲低借款,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,报销上的注意： 健全报效制度，加强监管； 简化流程，服务员工； 加强审查，杜绝作假； 经大细算，鼓励节俭；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,差旅管理的新趋势 （1）外包，专业化的解决方案； （2）信息化，高科技运用方案； （3）集中化管理，全球大企业的选择； （4）费用承包，鼓励节俭；,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,技能点：差旅省钱方案买到廉价机票 提前订票；淡季出行；选择航空公司；留意航空信息；网上订票,注意：,不要太节约，耽误了生意。,YOUR SITE HERE,第二章 办公室日常行政事务,实践实训环节 制作一份行政会议的策划方案 会议背景：公司年度业绩发布及业绩问题分析 方案基本内容包括：（参考） 拟定会议主题：确定会议的主要内容，知道思想，目的任务。 会议内容：时间、地点、议程、形式、人员等。 准备会议文件：列出文件清单。时间允许可以列出文件内容。 拟发会议通知：将参加会议需要知道的事项以通知的形式告诉参加会议的人员。 会议布置及服务准备事项。 应急预案：对会议可能发生的意外事项进行遇见和准备。,Thank You!,