建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度 一、总则一、为了加强TQ04标段档案的搜集、整理、立卷、归档管理，充足发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，依据江苏省高速公路建设项目档案管理规范和相关各类档案管理的要求、规范、条例、措施等要求，制订本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、正确性、系统性，达成“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的主要组成部分，各分部应依据分管业务内容，根据本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考评本分部工作的一部分。三、档案管理体系和职责经理负责档案的全方面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检验。主管经理1、组织经理部、分部技术部门，落实实施本制度的各项要求，并负责监督检验。2、负责档案工作的总体安排，定时检验档案工作。3、部署和检验各项工作的同时要部署和检验档案文件材料的形成和归档。档案管理室1、档案管理室由工程部负责，落实实施本制度统一管理档案。2、负责检验和帮助各分部及相关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。3、对各分部档案管理的质量好坏，给奖励和处罚。4、 参与建设项目完工及主要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必需参与。5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任依据公路工程完工验收措施或协议中要求要求进行搜集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。各分部1、各分部接收档案管理室的业务指导和检验，在工作中接收主管领导和档案管理室责任人的领导。2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必须的整理。四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考评范围，纳入相关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参与工作例会和工程质量评定会，参与设备开箱、参与各单项验收和工程项目总验收。二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整齐，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。二、做好施工统计、检验试验统计、交工验收统计和多种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审统计，施工日志，变更设计汇报，设计变更通知单，开工汇报，施工技术总结等，按要求在工程完工验收前编制好完工图，并加盖完工图章，由施工单位责任人审核签字。三、在职责范围内做好和高速公路建设项目相关的文件材料的搜集、积累工作，按江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表的要求将含有查考利用价值的多种形式和载体的文件均搜集齐全。四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必需进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充足保持卷内文件有机联络，归档案卷要符合江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准的要求，分类编号方法依据江苏省高速公路建设项目档案分类编号表实施。五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必需符合下列十条标准。1、归档文件、齐全完整；2、分类清楚，保持联络；3、题名确定，轻易查找；4、卷内排列，系统条理；5、保管期限正确；6、密级划分适当；7、蓝图折叠，符合要求；8、卷皮书写，正楷整法；9、案卷装订，整齐美观；10、声像资料，清楚清楚。六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并依据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。附：1、工程档案管理步骤图2、工程档案管理组织机构图