新世纪ERP905人事管理业务手册

新世纪/ERP.net业务手册人事管理系统 北京华夏新达软件股份有限公司2008.04 目录1概述12系统菜单12.1基础设置12.1.1档案类别12.1.2档案项目22.1.3相关帮助分类32.1.4相关帮助明细32.1.5变动类型42.1.6培训类别52.1.7培训形式62.1.8合同类型62.2职工档案72.2.1职工档案录入72.2.2职员档案列表82.3合同管理92.3.1劳动合同92.3.2劳动合同列表92.3.3试用期满转正102.3.4合同到期提示102.3.5合同续签或终止112.4部门岗位定员112.4.1部门岗位定员112.4.2岗位定员情况分析122.5人事变动132.5.1人事变动单132.5.2人事变动情况分析142.6培训管理152.6.1培训计划152.6.2培训记录152.6.3培训记录列表162.6.4职员培训记录明细162.7统计分析172.7.1人员构成分析172.7.2年龄结构分析17第 1 页 共 1页 新世纪/ERP.net 9.05人事系统业务手册1 概述人力资源的管理对于企业来说是非常重要的。但“人”做为企业的一种特殊资源，管理上比较困难；如何控制人员数量、比例，如何有效地管理人员的各种信息，如何反映人员在工作中各个方面的要素信息等，都是企业领导及人力资源管理者关注的问题。合理有效地管理应该根据企业现状调整人员比例、优化人员结构；调动职员工作积极性，充分发挥个人能力，人尽其才，为企业尽可能多的创造价值。本系统依据企业自身管理现状，对管理方式进行优化，解决了人力资源管理中的重点、难点问题，提高了管理效率。人事管理系统特点：结构灵活；各种管理活动相对独立、互不依赖，方便将业务分工处理；数据查询方便、快捷、全面。2 系统菜单2.1 基础设置2.1.1 档案类别【功能说明】本功能主要设置职员档案中的附属档案信息，方便用户查询职员档案信息。例如职员教育培训记录、专业技术职称档案、职员奖惩情况、职员家庭成员档案信息。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的档案类别您可以根据公司人事管理情况在此设置档案类别。1. 双击基础设置_档案类别，弹出档案类别列表窗体； 2. 单击新增按钮，弹出档案类别-新增窗体；3. 填写档案类别信息：l 档案类别编码：填写档案类别的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“006”；l 档案类别名称：填写档案类别的名称，名称不能重复；例如：“奖惩情况”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的档案类别。【注意事项】l 档案类别编码和档案类别名称不能重复。l 档案类别使用后不能删除。l 固定：系统设置的，用户不能修改其内容。 职员档案：用于职员档案的设置，显示职员明细信息。 工资表：用于工资管理的工资项目的设置。 辅助表：用于工资管理的辅助信息设置。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.2 档案项目【功能说明】对职员档案和附属档案设置具体的档案项目。例如职员档案中姓名、性别；专业技术职称档案中的取得途径、取得时间等信息。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的档案项目您可以根据企业的人事管理来创建新的档案项目。1. 双击基础数据_档案项目，弹出档案项目列表窗体； 2. 单击左边的物料树上的档案类别，选择一个物料，然后单击新增按钮，弹出档案项目-新增窗体；3. 填写档案项目信息：l 档案类别：根据您所选择的档案类别，系统将相关的档案信息(档案类别编码、档案类别名称)从档案类别中带到到新增窗体里，不可修改；例如：“001职员档案”；l 项目编码：自动生成项目编码；例如：“001027”；l 项目名称：填写档案类别的名称，名称不能重复；例如：“毕业学校”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的档案项目。【注意事项】l 职员档案中固定（打勾）的为系统设置的，用户不能修改其内容。l 档案项目使用后不能删除。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.3 相关帮助分类【功能说明】对职员档案中常用信息进行归类，以提供录入参照。例如性别、民族等信息。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的相关帮助分类您可以根据企业对供应商管理的要求设置相关帮助分类；1. 双击基础设置_相关帮助分类，弹出相关帮助分类列表窗体；2. 单击新增按钮，弹出相关帮助分类-新增窗体；3. 填写相关帮助分类信息：l 相关帮助分类编码：填写相关帮助分类的编码，编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1014”；l 相关帮助分类名称：填写相关帮助分类的名称；名称不能重复；例如：“职工或干部”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的相关帮助分类。 【注意事项】l 固定项（打钩）的相关帮助分类不能修改。l 相关帮助分类编码和相关帮助分类名称不能重复。l 相关帮助分类使用后不能删除。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置 2.1.4 相关帮助明细【功能说明】录入相关帮助分类的明细数据。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的相关帮助明细您可以根据企业的相关帮助分类来创建新的相关帮助明细。1. 双击基础数据_相关帮助明细，弹出相关帮助明细列表窗体； 2. 单击左边的相关帮助分类树上的相关帮助分类，选择一个相关帮助分类，然后单击新增按钮，弹出相关帮助明细-新增窗体；3. 填写相关帮助信息：l 相关帮助分类：根据您所选择的相关帮助分类，系统将相关的相关帮助分类(相关帮助分类编码、相关帮助分类名称)从相关帮助分类中带到到新增窗体里，不可修改；例如：“1005工种”；l 相关帮助明细编码：填写相关帮助明细的编码，编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1005013”；l 相关帮助明细名称：填写相关帮助明细的名称；名称不能重复；例如：“氯车间氯化氢”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的供应商档案。【注意事项】l 相关帮助明细编码和相关帮助明细名称不能重复。l 相关帮助明细使用后不能删除。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.5 变动类型【功能说明】对对人事变动的类型进行设置，如职员增加（从农村招收、从城镇招收、录用复转人员、大中专技校毕业生、外单位调入、其他等）、内部变动（部门调整、岗位变动等）、职员减少（离退休退职、开除除名辞退、终止解除合同、调出、其他）。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的变动类型1. 双击基础设置_变动类型，弹出变动类型列表窗体； 2. 单击新增按钮，弹出变动类型-新增窗体；3. 填写变动类型信息：l 变动类型编码：填写变动类型的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“304”；l 变动类型名称：填写变动类型的名称；变动类型名称不能重复；例如：“辞退人员”；l 变动属性：参照选择；例如：“职员减少”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的变动类型。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.6 培训类别【功能说明】对培训内容的类别进行设置，如管理知识、安全知识、工艺知识、机械设备知识、电器仪表知识等。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的培训类别您可以根据企业所使用的培训方式来建立一个新的培训类别。1. 双击基础设置_培训类别，弹出培训类别列表窗体； 2. 单击新增按钮，弹出采培训类别-新增窗体；3. 填写培训类别信息：l 培训类别编码：填写培训类别的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1003”；l 培训类别名称：填写培训类别的名称；名称不能重复；例如：“财务知识培训”； 4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的培训类别。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.7 培训形式【功能说明】对组织培训的培训形式进行设置，如集中授课、脱产学习、专题讲座、业余自学考核取证、实地考察操作学习等。可以按照以下设置进行设置。【使用说明】 创建一个新的培训形式您可以根据企业所使用的培训方式来建立一个新的培训形式。1. 双击基础设置_培训形式，弹出培训形式列表窗体； 2. 单击新增按钮，弹出培训形式-新增窗体；3. 填写培训形式信息：l 培训形式编码：填写培训形式的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1003”；l 培训形式名称：填写培训形式的名称；名称不能重复；例如：“网络教学”； 4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的培训形式。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.1.8 合同类型【功能说明】对劳动合同进行归类，如：短期合同、长期合同。【使用说明】 创建一个新的合同类型您可以根据企业所使用的培训方式来建立一个新的合同类型。1. 双击基础设置_合同类型，弹出合同类型列表窗体； 2. 单击新增按钮，弹出合同类型-新增窗体；3. 填写合同类型信息：l 合同类型编码：填写合同类型的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1003”；l 合同类型名称：填写合同类型的名称；名称不能重复；例如：“临时合同”； 4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的合同类型。请参见修改基础设置删除基础设置复制基础设置2.2 职工档案2.2.1 职工档案录入【功能说明】录入查询职员基本信息及相关档案信息。【使用说明】 创建一个新的职工档案1. 双击职工档案_职工档案录入，弹出职工档案录入窗体； 2. 填写职工档案信息信息：l 职员编码：填写职员的编码；编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“100005”；l 职员名称：填写职员的名称；名称不能重复；例如：“定量采购”； l 自动生产变动单：如果用户选中“自动生成变动单”，则“到职时间”、“变动类型”不能为空，且“变动类型”不保存到职员档案数据表中，存盘时自动在人 事变动表中插入一张人事变动单。3. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的期初普通发票。【注意事项】l 新增职员时如果用户选中“自动生成变动单”，则“到职时间”、“变动类型”不能为空，且“变动类型”不保存到职员档案数据表中，存盘时自动在人 事变动表中插入一张人事变动单。l 修改时，“自动生成变动单”选项不能修改，如果此职员已发生除“职员调入”类型之外的其他变动则部门、职务、岗位、工种、用工性质不允许修改。否则可以修改，同时存盘需要更新此职员“职员调入”记录相关信息。l 删除时，如果此职员已发生除“自动生成变动单”之外的其他录入变动或编码已被其他数据使用，则不允许删除，否则将一起连带自动生成的“人事变动单”删除。请参见修改单据删除单据审核单据弃审单据2.2.2 职员档案列表【功能说明】通过列表可以查询符合相应条件的职员档案。【使用说明】 按条件查找职员档案1. 双击职员档案_职员档案列表，弹出职员档案列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出职员档案列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 职员编码：可以直接录入职员编码；例如：“期初普通发票”；l 人员范围：可以查询职员档案的人员范围，包括现有人员、减少人员、所有人员；例如：“现有人员”l 4. 单击确定按钮，职员档案条件窗体关闭，在职员档案名列表窗体中将显示满足查询条件的职员档案。请参见修改单据删除单据审核单据弃审单据2.3 合同管理2.3.1 劳动合同【功能说明】劳动合同是劳资双方确认双方权利义务的工具，也是人事管理中的重要部分。【使用说明】 创建一个新的人事变动单1. 双击合同管理_劳动合同，弹出劳动合同-新增录入窗体；2. 填写劳动合同信息；l 合同单号：系统自动生成，是此单据的唯一标示；例如：“LDHT00054”；l 签订日期：签订合同的日期；例如：“2008-05-19”；l 职员：参照选择此劳动合同针对的个人；例如：“100005-王涛”；l 合同编号：企业内部的合同管理中规定的合同编号。l 试用状态：参照选择；例如：“转正”。3. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的劳动合同。修改单据删除单据2.3.2 劳动合同列表【功能说明】通过列表可以查询符合条件的劳动合同。【使用说明】 按条件查找劳动合同1. 双击合同管理_劳动合同列表，弹出劳动合同列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出劳动合同列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 合同属性：可以按照合同属性查询；例如：“最新”；l 合同状态：可以按照合同状态查询劳动合同；例如：“有效”；l 试用状态：可以按照试用状态查询劳动合同；例如：“转正”； 4. 单击确定按钮，劳动合同列表查询条件窗体关闭，在劳动合同列表窗体中将显示满足查询条件的劳动合同。2.3.3 试用期满转正【功能说明】通过列表可以查询试用期满转正的劳动合同。【使用说明】 按条件查找试用期满转正的劳动合同1. 双击合同管理_试用期满转正合同列表，弹出试用期满转正合同列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出试用期满转正合同列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 合同类型：参照录入要查询的合同的合同类型；例如：“1001-短期合同”；l 职员：参照选择录入要查询的职员编码和名称；例如：“王涛”；l 距离转正天数：直接录入；例如：“7”；4. 单击确定按钮，试用期满转正合同列表查询条件窗体关闭，在试用期满转正合同列表窗体中将显示满足查询条件的老动合同。【注意事项】l 转正：点“转正”后，弹出“转正理由”对话框，输入“转正日期”、“转正理由”并保存。然后，将“转正日期”、“转正理由”信息回写回合同的“转正日期”和“转正理由”字段，并将合同的“试用状态”改写为“转正”。档案项目使用后不能删除。2.3.4 合同到期提示【功能说明】通过列表可以查询合同到期的劳动合同。【使用说明】 按条件查找合同到期的劳动合同1. 双击合同管理_合同到期提示列表，弹出合同到期提示列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出合同到期提示列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 合同类型：参照录入要查询的合同的合同类型；例如：“1001-短期合同”；l 职员：参照选择录入要查询的职员编码和名称；例如：“王涛”；l 距离合同到期天数：直接录入；例如：“7”；l 预计状态：可以按照预计状态查询劳动合同；例如：“预签”；4. 单击确定按钮，到期合同列表查询条件窗体关闭，在到期合同列表窗体中将显示满足查询条件的劳动合同。2.3.5 合同续签或终止【功能说明】通过列表可以查询合同到期的劳动合同。【使用说明】 按条件查找合同续签或终止的劳动合同1. 双击合同管理_合同续签或终止列表，弹出合同续签或终止列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出合同续签或终止列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 合同类型：参照录入要查询的合同的合同类型；例如：“1001-短期合同”；l 职员：参照选择录入要查询的职员编码和名称；例如：“王涛”；l 距离合同到期天数：直接录入；例如：“7”；l 预计状态：可以按照预计状态查询劳动合同；例如：“预签”；4. 单击确定按钮，合同续签或终止查询条件窗体关闭，在合同续签或终止窗体中将显示满足查询条件的劳动合同。2.4 部门岗位定员2.4.1 部门岗位定员【功能说明】设置各部门在各岗位上的定员人数。【使用说明】 创建一个新的部门岗位定员情况您可以根据企业的部门岗位情况来创建一个新的岗位定员情况。1. 双击部门岗位定员_部门岗位定员，弹出部门岗位定员列表窗体； 2. 单击左边的部门树上的相关部门名称，选择一个部门，然后单击新增按钮，弹出部门岗位定员-新增窗体；3. 填写相关信息：l 部门：根据您所选择的部门，系统将部门(部门编码、部门名称)带到到新增窗体里，不可修改；例如：“东厂区氯车间”；l 岗位：参照录入；例如：“氯车间主任”；l 定员人数：填写此部门此岗位的定员上人数；例如：“10”；4. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的部门岗位定员人数情况。【注意事项】l 部门可以选择非末级部门。l 部门、岗位不能为空、且部门+岗位不能重复。l 如果上级部门已设置岗位定员则下级部门不能再设置岗位定员，如果下级部门已设置岗位定员则本级部门也不能设置岗位定员。请参见修改单据删除单据审核单据弃审单据2.4.2 岗位定员情况分析【功能说明】对部门在各岗位上的定员人数与实际人数进行比较分析。【使用说明】 按条件查询岗位定员情况分析1. 双击部门岗位定员_岗位定员情况分析，弹出岗位定员情况分析查询条件窗体；2. 设定查询条件：l 部门：填参照选择相关部门；例如：“办公室”；l 汇总方式：可以按照汇总方式查询定员分析情况；例如：“按部门”3. 单击确定按钮，关闭岗位定员情况分析查询条件窗体，在岗位定员情况分析窗体中将显示满足查询条件的岗位定员情况分析。请参见复制单据2.5 人事变动2.5.1 人事变动单【功能说明】登记职员的人事变动情况。【使用说明】 创建一个新的人事变动单1.双击人事变动_人事变动单，弹出人事变动单列表窗体； 2.单击新增按钮，弹出人事变动单新增窗体；3.填写人事变动单信息：l 变动日期：录入人事变动单的变动日期；l 职员：参照选择职员名称；例如：“王涛”；然后自动带出“原部门、原公司、原职务、原岗位、原工种、员用功性质”；l 变动类型：参照选择相应的变动类型；例如：“部门内部调动定岗”；4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的人事变动单 按条件查人事变动单1. 单击查询按钮，弹出人事变动单查询窗体；2.填写查询信息：l 变动日期：录入人事变动单的变动日期；l 职员：参照选择职员名称；例如：“王涛”；l 变动类型：参照选择相应的变动类型；例如：“部门内部调动定岗”；3.单击确定按钮，这样，您就查询到人事变动单列表2.5.2 人事变动情况分析【功能说明】对一段时间内的人事变动次数进行统计分析。【使用说明】 按条件查询人事变动情况分析1. 双击人事变动_人事变动情况分析，弹出人事变动情况分析查询条件窗体；2. 设定查询条件：l 变动日期：输入变动起止日期； l 部门级次：输入要查询的部门级次；例如：“1-6”3. 单击确定按钮，关闭人事变动情况分析查询条件窗体，在人事情况分析窗体中将显示满足查询条件的人事变动情况分析。请参见复制单据2.6 培训管理2.6.1 培训计划【功能说明】记录年初制定的培训计划。【使用说明】 创建一个新的培训计划1.双击培训管理_培训计划，弹出培训计划列表窗体； 2.单击新增按钮，弹出培训计划新增窗体；3.填写培训计划信息：l 计划人：录入培训计划的计划人；例如：“张克勤”；l 培训内容：录入要培训的内容；例如：“公司质量管理文件、热电车间质量管理文件”；l 参加人员：录入参加培训的人员名单；例如：“热电车间维修人员”；4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的培训计划 按条件查培训计划1. 单击查询按钮，弹出培训计划查询窗体；2.填写查询信息：l 计划人：录入计划人名称；l 培训类别：参照选择培训类别；例如：“安全技能培训”；l 培训形式：参照选择相应的培训形式；例如：“集中授课”；3.单击确定按钮，这样，您就查询到培训计划列表2.6.2 培训记录【功能说明】记录每次培训的信息。【使用说明】 创建一个新的培训记录1. 双击培训管理_培训记录，弹出培训记录新增窗体；2. 填写培训记录信息； l 培训类别：参照选择培训类别；例如：“管理安全知识”；l 培训内容：参照选择相应的培训形式；例如：“公司质量管理文件、热电车间质量管理文件”；l 职员编码：可参照选择； 3. 单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的培训记录。2.6.3 培训记录列表【功能说明】查询职员在某段时间内的详细培训记录。【使用说明】 按条件查询培训记录1. 双击培训管理_培训记录列表，弹出培训记录列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出培训记录列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 培训类别：参照选择培训类别；例如：“安全技能培训”；l 培训形式：参照选择相应的培训形式；例如：“集中授课”； 4.单击确定按钮，关闭培训记录列表查询条件窗体，在培训记录列表窗体中将显示满足查询条件的培训记录。2.6.4 职员培训记录明细【功能说明】查询职员在某段时间内的详细培训记录。【使用说明】 按条件查询职员培训记录明细1. 双击培训管理_职员培训记录列表，弹出职员培训记录列表窗体；2. 单击查询按钮，弹出职员培训记录列表查询条件窗体；3. 设定查询条件：l 培训类别：参照选择培训类别；例如：“安全技能培训”；l 培训内容：参照选择相应的培训形式；例如：“集中授课”；4.单击确定按钮，关闭职员培训记录列表查询条件窗体，在职员培训记录列表窗体中将显示满足查询条件的职员培训记录。2.7 统计分析2.7.1 人员构成分析【功能说明】从多角度对公司人员构成情况进行分析。人员构成分析输出内容包括“汇总/分析项目如性别、民族、婚姻状况、工种、职员类别、岗位、学历、毕业院校、用工性质等”。【使用说明】 按条件查询人员构成分析1. 双击统计分析_人员构成分析，弹出人员构成分析查询条件窗体；2. 设定查询条件：l 部门：参照输入部门；例如：“100101-100107”；l 部门级次：输入要查询的部门级次；例如：“1-6”3. 单击确定按钮，关闭人员构成分析查询条件窗体，在人员构成分析窗体中将显示满足查询条件的人员构成分析。请参见复制单据2.7.2 年龄结构分析【功能说明】按部门对公司员工的年龄结构进行分析。年龄结构分析表输出内容包括“部门编码、部门名称、总人数、平均年龄、各年龄段人数及所占比例”。【使用说明】 按条件查询年龄结构分析1. 双击统计分析_年龄结构分析，弹出年龄结构分析查询条件窗体；2. 设定查询条件：l 部门：参照输入部门；例如：“100101-100107”；l 部门级次：输入要查询的部门级次；例如：“1-6”3. 单击确定按钮，关闭年龄结构分析查询条件窗体，在年龄结构分析窗体中将显示满足查询条件的年龄结构分析。请参见复制单据第 31 页 共 31页